Comprendre les compléments et les connecteurs pour Outlook
De multiples outils et extensions tiers sont disponibles pour enrichir l’expérience Outlook. Mais quelle est la distinction exacte entre les compléments et les connecteurs ? Comment les utiliser efficacement et sont-ils vraiment sûrs ? Nous allons éclaircir ces questions pour vous.
Compléments et connecteurs : de quoi s’agit-il ?
Les compléments et les connecteurs sont des passerelles qui permettent à Outlook de communiquer avec d’autres applications. Ces applications incluent des noms bien connus, tels que Dropbox, Trello et Slack, mais aussi des outils plus spécifiques, souvent utilisés dans des contextes professionnels, par exemple pour la gestion des dépenses, la relation client (CRM) ou les visioconférences.
Leur objectif fondamental est le même : vous permettre d’interagir avec une application externe directement depuis votre interface Outlook.
La différence entre un complément et un connecteur réside dans la direction de cette intégration. Un complément permet à Outlook d’envoyer des informations à une autre application, tandis qu’un connecteur permet à une application tierce d’envoyer des données à Outlook.
Il est important de noter que les compléments sont exclusivement disponibles pour les comptes de messagerie qui utilisent Exchange, qu’il s’agisse d’un compte Outlook.com/live.com/hotmail gratuit ou d’un compte Microsoft payant avec votre propre domaine. Si vous utilisez un compte non-Exchange, comme un compte Gmail ou Yahoo!, l’option « Obtenir des compléments » sera désactivée.
Prenons l’exemple de Trello : il existe à la fois un complément et un connecteur. Le complément Trello vous permet de créer ou de modifier une tâche Trello directement à partir d’un email. Le connecteur Trello, quant à lui, enverra des notifications et des rappels de Trello directement dans votre boîte de réception Outlook.
On distingue principalement deux types de compléments : ceux qui utilisent des boutons et ceux qui mettent en évidence certaines informations dans les emails.
Les compléments à boutons ajoutent un bouton à la barre d’outils d’Outlook, que vous pouvez activer lors de la lecture d’un email. En cliquant sur ce bouton, vous déclenchez une action du complément, comme transférer le contenu de l’email vers Trello pour créer une tâche ou le publier dans un canal Slack. Le contenu pertinent de l’email est alors transmis au service tiers.
Les compléments qui mettent en évidence des informations indiquent à Outlook le type de données qu’ils traitent, comme des coordonnées géographiques pour un complément de carte. Lorsque vous ouvrez un email, Outlook détecte ces informations (une adresse, par exemple) et les surligne. En cliquant sur l’information surlignée, les données correspondantes sont envoyées au service tiers pour un affichage, par exemple sur une carte.
Les connecteurs fonctionnent légèrement différemment, car leur action se déroule principalement au sein du service tiers. Il n’y a ni bouton ni surlignage de contenu avec un connecteur, mais plutôt la capacité pour le service tiers d’envoyer des notifications et des alertes à Outlook.
L’installation est-elle sécurisée ?
Oui, à condition de les installer depuis le Microsoft Store. Seuls les compléments contiennent du code (JavaScript) et Microsoft s’assure que tous les compléments sont validés avant d’être disponibles au téléchargement. Vous pouvez consulter les politiques de confidentialité et les conditions générales de chaque complément dans sa fiche descriptive sur le Microsoft Store.
Que le complément utilise un bouton ou la mise en évidence de contenu, il n’accède qu’aux données de l’email que vous êtes en train de consulter.
Si vous faites confiance à Microsoft pour la validation, vous pouvez raisonnablement considérer que le complément n’est pas malveillant. Pour plus d’informations, Microsoft fournit des informations détaillées sur son processus de validation, les actions autorisées et interdites pour les développeurs, et l’environnement sécurisé (sandbox) dans lequel tous les compléments sont exécutés.
Alors que les compléments agissent sur les informations dans Outlook, un connecteur est essentiellement un moyen d’autoriser un service tiers à afficher des notifications dans Outlook. Microsoft valide également les connecteurs, mais il est important de faire confiance au service tiers en question. Si vous avez déjà un compte auprès de ce service, vous êtes probablement déjà à l’aise avec son fonctionnement.
Nous vous recommandons toujours d’installer uniquement les compléments et les connecteurs disponibles sur le Microsoft Store.
Comment les ajouter à Outlook ?
Le processus d’ajout d’un complément ou d’un connecteur à Outlook est simple, que vous utilisiez le client Outlook ou l’application Web. Si vous installez un élément dans le client, il sera automatiquement disponible dans l’application Web, et inversement.
L’interface pour ajouter un complément ou un connecteur est la même dans le client et l’application Web, seule la méthode pour y accéder diffère légèrement.
Procédure dans le client Outlook
Pour trouver un complément ou un connecteur dans le client, cliquez sur le bouton Accueil, puis sur Obtenir des compléments.
Procédure dans l’application Web Outlook
Pour trouver un complément ou un connecteur dans l’application Web, cliquez sur les trois points en haut à droite lorsque vous visualisez un email.
Dans le menu contextuel qui apparaît, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Obtenir des compléments ».
À partir de là, la procédure de recherche et d’installation est identique dans le client et l’application Web. Le panneau Compléments et connecteurs s’ouvrira.
Le panneau s’ouvre par défaut sur l’onglet Compléments. Si vous souhaitez installer un connecteur, cliquez sur l’onglet « Connecteurs ».
Le processus est le même pour les compléments et les connecteurs, concentrons-nous sur l’ajout d’un complément. Les compléments sont listés par ordre alphabétique, mais vous pouvez utiliser le champ de recherche en haut à droite pour trouver rapidement un service spécifique. La recherche filtrera les résultats au fur et à mesure de votre saisie, comme dans cet exemple avec Trello. Cliquez sur le complément lorsqu’il apparaît dans la liste.
Cliquez sur le bouton Ajouter et le complément sera installé.
Fermez le panneau Compléments et connecteurs en utilisant le « x » en haut à droite. Deux boutons Trello seront désormais affichés dans l’onglet Accueil du ruban lorsque vous sélectionnez un email.
L’effet de l’installation d’un complément dépend de sa fonction. Par exemple, le complément Giphy ajoute un bouton Giphy aux nouveaux emails pour insérer facilement des GIFs, tandis que le complément Bing Maps mettra en évidence les adresses dans le corps des emails et vous permettra de les ouvrir directement dans Bing Maps.
Nous avons installé le complément Trello en utilisant le client Outlook. Lorsque nous ouvrons l’application Web, le complément Trello est automatiquement disponible.
L’accès à vos compléments dans l’application Web en cliquant sur les trois points puis en faisant défiler est un peu fastidieux. Pour un accès plus rapide, vous pouvez épingler certains compléments. Cliquez sur Paramètres, puis sur Afficher tous les paramètres Outlook.
Ouvrez ensuite E-mail, puis Personnaliser les actions.
Dans la section « Surface du message », cochez la case du complément que vous souhaitez épingler.
Cela ajoutera un bouton Trello aux icônes affichées lors de la lecture des emails.
Si votre complément est utilisé lors de la rédaction d’un message, faites défiler jusqu’à la section suivante, nommée « Barre d’outils », et activez-le dans cette section.
Une fois que vous avez activé votre complément, cliquez sur Enregistrer en haut à droite, et l’icône du complément sera visible dans votre email.
Comment les supprimer d’Outlook ?
La suppression d’un complément ou d’un connecteur est très simple. Ouvrez le panneau Compléments et connecteurs, via le client (Accueil > Obtenir des compléments) ou l’application Web (trois points > Obtenir des compléments), et cliquez sur « Mes compléments » (si vous êtes sur l’onglet Connecteurs, cette option se trouve au même endroit, mais est appelée « Configuré »).
Recherchez le complément à supprimer, cliquez sur les trois points, puis choisissez « Supprimer » dans le menu.
Fermez le panneau Compléments et connecteurs en utilisant le « x » en haut à droite. Le complément sera immédiatement supprimé, à la fois dans le client et dans l’application Web.
Conclusion : Sont-ils vraiment utiles ?
Si vous utilisez un service qui propose un complément ou un connecteur, ces outils peuvent s’avérer très pratiques. La possibilité de transférer une pièce jointe directement vers Dropbox, d’envoyer un email vers un canal Slack, ou de transformer un email en tâche Trello ou Jira représente un gain de temps non négligeable. Si de nombreux compléments sont payants, en particulier ceux conçus pour une utilisation professionnelle, un grand nombre sont disponibles gratuitement.
Outre les outils conçus pour des services spécifiques, il existe des compléments gratuits pour des outils autonomes comme Giphy et Boomerang, qui ajoutent des fonctionnalités pratiques à Outlook. Il n’y a pas de complément ou de connecteur indispensable, mais vous pouvez en utiliser un grand nombre.
Comme mentionné précédemment, Microsoft valide tous les compléments et connecteurs et rend leurs informations de confidentialité et conditions générales accessibles sur le Microsoft Store, afin de garantir leur sécurité.
En résumé, c’est un système simple et intuitif qui ajoute des fonctionnalités utiles, souvent sans frais supplémentaires.