Airtable et Notion sont deux plateformes puissantes conçues pour la collaboration et l’organisation de contenu. Bien qu’elles puissent sembler similaires au premier abord, des différences importantes les distinguent. Découvrons ces distinctions dans ce comparatif détaillé : Airtable vs. Notion.
Pour toute entreprise, la gestion efficace des documents, des notes et des bases de données représente un défi de taille. Les applications de collaboration et d’organisation de contenu se révèlent alors indispensables. Parmi les solutions les plus populaires, on retrouve Airtable et Notion. Cet article vous aidera à déterminer laquelle de ces deux plateformes répond le mieux à vos besoins.
L’importance des applications de productivité et de collaboration
Ces applications jouent un rôle crucial en aidant votre entreprise à centraliser tous ses documents, fichiers, calendriers, rapports, codes, idées et tableaux de bord au sein d’un espace unique et sécurisé.
Ce hub centralisé permet de gérer les accès aux contenus, documents et codes en fonction des rôles des employés, des sous-traitants et des freelances. Chaque membre de l’équipe peut ainsi travailler et soumettre des fichiers finalisés via la même plateforme.
Quels sont les avantages de cette centralisation ? Les voici :
- Réduction des coûts opérationnels en évitant l’achat de multiples applications spécialisées.
- Protection accrue des données et codes confidentiels de votre entreprise.
- Évaluation simplifiée de la performance des employés grâce aux outils de reporting.
- Calcul précis des factures des freelances et des sous-traitants.
- Gestion centralisée d’un ou plusieurs projets via un tableau de bord unifié.
- Facilitation du travail à distance et hybride.
- Intégration avec d’autres applications professionnelles telles que CRM, outils de gestion de projet, stockage cloud, applications de support, etc.
Qu’est-ce qu’Airtable ?
Airtable est un outil de création de flux de travail basé sur des feuilles de calcul et des bases de données. C’est une plateforme sans code permettant à chacun de concevoir et d’utiliser des applications pour la collaboration de contenu, la gestion de projet, les calendriers d’événements, la publication de contenu, et bien d’autres, avec un apprentissage relativement rapide.
Techniquement, Airtable est un logiciel de base de données relationnelle. Cependant, il n’est pas nécessaire de coder des requêtes ou des bases de données pour l’utiliser. Tout se fait via une interface visuelle avec des actions de glisser-déposer. Comme dans toute base de données ou feuille de calcul, vous pouvez créer des tableaux, des lignes, des colonnes pour saisir des données, les filtrer ou les trier pour interprétation.
De plus, Airtable transforme ces bases de données en applications conviviales. Vos équipes peuvent créer leurs propres applications, en y intégrant les interfaces et les champs dont elles ont besoin. Cela évite d’utiliser des applications rigides créées par des développeurs externes qui n’ont pas toujours une compréhension profonde de leur travail.
Enfin, ces applications personnalisées facilitent grandement l’automatisation des flux de travail. Lorsqu’un brouillon est soumis, le réviseur reçoit une notification pour le modifier et l’approuver. Une fois approuvé, le développeur peut le récupérer dans sa liste de tâches et publier le contenu.
Qu’est-ce que Notion ?
Notion est un outil de productivité tout-en-un pour une utilisation personnelle, professionnelle et commerciale. C’est avant tout un logiciel de gestion de projet, de prise de notes et de gestion des connaissances. On peut le considérer comme un espace de travail numérique, à l’instar de Google ou Microsoft.
Sur Notion, vous pouvez élaborer une feuille de route pour le développement de contenu, de bases de données, de produits ou d’applications. Ensuite, utilisez ses puissantes fonctionnalités d’intégration pour regrouper documents, codes et contenus au même endroit. Vous pouvez ensuite publier le projet en tant que site Notion et permettre aux membres de l’équipe d’y accéder pour le brainstorming, la création de contenu et l’approbation.
Les pages Notion sont construites à partir de blocs Notion, qui peuvent être des champs pour textes, données, codes, liens, vidéos YouTube, etc. Vous pouvez créer et modifier ces blocs par glisser-déposer. Ainsi, il n’est pas nécessaire de connaître le codage pour créer des sites ou des pages Notion.
Airtable Vs. Notion : comparaison des fonctionnalités
Voici comment Airtable et Notion se comparent en termes de fonctionnalités :
Interface utilisateur et expérience
L’interface d’Airtable possède deux panneaux de navigation : un à gauche et un en haut. L’espace de travail se trouve au centre. Le panneau latéral gauche comprend des options telles que Accueil, Tous les espaces de travail, Favoris, Modèles, Marketplace, Univers et Importation.
Le menu supérieur permet d’accéder à votre compte Airtable, aux notifications et à l’assistance. On y trouve aussi une barre de recherche. L’interface est propre et organisée. Cependant, l’expérience utilisateur devient un peu complexe lorsque vous commencez à créer des bases ou des espaces de travail.
À l’inverse, Notion propose uniquement une navigation latérale gauche, ce qui libère de l’espace à l’écran pour travailler. En haut du volet de navigation, on trouve des pages comme Espace de travail, Recherche, Mises à jour, Tous les modèles (votre espace de travail), Paramètres et membres, Nouvelle page, Espaces d’équipe, Pages privées, Modèles, Importation et Corbeille.
Lorsque vous sélectionnez un espace temporaire, une page ou une base de données dans le volet de gauche, vous pouvez accéder à ses paramètres en cliquant sur l’icône des ellipses en haut à droite. Ces paramètres incluent des fonctionnalités importantes telles que Verrouiller la base de données, Recevoir une notification, Copier le lien, Historique de la page, Analyse de la page, Connexions, etc.
L’interface de Notion propose plus d’options que celle d’Airtable. L’application les organise de manière efficace, ce qui facilite leur accès. Tout comme Airtable, l’UX peut sembler complexe lors de la création de bases de données ou de pages.
Facilité d’utilisation
Airtable et Notion nécessitent tous deux un temps d’apprentissage. Il faut quelques jours pour se familiariser avec l’interface avant de pouvoir utiliser ces applications efficacement pour l’organisation et la collaboration de contenu.
Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, des tableaux et des bases de données relationnelles, vous prendrez rapidement en main Airtable. Pour créer des espaces de travail, des flux de travail, des interfaces et des applications, vous pouvez utiliser l’option Marketplace du panneau de navigation gauche.
Notion est généralement plus simple à utiliser qu’Airtable. Vous commencez par créer une nouvelle page à partir de la barre latérale. Ensuite, vous personnalisez la page en ajoutant des modèles, des tableaux, etc. Vous pouvez également créer un espace d’équipe pour organiser les documents, pages, sites et flux de travail dans un espace de travail dédié.
Navigation et organisation
Dans Airtable, l’espace de travail est l’élément de navigation de niveau supérieur. Il permet de créer des bases, des interfaces, des automatisations de flux de travail, etc. Le meilleur point de départ pour utiliser Airtable est de réutiliser des extensions, des modèles de base et des scripts préconfigurés.
À l’intérieur d’une base, vous pouvez accéder à l’assistant de démarrage pour la configurer en suivant les instructions d’Airtable. Dans une base, vous pouvez ajouter des tables de données, des extensions ou importer du contenu à partir de connexions comme Salesforce, Excel, Sheets, etc.
L’espace de travail est l’élément organisationnel de niveau supérieur dans Notion. Vous pouvez créer un nouvel espace de travail ou rejoindre celui d’une autre personne. Ensuite, vous pouvez créer des pages pour suivre votre travail, vos notes, vos habitudes ou tout autre contenu. C’est la manière la plus simple d’utiliser Notion. Pour optimiser un peu plus votre organisation, vous pouvez créer un espace d’équipe. Notion partage automatiquement les pages et bases de données avec les membres de l’équipe lorsque vous créez un espace d’équipe.
Tableau récapitulatif des fonctionnalités
Voici un tableau récapitulatif des fonctionnalités d’Airtable et de Notion :
Fonctionnalités | Airtable | Notion |
Unités de base | Bases | Pages et blocs |
Téléchargements de fichiers | 2 Go à 1 To | 5 Mo à illimité |
Vues | Kanban, Gantt, tableau, liste, galerie, chronologie, sections et formulaire | Vue de liste, par type de réunion, tableau et tableau |
IA | Aucune | Notion AI pour le brainstorming, la réécriture de documents et la génération de résumés |
Automatisation | Flux de travail automatisé intégré, modèles et scripts. Utilisation de Connections pour relier IFTTT ou Zapier pour automatisation tierce. | Utilisation de Connections pour relier IFTTT ou Zapier pour automatisation tierce. |
Import / Export | Export des accès à l’espace de travail, aux bases et aux applications à d’autres utilisateurs d’Airtable. Limité. | 12 options d’importation, y compris HTML, Asana, Confluence, Trello, Google Docs et Dropbox Paper. Exportation de pages ou bases de données en HTML, Markdown et PDF. Publication de pages, sites et bases de données sous forme de sites web hébergés par Notion et accessibles publiquement. |
Reporting | Manuellement | Fonctionnalités de reporting via sites et pages tiers. API Notion pour automatisation avancée. |
Applications automatisées | Disponible | Non disponible |
Espace de travail collaboratif | Oui | Oui |
Collaborateurs invités | Oui | Oui |
Groupes d’autorisation | Oui | Oui |
Sécurité | Chiffrement HTTPS, SAML, SSO, provisionnement des utilisateurs, audit de l’espace de travail | Chiffrement HTTPS, SAML, SSO, provisionnement des utilisateurs, audit de l’espace de travail |
Intégration avec des applications tierces
Airtable propose des options d’intégration via l’option Ajouter ou Importer. Au moment de la rédaction de cet article, 27 intégrations sont disponibles, incluant Asana, Box, GitHub, Google Drive, etc.
Vous pouvez accéder à toutes les intégrations de Notion via l’option Ajouter des connexions. Dans l’onglet Mes connexions de la page Compte, vous pouvez explorer les connexions disponibles dans le portail Galerie. Plus de 50 intégrations sont disponibles pour Notion, incluant des applications professionnelles majeures telles que Slack, Figma, GitHub, Asana, Canva, Miro, Tableau, Zoom, Webex, etc.
Essai gratuit, prix et forfaits
Tarification d’Airtable
Airtable propose un plan gratuit pour les particuliers ou les petites équipes. Il inclut des bases illimitées, jusqu’à 5 éditeurs ou créateurs, Interface Designer, une limite de pièces jointes de 2 Go et une extension par base. Si vous avez besoin d’une automatisation avancée, d’une sécurité renforcée et d’options illimitées, optez pour l’un des plans payants suivants d’Airtable :
- Airtable Plus : 10 $ par siège/mois (facturé annuellement)
- Airtable Pro : 20 $ par siège/mois (facturé annuellement)
- Airtable Enterprise : devis personnalisé
Tarification de Notion
Notion propose également un plan gratuit, mais il convient uniquement aux particuliers et aux indépendants. De plus, l’historique des pages est supprimé tous les 7 jours. Vous pouvez inviter jusqu’à 10 invités avec un accès limité à la base de données et aux pages Notion.
Si vous recherchez une meilleure productivité et collaboration sur Notion, voici ses options d’abonnement :
- Notion Plus : 8 $ par utilisateur/mois (facturé annuellement)
- Notion Business : 15 $ par utilisateur/mois (facturé annuellement)
- Notion Enterprise : contacter le service commercial de Notion
Airtable Vs. Notion : comparaison selon les cas d’utilisation
Airtable et Notion conviennent à un large éventail d’équipes, allant des petites entreprises aux grandes sociétés. Cependant, ils diffèrent dans leurs cas d’application. Voici les cas d’utilisation suggérés par les développeurs pour Airtable et Notion :
Solutions d’Airtable
Crédit image : Airtable
Selon la page officielle des Solutions Airtable, la plateforme offre des bases de données et des applications personnalisables pour le marketing, les produits, les opérations, les ressources humaines, les ventes et la finance. Prenons l’exemple de la solution Équipe marketing d’Airtable :
La solution Marketing permet de centraliser la gestion des actifs numériques, les supports de campagne et les livrables au sein d’une seule application. Elle propose les pages suivantes :
- Une page d’accueil pour les campagnes qui inclut un aperçu, des mises à jour, des OKR et des insights.
- D’autres pages standard telles que Budget, Demandes, Calendrier, Production et Actifs.
- L’organisation du matériel de campagne par cartes, colonnes ou tableaux.
- Des étiquettes pour les tâches et les ressources : Approuvé, En attente, En cours d’examen, Rejeté, etc.
- L’intégration aux plateformes de publication d’annonces comme Facebook, Google Ads, etc.
Solutions de Notion
Crédit image : Notion
Notion propose moins de solutions qu’Airtable. Selon le site web de Notion, ses solutions comprennent des sites et des pages pour la conception, l’ingénierie, les produits et les gestionnaires. Examinons la page Design :
La page Design permet de créer un espace de travail unifié pour tout ce qui concerne les projets de conception créative. Vous pouvez y importer des spécifications, des actifs et des projets, et les relier à d’autres sites Notion et à des outils tiers.
La solution Design comprend trois sites : Design wiki, Design docs et Design projects. Le site Design wiki sert d’espace pour organiser le brainstorming, les commentaires, les réactions, les spécifications, les croquis, etc. Dans le site des projets de conception, vous pouvez créer des vues de tâches dans différents formats tels que Kanban, listes ou tableaux.
Airtable Vs. Notion : Lequel vous faut-il ?
Vous devriez maintenant avoir une idée claire de la plateforme la plus adaptée à vos besoins. Voici un résumé pour vous aider à vous décider :
Utilisez Airtable si :
- L’équipe est composée de personnel technique et de sous-traitants.
- Vous êtes à l’aise avec des tailles de pièces jointes limitées par tâche ou sous-tâche.
- Vous avez besoin d’applications automatisées pour différentes tâches.
- Vous devez générer manuellement des rapports d’analyse de données.
- L’entreprise utilise beaucoup de feuilles de calcul.
- Vous avez besoin d’une base de données relationnelle pour vos données de feuille de calcul.
Utilisez Notion si :
- L’équipe travaille beaucoup sur du texte (notes, wikis, documents, etc.).
- Vous avez besoin d’un système de gestion de contenu basé sur Kanban.
- L’équipe doit publier des sites publics ou privés accessibles via un lien Notion.
- Vous mettez en place un système de gestion de projet.
- L’entreprise a besoin d’un hub central sécurisé pour tous ses documents et fichiers.
- Vous avez besoin d’une IA pour le brainstorming et la production de contenu.
Airtable Vs. Notion : le verdict
Airtable et Notion sont deux outils intelligents, mais différents. Il ne s’agit pas de comparer des solutions identiques. Les deux applications sont des plateformes de productivité et de collaboration uniques.
Choisissez Notion si vous utilisez déjà Microsoft Excel, Google Sheets et un système de gestion de base de données relationnelle. Puisque vous disposez déjà de ces outils spécialisés, Notion peut servir de solution de gestion de contenu, de gestion du travail et de collaboration. Les collaborateurs pourront facilement utiliser leur navigateur web pour accéder à un site Notion et commencer à créer, réviser ou publier du contenu.
Au contraire, optez pour Airtable si vous avez besoin d’applications web automatisées pour des tâches spécialisées telles que les campagnes publicitaires, les ventes, le recrutement, les opérations de service client, etc. Il faudra toutefois intégrer les collaborateurs à Airtable pour une collaboration efficace.
Découvrez ensuite comment monétiser Airtable et Notion.