Comment identifier et gérer les doublons dans Apple Numbers
Lorsque vous manipulez un grand volume de données dans Apple Numbers sur votre Mac, il est fréquent de rencontrer des doublons. Ces occurrences peuvent concerner des noms, des adresses électroniques, des références de produits, des couleurs ou toute autre information.
La détection et la suppression des doublons peuvent s’avérer ardues, surtout si votre feuille de calcul est volumineuse. Contrairement à certains logiciels, Numbers ne propose pas de fonction directe « supprimer les doublons ».
Dans cet article, nous explorerons diverses méthodes pour identifier les doublons, les mettre en évidence et, si nécessaire, les éliminer.
Identifier les doublons par le tri
Si votre feuille de calcul ne contient qu’une quantité limitée de données, vous pouvez envisager un tri suivi d’une recherche manuelle. Bien que cette méthode soit plus rapide qu’un examen cellule par cellule, elle reste peu pratique pour les feuilles de calcul très fournies.
Trier selon une seule colonne
Si vous souhaitez identifier les doublons en triant une seule colonne, suivez ces étapes:
- Sélectionnez le tableau en cliquant n’importe où à l’intérieur.
- Placez votre curseur sur l’en-tête de la colonne à trier.
- Cliquez sur la flèche située à côté de la lettre de la colonne et choisissez « Trier par ordre croissant » ou « Trier par ordre décroissant » dans le menu déroulant.
Trier selon plusieurs colonnes
Si l’identification des doublons nécessite un tri selon plusieurs colonnes, procédez comme suit:
- Effectuez les mêmes étapes que précédemment, mais au lieu de sélectionner une option de tri dans le menu, cliquez sur « Afficher les options de tri ».
- Le volet latéral droit devrait s’ouvrir sur le menu de tri.
- Assurez-vous que l’option « Trier le tableau entier » est sélectionnée dans le premier menu déroulant.
- Dans le menu déroulant « Ajouter une colonne » sous l’en-tête « Trier les lignes par plusieurs colonnes », choisissez la première colonne à trier. En dessous, choisissez « Ascendant » ou « Descendant ».
- La zone « Trier les lignes » devrait maintenant afficher « Trier par » et un autre menu déroulant « Ajouter une colonne ». Choisissez une autre colonne dans ce menu et sélectionnez son ordre de tri.
- Les données devraient se trier automatiquement. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur le bouton « Trier maintenant » en haut du volet latéral.
Une fois vos données triées, il vous sera plus facile de repérer les doublons et de les gérer selon vos besoins.
Identifier les doublons à l’aide de fonctions
Apple Numbers intègre deux fonctions particulièrement utiles pour la détection de doublons : les fonctions SI et NB.SI. Comme leurs homologues dans Excel, la fonction SI permet d’afficher une valeur « Vrai » ou « Faux » ou un texte personnalisé pour identifier un doublon, tandis que NB.SI indique le nombre d’occurrences d’un élément, révélant ainsi les doublons.
Utiliser la fonction SI
Prenons l’exemple d’une feuille de calcul où la colonne A contient des noms de produits et où la première ligne contient les en-têtes de colonne. Il est nécessaire d’avoir trié vos données selon les méthodes décrites précédemment. Suivez ces instructions pour votre propre feuille:
- Insérez une nouvelle colonne à l’endroit où vous souhaitez afficher l’indicateur de doublon.
- Cliquez sur la cellule de la deuxième ligne de cette colonne et ouvrez l’éditeur de fonctions en saisissant le signe égal (=).
- Saisissez la formule `SI(A2=A1, « Dupliquer », « »)` dans l’éditeur. Cette formule compare la cellule avec celle qui la précède et affiche « Dupliquer » si elles sont identiques. Dans le cas contraire, elle laisse la cellule vide. Vous pouvez remplacer A2 et A1 par B2 et B1 en fonction de la colonne à analyser.
- Validez la formule en cliquant sur la coche.
- Copiez la formule dans les cellules suivantes en cliquant sur la cellule et en la faisant glisser vers le bas à l’aide du petit cercle jaune.
Pour mettre davantage en évidence les cellules marquées comme « Dupliquer », vous pouvez les personnaliser en leur attribuant une couleur différente.
Si vous préférez afficher « Vrai » ou « Faux » à la place de texte personnalisé, vous pouvez saisir `(A2=A1)` directement dans l’éditeur, sans utiliser la fonction SI.
Utiliser la fonction NB.SI
En utilisant le même exemple de données que précédemment, voici comment utiliser la fonction NB.SI pour détecter les doublons:
- Insérez une nouvelle colonne où vous souhaitez afficher l’indicateur de duplication.
- Cliquez sur la cellule de la deuxième ligne sous l’en-tête de la nouvelle colonne et ouvrez l’éditeur de fonctions avec le signe égal (=).
- Saisissez la formule `NB.SI(A,A2)` dans l’éditeur. « A » représente la colonne et « A2 » la ligne.
- Validez la formule en cliquant sur la coche.
- Copiez la formule dans les cellules suivantes en utilisant la méthode précédente.
Vous verrez désormais des nombres dans la nouvelle colonne indiquant le nombre d’occurrences de chaque élément. Dans notre exemple, « Cap » apparaît trois fois, « Coat » une fois et « Gloves » deux fois.
Supprimer les doublons
Vous pouvez supprimer manuellement les doublons en recherchant chaque cellule marquée comme « Dupliquer », « Vrai » ou un nombre supérieur à 1 et en les supprimant une par une. Cependant, le tri de la colonne de formules permet de supprimer plus rapidement les doublons. Soyez vigilant pour ne pas supprimer les originaux en même temps que les doublons.
Fusionner et supprimer les doublons
Il est possible que vous souhaitiez supprimer les doublons sans perdre certaines données. Par exemple, si vous avez des données d’inventaire, vous souhaiterez probablement cumuler les quantités avant de supprimer les doublons. Pour cela, il faut d’abord fusionner les données.
Fusionner les données
Dans notre exemple, nous allons conserver la colonne « Indicateur de duplication » que nous avons créée avec la fonction SI, et ajouter une autre colonne à droite pour nos totaux:
- Cliquez sur la cellule de la deuxième ligne de la nouvelle colonne et ouvrez l’éditeur de fonctions en saisissant le signe égal (=).
- Saisissez `(B2)+SI(A2=A3,D3,0)` dans l’éditeur. (L’explication de cette formule est donnée ci-dessous.)
- Cliquez sur la coche pour valider la formule.
- Copiez la formule dans les cellules suivantes.
Voici une explication de la formule:
- (B2) représente la cellule contenant notre première quantité.
- Le signe « + » ajoute cette quantité à la valeur suivante.
- `SI(A2=A3)` vérifie si la cellule actuelle (A2) est un doublon de la cellule suivante (A3).
- D3 est l’endroit où la somme totale sera affichée.
- 0 sera ajouté en cas de non-doublon.
Après avoir fusionné les données, vérifiez que tous les calculs sont corrects.
Supprimer les doublons
Pour supprimer les doublons après avoir fusionné les données, vous utiliserez à nouveau la fonction de tri. Toutefois, avant cela, vous devez copier les résultats des colonnes « Dupliquer » et « Total » dans de nouvelles colonnes, sous forme de valeurs et non de formules.
En reprenant notre exemple, nous allons copier-coller les colonnes « Dupliquer » et « Total »:
- Sélectionnez les deux colonnes et cliquez sur « Modifier » puis « Copier » dans la barre de menu macOS.
- Sélectionnez les nouvelles colonnes où vous souhaitez coller les résultats, puis cliquez sur « Modifier » puis « Coller les résultats de la formule » dans la barre de menu.
- Supprimez les colonnes contenant les formules en les sélectionnant à nouveau et en faisant un clic droit (ou en cliquant sur la flèche de l’en-tête de la colonne) puis en choisissant « Supprimer les colonnes sélectionnées ».
Vous pouvez maintenant trier selon la colonne d’indicateurs de doublons en utilisant les instructions de tri données au début de cet article. Vous devriez voir tous les doublons regroupés pour les supprimer facilement.
Vous pouvez également supprimer les colonnes « Quantité » et « Dupliquer » d’origine que vous avez utilisées pour les fonctions et les formules. Il ne vous restera plus qu’une feuille de calcul sans doublons et avec les données fusionnées.
Vous pouvez aussi filtrer votre colonne « Dupliquer » afin de n’afficher que les données uniques sans supprimer aucune ligne:
- Allez dans « Organiser » puis « Afficher les options de tri » et cliquez sur l’onglet « Filtre ».
- Sélectionnez votre colonne « Dupliquer » dans le menu déroulant « Ajouter un filtre ».
- Dans la fenêtre « Choisir une règle » qui apparaît, sélectionnez « Texte » dans le menu de gauche, puis « N’est pas » dans celui de droite.
- Une liste déroulante « Le texte n’est pas » apparaîtra. Tapez « Dupliquer » dans la zone de texte en dessous et appuyez sur « Retour » (ou « Entrée »).
- Votre tableau n’affichera désormais que les entrées uniques dans votre feuille de calcul!
Avant de supprimer des colonnes, des lignes ou d’autres données dans Apple Numbers, assurez-vous que tout est correct et que vous n’en avez plus besoin.
Gérer efficacement les doublons
Il est facile d’introduire des doublons dans vos feuilles de calcul Numbers, quelle que soit la nature de vos calculs. Les méthodes décrites dans cet article vous aideront à les identifier, à fusionner les données pertinentes et à les supprimer, pour une feuille de calcul propre et exempte d’erreurs.
Nous espérons que cet article vous incitera à utiliser Numbers plus souvent. C’est une excellente application intégrée à macOS qui offre de nombreuses possibilités si vous prenez le temps d’explorer ses fonctionnalités.