Comment configurer une signature électronique, un ordinateur portable et personnel

Dès l'invention de l'écriture, les êtres humains ont commencé à utiliser des signatures, initialement pour identifier l'auteur d'un document et, potentiellement, pour inclure une adresse de contact. Cette pratique s'est naturellement étendue aux courriels. Bien que moins indispensable de nos jours, l'ajout de signatures électroniques reste une habitude répandue. Avec le temps, ces signatures ont évolué, devenant de véritables outils de communication. Elles peuvent maintenant contenir des informations telles que le titre de poste, un numéro de téléphone, des liens vers les profils de réseaux sociaux, voire un site web personnel. Cet article vous guide à travers la configuration de signatures d'e-mails sur différents appareils : iPhone, téléphones Android, PC Windows et macOS.

GMAIL

Gmail, le service de messagerie le plus utilisé, intègre ses paramètres de signature de manière quelque peu dissimulée. Si vous avez déjà une signature définie dans votre compte web, vous devrez peut-être en configurer une spécifique pour vos applications Android ou iOS. Voici les procédures pour les trois environnements.

Version Web

Lorsque vous accédez à votre compte Gmail via un navigateur, vous arrivez directement sur votre boîte de réception. En haut à droite, vous remarquerez une icône en forme de roue dentée. Cliquez dessus, puis sélectionnez l'option «Paramètres» dans le menu déroulant.

Dans les paramètres, naviguez jusqu'à l'onglet «Général». Faites défiler vers le bas jusqu'à la section «Signature». Vous pouvez choisir de ne pas avoir de signature, ou en créer une personnalisée. Gmail offre la possibilité d'ajouter des liens et prend en charge le texte enrichi, vous permettant de modifier la couleur et le style de votre texte. Toutefois, pour une apparence professionnelle, nous recommandons de privilégier une seule police et une seule couleur.

Gmail sur Android

La configuration d'une signature d'e-mail dans l'application Gmail pour Android est similaire à celle sur le web. Lancez l'application, appuyez sur l'icône "hamburger" (trois lignes horizontales) pour afficher le menu de navigation. Faites défiler jusqu'en bas et choisissez «Paramètres».

Appuyez ensuite sur votre adresse e-mail, ce qui vous mènera à un menu de configuration supplémentaire.

Descendez sur cette page pour trouver l'option «Signature». Veuillez noter que cette signature est limitée au texte simple : l'ajout de liens hypertexte ou d'images n'est pas possible.

Gmail sur iOS

La procédure pour créer une signature d'e-mail sur l'application Gmail pour iOS est presque identique à celle sur Android. Appuyez sur l'icône "hamburger" dans le coin supérieur gauche.

Faites défiler jusqu'à «Paramètres» et appuyez dessus.

Dans ce menu, appuyez sur votre adresse e-mail.

Sélectionnez «Paramètres de signature». Ajoutez votre signature, sauvegardez-la et le tour est joué. Tout comme sur Android, il n'est pas possible d'inclure des hyperliens ou des images. Si ces éléments sont importants pour vous, il est recommandé d'utiliser un autre client de messagerie.

MAIL POUR WINDOWS

L'application Mail, intégrée à Windows 8 et versions ultérieures, est un client de messagerie natif. Malgré son design épuré et apparemment simple, elle offre des fonctionnalités performantes. Pour configurer vos signatures, ouvrez l'application et, dans le menu de gauche, cliquez sur l'icône des paramètres (une roue dentée).

Un panneau de configuration s'ouvrira sur le côté droit de l'écran. Sélectionnez «Signature» dans ce panneau.

Choisissez ensuite le compte auquel vous souhaitez associer une signature. Vous pouvez configurer différentes signatures pour chaque compte. Bien qu'il soit possible d'inclure des hyperliens, l'ajout d'images ou la personnalisation des polices ne sont pas pris en charge.

MICROSOFT OUTLOOK

Outlook est considéré comme un client de messagerie de référence, particulièrement dans le monde professionnel. Les signatures peuvent y être très élaborées et personnalisées, mais il est toujours conseillé de ne pas trop abuser des couleurs ou des polices différentes.

Pour configurer une signature d'e-mail dans Outlook, accédez à Fichier > Options.

Une fenêtre «Options Outlook» s'ouvre, vous permettant de configurer divers aspects du logiciel, dont les signatures.

Dans cette fenêtre, allez dans l'onglet Courrier et cliquez sur le bouton «Signatures» situé dans la section «Créer ou modifier des signatures pour les messages».

Créez votre signature. Vous pouvez configurer des signatures différentes pour chaque compte que vous avez ajouté à Outlook.

Ici, vous pouvez ajouter du texte avec différentes polices et couleurs, inclure des images ou des widgets. Ce niveau de personnalisation est plus important que dans d'autres clients de messagerie.

Il est aussi possible d'accéder à ce menu en composant un «Nouveau message», puis en cliquant sur «Signature» et «Signatures» dans le menu déroulant.

Une fois votre signature créée, assurez-vous de définir une signature par défaut pour les différents types de communications : une pour les «Nouveaux messages» et une autre pour les «Réponses/Transferts» (si vous souhaitez des signatures distinctes pour ces cas).

MOZILLA THUNDERBIRD

Mozilla Thunderbird est un client de messagerie open source. Bien que son caractère communautaire implique certains compromis (comme l'absence de synchronisation avec la structure des dossiers d'autres clients), il offre une grande flexibilité grâce à la personnalisation, notamment la configuration des signatures.

La procédure est assez simple. Dans la barre de menu, cliquez sur «Outils». Si la barre de menu n'est pas visible, appuyez sur la touche «alt» pour l'afficher.

Dans le menu «Outils», choisissez «Paramètres des comptes» et sélectionnez votre compte de messagerie. Vous serez automatiquement redirigé vers l'écran de configuration des signatures. Tout comme dans Outlook, vous pouvez ajouter presque tous les éléments souhaités. Cependant, il est nécessaire de créer votre signature ailleurs et de la copier-coller, ou de maîtriser le HTML pour personnaliser son apparence. Il est même possible d'importer un document HTML complet.

MAIL POUR iOS

L'application de messagerie native d'iOS est relativement performante, comparable à la version macOS et supérieure aux solutions web. Pour configurer votre signature d'e-mail, ouvrez l'application Réglages, puis sélectionnez «Mail».

Faites défiler la page et vous trouverez l'option pour modifier ou mettre à jour votre signature par défaut. Attention, les liens hypertexte ne sont toujours pas pris en charge.

MAIL POUR MacOS

L'application Mail par défaut de macOS est un client de messagerie robuste et puissant, bien que moins polyvalent qu'Outlook. La signature dans Mail sur macOS est hautement personnalisable, similaire à MS Outlook.

Pour configurer votre signature, accédez aux Préférences de l'application. Dans la fenêtre «Préférences», choisissez l'onglet «Signatures». Cliquez sur le bouton «plus» et composez votre signature dans le volet de droite. Vous pouvez nommer votre signature pour la distinguer plus facilement d'autres signatures que vous pourriez ajouter.

Avons-nous oublié un client de messagerie ? N'hésitez pas à nous le signaler dans les commentaires et nous l'ajouterons à cette liste.