Comment ajouter automatiquement des fils d'e-mail à une feuille de calcul
Les échanges de courriels longs et complexes peuvent rapidement devenir difficiles à gérer. Si votre boîte de réception déborde et que les outils de suivi des fils de discussion de votre messagerie habituelle ne facilitent pas la lecture, une feuille de calcul pourrait s'avérer une solution plus pratique. C'est ici qu'intervient Reply to Sheet, un service web astucieux qui permet de centraliser tous les e-mails et leurs réponses associées dans un tableur Google. Vous pouvez ainsi visualiser l'intégralité d'une conversation en un coup d'œil. Mieux encore, les nouveaux messages échangés au sein de ce même fil seront automatiquement ajoutés à votre feuille. Découvrez comment automatiser la capture de vos conversations par e-mail dans une feuille de calcul.
Comment transférer vos fils de discussion vers un tableur
Pour utiliser Reply to Sheet, il est nécessaire de l'ajouter à vos contacts de messagerie et de l'inclure en tant que destinataire dans les fils de discussion que vous souhaitez transférer vers une feuille de calcul. L'adresse email à utiliser est la suivante : [email protected]
Lorsque vous rédigez un nouvel e-mail, ajoutez Reply to Sheet comme destinataire, en plus de la personne à laquelle vous vous adressez. Une fois votre message envoyé et une réponse reçue, vérifiez votre boîte de réception. Vous devriez avoir reçu un nouveau message provenant de "Nouveau", contenant en pièce jointe un fichier dont le nom correspond au sujet de votre e-mail.
En ouvrant cette pièce jointe, vous accéderez à votre feuille de calcul Google. Vous y trouverez l'adresse e-mail de l'expéditeur et du destinataire, le message original que vous avez envoyé, la réponse reçue, ainsi que la date et l'heure de chaque échange.
Chaque conversation à laquelle vous ajoutez Reply to Sheet générera sa propre feuille de calcul. Cette dernière sera mise à jour automatiquement à chaque nouvelle réponse. Il est à noter que la création et la mise à jour de la feuille peuvent prendre quelques instants, d'où l'intérêt d'ajouter l'adresse de Reply to Sheet à vos contacts afin d'éviter tout retard supplémentaire.
Ce service présente toutefois une limite : votre destinataire peut supprimer Reply to Sheet de la liste des destinataires, ce qui empêcherait l'ajout de la réponse à la feuille de calcul. Pour contourner ce problème, vous pouvez ajouter Reply to Sheet en copie cachée (Cci). Votre destinataire ne verra pas ce destinataire supplémentaire et ne pourra donc pas le supprimer. Les réponses continueront ainsi à être ajoutées à votre feuille de calcul.
Dans l'ensemble, ce service est performant, son seul inconvénient étant le léger délai de réception et de mise à jour de la feuille de calcul. Cela mis à part, il fonctionne parfaitement. Si vous utilisez un système de tickets qui envoie des réponses à votre boîte de réception, il peut s'agir d'un outil très pratique pour suivre l'activité.
Il est important de noter que l'utilisation de ce service pour les e-mails sensibles n'est peut-être pas la meilleure option.