Dans un environnement professionnel, les réunions sont souvent perçues comme incontournables. Bien qu’elles puissent parfois sembler entraver la productivité, elles deviennent nécessaires dès que la collaboration implique un certain nombre de personnes. L’organisation de ces rencontres n’est pas une mince affaire : il faut concilier les disponibilités de chacun, s’assurer que l’information est bien transmise et établir un ordre du jour précis. Si l’on travaille avec des équipes dispersées géographiquement, la gestion des fuseaux horaires ajoute une difficulté supplémentaire. Bien qu’Outlook ne soit pas le plus performant en matière de gestion des fuseaux horaires, il permet d’envoyer des invitations et de suivre les confirmations et refus. Il offre également la possibilité aux utilisateurs d’automatiser l’acceptation ou le refus des invitations en fonction de leur agenda.
Outlook est capable de détecter les conflits d’agenda, ce qui implique qu’il connaît nos plages horaires disponibles. Ainsi, si vous désirez qu’Outlook gère automatiquement vos invitations, il est nécessaire d’activer une option spécifique.
Automatisation de l’acceptation et du refus des invitations
Pour configurer cette fonctionnalité, commencez par ouvrir Outlook, puis cliquez sur « Fichier » et sélectionnez « Options ». Dans la fenêtre « Options », choisissez l’onglet « Calendrier » situé sur la partie droite. Descendez jusqu’à la section « Accepter ou refuser automatiquement », puis cliquez sur le bouton « Accepter ou refuser automatiquement ».
Une petite fenêtre apparaîtra, présentant trois options : la première permet d’accepter automatiquement les invitations, la seconde de refuser celles qui se chevauchent avec des événements déjà planifiés, et la troisième permet de refuser automatiquement les invitations aux réunions récurrentes.
Points à considérer
L’activation de ces options nécessite une gestion rigoureuse de votre calendrier. En effet, si vous bloquez des plages horaires pour travailler sur un projet spécifique sans l’indiquer dans votre agenda, Outlook les considérera comme disponibles et acceptera les invitations qui y sont envoyées.
Si vous ne souhaitez pas détailler chaque aspect de votre journée de travail dans votre calendrier, il est conseillé d’activer uniquement l’option permettant de refuser les invitations qui entrent en conflit avec d’autres événements, ainsi que celles concernant des réunions récurrentes. Il est préférable de garder un certain contrôle sur les invitations que vous acceptez.
Outlook ne propose pas la fonctionnalité permettant de définir des heures disponibles ou des heures « non-disponibles » que les autres utilisateurs de l’organisation pourraient consulter lors de l’envoi d’une invitation. Cette fonctionnalité simplifierait l’automatisation de la gestion des invitations. Si vous souhaitez tout de même automatiser l’acceptation des invitations sans détailler votre emploi du temps, une solution consiste à créer des événements sans nom dans votre calendrier pour les plages horaires que vous comptez consacrer à votre travail. Outlook n’effectuera pas de vérification quant à la nature des événements ou tâches, donc vous pouvez simplement ajouter des « blocs de temps » afin de signaler vos moments d’indisponibilité. C’est une solution rudimentaire mais efficace.