Que ce soit pour des déplacements professionnels ou le calcul des impôts, il est fort probable que vous ayez un jour à compléter un formulaire de notes de frais. Si vous n’avez ni société ni consultant qui vous propose un modèle préétabli, vous pouvez aisément en créer un vous-même en utilisant un modèle mis à disposition par Word.
Création d’un formulaire de notes de frais
Le dépôt d’un rapport de dépenses est un aspect essentiel de tout déplacement professionnel. Bien que chaque entreprise puisse avoir ses propres protocoles en matière de remboursement, la structure globale du formulaire et les éléments qu’il contient demeurent généralement constants.
Si vous devez remplir un formulaire de notes de frais pour votre entreprise, vérifiez au préalable si elle a des directives spécifiques à suivre ou un modèle particulier à utiliser.
Si vous êtes amené à créer votre propre formulaire, Word met à votre disposition un modèle pratique pour vous aider à démarrer. Bien que celui-ci ne corresponde pas exactement à vos besoins, il constitue un excellent point de départ.
Pour commencer, ouvrez Word. Dans la zone de démarrage, sur la gauche, cliquez sur « Nouveau ».
Saisissez « dépenses » dans la barre de recherche.
Appuyez sur la touche « Entrée » pour voir apparaître les modèles disponibles, puis sélectionnez le résultat qui vous intéresse.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors, affichant le nom et la description du modèle, ainsi qu’un aperçu visuel. Cliquez sur « Créer ».
Votre nouveau modèle de formulaire de notes de frais est maintenant disponible. Examinez-le attentivement et modifiez les parties qui doivent l’être. Veillez à ce que les couleurs et la typographie soient conformes à l’identité visuelle de votre entreprise.
Après avoir apporté les modifications nécessaires, vous pouvez enregistrer le modèle et l’utiliser pour le suivi de vos dépenses. Il est judicieux d’enregistrer régulièrement vos dépenses plutôt que d’attendre la fin du déplacement pour tout rassembler, car il est facile d’oublier un achat effectué quelques jours plus tôt.
Voici les catégories de dépenses les plus courantes :
Hôtel
Transport (incluant les billets d’avion, les transports en commun, les frais de location de véhicule et parfois les indemnités kilométriques)
Carburant
Repas
Téléphone (de nombreuses entreprises exigent l’achat d’une carte SIM pour les communications locales, tandis que d’autres peuvent prendre en charge les frais d’itinérance)
Divertissement (cette catégorie fait partie des « remboursements raisonnables ». Il est préférable d’obtenir une pré-approbation avant d’inviter vos clients. Sans pré-approbation, assurez-vous de ne pas dépasser les limites afin d’éviter tout problème avec votre entreprise.)
Divers
En règle générale, il est toujours préférable de solliciter une pré-approbation des dépenses avant de voyager afin d’éviter tout litige lors du remboursement. Tenez également compte des plafonds de dépenses fixés par l’entreprise en fonction des différents lieux. La plupart des entreprises augmentent les limites de dépenses si vous vous rendez dans un endroit où le coût de la vie est plus élevé.
Assurez-vous de conserver précieusement tous vos reçus, de documenter chaque dépense, de compléter soigneusement le rapport de frais, et vous serez fin prêt !