Pour une gestion efficace des dossiers médicaux numériques, le suivi précis des données des patients et la gestion de la facturation en ligne, l’adoption d’un système de gestion de cabinet est indispensable pour tous les acteurs du secteur de la santé.
Les professionnels de la santé peuvent optimiser les aspects administratifs et opérationnels de leur pratique grâce à un logiciel de gestion de cabinet spécialement conçu à cet effet.
L’utilisation d’un tel système permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de simplifier l’exécution des tâches quotidiennes. Ces systèmes centralisent des fonctions essentielles telles que la planification des rendez-vous, la création de factures, le traitement des paiements, la gestion des dossiers patients et la génération de rapports pertinents.
Cet article explorera en détail ce que sont les systèmes de gestion de cabinet et leurs applications. Nous examinerons également leur fonctionnement, leurs avantages et les principales fonctionnalités à rechercher lors du choix d’un tel système.
Enfin, nous présenterons quelques-uns des meilleurs systèmes de gestion disponibles pour les professionnels de la santé. Alors, commençons sans plus tarder !
Les systèmes de gestion de cabinet : fonctions et applications
Les systèmes de gestion de cabinet (SGC), véritables assistants virtuels pour diverses entreprises, qu’il s’agisse de cabinets de conseil, juridiques ou médicaux, sont essentiels.
Ils contribuent à des tâches telles que la programmation des rendez-vous, la gestion de la documentation, le traitement des factures et la facturation, ainsi que le suivi des informations sur les clients ou patients. Ces solutions logicielles, dotées de nombreux modules et fonctionnalités, simplifient grandement les tâches répétitives.
En regroupant toutes ces fonctions et en automatisant plusieurs processus, les logiciels SGC fluidifient le travail. Cela se traduit par une réduction des erreurs, une amélioration du travail d’équipe et un respect rigoureux des réglementations en vigueur.
Les professionnels peuvent ainsi consacrer davantage de temps aux patients ou clients, grâce au temps gagné sur les tâches administratives. L’amélioration de la satisfaction client, l’augmentation des revenus et la fluidité générale du fonctionnement du cabinet sont ainsi favorisées.
Comment fonctionne un système de gestion de cabinet ?
Comme mentionné précédemment, un système de gestion de cabinet simplifie les tâches courantes, allège la charge administrative, améliore la communication et facilite la gestion structurée des dossiers. Cela conduit à une efficacité accrue et à une meilleure qualité des soins ou des services proposés aux patients ou clients.
Il y parvient en planifiant et en automatisant les processus cruciaux des opérations commerciales. Il prend en charge la facturation, simplifie la gestion des données des patients et facilite la prise de rendez-vous.
Au-delà de la gestion de la paperasse, le SGC favorise l’interaction des équipes et automatise les tâches répétitives telles que les rappels. Il facilite la conformité réglementaire et fournit des indicateurs de performance pertinents. Grâce à l’accessibilité via le cloud, les SGC permettent le travail à distance et améliorent l’efficacité globale, laissant plus de temps aux praticiens pour se concentrer sur les patients et clients.
Quels sont les avantages d’un système de gestion de cabinet ?
Les systèmes de gestion de cabinet offrent de nombreux avantages. En voici quelques-uns :
- En automatisant les processus et en réduisant le travail manuel, le SGC accroît la productivité et fait gagner un temps précieux.
- De plus, il simplifie la planification et rationalise les processus de prise de rendez-vous et de rappels.
- Le SGC réduit les erreurs grâce à l’automatisation des procédures.
- Il centralise les données des patients/clients, sécurise les documents importants et assure le suivi des éléments organisationnels.
- Il garantit une facturation précise et un suivi rigoureux des paiements.
- La communication interne est améliorée grâce aux fonctionnalités de messagerie du SGC.
- Des rapports informatifs et des données exploitables sont fournis pour une meilleure prise de décision.
En outre, le SGC facilite la tenue de registres précis et conformes. De plus, il offre une grande polyvalence grâce à l’accès basé sur le cloud et permet le travail à distance.
Quelles sont les principales caractéristiques qu’un système de gestion de cabinet doit posséder ?
Divers éléments permettent collectivement à un cabinet de gérer efficacement ses tâches, améliorant ainsi la gestion globale et la qualité des services proposés. Les éléments clés qu’un système de gestion de cabinet devrait idéalement inclure sont :
- Une gestion et une planification efficaces des rendez-vous, avec suivi de la disponibilité et envoi de rappels.
- Des dossiers complets incluant informations personnelles, antécédents médicaux et notes pour une récupération facile sous la gestion du patient/client.
- La capacité de générer des factures, de suivre les paiements et de rationaliser le traitement des paiements en ligne.
- L’organisation et la sauvegarde des documents importants liés aux patients, clients et opérations du cabinet par une gestion performante des documents.
- L’automatisation des tâches répétitives telles que rappels de rendez-vous, suivis et paperasse.
- La fonctionnalité de messagerie interne comme outil de communication pour favoriser le travail d’équipe et une communication efficace entre les collaborateurs.
Enfin, il devrait fournir des informations sur les performances du cabinet grâce à des indicateurs, la personnalisation des rapports et le soutien de la conformité réglementaire en conservant des dossiers et des documents précis.
Practice Fusion
Practice Fusion est une plateforme de gestion de cabinet complète qui offre entre autres la gestion du DSE, la facturation, la gestion de la prescription électronique, les laboratoires et l’imagerie.
Ce logiciel, doté d’un système de gestion de cabinet et d’un dossier de santé électronique basé sur le cloud, assure le bon fonctionnement des établissements médicaux. Il propose des solutions pour simplifier le suivi et la gestion des groupes de patients en fonction de divers paramètres cliniques.
Avec Practice Fusion, vous pouvez gérer votre cabinet médical facilement depuis n’importe quel endroit. Cette plateforme offre les mêmes performances sur ordinateur de bureau, portable ou iPad.
Leurs produits de gestion de la santé de la population vous aident avec des alertes de décisions cliniques, des tableaux de bord de performances et des outils de communication automatisée avec les patients pour une amélioration des soins cliniques.
Azalea Health
Azalea Health est utilisé par des cliniques indépendantes, des établissements de santé ruraux et des hôpitaux pour simplifier les opérations, augmenter les revenus et améliorer la qualité des soins de santé.
Le système DSE fournit une interface patient, la télésanté, le cryptage des données, la gestion du cycle de revenus, etc. Les données en temps réel d’Azalea fournissent aux médecins les antécédents médicaux complets d’un patient, leur permettant ainsi de poser des diagnostics précis et d’administrer des traitements efficaces.
Le personnel médical et les experts peuvent utiliser Azalea Health pour la planification, les soins aux patients à distance et la communication avec les patients.
L’interface, simple et intuitive, permet aux médecins d’accéder à toutes les informations nécessaires depuis un seul écran. De plus, Azalea Health fournit des outils pour gérer les revenus afin de garantir des paiements rapides et des remboursements garantis.
RXNT
RXNT est une solution logicielle médicale basée sur le cloud et certifiée ONC pour améliorer la gestion du cycle de revenus et accélérer la facturation.
Il dispose d’une fonction d’authentification unique, permettant aux médecins et autres professionnels de santé d’accéder rapidement aux dossiers des patients.
Les formulaires intelligents personnalisables de RXNT réduisent la duplication et diminuent les risques de refus de réclamations. De plus, il comprend des notifications de réclamations et des vérifications d’éligibilité en temps réel pour éviter des appels et des refus coûteux.
Les différents modules de RXNT fonctionnent de concert pour offrir une solution complète de gestion de cabinet. Son adaptabilité à diverses pratiques et spécialisations qui ont besoin d’un système de gestion des revenus amélioré est un atout majeur.
Si un fournisseur n’a pas besoin d’un système complet, les modules de RXNT peuvent être intégrés à des systèmes existants.
CureMD
CureMD est un service cloud qui gère diverses fonctions administratives et cliniques pour les établissements de santé, de la planification des rendez-vous à la documentation des patients en passant par la facturation et le recouvrement des paiements.
Il convient à une gamme de spécialités et d’organisations de soins de santé de différentes tailles. Sur CureMD, les utilisateurs peuvent accéder et modifier rapidement les dossiers médicaux d’un patient, et automatiser des procédures fastidieuses.
L’application Avalon EHR de CureMD permet de télécharger en toute sécurité les ordonnances de laboratoire, les diagnostics, les signes vitaux et d’autres informations sur les patients. CureMD permet également d’évaluer, de reconnaître, de signer et d’attribuer les résultats de laboratoire à l’aide du système CPOE du DSE.
Sur leur appareil, les patients peuvent consulter leurs résultats de laboratoire, planifier des rendez-vous, demander des renouvellements de médicaments, effectuer des paiements en ligne et recevoir des communications de leurs médecins.
Greenway Health
Le logiciel de gestion de cabinet médical de Greenway Health est un système intégré de gestion de projet, de DSE et de facturation basé sur le cloud. Il fournit plus de 4 000 modèles personnalisables pour répondre à toutes les exigences de la pratique clinique.
Les fournisseurs peuvent générer plus de revenus avec moins de dépenses grâce à ses capacités de facturation consolidée et de reporting financier en temps réel.
Greenway Health est conçu pour les prestataires de soins de santé ambulatoires performants qui ont besoin d’automatiser et d’externaliser le plus possible pour soulager la charge de travail de leur personnel. Il offre la possibilité d’importer des images pour les cartes d’identité et les cartes d’assurance, en plaçant directement les données des patients dans leurs dossiers.
Le logiciel permet de fournir aux patients de nombreuses listes pharmaceutiques pour améliorer l’efficacité. Enfin, les services de codage et d’audit médicaux de Greenway Health améliorent la saisie des réclamations et minimisent les erreurs.
TheraNest
TheraNest est un système de gestion de cabinet qui interagit avec Wiley Planners pour une planification et une administration des rendez-vous fluides.
Il a été classé parmi les 20 meilleures options logicielles de santé mentale par Capterra en 2020. Il propose des applications mobiles pour iOS et Android et est accessible en tant que SaaS basé sur le cloud.
TheraNest est un excellent choix pour les psychologues, les conseillers, les thérapeutes et les travailleurs sociaux. Il convient aux petites et moyennes entreprises, aux organisations à but non lucratif et aux établissements d’enseignement.
Grâce à des outils comme la planification, les calendriers, les procédures de facturation (factures, paiements et relevés) et un stockage de fichiers illimité, TheraNest aide les clients à rationaliser leurs pratiques.
Il propose des ressources comme un portail client, la télésanté, des planificateurs de rendez-vous, des rappels de rendez-vous et le traitement des cartes de paiement. Il accélère également les procédures sans papier et fait gagner du temps. Il est sécurisé et conforme à la loi HIPAA.
Practice EHR
Practice EHR est un système convivial, évolutif et basé sur le cloud qui gère toutes les tâches opérationnelles des établissements médicaux. Il prend en charge les appareils mobiles et offre des services RCM professionnels avec une facturation synchronisée et automatisée.
Ce programme vous permet d’accéder à des spécialisations telles que la podologie, les soins chiropratiques, les soins d’urgence et bien d’autres.
Le système de gestion de cabinet de Practice EHR rationalise le processus de facturation. La présentation élégante et moderne rend la navigation facile et intuitive, sans besoin de formation. Les processus conviviaux de la plateforme la rendent simple à utiliser et à comprendre, tout en automatisant les opérations quotidiennes et en rationalisant les transactions d’échange de données informatisées (EDI).
RevenueXL
Avec plus de 15 ans d’expérience, une technologie de pointe et une équipe de spécialistes en administration de la pratique, RevenueXL est un fournisseur expérimenté de solutions de soins de santé. Il propose des solutions complètes pour les petits cabinets à tous les niveaux.
RevenueXL peut déterminer et valider rapidement le niveau d’éligibilité aux prestations d’assurance des patients. Il est idéal pour les opérations multi-sites, multi-prestataires ou multi-groupes. De plus, il peut installer le centre d’échange de votre choix grâce aux nombreuses intégrations du logiciel, et il permet d’accepter les paiements des patients plus rapidement grâce à une intégration de paiement en ligne.
RevenueXL permet de personnaliser la création de relevés de patients pour diverses catégories un jour spécifique du mois. Il améliore aussi l’efficacité du personnel et des médecins, rationalise la communication et simplifie les tâches financières et administratives.
Pulse INC.
Le système de gestion de cabinet PulsePro de Pulse Healthcare combine les procédures administratives, cliniques et financières en un seul package en utilisant une logique de flux de travail automatisée.
Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des questions importantes puisque le système vous libère des tâches administratives.
PulsePro offre d’excellentes fonctionnalités pour la planification des visites, l’enregistrement des patients, la facturation des soins de santé et le traitement des réclamations. Il est simple à utiliser et à installer. Avec ses listes de flux de travail, vous pouvez définir chaque phase d’une tâche pour un traitement rapide, comme terminer votre compte client dans les 90 jours.
Le système de rappel patient intégré et automatisé de PulsePro vous permet de réduire le temps passé sur les tâches administratives et d’augmenter vos revenus. Il s’agit d’un système de gestion de cabinet simple et abordable, utilisant des processus modernes et intuitifs ainsi qu’une navigation simple.
NextGen
NextGen Office est un système de gestion de cabinet basé sur le cloud conçu pour les grandes organisations. Il fournit un système qui peut être configuré et utilisé immédiatement avec une simple connexion internet.
Les fonctionnalités comprennent un portail patient convivial, des DSE spécifiques à la spécialité et un tableau de bord MACRA/MIPS.
NextGen est parfait pour les professionnels de la santé qui souhaitent une solution prête à l’emploi et qui veulent améliorer la gestion et l’automatisation de leur cabinet sans intervention sur place.
Les employés peuvent visualiser rapidement leurs tâches quotidiennes grâce aux modèles à code couleur. En plus des demandes d’autorisation automatisées, NextGen intègre d’autres fonctions, comme le statut du payeur et la vérification de l’éligibilité.
Conclusion
Un système de gestion de la pratique est la base d’opérations efficaces pour différents professionnels. Il simplifie les tâches et améliore la qualité du service grâce à des modules comme la prise de rendez-vous, l’administration des patients/clients, la facturation et les outils de communication.
De plus, le SGC permet un accès via le cloud, fournit des informations sur les performances et aide à maintenir la conformité réglementaire. Un bon SGC est essentiel pour l’administration des cabinets aujourd’hui compte tenu des progrès technologiques, en offrant une efficacité et des soins ou services de qualité. Assurez-vous donc de trouver un logiciel SGC qui réponde à tous vos besoins et qui exécute les tâches efficacement.
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