Que ce soit pour des voyages d’affaires ou des taxes, vous devrez peut-être remplir un formulaire de dépenses à un moment donné. Si vous n’avez pas d’entreprise ou de consultant qui vous propose un modèle, vous pouvez en créer un à l’aide d’un modèle fourni par Word.
Configurer un formulaire de dépenses
Le dépôt d’un rapport de dépenses est une partie nécessaire de tout voyage d’affaires. Bien que chaque entreprise puisse avoir ses propres règles à suivre en matière de remboursement, la structure générale du formulaire (et des éléments qu’il contient) restera assez cohérente où que vous soyez.
Si vous remplissez un formulaire de dépenses pour votre entreprise, vérifiez d’abord si elles ont des directives à suivre ou un modèle à utiliser.
Si vous avez besoin de créer votre propre formulaire de dépenses, Word fournit un joli modèle pour vous aider à démarrer. Bien que cela ne réponde pas exactement à vos besoins, c’est un bon point de départ.
Tout d’abord, ouvrez Word. Sur le côté gauche de la zone de démarrage, cliquez sur « Nouveau ».
Recherchez «dépenses» dans la barre de recherche.
Appuyez sur « Entrée » pour afficher le modèle disponible, puis cliquez sur le résultat.
Une nouvelle fenêtre apparaîtra, vous donnant le nom et la description du modèle ainsi qu’un aperçu du modèle. Cliquez sur « Créer ».
Votre nouveau modèle de formulaire de dépenses apparaîtra. Jetez-y un œil et modifiez les parties nécessaires. Assurez-vous que les couleurs et la typographie correspondent aux directives visuelles de votre entreprise.
Une fois que vous avez effectué les modifications appropriées, vous pouvez enregistrer le modèle jusqu’à ce que vous soyez prêt à suivre vos dépenses. C’est probablement une bonne idée de tout enregistrer au fur et à mesure au lieu d’attendre la fin du voyage et de tout faire en même temps, car il est facile d’oublier quelque chose que vous avez peut-être acheté plusieurs jours auparavant.
Voici les éléments de dépense les plus courants que les gens suivent habituellement:
Hôtel
Transport (Cela comprend les billets d’avion, les transports en commun, les frais de location et parfois le kilométrage)
Carburant
Repas
Téléphone (de nombreuses entreprises exigent que vous achetiez une carte SIM pour la communication locale, tandis que d’autres pourraient accepter de payer des frais d’itinérance)
Divertissement (Cela fait partie de la catégorie «remboursement raisonnable». Il est probablement judicieux d’obtenir une pré-approbation avant de faire sortir vos clients pour un bon moment. Si vous ne le faites pas, assurez-vous de ne pas aller trop loin. présentent des problèmes avec votre entreprise.)
Divers
En règle générale, il est toujours préférable d’obtenir une pré-approbation des dépenses avant de voyager pour éviter tout conflit sur le remboursement une fois que vous avez déjà dépensé l’argent. Soyez également conscient de la limite de dépenses de l’entreprise en fonction de différents emplacements. La plupart des entreprises augmenteront les limites de dépenses si vous vous rendez dans un endroit où les choses coûtent plus cher.
Assurez-vous de vous tenir au courant de tous vos reçus, documentez toutes vos dépenses, remplissez le rapport de dépenses, et vous serez prêt à partir!