Il est fréquent de rencontrer des confusions quant aux rôles respectifs des gestionnaires de ressources (GR) et des chefs de projet (CP). Pourtant, leurs missions et responsabilités sont foncièrement différentes au sein d’une entreprise.
Si une organisation aspire à mener à bien ses projets dans le respect des délais et du budget, les rôles du CP et du GR sont indispensables. Ces deux fonctions sont cruciales pour assurer le bon déroulement de chaque mission.
Le CP se concentre sur des projets spécifiques, alors que le GR intervient à l’échelle de l’unité opérationnelle. Le chef de projet assure la livraison du projet dans les délais et les limites budgétaires définies, tandis que le GR veille à ce que les ressources adéquates soient allouées aux différents projets.
Le travail du GR démarre une fois que l’organisation a remporté un contrat. Il s’assure de l’affectation des ressources nécessaires, qui sont ensuite redéployées vers d’autres projets une fois leur mission terminée.
Le CP, quant à lui, prend en charge la gestion de ces ressources et la livraison du projet dans le respect du cadre défini et de l’accord de niveau de service (SLA).
Il est important de souligner qu’un projet ne peut démarrer sans les ressources appropriées. Ainsi, dans tout secteur d’activité, les rôles du GR et du CP sont complémentaires et essentiels.
Rôle du Chef de Projet (CP)
Le CP est responsable de la gestion intégrale d’un ou plusieurs projets. Son rôle principal consiste à atteindre les jalons du projet conformément au SLA, tout en respectant scrupuleusement le budget alloué.
La mission du CP est spécifique au projet et se concentre sur sa mise en œuvre, dans le respect du périmètre et du calendrier, en collaboration avec son équipe. En résumé, les chefs de projet sont les garants de la réussite des projets et s’assurent que la livraison est conforme aux objectifs de l’entreprise et aux attentes des clients.
Responsabilités du Chef de Projet
- Planification, suivi et élaboration des plans de gestion de projet, ainsi que communication avec les parties prenantes et la direction.
- Gestion du budget et garantie d’une exécution rentable du projet sans compromettre les normes de qualité.
- Suivi des SLA pour évaluer la performance du projet.
- Réalisation du projet dans le respect du budget et du périmètre définis.
- Gestion des risques : identification des risques et mise en place d’un plan d’atténuation.
- Travail sur l’amélioration continue des services (CSI).
- Responsable des procédures opératoires standard (SOP), des manuels d’exécution et autres documents nécessaires.
- Responsable du CSAT (évaluation de la satisfaction client) : suivi, amélioration et clôture.
- Responsable de l’évaluation des projets et du processus qualité, par exemple avec la méthodologie Six Sigma.
- Gestion des équipes : motivation, évaluations, promotions, structuration des parcours professionnels, etc.
Rôle du Gestionnaire de Ressources (GR)
Le rôle principal du GR est de s’assurer que les chefs de projet disposent des ressources nécessaires pour mener à bien leurs missions. Alors que le CP opère au niveau du projet, le GR travaille au niveau de l’unité opérationnelle (BU) pour assurer la disponibilité des ressources nécessaires à la tenue des engagements.
Le GR n’est pas associé à un projet spécifique de manière permanente. Son rôle est temporaire pour chaque projet, et une fois les ressources attribuées, il passe à un autre projet.
Responsabilités du Gestionnaire de Ressources
- Comprendre le budget du projet et affecter les ressources appropriées.
- Plan de disponibilité : s’assurer que le « banc » est toujours occupé par les ressources adéquates et être informé des projets en cours.
- Analyser et sélectionner les ressources en fonction de leur expérience, compétences et disponibilité.
- Coordonner avec les CP pour identifier les situations de sur-utilisation ou de sous-utilisation du personnel et s’assurer de l’adéquation des compétences aux projets.
- Collaborer avec les CP pour réaffecter les ressources, ajuster les besoins et identifier les besoins critiques en ressources pour un recrutement externe.
- Échanger régulièrement avec les CP pour anticiper les projets à venir et comprendre les besoins en ressources.
- Dans certains cas, collaborer avec les départements concernés pour discuter de la performance des employés, de la formation et du développement des compétences.
- Travailler avec l’équipe commerciale pour estimer les besoins en ressources.
- Contacter des prestataires externes pour pallier les besoins urgents en ressources.
- Être constamment informé des dernières lois du travail, de la documentation des processus, de la tenue des dossiers, etc.
Différence entre un Chef de Projet (CP) et un Gestionnaire de Ressources (GR)
Bien que leurs rôles soient distincts, le CP et le GR doivent travailler de concert pour mener à bien les projets.
Objectifs
L’objectif principal du chef de projet est de mener à bien les projets dans le respect des SLA, du cadre et du budget définis. Il utilise des méthodologies telles qu’ITIL ou Six Sigma et s’appuie sur les ressources de son équipe. Il vise la rentabilité et la satisfaction client.
Le GR, quant à lui, assure une gestion efficace des ressources. Son objectif est de fournir les ressources adéquates pour les projets, de maintenir un niveau élevé de satisfaction des employés et de contribuer à la réalisation de leurs objectifs de carrière.
Méthode de Livraison
Une fois le contrat remporté, le CP définit le périmètre du projet et fournit une estimation des ressources nécessaires au GR. Ce dernier procède alors à l’affectation des ressources, en puisant dans le « banc », les ressources libérées par d’autres projets ou en recourant à des recrutements externes.
Exécution
Le GR suit l’utilisation des ressources à l’aide d’outils comme PeopleSoft. Il contrôle en permanence la sur-utilisation, la sous-utilisation, les aspects facturables et non facturables, et ajuste son plan en accord avec le CP.
Si le GR ne parvient pas à fournir les ressources dans les délais, cela peut engendrer des problèmes, des pénalités, voire, dans certains cas, la perte du projet.
Le CP analyse les risques du projet et met en place un plan d’atténuation. Parallèlement, il évalue régulièrement la performance du projet à l’aide de jalons. Il s’assure que le projet est mené à terme dans les délais et le budget, sans interruptions, escalades ou violation du SLA.
Compétences requises pour les rôles de CP et GR
Les chefs de projet ont besoin de compétences variées, notamment :
- Adaptabilité
- Gestion de projet
- Sens des responsabilités
- Excellentes compétences en communication
- Capacité à penser « out of the box »
- Savoir déléguer
- Capacité de prévision
- Leadership
- Résolution de problèmes
- Réflexion stratégique
Les gestionnaires de ressources, quant à eux, doivent posséder les compétences spécifiques suivantes :
- Excellentes compétences en communication
- Connaissance des technologies
- Compétences en négociation
- Flexibilité
- Prise de décision rapide
- Engagement
- Analyse et prévision
- Capacités de présentation
Outils Utilisés par les Chefs de Projet (CP) et les Gestionnaires de Ressources (GR)
Les chefs de projet ont un rôle multifacette qui inclut la gestion d’équipe, des délais, des coûts, des rapports et du périmètre. Il est difficile de gérer ces activités manuellement avec précision, c’est pourquoi des outils et logiciels spécifiques sont disponibles pour les aider.
Les outils de gestion de projet sont d’une grande aide pour organiser et gérer efficacement les projets et les tâches. Ces outils peuvent être adaptés à différentes tailles et utilisations en fonction des exigences du projet.
Voici quelques-uns des meilleurs outils utilisés par les chefs de projet :
#1. Monday
Monday est un outil de gestion de projet complet, basé sur le cloud. Les CP peuvent l’utiliser pour planifier, suivre et mettre à jour l’état d’avancement de leurs projets.
Il propose plus de 200 modèles intégrés qui facilitent la création de flux de travail et la gestion des activités d’équipe.
L’interface utilisateur, visuellement attractive, est facile à prendre en main sans formation. La fonctionnalité glisser-déposer permet de personnaliser les éléments et sous-éléments, et de mettre à jour les flux de travail en temps réel.
Sa représentation unique des données permet aux CP de visualiser le déroulement du projet à l’aide de diagrammes de Gantt. Le cadre Kanban permet aux membres de l’équipe de suivre à tout moment l’état actuel des tâches.
Le logiciel est disponible en trois versions : Basic, Standard et Pro, avec des tarifs respectifs de 8 $, 10 $ et 16 $ par siège et par mois. Il existe également une version Enterprise, qui prend en charge des fonctionnalités personnalisées et des environnements très complexes.
#2. Wrike
Le logiciel Wrike garantit l’exécution fluide des projets. Cet outil aide les chefs de projet à gérer, suivre et prévenir les retards dans la réalisation des activités du projet.
L’outil offre une visibilité complète sur le projet, assurant une gestion facilitée des ressources et des tâches, et contribuant au respect des échéances.
Son logiciel de suivi du temps, ses tableaux Kanban personnalisables, sa sécurité de niveau entreprise et son automatisation du flux de travail offrent un contrôle et une visibilité totale sur le projet.
Cet outil est adapté à tous les secteurs d’activité et unités opérationnelles. Il peut être utilisé dans divers domaines tels que l’informatique, le marketing digital, la gestion de produits et de projets, le conseil, les services professionnels, les opérations commerciales, etc.
Vous pouvez consulter d’autres outils de gestion de projet ici.
Outils utilisés par le Gestionnaire de Ressources
Les gestionnaires de ressources utilisent des outils et des modèles pour travailler efficacement.
En fonction de la taille du projet, du profil de l’équipe et de l’entreprise, les GR peuvent choisir parmi un grand nombre d’outils de gestion des ressources actuellement disponibles sur le marché.
Teamdeck
Teamdeck est un logiciel de gestion des ressources basé sur le cloud, efficace et complet. Ses avantages comprennent la planification des ressources, le suivi du temps, le contrôle de la disponibilité et la génération de rapports personnalisés.
Sa console de gestion des ressources, flexible, fournit des informations détaillées sur les ressources allouées aux projets et une visibilité sur la charge de travail actuelle et future.
Qu’elles soient permanentes, temporaires ou indépendantes, toutes les ressources peuvent être suivies et leurs feuilles de temps peuvent être gérées.
L’une de ses principales qualités est sa capacité d’intégration avec d’autres outils tels que Slack ou Zapier, via une API. Des modèles intégrés, personnalisables, peuvent être utilisés pour la création de rapports.
Le logiciel est disponible en version d’essai gratuite pendant sept jours, puis son prix est de 3,99 $ par membre de l’équipe et par mois.
Certains outils de gestion des ressources humaines basés sur le SaaS sont détaillés ici.
Conclusion 👩🏫
Les chefs de projet et les responsables des ressources sont des piliers importants pour la réussite des engagements. L’utilisation d’outils pour faciliter et automatiser leurs tâches quotidiennes permet de gagner en efficacité, de renforcer les communications et de maîtriser les budgets et les dépenses.
Le choix des outils dépend des besoins, du projet et de l’entreprise. Pour commencer, il est conseillé de tester l’outil, de vérifier sa faisabilité, puis de prendre une décision.
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