Comment configurer l'absence du bureau dans les équipes

Une préoccupation fréquente chez les utilisateurs de Microsoft Teams concerne la manière de signaler leur absence lorsqu'ils partent en congés ou en vacances. Naturellement, lors d'une période de repos, on désactive les notifications des applications de messagerie. Cependant, ceux qui ignorent votre indisponibilité peuvent continuer à vous solliciter, même si votre statut est hors ligne. Contrairement à d'autres outils, Microsoft Teams propose une fonctionnalité dédiée, appelée "Absence du bureau" (ou OOO en anglais), très pratique pendant vos périodes d'inactivité. Cette option vous permet de rédiger un message personnalisé et de programmer sa diffusion pendant la période de votre choix. Ainsi, toute personne tentant de vous contacter recevra automatiquement votre message d'absence. Si vous n'êtes pas familier avec la configuration de l'absence du bureau ou si vous vous demandez quel type de message rédiger, ce guide est fait pour vous.

Comment activer l'absence du bureau dans Teams

Les raisons qui peuvent justifier l'utilisation de cette fonction sont variées:

Déplacements pour des conférences, rendez-vous clients ou ateliers de formation.
Congés maternité, paternité ou arrêts maladie de longue durée.
Prise de jours de congé personnel.
Périodes de vacances.

Ci-dessous, nous vous proposons différentes méthodes pour paramétrer l'absence du bureau dans Teams. Suivez attentivement les instructions.

Méthode 1 : via la modification du message d'état

Vous pouvez accéder à la configuration de l'absence du bureau en cliquant sur votre photo de profil. Voici les étapes simples à suivre:

1. Cliquez sur le menu Démarrer de Windows, saisissez "Microsoft Teams" et lancez l'application.

2. Cliquez sur votre photo de profil, située en haut à droite de l'interface.

3. Sélectionnez l'option "Définir le message d'état" dans le menu déroulant.

4. Choisissez ensuite "Planifier l'absence du bureau".

5. Activez l'option "Activer les réponses automatiques".

6. Dans le champ "Message d'absence du bureau", rédigez votre message personnalisé.

7. Si vous souhaitez que les personnes extérieures à votre entreprise reçoivent également votre message d'absence, cochez "Envoyer des réponses en dehors de mon organisation" et sélectionnez "Tous les expéditeurs externes".

8. Pour limiter la diffusion de votre message dans le temps, cochez "Envoyer les réponses uniquement pendant une période" et définissez les dates et heures de début et de fin.

9. Validez en cliquant sur "Enregistrer".

Méthode 2 : via les paramètres de Microsoft Teams

Il est également possible de configurer les messages d'absence du bureau directement depuis les paramètres de l'application. Voici comment procéder:

1. Lancez l'application Teams et cliquez sur l'icône avec les trois points, située dans la barre d'outils à gauche.

2. Dans le menu, choisissez "Paramètres".

3. Dans la fenêtre des paramètres, faites défiler vers le bas et localisez la section "Absent(e) du bureau". Cliquez sur le bouton "Planifier".

4. Suivez ensuite les étapes 5 à 8 de la méthode 1 pour rédiger et paramétrer votre message d'absence.

Méthode 3 : via l'application Microsoft Outlook

Si vous utilisez le même compte pour Microsoft Teams et Outlook, paramétrer un message d'absence dans Outlook entraînera sa synchronisation automatique dans Teams. Voici la marche à suivre:

Note: La synchronisation du message peut prendre un certain temps et n'est pas instantanée. De plus, la configuration d'un message d'absence dans Outlook n'est possible qu'avec une adresse e-mail Outlook ou un compte Microsoft.

1. Accédez au site web Outlook depuis votre navigateur.

2. Cliquez sur l'icône des paramètres, située en haut à droite.

3. Dans le menu des paramètres, sélectionnez l'option "Courrier".

4. Cliquez sur "Réponses automatiques".

5. Activez les réponses automatiques en cochant la case correspondante.

6. Cochez "Envoyer des réponses uniquement pendant une période" pour définir la plage de dates et d'heures de votre absence.

7. Cochez les options supplémentaires si vous le souhaitez:

Bloquer mon calendrier pour cette période
Refuser automatiquement les nouvelles invitations pour les événements qui se produisent pendant cette période
Refuser et annuler mes rendez-vous pendant cette période

8. Saisissez votre message d'absence dans le champ prévu à cet effet, puis cliquez sur "Enregistrer".

Voilà les différentes manières de paramétrer votre message d'absence du bureau dans Teams.

Comment désactiver l'absence du bureau

Voici deux méthodes pour désactiver la fonctionnalité d'absence du bureau dans Teams:

Méthode 1 : via Microsoft Teams

Vous pouvez désactiver le message d'absence avant la date programmée pour interrompre son affichage. Après la date de fin, Teams désactive automatiquement la diffusion du message.

1. Ouvrez l'application Microsoft Teams via la barre de recherche Windows.

2. Cliquez sur l'icône des trois points, située dans la barre d'outils à gauche.

3. Choisissez l'option "Paramètres".

4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur le bouton "Afficher" de la section "Absent(e) du bureau".

5. Désactivez l'option "Activer les réponses automatiques".

6. Validez en cliquant sur "Enregistrer".

Option II : via Microsoft Outlook

Comme mentionné précédemment, si vous avez configuré votre message d'absence via Outlook, il sera synchronisé dans Microsoft Teams. Il est donc nécessaire de désactiver les réponses automatiques dans Outlook également.

1. Accédez à la version web d'Outlook.

2. Cliquez sur l'icône des paramètres, située en haut à droite.

3. Dans le menu des paramètres, sélectionnez "Courrier".

4. Cliquez sur "Réponses automatiques".

5. Désactivez l'option "Réponses automatiques activées".

6. Cliquez sur "Enregistrer" pour valider la désactivation.

Comment rédiger un message d'absence du bureau efficace

Voici quelques points à prendre en compte lors de la rédaction de votre message d'absence :

Assurez-vous que votre message est précis et à jour.
Indiquez les coordonnées d'une personne à contacter en cas d'urgence.
Mentionnez clairement votre date de retour.
Respectez la politique et la culture de l'entreprise. Évitez les messages informels qui pourraient nuire à votre image professionnelle.
Remerciez les expéditeurs pour leur patience et leur compréhension.

Foire aux questions

Q1: Comment configurer l'absence du bureau depuis mon téléphone mobile?

Rép: L'application Teams pour Android ne propose pas l'option exacte "Absent(e) du bureau". Cependant, l'option "Définir le message d'état" permettra d'informer vos contacts de votre disponibilité lorsque ceux-ci vous mentionneront ou vous enverront un message.

Q2: Existe-t-il une limite au nombre de mots pour le message d'absence du bureau?

Réponse: Oui, votre message est limité à 280 mots.

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Ces différentes méthodes devraient vous aider à configurer l'absence du bureau dans Teams sans difficulté. Nous espérons que ce guide sur la rédaction d'un message d'absence efficace vous aura été utile. N'hésitez pas à partager la méthode qui a le mieux fonctionné pour vous, et à poser vos questions dans l'espace commentaires.