Comment créer des étiquettes de publipostage dans Word à partir d’une liste Excel



Vous utilisez probablement Microsoft Excel pour organiser vos listes de contacts de manière ordonnée. Cependant, lorsque vous devez imprimer des étiquettes de publipostage, il est nécessaire de recourir à la fonction de publipostage de Word en exploitant votre liste Excel. Voici comment procéder.

Préparation de votre liste de diffusion

Si vous avez déjà une liste de diffusion dans Excel, vous pouvez passer cette étape. Si ce n’est pas le cas, bien qu’Excel ne propose pas de fonction d’étiquette de publipostage, il est fortement recommandé d’utiliser Excel pour la gestion de données plutôt qu’un tableau Word.

La première étape consiste à créer des en-têtes de colonne qui correspondent aux informations que vous souhaitez voir apparaître dans chaque colonne. Ces en-têtes doivent être placés sur la première ligne de chaque colonne.

Les en-têtes que vous choisirez dépendent des informations que vous utiliserez dans vos étiquettes. Il est important de savoir quel titre utiliser avant de créer les étiquettes. Si votre liste concerne des entreprises et non des particuliers, vous pouvez remplacer « Prénom » et « Nom de famille » par « Nom de l’entreprise ». Pour cet exemple, nous utiliserons une liste de diffusion personnelle. Les en-têtes seront les suivants:

Prénom
Nom de famille
Adresse
Ville
État
Code postal

Ce sont les informations standards pour les étiquettes de publipostage. Vous pouvez également intégrer des images, mais nous verrons cette étape plus tard dans Word.

Une fois les en-têtes définis, entrez les données. Votre liste devrait ressembler à ceci :

PrénomNom de familleAdresseVilleÉtatCode postal

Enregistrez votre liste et passons à Microsoft Word.

Mise en place des étiquettes dans Word

Ouvrez un nouveau document Word. Allez dans l’onglet « Publipostage » et sélectionnez « Démarrer le publipostage ».

Dans le menu déroulant, sélectionnez « Étiquettes ».

La fenêtre « Options d’étiquette » s’ouvre. Choisissez la marque et le numéro de produit de vos étiquettes, puis cliquez sur « OK ».

Les bordures de vos étiquettes seront visibles dans Word.

Si les bordures ne s’affichent pas, allez dans « Conception » > « Bordures » et activez « Afficher le quadrillage ».

Connexion de votre feuille de calcul aux étiquettes Word

Avant de transférer les données d’Excel vers vos étiquettes dans Word, vous devez établir la connexion entre les deux. Dans l’onglet « Publipostage », sélectionnez « Sélectionner les destinataires ».

Dans le menu, choisissez « Utiliser une liste existante ».

L’explorateur de fichiers s’ouvre. Localisez et sélectionnez votre fichier de liste de diffusion. Cliquez sur « Ouvrir ».

La fenêtre « Sélectionner le tableau » apparaît. Si votre classeur contient plusieurs feuilles, elles seront affichées ici. Choisissez la feuille contenant votre liste. Activez l’option « La première ligne de données contient des en-têtes de colonnes » si ce n’est pas déjà fait, puis cliquez sur « OK ».

Vos étiquettes sont désormais connectées à votre feuille de calcul.

Ajout des champs de publipostage aux étiquettes

Il est temps d’ajouter les champs de publipostage dans vos étiquettes. Sélectionnez la première étiquette, allez dans l’onglet « Publipostage » et cliquez sur « Bloc d’adresse ».

Dans la fenêtre « Insérer un bloc d’adresses », cliquez sur « Faire correspondre les champs ».

Dans la fenêtre « Correspondance des champs », vérifiez que chaque paramètre dans « Requis pour le bloc d’adresses » correspond bien aux colonnes de votre classeur. Par exemple, « Prénom » doit correspondre à « Prénom ». Une fois la configuration vérifiée, cliquez sur « OK ».

De retour dans la fenêtre « Insérer un bloc d’adresse », assurez-vous que l’aperçu est correct, puis cliquez sur « OK ».

<<Bloc d’adresse>> apparaitra dans votre première étiquette.

Retournez dans l’onglet « Publipostage » et cliquez sur « Mettre à jour les étiquettes ».

Une fois la mise à jour effectuée, <<Bloc d’adresse>> apparaîtra dans chaque étiquette.

Vous êtes prêt pour le publipostage.

Exécution du publipostage

Laissez la magie opérer. Dans l’onglet « Publipostage », cliquez sur « Terminer et fusionner ».

Dans le menu déroulant, choisissez « Modifier des documents individuels ».

La fenêtre « Fusionner vers un nouveau document » s’affiche. Sélectionnez « Tous », puis cliquez sur « OK ».

Votre liste Excel est fusionnée dans les étiquettes Word.

Il ne vous reste plus qu’à imprimer vos étiquettes et à envoyer votre courrier!