Se distinguer dans la masse des courriels peut s’avérer ardu. Cependant, l’ajout d’une signature personnalisée, incluant votre nom et titre, apporte une touche de professionnalisme. Si vous utilisez le service de messagerie Outlook, vous n’aurez pas besoin de saisir ces informations à chaque fois. Configurer votre signature vous fera gagner un temps précieux, car le texte sera déjà mis en forme et prêt à l’envoi.
Dans cet article, nous allons explorer comment mettre en place votre signature Outlook sur différents types d’appareils.
Configurer une signature dans Outlook sur un PC Windows
Microsoft Outlook est inclus dans tous les packs Office, à l’exception de la suite Student. La méthode d’ajout d’une signature à vos courriels dépendra de la version d’Office que vous utilisez.
Configurer une signature dans Outlook sur un PC Windows avec Office 2007-2010
Si vous possédez une version plus ancienne de Microsoft Office, la fonctionnalité de signature est toujours disponible.
Pour la configurer :
Connectez-vous à votre compte Outlook et ouvrez un nouveau courriel.
Localisez la section « Message » et allez dans l’onglet « Inclure ».
Sélectionnez « Signature », puis cliquez sur « Signatures ».
Choisissez « Nouveau » dans le menu « Signature d’e-mail ».
Saisissez le nom de votre signature dans le champ prévu et cliquez sur « OK ».
Rédigez le contenu de votre signature dans le champ « Modifier la signature ».
Vous pouvez personnaliser le texte avec les outils de mise en forme et de style situés en haut de la fenêtre d’édition.
Une fois votre signature créée, cliquez sur « OK ».
Microsoft Outlook ne limite pas vos options de signature au texte seul. Vous pouvez également inclure votre carte de visite électronique, un lien vers votre site web ou portfolio, et des images.
Pour insérer votre carte de visite :
Une fois dans la zone de texte « Signature d’e-mail », cliquez sur l’option « Carte de visite ».
Sélectionnez un contact dans le menu déroulant.Cliquez sur « OK » pour valider.Voici comment ajouter un lien hypertexte à la signature :
Ouvrez la fenêtre « Signature d’e-mail » et cliquez sur l’icône « Insérer un lien hypertexte ».
Saisissez l’URL ou naviguez jusqu’à votre site web.
Sélectionnez le site puis cliquez sur « OK ».
Pour insérer une image :
Cliquez sur le bouton « Image » une fois la fenêtre « Signature d’e-mail » ouverte.
Localisez et sélectionnez votre image.
Cliquez sur « OK » pour l’ajouter à votre signature.
Créer une signature ne l’insère pas automatiquement dans vos messages. Vous pouvez l’activer pour tous les courriels sortants, ou l’insérer manuellement dans les messages de votre choix.
Pour configurer l’insertion automatique de la signature :
Allez dans la section « Messages », puis sélectionnez « Signature » dans l’onglet « Inclure ».
Cliquez sur « Signatures ».
Ouvrez l’onglet « Compte de messagerie » et cliquez sur « Choisir la signature par défaut ».
Sélectionnez l’adresse courriel à laquelle vous voulez lier la signature.
Choisissez votre signature dans le menu « Nouveaux messages ».
Pour activer la signature pour les réponses et les courriels transférés, choisissez l’option « Réponses/transferts » et sélectionnez votre signature.
Pour ajouter manuellement une signature à un message :
Ouvrez un nouveau courriel et allez dans l’onglet « Messages ».
Localisez la section « Inclure » et sélectionnez « Signature ».
Cliquez sur votre signature pour l’ajouter au bas du message.
Configurer une signature dans Outlook sur un PC Windows avec les versions récentes d’Office
Les dernières versions de Microsoft Office permettent également d’ajouter des signatures à vos courriels sortants.
Voici comment créer une signature :
Dans un message ouvert, allez dans l’onglet « Message ».
Cliquez sur « Signature » puis sélectionnez « Signatures ».
Dans « Sélectionner la signature à modifier », cliquez sur « Nouveau ».
Entrez le nom de votre signature dans la fenêtre qui apparaît.
Choisissez l’adresse courriel que vous souhaitez associer à la signature. Vous pouvez créer une signature différente pour chaque compte courriel que vous utilisez.
Cliquez sur « OK » pour enregistrer vos modifications.
La zone de texte vous permet de modifier la couleur et la taille du texte. Pour une signature plus élaborée, modifiez le texte dans Microsoft Word et ajustez les bordures ou créez des listes à puces. En collant le texte dans le champ d’édition d’Outlook, la mise en forme sera conservée. Word propose également de nombreux modèles de signature prédéfinis pour personnaliser vos informations.
Si la signature n’est pas enregistrée dans le courriel que vous avez ouvert, vous devrez l’insérer vous-même. Cependant, tous les messages suivants auront votre signature incluse.
Pour ajouter manuellement votre signature :
Ouvrez un message puis sélectionnez « Signature » dans la section « Message ».
Choisissez votre signature dans la liste déroulante.
Configurer une signature dans Outlook sur un Mac
Les utilisateurs de Mac peuvent également personnaliser leurs courriels avec des signatures Outlook.
Pour créer une nouvelle signature sur un Mac :
Ouvrez Outlook et sélectionnez l’onglet « Préférences » sous « Fichiers ».Choisissez « Signatures ».Cliquez sur le bouton « + » à côté de la zone « Modifier la signature ».Saisissez vos informations dans la zone de texte « Signature ». L’éditeur vous permet de :- Ajouter des images en cliquant sur l’icône « Photos ». Choisissez une image sur votre appareil ou cherchez en une sur internet.
- Inclure un lien hypertexte vers une page web en cliquant sur l’icône « Lien ».
- Créer un tableau avec l’option « Tableaux » située en haut de l’éditeur.
Une fois la signature conçue, fermez la fenêtre d’édition.Quittez la fenêtre « Signatures ».Pour inclure votre signature dans tous vos messages Outlook sur votre Mac :
Choisissez « Préférences » dans le menu déroulant Outlook.Allez dans la section « Courriel » et cliquez sur « Signatures ».Dans la section « Choisir la signature par défaut », sélectionnez le compte qui utilisera la signature.Activez les signatures pour tous les nouveaux messages dans la liste déroulante « Nouveaux messages ».Utilisez l’option « Répondu/transféré » pour ajouter une signature aux réponses et aux courriels transférés.Configurer une signature dans Outlook sur un iPhone
Créer une signature personnalisée est relativement simple si vous utilisez l’application mobile Outlook sur votre iPhone.
Ouvrez l’application Outlook sur votre iPhone.
Cliquez sur l’icône de votre compte en haut de l’écran.
Cliquez sur l’icône d’engrenage en bas de l’application pour accéder aux paramètres d’Outlook.
Sélectionnez « Signature » pour saisir vos informations.
Saisissez le texte de votre signature.
Cliquez sur la petite coche en haut à droite pour enregistrer vos modifications.Il n’y a pas de fonctionnalité iOS qui permette d’ajouter des images, des logos, des liens ou des tableaux directement dans vos signatures. Cependant, Outlook pour iOS prend en charge le HTML. Si vous êtes familier avec le codage, vous pouvez créer une signature unique. Des générateurs HTML et des modèles mobiles peuvent vous aider à personnaliser encore plus votre signature électronique.
Configurer une signature dans Outlook sur un appareil Android
Les appareils Android et iOS diffèrent à bien des égards, mais le processus de configuration d’une signature est similaire.
Voici comment créer une signature sur votre Android :
Ouvrez l’application Outlook et cliquez sur la photo de votre compte en haut à droite.
Cliquez sur l’icône d’engrenage pour ouvrir les paramètres de messagerie.
Cliquez sur « Signature ».
Saisissez vos informations de signature.
Cliquez sur la coche en haut de l’application pour enregistrer la signature.
Il n’est toujours pas possible d’inclure des images directement dans votre signature Android Outlook. Cependant, vous pouvez ajouter des liens hypertexte pour personnaliser vos signatures.
Pour ajouter un lien hypertexte :
Ouvrez un nouveau courriel et rédigez votre signature.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez transformer en lien hypertexte.
Cliquez sur « Liens » dans le menu contextuel, puis saisissez l’adresse web.
Copiez le texte de la signature sur le lien hypertexte.
Cliquez sur « Enregistrer » pour l’appliquer au message.
Outlook 365 : Comment configurer la signature
Les utilisateurs d’Office 365 peuvent améliorer leur communication en ligne en configurant une signature Outlook qui fournit des informations supplémentaires sur eux. Vous pouvez créer une signature via la version web d’Outlook ou l’application Outlook.
Pour créer une signature sur le site web d’Outlook :
Connectez-vous à votre compte sur la page Outlook 365.
Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite de la page.
Cliquez sur « Afficher tous les paramètres d’Outlook ».
Choisissez « Rédiger et répondre » dans la section « Paramètres de messagerie ».
Ajoutez et mettez en forme votre signature dans l’onglet « Signature email ».
Cochez « Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux messages que je compose » pour activer la signature pour tous les courriels sortants.
Cochez « Inclure automatiquement ma signature dans les messages que je transfère ou réponds » pour générer la signature dans vos réponses ou courriels transférés.
Cliquez sur « Enregistrer » pour terminer.
Si vous souhaitez ajouter une signature seulement à certains messages, vous pouvez le faire manuellement.
Ouvrez un nouveau message et rédigez votre courriel.
Cliquez sur « Plus d’options ».
Sélectionnez « Insérer la signature » pour l’appliquer au message.
Voici comment définir une signature dans l’application Outlook :
Ouvrez un message et cliquez sur l’option « Signature ».
Choisissez « Signatures » dans le menu contextuel.
Cliquez sur l’onglet « Nouveau » pour créer une signature.
Entrez le nom de la signature.
Saisissez les détails de la signature dans la zone de texte.
Sélectionnez votre adresse courriel. Tous les nouveaux messages incluront cette signature.
Cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé.
Si vous n’avez pas sélectionné votre adresse courriel, vous devrez ajouter manuellement la signature à vos messages. Pour ce faire :
Ouvrez un nouveau message.
Choisissez « Signatures » dans les options de l’outil.
Sélectionnez votre signature pour l’ajouter au message.Une approche originale de la correspondance en ligne
Avec un tel volume de courriels entrants et sortants, il peut être difficile d’établir des liens plus profonds avec les personnes avec lesquelles nous communiquons. Configurer une signature Outlook vous fera non seulement gagner du temps, mais vous aidera également à vous connecter avec les gens d’une manière plus personnelle.
Nous espérons que cet article a levé toute confusion concernant la création d’une signature dans Outlook, quel que soit votre appareil préféré.
Avez-vous déjà essayé de créer une signature Outlook ? Quel appareil avez-vous utilisé ? Dites-le nous dans la section des commentaires ci-dessous.