Il arrive parfois, lorsque vous fermez Microsoft Word, que l’application vous demande si vous désirez conserver les informations que vous avez précédemment copiées dans le presse-papier. Si vous optez pour la conservation, l’enregistrement et la fermeture de Word prendront plus de temps. Ce phénomène se reproduit lorsque vous quittez une application de la suite Microsoft Office après avoir copié et collé du texte ou des images. En réalité, Microsoft Office sauvegarde un historique de tous les éléments que vous copiez dans le presse-papier. De plus, cet historique est synchronisé entre toutes les applications Office. Cela signifie que vous pouvez réutiliser des extraits du presse-papier, copiés dans un document Word, dans une présentation PowerPoint sans avoir à les copier à nouveau. Par conséquent, si vous avez besoin de réutiliser un même extrait, vous n’avez plus à le copier-coller. Vous pouvez simplement consulter l’historique du presse-papier dans Microsoft Office et l’insérer à partir de là.
Chaque application de la suite Microsoft Office conserve l’historique des 24 derniers éléments copiés. Ce qui est important, c’est que si vous avez une application MS Office ouverte, tout ce que vous copiez, qu’il s’agisse de texte ou d’image, est automatiquement mémorisé dans son propre presse-papier.
Accéder à l’historique du presse-papier dans Microsoft Office
Ouvrez n’importe quelle application de la suite Microsoft Office. Repérez le bouton « Coller ». Il se trouve généralement dans l’onglet « Accueil ». En bas à droite de ce bouton, vous devriez apercevoir une petite flèche, juste à côté du mot « Presse-papier ». Cliquez dessus.
Un volet va s’ouvrir sur la gauche de votre écran, affichant les 24 derniers éléments que vous avez copiés dans le presse-papier. Certains de ces éléments indiqueront même la nature du contenu copié, par exemple, un lien sera accompagné d’une icône de globe. Vous pouvez cliquer sur cette petite flèche dans n’importe quelle application MS Office, vous retrouverez les mêmes éléments enregistrés dans l’historique du presse-papier.
Dès que vous copiez quelque chose, cet élément est instantanément enregistré dans le presse-papier de Microsoft Office. Il n’est pas obligatoire de coller cet élément immédiatement dans une présentation ou un document. Vous n’avez même pas besoin de basculer vers une autre application Office. Vous verrez une notification apparaître en bas de votre écran pour vous informer qu’un élément a été copié. C’est tout.
Le presse-papier Windows et ses limites
Le presse-papier de Windows, quant à lui, ne conserve en mémoire que le dernier élément que vous avez copié. Chaque nouvel élément copié vient écraser l’ancien, et il n’existe pas de moyen de récupérer les informations précédentes. Cette limitation rend souvent le presse-papier système insuffisant pour de nombreux utilisateurs. C’est pourquoi ils se tournent souvent vers des gestionnaires de presse-papier tiers, capables de conserver un historique. Si vous vous trouvez dans cette situation, et si vous possédez Microsoft Office, vous pouvez choisir de laisser une application MS Office ouverte. Cette dernière enregistrera automatiquement jusqu’à 24 éléments dans son historique.