L’époque où vous contactiez personnellement vos clients pour chaque détail est révolue depuis longtemps.
Avec plus de 55 millions de réunions organisées chaque semaine rien qu’aux États-Unis, la gestion des rendez-vous est devenue une nécessité absolue. Pour simplifier cette tâche, le choix d’un logiciel performant doté des fonctionnalités adéquates est crucial.
Dans ce comparatif détaillé entre Calendly et Acuity, nous examinerons leurs caractéristiques et leurs avantages respectifs. Vous pourrez ainsi déterminer quel logiciel de planification de rendez-vous correspond le mieux à vos besoins.
Présentation de Calendly
Calendly est un outil d’automatisation de la planification qui facilite la gestion des rendez-vous et des réunions. Il vous fait gagner un temps précieux en éliminant les échanges d’e-mails incessants souvent associés à l’organisation d’événements.
Avec Calendly, les utilisateurs partagent leurs disponibilités et permettent à d’autres de réserver directement des rendez-vous avec eux. Sa grande flexibilité en fait un outil idéal pour les particuliers, les équipes et les entreprises souhaitant rationaliser leur processus de planification.
Le plus intéressant ?
La prise en main est extrêmement simple et aucune carte de crédit n’est requise pour commencer. Que votre objectif soit d’augmenter vos revenus, d’améliorer les délais de réponse des prospects ou de simplifier votre planification, Calendly a la solution qu’il vous faut !
Aperçu d’Acuity
Acuity Scheduling est une solution complète de gestion des rendez-vous qui simplifie votre quotidien. C’est comme avoir un assistant personnel disponible 24h/24 et 7j/7, qui se charge de l’organisation de votre emploi du temps.
Avec Acuity, les échanges téléphoniques à répétition ne sont plus qu’un mauvais souvenir. Vos clients peuvent consulter votre disponibilité en temps réel et prendre rendez-vous eux-mêmes. De plus, il peut gérer plusieurs sites et employés simultanément.
Mais ce n’est pas tout !
Acuity vous aide à contrôler vos disponibilités, à organiser les informations de vos clients et permet même d’intégrer des options de paiement en ligne via Stripe, Square ou PayPal. Vous avez également la possibilité de proposer des chèques-cadeaux, des forfaits, des abonnements ou des cours collectifs.
Ses intégrations incluent des outils de visioconférence pour les réunions virtuelles ainsi que l’envoi de rappels automatiques.
Calendly contre Acuity : Fonctionnement
Calendly
Pour ceux qui ne connaissent pas encore, Calendly est un outil de planification qui évite les échanges fastidieux pour trouver un horaire de réunion convenable. Voici comment il fonctionne 👇
#1 : Configuration
Vous commencez par créer un compte et personnaliser votre page de réservation. Vous pouvez y ajouter une photo de profil, modifier votre nom dans l’annuaire et synchroniser vos calendriers. Ainsi, l’application peut visualiser votre emploi du temps complet et n’afficher que les créneaux horaires disponibles sur votre page de réservation.
#2. Personnalisation des types d’événements
Calendly vous permet de personnaliser ses types d’événements prédéfinis pour définir les paramètres de réunion lors de la réservation d’un créneau dans votre calendrier. Vous pouvez définir les événements avec les éléments suivants :
- Nom
- Description
- Plage de dates
- Durée
- Lieu (en ligne ou hors ligne)
Vous pouvez également ajouter des plages horaires tampon avant ou après votre réunion afin d’éviter les réservations consécutives.
#3. Partager votre lien Calendly
Une fois que vous avez personnalisé vos types d’événements et défini votre emploi du temps idéal, il est temps d’inviter d’autres personnes.
En cliquant sur « Envoyer un e-mail », vous envoyez simplement le lien de votre page Calendly à ceux qui souhaitent prendre rendez-vous. Ils devront également cliquer sur les liens de confirmation pour valider vos conditions.
#4. Processus de réservation
La personne qui clique sur votre lien Calendly visualise les détails de vos événements et le calendrier. Elle peut sélectionner des dates spécifiques afin de vérifier les créneaux disponibles pour les rendez-vous. Les créneaux horaires s’adaptent automatiquement aux différents fuseaux horaires.
Après avoir confirmé le créneau idéal pour les deux parties, une nouvelle fenêtre s’ouvre pour collecter les coordonnées de la personne. Une fois qu’elle a saisi son adresse e-mail et son nom, elle peut cliquer sur « Planifier un événement ». Suite à cette action, les participants reçoivent un e-mail de confirmation de réservation.
#5. Intégration avec d’autres calendriers
Vous pouvez intégrer Calendly à d’autres calendriers tels que Google Agenda, Outlook, Office 365 et iCloud. Cela permet à vos autres calendriers de refléter vos créneaux de réunion et votre emploi du temps.
Acuity
Acuity vous permet de planifier des réunions et des rendez-vous en fonction de vos disponibilités et de celles de vos clients. Voici comment il fonctionne 👇
#1. Mise en place
Pour commencer à programmer des rendez-vous avec Acuity, vous devez créer un compte. Vous pouvez utiliser votre adresse e-mail existante ou choisir de vous connecter avec votre compte Google, Apple ou Facebook.
Une fois le compte créé, ajoutez vos informations personnelles si nécessaire.
#2. Afficher le calendrier et définir la disponibilité
Après avoir accédé au tableau de bord, ouvrez votre panneau de calendrier. Vous y trouverez les options suivantes :
- Afficher ou modifier les rendez-vous à venir
- Prendre un rendez-vous pour un client
- Bloquer des plages horaires
Vous pouvez également utiliser le filtre de vue pour passer d’une vue par jour, semaine ou mois. Pour configurer votre disponibilité, commencez par définir des heures hebdomadaires régulières. Pour annuler les heures hebdomadaires régulières certains jours, vous pouvez remplacer les heures afin d’ajuster votre emploi du temps à tout moment.
#3. Ajout de types de rendez-vous
Après avoir programmé votre disponibilité, vous pouvez également ajouter différents types de rendez-vous. Cela vous permet de personnaliser différents types de réunions en fonction du service que vous devez planifier.
Pour ajouter différents types de service, cliquez sur « Nouveau type de service » dans le menu « Types de rendez-vous ».
Là, ajoutez des détails tels que le nom, la durée, le prix et d’autres informations pour votre nouveau type de service. Vous pouvez également modifier ou dupliquer ces types à tout moment à partir du même menu.
#4. Intégration avec d’autres outils et calendriers
En plus de connecter vos comptes Acuity à votre site Web ou à vos campagnes par e-mail, vous pouvez également l’intégrer à d’autres outils.
Pour aligner Acuity sur vos calendriers existants, vous pouvez le synchroniser avec iCloud, Outlook et Google Agenda.
Vous pouvez l’intégrer à des outils de visioconférence tels que Zoom, Google Meet, Join.me et GoToMeeting.
Enfin, vous pouvez également bénéficier d’intégrations avec Stripe, Square et PayPal pour les paiements.
Avantages de Calendly et Acuity
Calendly
- Planification : Simplifie la planification des réunions en vous permettant d’allouer les créneaux disponibles et de répartir les tâches en fonction de votre emploi du temps de manière fluide.
- Personnalisation facile et interfaces conviviales : Facilite la planification d’événements en fonction de votre calendrier. Il permet de définir facilement des horaires pour tout type d’événement et à n’importe quelle heure.
- Communication améliorée : Améliore la communication entre les équipes et les clients. Il ajuste et notifie l’heure en fonction des fuseaux horaires respectifs. De plus, il est parfait pour planifier des démonstrations, des webinaires ou des événements en identifiant les emplacements des participants.
- Intégration avec les plateformes clés : Offre d’excellentes possibilités d’intégration avec des plateformes essentielles et connues telles que PayPal, Zoom, WordPress, etc.
- Minimise les échanges d’e-mails : Réduit le nombre de messages dans votre boîte de réception en limitant les allers-retours d’e-mails liés à l’organisation d’événements.
Acuity
- Prise en charge flexible des calendriers : Prend en charge les calendriers tels que Google Agenda, iCalendar, Outlook et Office 365. C’est un outil polyvalent pour les entreprises de toutes tailles.
- Interface conviviale et personnalisable : Outil intuitif qui met à jour votre calendrier, envoie des liens ou des formulaires de planification et s’intègre de manière transparente à vos autres comptes. La plateforme vous permet également de personnaliser votre page de planification en fonction de l’identité de votre marque.
- Gestion des fuseaux horaires : Vous pouvez définir des rendez-vous pour différents fuseaux horaires. Vous gérez ainsi l’horaire idéal pour les deux parties.
Calendly contre Acuity : Interface utilisateur et expérience
Acuity Scheduling propose une interface claire, facile à utiliser et personnalisable. Il vous permet de personnaliser les pages de planification avec les couleurs, le logo et les images de votre marque. Cela correspond à votre image et crée une expérience plus engageante pour vos clients.
D’un autre côté, Calendly se concentre principalement sur la simplicité de ses fonctionnalités. Son interface est simple et épurée. Elle se limite à l’essentiel afin de maximiser la facilité d’utilisation.
L’inverse est vrai pour Acuity, qui privilégie la personnalisation et l’esthétique au détriment de la simplicité.
En matière d’interface utilisateur et d’expérience, Calendly est un choix judicieux pour sa simplicité dans la prise de rendez-vous. Cependant, si l’image de marque est primordiale pour vous, Acuity sera un meilleur choix.
Calendly contre Acuity : Réunions de groupe
Acuity offre des fonctionnalités telles que les pages de réservation de groupe. Ces pages permettent aux équipes ou aux clients de réserver plusieurs créneaux horaires en une seule démarche.
Il propose également une identification automatique des fuseaux horaires qui permet à votre équipe et à vos clients d’identifier facilement les horaires. Enfin, Acuity intègre des fonctionnalités qui vous aident à limiter le nombre de réservations afin de garantir que cette fonction ne soit pas surutilisée.
Calendly propose une large gamme de types d’événements et de requêtes uniques qui utilisent les capacités au maximum. De plus, vous pouvez envoyer des messages rapides avant la date prévue, ce qui vous permet de gérer facilement tous les participants.
Les réunions de groupe et les événements sont les principales fonctions des deux outils, et ils fonctionnent tous deux très bien. Vous pouvez donc choisir l’un ou l’autre sans le regretter.
Calendly vs Acuity : Rapports et analyses
Les rapports d’Acuity offrent une vue d’ensemble des revenus, des types de rendez-vous et du nombre d’absences. Ces données vous aident à améliorer les performances et à identifier les points faibles qui entravent les opérations commerciales.
Calendly se concentre sur des indicateurs tels que :
- Date
- Volume
- Nombre de rendez-vous utilisés
- Remarques des invités
Ces analyses vous aident à évaluer les performances de votre proposition de mission. Vous pouvez également exporter les données pour les analyser manuellement ou utiliser les informations dans d’autres programmes si nécessaire.
Les rapports et analyses sont une fonctionnalité où Calendly surpasse clairement Acuity.
Calendly vs Acuity : Personnalisation
La personnalisation est une caractéristique clé de Calendly et Acuity Scheduling. Avec la personnalisation, vous pouvez ajouter des couleurs, des logos et des photos de l’entreprise dans les pages de planification. Cela permet d’offrir une apparence professionnelle et personnalisée à vos clients.
Les options de personnalisation renforcent la reconnaissance de la marque, ce qui améliore l’image de votre entreprise. Cependant, les deux plateformes offrent également des options de personnalisation fonctionnelle.
Par exemple, vous pouvez modifier votre flux de travail pour la planification. Vous pouvez y ajouter de nouveaux champs, pages, URL et autres personnalisations. Vous pouvez le faire en modifiant le fonctionnement du programme selon vos préférences.
Ce niveau de personnalisation vous permet d’individualiser votre processus de planification et de satisfaire vos clients.
Quant au vainqueur dans cette catégorie, la compétition est serrée, mais Acuity l’emporte de peu. Il offre des options de personnalisation supérieures et une meilleure représentation de votre marque.
Calendly vs Acuity : Intégrations
Calendly dispose d’une liste impressionnante de plus de 100 intégrations pour répondre à presque tous vos besoins. De la visioconférence aux intégrations de paiement, Calendly couvre plus de 11 catégories.
En comparaison, Acuity propose un peu plus de 30 intégrations, ce qui en fait un perdant évident. Acuity se contente de couvrir les intégrations de base dont vous avez besoin sans aller plus loin.
Il est possible que vous n’ayez pas besoin de toutes ces 100+ intégrations que Calendly a à offrir. Dans ce cas, Acuity convient parfaitement à tous ceux qui ont besoin d’intégrations de base. Toutefois, Calendly parvient à satisfaire un large éventail d’utilisateurs, ce qui en fait le vainqueur de cette catégorie.
Le meilleur logiciel de prise de rendez-vous sur le marché
En tenant compte de toutes les catégories et fonctionnalités que nous avons examinées, Calendly se distingue comme un léger vainqueur pour le meilleur logiciel de planification de rendez-vous, avec Acuity qui reste très compétitif.
Cependant, c’est le prix qui fait la différence pour moi. Calendly propose un forfait gratuit qui comprend des fonctionnalités de base, allant jusqu’à 16 $/mois. Alors qu’Acuity démarre à ce même prix de 16 $/mois, ce qui le rend beaucoup plus cher.
En fin de compte, les deux logiciels ont leurs forces et leurs faiblesses. Si vous souhaitez des options de personnalisation supérieures et plus poussées, Acuity peut surpasser Calendly. Mais vous pouvez compter sur Calendly pour répondre à tous vos besoins en matière de planification de rendez-vous et d’analyse.
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