Intégrer des annotations dans un document Word s’avère une méthode efficace pour formuler des observations sur un élément spécifique en cours de révision. Une fois la problématique mentionnée résolue, la suppression de l’annotation contribue à une meilleure clarté du document. Voici la marche à suivre.
Comment insérer des annotations dans Word
Pour commencer, ouvrez le document Word concerné et sélectionnez le passage sur lequel vous souhaitez ajouter une annotation. Une fois la sélection effectuée, accédez à l’onglet « Révision », puis choisissez l’option « Nouveau commentaire », située dans le groupe « Commentaires ».
Ensuite, rédigez l’annotation souhaitée. C’est une opération simple et rapide. Répétez cette action pour chaque annotation nécessaire dans le document.
Comment réagir aux annotations dans Word
Si vous désirez ajouter une réponse à une annotation existante, placez simplement le curseur sur l’annotation en question et cliquez sur le bouton « Répondre ».
Saisissez votre réponse, puis enregistrez-la.
Comment supprimer ou indiquer comme résolues les annotations dans Word
Le fait d’indiquer une annotation comme « Résolue » permet de conserver celle-ci tout en signalant que le point a été traité. Cela assure la communication au sein d’une équipe collaborant sur le document. L’action de supprimer, en revanche, efface définitivement l’annotation.
Privilégiez l’option « Résoudre » si vous souhaitez informer les collaborateurs que le sujet a été pris en compte. Optez pour « Supprimer » pour éliminer des annotations de la barre latérale, dans un souci de clarté.
Pour marquer une annotation comme résolue, passez la souris dessus et cliquez sur le bouton « Résoudre ».
L’annotation restera visible dans la barre latérale, mais apparaîtra estompée, signalant qu’elle est considérée comme résolue.
Pour supprimer une annotation, cliquez droit dessus, puis sélectionnez « Supprimer ».
Une autre méthode consiste à sélectionner l’annotation à supprimer, puis à vous rendre dans le groupe « Commentaires » de l’onglet « Révision », et à cliquer sur le bouton « Supprimer ».
Si votre document Word contient un grand nombre d’annotations que vous désirez supprimer en une seule opération, cliquez sur la flèche située sous le bouton « Supprimer », puis choisissez l’option « Supprimer tous les commentaires du document ».
Comment réactiver une annotation dans Word
Si une annotation a été précédemment marquée comme résolue, mais que vous souhaitez y ajouter de nouvelles remarques, vous pouvez la réactiver. Pour ce faire, cliquez droit sur l’annotation et sélectionnez l’option « Rouvrir le commentaire ».
Cette fonction n’est applicable que si l’annotation a été préalablement marquée comme « résolue » et non supprimée.