Dans le monde professionnel actuel, l’échange de courriels est devenu un pilier de la communication quotidienne. Que vous soyez à la tête d’une entreprise ou que vous ayez simplement une vie bien remplie, vous êtes probablement submergé de courriels importants que vous envoyez et recevez chaque jour.
Malheureusement, ces courriels importants peuvent parfois être perdus. Ils peuvent être supprimés accidentellement, ou pire, intentionnellement. Parfois, ils se retrouvent simplement enfouis sous une montagne de nouveaux messages dans votre boîte de réception.
Parmi cette avalanche de courriels quotidiens, certains sont cruciaux et vous aurez besoin d’y accéder ultérieurement. C’est là que l’archivage de courriels prend tout son sens. En archivant certains courriels, vous mettez à l’abri des informations essentielles, à l’abri des pertes dues à la surcharge de votre boîte ou à d’autres incidents.
Malgré tous les avantages que procure l’archivage de courriels, il est surprenant de constater que de nombreuses personnes n’exploitent pas cette fonctionnalité pourtant très puissante. Cet article explore en détail l’archivage de courriels et vous présente les meilleurs logiciels d’archivage disponibles sur le marché.
Les avantages de l’archivage de courriels
Archiver un courriel revient à le classer dans un endroit sûr pour une consultation future. De nombreux professionnels utilisent cette technique pour sécuriser leurs données ou pour retrouver un courriel crucial à un moment donné. Voici pourquoi l’archivage de courriels pourrait vous être bénéfique :
#1. Stockage 📦
Chaque courriel que vous recevez est stocké sur des serveurs en ligne. Le flux continu de courriels peut affecter les performances des serveurs. Afin d’optimiser leurs performances, il est parfois nécessaire de supprimer des courriels. Mais que se passe-t-il si ces courriels contiennent des informations importantes ? C’est là que l’archivage de courriels peut vous sauver la mise.
L’archivage vous permet de transférer vos données importantes vers un serveur hors site sécurisé, ou vers le cloud, où vous pouvez y accéder en toute simplicité.
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#2. Sécurité 🔒
Lorsque vos courriels sont archivés, ils sont stockés dans un environnement sécurisé, avec des sauvegardes régulières de vos données.
Certains outils d’archivage de courriels offrent des capacités de reprise après sinistre très efficaces, mais cela dépend du logiciel que vous choisissez. Un bon indicateur de la qualité d’un logiciel d’archivage est sa disponibilité garantie à 99,9 %.
#3. Productivité 👨💻
Une boîte de réception saturée peut rendre la recherche d’un courriel spécifique très fastidieuse. Si votre travail exige la recherche de courriels précis, il vous faudra d’abord trier une quantité considérable de messages.
En archivant vos courriels, vous pouvez accéder en un clin d’œil à ceux dont vous avez besoin, à partir de l’archive et de la sauvegarde de vos données. De plus, pour garantir que votre équipe travaille de manière synchronisée, il est pertinent d’utiliser des outils de boîte de réception partagée pour gérer les courriels d’équipe.
#4. Conformité ⚖️
Dans de nombreux secteurs d’activité, les organisations conservent des archives de leurs communications par courriel à des fins officielles. Ces archives peuvent être demandées lors d’un audit ou d’une enquête. Effacer tous les courriels n’est donc pas une bonne idée si vous souhaitez rester dans le cadre de la loi et éviter des ennuis avec les autorités.
Vous pouvez archiver et stocker des courriels importants dans des archives et avoir l’esprit tranquille. En résumé, l’archivage de courriels peut être très avantageux, tant pour votre organisation que pour vous à titre personnel.
Introduction aux logiciels d’archivage de courriels
Les logiciels d’archivage de courriels sont conçus pour la reprise après sinistre. Ils vous permettent de stocker les courriels importants et de les récupérer à la demande. Ils aident également à éliminer les courriels indésirables, libérant ainsi de l’espace de stockage sur votre serveur et accélérant les opérations de messagerie. En parallèle, vous pouvez également utiliser des solutions de sécurité des courriels pour vous protéger contre les spams et les attaques de phishing.
Un logiciel d’archivage de courriels peut être utile dans de nombreux contextes, que ce soit pour un usage personnel ou professionnel.
Si vous dirigez une entreprise, il est impératif de mettre en place une solution d’archivage afin de garantir la conformité aux réglementations du secteur. Ainsi, toutes les communications par courriel au sein de votre organisation sont conservées en cas d’enquête officielle ou d’audit.
Fonctionnement des logiciels d’archivage de courriels
Lorsque vous archivez certains courriels, vous les déplacez de votre boîte de réception principale vers un dossier d’archivage distinct. Ainsi, vous pouvez conserver le courriel pour une consultation ultérieure et y accéder sans difficulté.
Grâce à une solution d’archivage de courriels efficace, vous transférez vos courriels importants dans un emplacement plus sûr, ce qui facilite la reprise après sinistre.
L’avantage principal d’un logiciel d’archivage de courriels est de répondre aux exigences de conformité de l’organisation, mais cela varie d’un logiciel à l’autre. Les entreprises peuvent aussi configurer l’outil d’archivage en fonction de leurs besoins spécifiques. Par exemple, une entreprise peut décider d’archiver tous les courriels entrants si nécessaire, ce qui réduit la nécessité de nettoyer régulièrement la boîte de réception.
Avant de choisir une solution d’archivage de courriels, il est préférable d’évaluer ses fonctionnalités et ses règles de conformité, puis de prendre une décision en conséquence.
Fonctionnalités clés d’un logiciel d’archivage de courriels
Avant d’opter pour une solution d’archivage, il est important de ne pas faire de compromis sur certaines fonctionnalités essentielles.
Ces fonctionnalités constituent les exigences minimales pour un logiciel efficace et fonctionnel qui assure le stockage et la sauvegarde de vos courriels importants. Voici les fonctionnalités indispensables d’un logiciel d’archivage :
- Fonction de recherche rapide et intuitive pour accéder aux données stockées dans le logiciel
- Gestion facile de grandes quantités de données de courriels cruciales
- Conformité à la réglementation
- Rentabilité et efficacité
Si vous trouvez un outil qui répond à tous ces critères, vous avez trouvé la solution parfaite.
Maintenant que vous êtes familiarisé avec les logiciels d’archivage, examinons les meilleures options qui s’offrent à vous.
Mimecast
Mimecast propose une solution basée sur le cloud pour pallier les problèmes d’archivage des organisations dont la liste d’archives de courriels semble interminable. Il vous permet de vous débarrasser de vos problèmes d’archivage grâce à des fonctionnalités robustes, conçues pour vous faciliter la tâche.
Contrairement aux logiciels d’archivage classiques, Mimecast est idéal pour les entreprises en pleine croissance qui recherchent une solution plus abordable.
Étant donné que la maintenance d’un logiciel d’archivage peut s’avérer parfois coûteuse et complexe, j’ai trouvé les fonctionnalités de gestion d’archives de courriels de Mimecast très utiles. Si vous cherchez à classer vos courriels essentiels dans un endroit sûr, sécurisé et facilement accessible, Mimecast est un choix judicieux.
Mailstore Home
Si vous recherchez une solution unique pour vos courriels provenant de plusieurs ordinateurs, systèmes et programmes, Mailstore Home est une option remarquable, qui est de plus gratuite. Il stocke les communications essentielles par courriel dans une archive centrale sûre et sécurisée.
Grâce aux capacités avancées de cette solution d’archivage, vous n’avez plus à perdre vos courriels en raison de fichiers PST défectueux, de sauvegardes incomplètes ou d’autres incidents.
Grâce à sa fonction de recherche intelligente, MailStore Home facilite la recherche d’un courriel spécifique, même à partir de données d’archives très volumineuses. Vous pouvez transférer des courriels vers votre boîte de réception principale et les restaurer à partir des archives à tout moment.
Email Archive Pro
Email Archive Pro rend l’archivage aussi simple que possible. En un seul clic, vous pouvez archiver plusieurs comptes et dossiers de messagerie et les classer dans un emplacement sûr pour une consultation future. Vous pouvez également les convertir en fichiers PDF consultables pour une récupération rapide et facile.
Cette solution d’archivage offre également une prise en charge native de G-Suite en s’intégrant à l’API Gmail. Avec Gmail OAuth, vous bénéficiez d’une sécurité accrue et d’un accès aux courriels en lecture seule.
Pour une expérience d’archivage fluide, Email Archive Pro est un expert dans son domaine.
Barracuda
Votre entreprise souhaite-t-elle minimiser les besoins de stockage de courriels et améliorer la productivité des utilisateurs ? Barracuda est la solution idéale pour vous offrir ces avantages. Grâce à cet outil, vous pouvez déplacer en toute sécurité des informations essentielles vers un cloud, en les traitant comme un niveau de stockage secondaire pour une protection supplémentaire des données de messagerie.
Étant donné que les données sont stockées en dehors de l’environnement de messagerie opérationnel, elles sont conservées en toute sécurité, sans risque de suppression ou de corruption. En gérant le volume de données sur votre serveur de messagerie, vous pouvez réduire considérablement les coûts tout en maintenant des niveaux optimaux d’efficacité opérationnelle.
Barracuda garantit également la conformité aux exigences gouvernementales et réglementaires et simplifie la découverte électronique.
Jathéon
Jatheon propose une puissante solution d’archivage de courriels sur site pour vous aider à stocker, récupérer, gérer et auditer des masses de données de courriels et d’informations d’entreprise non structurées.
La suite d’archivage avancée de Jatheon vous permet d’analyser les données archivées et d’obtenir des informations précieuses, utilisables dans tous les départements. Elle simplifie la découverte électronique en permettant l’accès pour gérer et protéger les données, tout en offrant une fonctionnalité de recherche avancée pour faciliter la recherche et la récupération des données.
Jatheon est un excellent choix pour une solution d’archivage de courriels tout-en-un. Il permet d’améliorer la gouvernance des données en détectant les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent et en prévenant les comportements répréhensibles de la part des employés.
Quest
Solution d’archivage de courriels qui facilite plus que jamais le stockage, la gestion et la récupération des données, Quest peut être déployé en toute simplicité.
Grâce à cette solution, vous pouvez réduire les besoins de stockage de données à long terme et la nécessité de gérer les performances de votre serveur de messagerie, en stockant les pièces jointes à instance unique séparément des serveurs.
Quest offre également des capacités de rétention efficaces en se conformant aux politiques de conformité réglementaire. De plus, vous pouvez créer des étiquettes pour la catégorisation, vous permettant ainsi de transférer et de récupérer uniquement les données de votre choix.
Libraesva
Libraesva est une solution d’archivage de courriels de premier plan, conçue pour protéger les informations commerciales cruciales, améliorer l’efficacité des employés et simplifier la conformité.
Si vous recherchez une solution simple mais efficace pour la gouvernance des courriels, la gestion des risques et la conformité, ne cherchez pas plus loin que Libraesva.
Que vous utilisiez un serveur de messagerie sur site ou dans le cloud, Libraesva est capable de fournir les meilleures solutions d’archivage. Il est doté d’une intégration native avec Office 365 et Microsoft Exchange, et le module complémentaire Outlook exclusif du logiciel vous permet d’accéder facilement aux courriels archivés, que ce soit sur Windows ou Mac.
Arc Titan
ArcTitan est un outil intégré et automatisé avec Office 365, qui vous permet une recherche ultra-rapide dans les données que vous avez stockées dans l’archive. Vous apprécierez la facilité de configuration et le déploiement économique de ce logiciel. Il transforme les données cruciales de vos courriels en un référentiel en les stockant dans les archives.
Que vous ayez besoin d’une solution d’archivage de courriels pour votre entreprise, votre établissement d’enseignement ou votre MSP, ArcTitan est un excellent choix pour les besoins d’archivage dynamique. De plus, l’accès à distance aux courriels rend l’expérience encore plus agréable.
N-able
Si vous préférez les solutions basées sur le cloud pour stocker et protéger les données de messagerie, N-able fait partie des meilleurs du secteur. Il s’agit d’une solution d’archivage cloud robuste et cryptée pour garantir la sécurité de vos données.
Vous pouvez ainsi protéger vos données et répondre aux exigences de conformité établies par les organismes de réglementation liés au secteur, tels que HIPAA, FRCP et SOX.
Les MSP peuvent gérer les besoins de stockage des courriels entrants et sortants comme des pros avec N-able tout en réduisant les coûts de stockage de l’infrastructure locale.
Smarsh
Outil efficace pour enregistrer les communications essentielles par courriel, Smarsh peut stocker les courriels contenant des pièces jointes, tout en permettant à votre organisation de se conformer aux réglementations gouvernementales et aux règles de tenue de registres.
L’une des meilleures fonctionnalités de ce logiciel est qu’il prend en charge la capture directe de la source dans le format natif, afin de garantir la préservation du contexte complet des données.
Il permet de séparer les messages internes, externes, entrants et sortants. De plus, il offre un accès aux archives personnelles, permettant à vos employés d’accéder à leur historique de courriels.
Smarsh est sans aucun doute une solution complète pour l’archivage de courriels.
MailMeter
MailMeter regroupe toutes les fonctionnalités attendues d’un bon logiciel d’archivage de courriels en un seul endroit. De la navigation dans les boîtes de réception à la réalisation de recherches e-discovery et DSAR, en passant par la gestion des courriels dans le cloud et sur site, c’est la solution unique pour vos besoins d’archivage.
L’interface avancée de l’outil facilite la réduction de la portée de votre recherche de courriels, quelle que soit la raison, en utilisant des critères définis.
MailMeter peut être un atout majeur si vous gérez une entreprise, étant donné que vous devez traiter des volumes importants de données de courriel. Investir dans ce logiciel peut facilement prévenir la perte de données et protéger vos données de messagerie.
Arcserve
Arcserve rend la gestion des courriels aussi simple que possible, en rationalisant la capture et le stockage des courriels sur plusieurs sites, divisions et utilisateurs finaux.
Le logiciel s’intègre à diverses plateformes tierces, notamment Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange et IBM Domino. Ainsi, quel que soit le service que vous utilisez, vous n’avez besoin que d’Arcserve pour tout connecter.
Cryoserve
Pour faciliter la capture, le stockage et la recherche de courriels, Cryoserve est une excellente solution. La popularité de ce logiciel est sans doute due à sa polyvalence. Il peut être utilisé comme une solution d’archivage de courriels, un SaaS basé sur le cloud, un appliance matériel et une solution hybride adaptée à votre infrastructure informatique.
En stockant des copies de tous les courriels reçus et envoyés, Cryoserve transforme les données en une ressource utilisable au quotidien. Vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que toutes vos données professionnelles cruciales sont entre de bonnes mains et peuvent être récupérées facilement en cas de besoin.
Intradyn
Souhaitez-vous sécuriser vos données de messagerie en cas de litige, d’une demande de droit de savoir ou d’une demande d’eDiscovery ? Intradyn vous y aide en toute simplicité. Il enregistre les courriels entrants et sortants afin de vous assurer que vous disposez d’un enregistrement de toutes vos communications, tout en protégeant vos données pour une consultation future.
Intradyn vous permet d’importer des courriels bruts au format RFC822 et de migrer des courriels historiques. Il fonctionne avec tous les principaux services de messagerie, notamment MS Exchange, Gmail, Office 365, etc.
Microfocus
Microfocus répond à tous vos besoins d’archivage de courriels de manière flexible, avec une archive et plusieurs plateformes. Cet outil simplifie la capture, le stockage, la conservation, la recherche et la découverte de toutes les communications internes et externes par courriel, réseaux sociaux et SMS.
Si vous recherchez une solution qui surveille la communication sur toutes les plateformes utilisées par votre entreprise, Microfocus est l’outil qu’il vous faut.
On peut affirmer qu’il s’agit d’une solution d’archivage de courriels tout-en-un.
Réflexions finales
Les solutions d’archivage de courriels simplifient le stockage et la protection de vos courriels, tout en garantissant un accès rapide et facile. Elles permettent également de se conformer aux règles de l’industrie concernant l’enregistrement des communications par courriel à des fins officielles. Elles allègent la tâche administrative de gestion des courriels, car le processus est automatisé. Pour augmenter votre productivité, vous pouvez également utiliser un logiciel de création de modèles de courriels.
En fin de compte, tout dépend du logiciel que vous choisissez. Ceux listés dans cet article ont été sélectionnés avec soin et sont très performants en termes de vitesse, de rentabilité et de fiabilité.
N’hésitez pas à découvrir les meilleures solutions de filtrage et de protection contre les courriers indésirables.