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Comment activer les compléments et les connecteurs dans Outlook

Il existe de nombreux compléments et connecteurs tiers disponibles pour Outlook. Quelle est la différence entre les compléments et les connecteurs, comment les utilisez-vous et sont-ils sûrs à utiliser? Nous avons les réponses pour vous.

Que sont les compléments et les connecteurs?

Les compléments et les connecteurs sont des moyens de connecter Outlook à des applications tierces. Ces applications incluent celles dont la plupart des gens ont entendu parler (même si vous ne les avez pas utilisées) comme Dropbox, Trello et Slack. Il existe des compléments et des connecteurs supplémentaires dont vous n’entendrez probablement jamais parler en dehors des environnements d’entreprise. Ceux-ci facilitent généralement des activités telles que les dépenses, le CRM (gestion de la relation client) et les réunions vidéo.

Le but de tous est le même, cependant: vous permettre d’interagir d’une manière ou d’une autre avec une autre application depuis Outlook.

La différence entre un complément et un connecteur concerne la direction de l’intégration. Un complément permet à Outlook d’envoyer quelque chose à une autre application. Un connecteur permet à l’autre application d’envoyer quelque chose à Outlook.

Les compléments ne sont disponibles que pour les comptes de messagerie qui utilisent Exchange, qu’il s’agisse d’un compte Outlook.com/live.com/hotmail gratuit ou d’un compte Microsoft payant pour votre propre domaine. Si vous utilisez un compte non-Exchange, tel qu’un compte Gmail ou Yahoo! compte, l’option «Obtenir des compléments» sera désactivée.

Par exemple, il existe un complément Trello et un connecteur Trello. Le complément Trello vous permet de créer ou de modifier une tâche Trello directement à partir d’un e-mail. Le connecteur Trello permettra à Trello d’envoyer des notifications et des rappels directement à Outlook.

Il existe deux principaux types de compléments: ceux qui utilisent des boutons et ceux qui mettent en évidence des parties de l’e-mail.

Les compléments qui utilisent des boutons placent un bouton sur le ruban sur lequel vous pouvez cliquer lors de l’affichage d’un e-mail. Cliquez sur ce bouton pour activer la fonctionnalité du complément, comme envoyer l’e-mail à Trello pour créer une tâche ou publier le contenu de l’e-mail dans un canal Slack. À ce stade, le contenu pertinent de l’e-mail est envoyé au service tiers.

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Lorsqu’un complément qui met en évidence le contenu est installé, il indique à Outlook le type d’informations qu’il utilise, telles que les données de localisation d’un complément de carte. Lorsque vous ouvrez un e-mail, Outlook recherche ce type d’informations (une adresse, par exemple) et les met en surbrillance. Lorsque vous cliquez sur le contenu en surbrillance, les informations pertinentes (l’adresse, dans ce cas) sont envoyées au service tiers afin qu’il puisse l’afficher sur une carte pour vous.

Les connecteurs sont légèrement différents, en ce que le travail qu’ils effectuent tous a lieu sur le service tiers. Il n’y a pas de bouton ou de mise en évidence de contenu avec un connecteur, juste la possibilité pour le service tiers d’envoyer des éléments à Outlook pour que l’utilisateur puisse les voir.

Sont-ils sûrs à installer?

Oui, si vous les installez à partir du Microsoft Store. Seuls les compléments ont du code (JavaScript) pour faire quoi que ce soit, et Microsoft valide tous les compléments avant de les autoriser à être téléchargés dans le magasin. Vous pouvez consulter les déclarations de confidentialité et les conditions générales de tout complément de son formulaire de consentement dans la boutique Microsoft.

Que le complément utilise un bouton ou utilise la mise en évidence du contenu, il n’a accès qu’aux données du message électronique dans lequel vous travaillez.

Si vous faites confiance à Microsoft pour valider le complément, vous devez être en mesure de vous assurer que le complément n’est pas malveillant. Si vous êtes intéressé, Microsoft fournit des informations détaillées sur la validation qu’ils font, ce que les développeurs sont et ne sont pas autorisés à faire, et le processus de sandboxing dans lequel tous les compléments sont exécutés.

Alors que les compléments font quelque chose avec des informations dans Outlook, un connecteur n’est en réalité qu’un moyen de donner à un service tiers l’autorisation d’afficher des notifications et des alertes dans Outlook. Microsoft valide les connecteurs, mais vous devez vraiment faire confiance au service tiers. Si vous avez un compte avec ce service, vous êtes probablement déjà à l’aise pour les utiliser.

Comme toujours, nous vous recommandons d’installer uniquement les compléments et les connecteurs du Microsoft Store.

Comment les ajoutez-vous à Outlook?

Le processus d’ajout d’un complément ou d’un connecteur à Outlook est simple, que vous utilisiez le client Outlook ou l’application Web Outlook. Si vous installez un complément ou un connecteur dans le client, il sera automatiquement installé dans l’application Web Outlook, et vice versa.

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L’interface pour ajouter un complément ou un connecteur est la même dans le client et dans l’application Web, c’est juste la méthode pour y arriver qui est légèrement différente.

Le processus client Outlook

Pour trouver un complément ou un connecteur dans le client, cliquez sur le bouton Accueil> Obtenir des compléments.

Le processus d’application Web Outlook

Pour trouver un complément ou un connecteur dans l’application Web, cliquez sur les trois points en haut à droite tout en affichant un courrier.

L'option des trois points dans un e-mail

Dans le menu contextuel qui apparaît, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Obtenir des compléments ».

Le menu contextuel avec le

À partir de là, le processus de recherche et d’installation d’un complément ou d’un connecteur est le même dans le client et dans l’application Web. Ainsi, peu importe celui que vous utilisez, le panneau Compléments et connecteurs s’ouvrira.

le

Le panneau s’ouvre dans l’onglet Compléments. Si vous souhaitez ajouter un connecteur à la place, cliquez sur l’onglet «Connecteurs».

le

Le processus est le même pour les compléments et les connecteurs, nous allons donc nous concentrer sur l’ajout d’un complément. Les compléments sont affichés par ordre alphabétique, ou vous pouvez utiliser le champ de recherche en haut à droite pour trouver rapidement le service que vous recherchez. Au fur et à mesure que vous tapez, la recherche trouvera les services correspondants, dans ce cas, Trello. Cliquez sur le complément lorsqu’il apparaît dans la liste.

La zone de recherche avec le résultat Trello en surbrillance

Cliquez sur le bouton Ajouter et le complément sera installé.

Le bouton Ajouter du complément

Fermez le panneau Complément et connecteurs en utilisant le «x» en haut à droite. Deux boutons Trello seront désormais affichés sur l’onglet Accueil du ruban chaque fois qu’un e-mail est sélectionné.

Les boutons Trello affichés sur le ruban

L’installation d’un complément aura des effets différents en fonction de ce que fait le complément. Par exemple, le complément Giphy ajoute un bouton Giphy aux nouveaux e-mails qui vous permet d’insérer facilement des gifs dans un e-mail. Le complément Bing Maps mettra en évidence les adresses dans le contenu des e-mails et vous permettra de cliquer dessus pour ouvrir Bing Maps.

Nous avons installé le complément Trello à l’aide du client Outlook. Lorsque nous ouvrons l’application Web Outlook, le complément Trello a été automatiquement ajouté.

Le menu contextuel du client Web avec l'option Trello en surbrillance

Accéder à vos compléments dans l’application Web en cliquant sur les trois points et en faisant défiler vers le bas est un peu d’effort, vous pouvez donc épingler des compléments pour les rendre plus facilement disponibles. Cliquez sur Paramètres> Afficher tous les paramètres Outlook.

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Les perspectives

Ouvrez E-mail> Personnaliser les actions.

Le menu Email avec le

Dans la section «Surface du message», activez la case à cocher du complément que vous souhaitez épingler.

Les cases à cocher d'action avec le complément Trello en surbrillance

Cela ajoutera un bouton Trello aux icônes qui s’affichent lorsque vous lisez les e-mails entrants.

Si votre complément est utilisé lorsque vous rédigez un message à la place, faites défiler jusqu’à la section suivante, appelée «Barre d’outils», et activez-la à la place dans cette section.

Une fois que vous avez activé votre complément, cliquez sur Enregistrer en haut à droite, et l’icône du complément sera visible dans votre e-mail.

Un e-mail avec l'action Trello visible

Comment les supprimez-vous d’Outlook?

La suppression d’un complément ou d’un connecteur est très simple. Ouvrez le panneau Compléments et connecteurs, à partir du client (Accueil> Obtenir des compléments) ou de l’application Web (trois points> Obtenir des compléments), et cliquez sur «Mes compléments» (si vous êtes sur l’onglet Connecteurs, cette option se trouve au même endroit, mais elle s’appelle «Configuré»).

le

Recherchez le complément que vous souhaitez déconnecter, cliquez sur les trois points, puis dans le menu qui apparaît, choisissez « Supprimer ».

Le complément Trello, avec l'option Supprimer en surbrillance

Fermez le panneau Complément et connecteurs en utilisant le «x» en haut à droite. Le complément sera immédiatement supprimé, à la fois dans le client et dans l’application Web.

Vaut-il la peine d’être utilisé?

Si vous utilisez un service qui offre un complément ou un connecteur, ils peuvent être utiles. Pouvoir envoyer une pièce jointe directement à Dropbox, envoyer un e-mail à un canal Slack, ou transformer un e-mail directement en une tâche Trello ou Jira est un gain de temps considérable. Bien que de nombreux compléments soient payants, en particulier ceux conçus pour une utilisation en entreprise, beaucoup sont gratuits à installer.

En plus de ceux conçus pour être utilisés avec un service spécifique, il existe des compléments gratuits pour des outils autonomes tels que Giphy et Boomerang qui ajoutent des fonctionnalités à Outlook. Il n’y a pas de complément ou de connecteur unique que vous devriez utiliser, mais vous pouvez en utiliser beaucoup.

Comme expliqué ci-dessus, Microsoft valide tous les compléments et connecteurs. De plus, la société rend les détails de confidentialité et les conditions générales visibles dans le magasin afin que vous puissiez être sûr qu’ils sont en sécurité.

Dans l’ensemble, c’est un système simple et intuitif qui ajoute des fonctionnalités, généralement sans rien vous coûter.

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