L’intelligence artificielle (IA) offre des possibilités considérables pour optimiser le déroulement des réunions, résoudre les problèmes sous-jacents et accroître leur efficacité.
Les réunions, qu’elles se tiennent en présentiel ou en ligne, sont des outils essentiels pour les professionnels et les entreprises. Elles permettent aux équipes de discuter de sujets cruciaux ou de définir des stratégies lors d’échanges concis.
Cependant, la préparation et la réussite d’une réunion ne sont pas des tâches simples. Elles exigent une planification minutieuse, l’élaboration d’ordres du jour, la documentation, la mise en forme, la présentation, et bien d’autres étapes.
Si ces étapes sont réalisées manuellement, elles peuvent s’avérer chronophages et laborieuses, entraînant inefficacités et erreurs potentielles.
Ces problèmes peuvent nuire au bon déroulement de la réunion et à ses résultats. Il est donc nécessaire de trouver des solutions pour surmonter ces difficultés.
L’intelligence artificielle peut être mise à contribution pour dynamiser vos réunions, les gérer avec expertise et garantir leur succès.
Cet article explore certains des défis associés aux réunions et comment l’IA peut y apporter des solutions.
C’est parti!
Maîtriser le temps
Les réunions en ligne peuvent parfois déborder du temps imparti, ce qui peut être frustrant et contraignant pour les participants ayant d’autres obligations.
De même, un démarrage tardif de la réunion peut poser problème, faisant attendre les participants, une situation désagréable dans un monde où le temps est précieux. Cela peut également donner l’impression que l’organisateur ne respecte pas le temps des autres. Par conséquent, certains participants pourraient quitter la session, perturbant ainsi l’ordre du jour.
Il est donc crucial de gérer efficacement le temps de la réunion, afin de permettre à tous les participants de se joindre, d’avoir des échanges constructifs, de conclure à l’heure et de reprendre leurs activités.
Solution IA : L’IA peut optimiser la gestion de vos réunions en ligne pour en faire un succès. Des outils d’IA peuvent surveiller le déroulement de vos réunions, assurant ainsi le respect des délais du début à la fin.
En plus de la surveillance, les outils d’IA peuvent envoyer des rappels à l’approche de la fin, ce qui permet une conclusion en douceur plutôt qu’une précipitation.
Organiser la réunion
L’organisation d’une réunion, qu’elle soit en ligne ou en présentiel, peut s’avérer délicate. Il est nécessaire de trouver une date et une heure qui conviennent à tous les participants. De nos jours, avec des agendas chargés, il devient difficile de réunir tout le monde au même moment, même en ligne.
Le processus d’organisation présente d’autres défis, comme la consultation des calendriers, la coordination avec l’équipe, la résolution de conflits, etc.
Solution IA : L’IA simplifie le processus d’organisation des réunions, le rendant plus efficace. Des outils de planification alimentés par l’IA peuvent analyser les agendas de chaque participant et suggérer des plages horaires idéales en fonction de leurs disponibilités.
Ces outils d’IA prennent également en compte des facteurs tels que les fuseaux horaires et les temps de déplacement pour proposer des horaires appropriés. De plus, ils peuvent résoudre les conflits de planification et envoyer automatiquement les invitations aux participants.
Pour organiser vos réunions, vous pouvez utiliser des outils comme Reclaim.ai ou Clockwise.
Définir un ordre du jour précis
L’ordre du jour d’une réunion peut parfois manquer de clarté, que ce soit pour les participants ou l’organisateur. Cela signifie que personne ne comprend clairement le sujet de la discussion, ce qui va à l’encontre du but même de la réunion.
L’élaboration d’un ordre du jour efficace n’est pas une mince affaire. Elle exige des heures de recherche approfondie, de discussions, d’organisation, de documentation et de corrections.
Par conséquent, les participants peuvent facilement s’écarter de la discussion ou avoir des attentes différentes de ce qui se passe réellement lors de la session, ce qui peut rendre la réunion contre-productive et l’objectif difficile à atteindre.
Solution IA : L’IA peut vous aider à créer votre ordre du jour, même en définissant des priorités. Elle automatise le processus d’élaboration, ce qui permet d’économiser du temps et des efforts. Elle peut vous aider à rechercher, organiser, documenter, mettre en forme et corriger automatiquement votre ordre du jour.
De plus, les outils d’IA peuvent présenter l’ordre du jour de manière claire et structurée, vous évitant ainsi de rassembler et de mettre en forme les données manuellement.
Gérer les tâches répétitives
L’organisation d’une réunion implique de nombreuses tâches répétitives et chronophages, telles que la planification, la recherche, la saisie manuelle des données, la documentation, l’organisation, l’envoi d’invitations, etc. En consacrant la majeure partie de votre temps à ces tâches banales, vous n’aurez pas suffisamment de temps pour la créativité et l’amélioration, ce qui peut entraver la croissance de votre organisation.
Solution IA : L’utilisation d’outils d’IA pour automatiser ces processus répétitifs permet de gagner un temps précieux. Un assistant de réunion IA peut optimiser la préparation des réunions, l’envoi des invitations et des suivis, ainsi que d’autres tâches.
Il peut vous aider à générer un ordre du jour, à documenter les détails de la réunion, à planifier des réunions, à envoyer des invitations, à envoyer des alertes et des notifications, et bien plus encore.
Enregistrer les sessions
Si des points importants sont abordés lors de la réunion, il est utile de pouvoir y revenir ultérieurement pour les intégrer à vos projets ou apprentissages. En effet, il est impossible de tout retenir lorsqu’il y a de nombreuses informations abordées pendant une réunion. L’enregistrement de la session permet de revenir sur les points clés.
Cependant, tous les services de réunion en ligne n’offrent pas la fonctionnalité d’enregistrement des sessions. Vous risquez donc de perdre des discussions ou des points importants, ce qui peut avoir un impact sur vos projets ou votre compréhension d’un sujet.
Solution IA : Les outils d’IA peuvent enregistrer l’intégralité de la réunion, vous assurant de ne rien manquer. Vous pouvez revoir la session enregistrée pour comprendre les sujets importants, ce qui vous aidera à mener à bien vos projets et missions si des procédures ont été expliquées lors de la réunion.
Loom, Fathom et Fireflies sont des exemples d’outils d’IA que vous pouvez utiliser pour enregistrer vos sessions de réunion.
Résumer la réunion
Si vous n’avez pas pu assister à une réunion, un résumé des points abordés peut s’avérer très utile. Même si vous y avez assisté, un résumé peut toujours être précieux.
Un résumé complet et bien structuré de la réunion comprendra les actions clés, les décisions, les résultats et les procédures. Tenter de résumer la réunion par vous-même peut être long et laborieux, et comporter des erreurs ou des inexactitudes.
Solution IA : L’IA peut vous aider à résumer la réunion. Un outil d’IA peut vous fournir un résumé des points, décisions et détails importants que vous pourrez utiliser dans votre travail ou apprentissage.
Il vous suffit d’utiliser cet outil pour obtenir un résumé complet, bien formaté et documenté. Ainsi, que vous ayez assisté à la réunion ou non, vous pouvez en comprendre l’essentiel. Cela vous permettra d’avoir une vision claire et précise des sujets abordés.
Cela évite également aux participants de prendre des notes pendant la session et de risquer de manquer des informations importantes. Ils peuvent se concentrer pleinement sur la réunion et atteindre l’objectif de leur participation.
MeetGeek, Otter et Sembly sont des exemples d’outils que vous pouvez utiliser pour résumer vos réunions.
Analyser les données
Il est important d’analyser les performances de vos réunions, afin d’identifier les problèmes sous-jacents, qu’ils soient liés à l’ordre du jour, à l’organisation, à la durée, à la coordination ou à d’autres facteurs.
L’analyse de ces données permet de résoudre les problèmes et d’améliorer vos réunions, garantissant ainsi une expérience fluide, sans conflits ni complications.
Une fois la réunion terminée, il est important d’évaluer son déroulement, en identifiant les points positifs et négatifs. Sans cette analyse, vous ne pourrez pas identifier les problèmes potentiels qui pourraient impacter vos futures réunions.
Solution IA : L’analyse basée sur l’IA permet de collecter des données et des informations utiles pour améliorer vos réunions et les rendre plus efficaces. De nombreux outils sur le marché peuvent vous aider à collecter des données sur les réunions virtuelles, telles que la vidéo, l’audio, les notes, la présence, l’engagement, la participation, les résultats, la gestion du temps et l’efficacité.
De plus, les outils d’analyse basés sur l’IA peuvent présenter ces informations dans un format structuré et facile à comprendre, ce qui facilite l’identification des problèmes, le suivi de la progression de vos réunions et l’apport des améliorations nécessaires.
Les outils d’IA permettant d’extraire des informations vous donnent une vue d’ensemble de vos réunions virtuelles, permettant d’évaluer leur déroulement, en identifiant ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Cela peut conduire à des réunions plus efficaces et à une meilleure performance lors de vos futures sessions.
Gong et Chorus.ai sont des exemples d’outils d’IA permettant de recueillir des analyses de réunion.
Collaboration et communication efficaces
Un manque de communication entre les participants à une réunion peut nuire à la coordination. L’objectif d’une réunion est d’avoir une discussion constructive afin de parvenir à une conclusion et d’atteindre l’objectif fixé.
La langue, des handicaps physiques, ou le manque de familiarité entre les participants peuvent parfois constituer des barrières à la communication. L’organisateur doit créer un environnement où chacun se sent à l’aise pour participer à la discussion.
Si cet environnement n’est pas maintenu, cela peut avoir un impact sur la collaboration au sein des équipes. De même, si vous donnez un cours en ligne, vous devez veiller à ce que tous vos étudiants bénéficient d’un environnement d’apprentissage sain et d’outils pour communiquer avec vous en cas de besoin.
Solution IA : Un logiciel basé sur l’IA peut réduire les obstacles à la communication entre les participants, grâce à des fonctionnalités telles que le traitement du langage naturel, la reconnaissance vocale et la traduction linguistique.
Pour rendre la réunion plus productive, familiarisez les participants avec l’ordre du jour à l’avance, en leur envoyant un document complet. Cela leur permettra de se préparer et de rester concentrés pendant la session.
Vous pouvez également utiliser des outils d’IA pour collaborer pendant les réunions, avec des fonctionnalités telles que le partage de données, la communication et l’édition de documents en temps réel, le tableau blanc virtuel et la gestion de projet. Ces fonctionnalités permettent à vos équipes de travailler ensemble efficacement.
Par exemple, un participant qui souhaite intervenir peut utiliser la fonction « lever la main ». L’organisateur peut réactiver le micro du participant pour lui permettre de s’exprimer. De même, grâce à l’édition de documents en temps réel, plusieurs utilisateurs peuvent accéder et modifier un même document pour le corriger ou faire des suggestions.
ClickUp, Spacemaker et Voice App pour la traduction sont des exemples d’outils d’IA que vous pouvez utiliser pour améliorer la communication et la collaboration.
Prendre des décisions éclairées
Souvent, les équipes ont du mal à prendre de bonnes décisions, même après de longues discussions. Si une décision ne peut pas être prise, ou si elle est prise à la hâte sans une évaluation approfondie, l’objectif même de la réunion semble compromis.
Une mauvaise décision peut avoir un impact sur l’ensemble de votre organisation. Il est donc essentiel de prendre les bonnes décisions éclairées au bon moment.
Solution IA : L’IA peut rationaliser le processus de prise de décision. Grâce aux outils d’IA, vous pouvez obtenir des données en temps réel, effectuer des analyses précises et utiliser la modélisation prédictive pour prendre des décisions plus éclairées et basées sur les données.
De plus, l’IA peut contribuer à améliorer les réunions en :
- Activant la traduction linguistique en temps réel.
- Prenant des notes de réunion.
- Transcrivant automatiquement les réunions.
- Intégrant plusieurs outils afin que les utilisateurs puissent accéder à différents outils à partir d’une seule interface.
- Sécurisant les réunions avec des cryptages avancés, l’authentification multifactorielle (MFA) et d’autres méthodes.
- Vous aidant à vous conformer aux réglementations telles que le RGPD et l’HIPAA.
Justification et Scaler sont des exemples d’outils d’IA que vous pouvez utiliser pour la prise de décision.
Assistants de réunion IA
Parlons maintenant brièvement de quelques outils d’IA qui peuvent vous aider à optimiser vos réunions et à les rendre plus efficaces.
#1. MeetGeek
MeetGeek est un assistant de réunion IA tout-en-un qui fonctionne avec toutes les plateformes, notamment Zoom, Teams et Google Meet. Il améliore l’efficacité de vos réunions, appels clients et entretiens d’embauche.
Cet outil d’IA peut enregistrer automatiquement des vidéos de réunion, les résumer, les transcrire et partager des informations à leur sujet. MeetGeek automatise tout, de la prise de notes à la coordination des décisions.
L’outil organise tous les détails de la réunion en toute sécurité dans un espace consultable et vous permet d’enrichir vos bibliothèques en ajoutant des fichiers audio et des transcriptions. Il s’intègre à plus de 2000 applications via Zapier, ainsi qu’à de nombreux autres outils.
#2. Otter
Avec Otter, rendez vos réunions hautement productives et tirez-en le meilleur parti. Il propose des points clés à retenir, des notes et des transcriptions en direct. Il vous aidera également à planifier et programmer vos réunions en connectant Otter à Microsoft ou Google Calendar.
Otter fonctionne avec des plateformes telles que Teams, Zoom et Google Meet. Vous pouvez capturer des enregistrements en temps réel pour pouvoir vous y référer plus tard et identifier les participants pour leur donner une idée de la réunion. Otter peut également créer des résumés automatisés avec des hyperliens et les envoyer par e-mail aux participants.
#3. Laxis
Laxis simplifie les réunions et capture les informations clés issues des interactions avec les clients, responsabilisant ainsi les équipes. Plus de 20 000 professionnels font confiance à cet assistant de réunion IA, qui vous aide à rester concentré sur les réunions, à signaler les éléments à suivre et à capturer des commentaires.
L’outil capture également les résultats des réunions et vous aide à prendre des décisions claires. Il propose des modèles personnalisés pour se concentrer sur les conversations. Il offre également des transcriptions en temps réel, un marquage, une édition de haute qualité, des fonctionnalités audio-texte et une intégration avec des outils populaires.
Conclusion
Grâce à l’intelligence artificielle, vous pouvez rendre vos réunions productives et efficaces, car elle peut optimiser presque tous les aspects, de la planification à l’invitation des participants, en passant par la création de l’ordre du jour, la documentation et le déroulement de la réunion.
Vous pouvez également explorer certains des meilleurs modèles d’ordre du jour pour des réunions plus productives.