L’adoption d’un plan de gestion du changement est essentielle pour toute entreprise souhaitant évoluer et s’adapter aux nouvelles technologies et pratiques marketing, afin de rester compétitive dans un marché en constante mutation. L’absence d’une telle démarche peut conduire à la stagnation, voire à la disparition de l’activité.
Pour les dirigeants et gestionnaires d’entreprise, il est crucial de maîtriser la conception, la mise en œuvre et l’analyse d’un plan de gestion du changement. Selon une étude récente de WalkMe, 79,7% des entreprises reconnaissent la nécessité de s’adapter au changement tous les cinq ans ou moins. Cependant, seulement 34% des initiatives de changement aboutissent à un succès.
Les statistiques montrent que la gestion du changement est un processus complexe. Toutefois, en lisant cet article jusqu’à la fin, vous obtiendrez les clés pour la maîtriser.
Qu’est-ce que la gestion du changement ?
La gestion du changement est une approche méthodique qui permet d’implémenter et de gérer efficacement les transformations organisationnelles. Elle consiste à anticiper les obstacles, à minimiser les points de blocage et à accompagner l’organisation tout au long du processus de transformation.
Les changements peuvent être variés, allant du simple remplacement d’un logiciel de messagerie à une refonte complète des produits et services proposés par l’entreprise.
Traditionnellement, les entreprises font appel au service des ressources humaines ou à des consultants externes pour mener ces transformations. Cette pratique peut cependant créer une distance entre le changement et les acteurs clés de l’entreprise (dirigeants, superviseurs, équipes). Pour une transition réussie, il est préférable d’impliquer chaque collaborateur et chaque équipe concernée.
Le rôle de la gestion du changement dans la réussite d’une organisation
Dans le contexte économique et concurrentiel actuel, le changement est une réalité incontournable. Les organisations qui parviennent à s’adapter efficacement à ces évolutions ont plus de chances de prospérer. Un plan de gestion du changement bien structuré offre une approche fiable pour implémenter le changement tout en minimisant les conflits avec les employés, les fournisseurs, les sous-traitants, etc.
Si le changement nécessite des compétences ou des efforts supplémentaires de la part du personnel, ce plan vous aide à atteindre vos objectifs. Il permet d’intégrer les employés à tous les niveaux hiérarchiques lors des différentes étapes de la transformation, afin qu’ils comprennent l’importance du changement.
De plus, la gestion du changement permet à votre entreprise de faire face aux fluctuations du marché, de la main-d’œuvre ou de l’économie, garantissant ainsi sa pérennité.
Les avantages de la gestion du changement
- Elle permet à votre entreprise d’anticiper et de gérer activement la résistance au changement, réduisant ainsi les obstacles potentiels à une transition harmonieuse.
- La définition d’objectifs clairs pour les initiatives de changement facilite le suivi des progrès et l’évaluation de l’efficacité des efforts de transformation.
- Vous pouvez créer un plan de gestion du changement standardisé, réutilisable pour les futurs projets de transformation.
- La gestion du changement prend en compte les aspects humains, organisationnels et technologiques du changement, assurant ainsi une approche équilibrée et globale de la transformation.
- Elle permet de fournir un soutien, une formation et un accompagnement adéquat aux employés, améliorant ainsi leur productivité.
Le plan de gestion du changement et ses composantes
Un plan de gestion du changement est le modèle de tout projet de transformation d’entreprise. Il décrit les étapes nécessaires pour intégrer le changement dans l’ensemble de l’organisation, ainsi que les flux de travail associés à la communication, l’utilisation de la technologie, la mise en œuvre de nouveaux outils, etc. Voici les éléments constitutifs d’un tel plan :
#1. Le périmètre
Cette étape consiste à définir les limites et l’étendue du changement. Vous devez identifier précisément les domaines, les services ou les processus qui seront impactés par la transformation. Cette démarche permet de concentrer les efforts et de rendre le changement plus gérable.
#2. Les objectifs
Vous devez définir les résultats ou les objectifs que votre organisation souhaite atteindre. Adoptez la méthode SMART pour établir des objectifs précis, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis, afin de pouvoir évaluer facilement les performances. Les objectifs peuvent inclure l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la satisfaction client ou l’implémentation de nouvelles technologies.
#3. Les rôles
Un projet de gestion du changement doit inclure les rôles suivants :
- Un expert en conduite du changement.
- Des sponsors ou des parties prenantes de l’entreprise, responsables des budgets et du suivi des changements.
- Des chefs d’équipe et des managers chargés d’encourager l’adhésion au changement.
- Des chefs de projet chargés de créer et d’attribuer des tâches aux équipes.
- Un responsable de la formation et du développement, chargé de former les employés.
#4. L’évaluation de l’impact du changement
Vous devez évaluer, au niveau de l’organisation ou du département, les impacts du changement. Pour ce faire, vous pouvez rédiger une annonce de changement et l’envoyer par e-mail à tous les employés, accompagnée d’un questionnaire en ligne. Recueillez les commentaires honnêtes des employés afin de créer un rapport d’évaluation de l’impact pour le sponsor du changement.
#5. L’évaluation des risques
Cette composante consiste à identifier les risques potentiels associés au changement et à :
- Évaluer la probabilité de ces risques.
- Évaluer l’impact de ces risques.
- Développer des stratégies d’atténuation des risques.
Comment planifier et mettre en œuvre un plan de gestion du changement
- Définir clairement les objectifs et le périmètre du plan de gestion du changement.
- Identifier les principales parties prenantes et les impliquer tout au long du processus de transformation.
- Élaborer un plan détaillé décrivant les étapes, le calendrier et les ressources nécessaires.
- Communiquer efficacement le changement, en répondant aux préoccupations et en soulignant les avantages.
- Offrir un soutien et une formation aux employés pour faciliter la transition.
- Suivre les progrès et ajuster le plan si nécessaire.
- Résoudre les problèmes et les blocages rencontrés en temps réel.
- Évaluer les résultats et tirer les leçons de l’expérience pour améliorer les futures initiatives.
Modèles de gestion des changements
L’utilisation de modèles de gestion du changement permet d’éviter de partir de zéro pour chaque projet. Vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet proposant un modèle de transformation d’entreprise pré-paramétré.
De nombreux développeurs de logiciels de gestion de projet mettent à disposition des modèles de plans de gestion du changement, soit directement intégrés à leurs logiciels, soit en ligne. Il est ainsi facile de trouver des modèles gratuits ou payants pour accompagner les transformations de votre entreprise.
L’importance des modèles
- Ces modèles permettent d’économiser du temps et des efforts.
- Ils offrent un format professionnel prêt à l’emploi.
- Les modèles gratuits permettent d’éviter les coûts liés à l’externalisation de la tâche.
- Des modèles variés en termes de formats, de graphiques et de design sont disponibles.
- Les modèles intégrés aux logiciels de gestion s’interfacent automatiquement avec vos outils existants.
#1. Modèle de feuille de route pour la gestion du changement
Monday.com propose un modèle de feuille de route de gestion du changement personnalisable et prêt à l’emploi. Il comprend les étapes clés, les outils et les processus nécessaires à la mise en œuvre du changement. Ce modèle est idéal pour présenter une vue d’ensemble de l’ensemble du processus de transformation.
#2. Modèle de communication pour la gestion du changement
La mise en place d’un plan de communication est essentielle pour accompagner les changements au sein de l’entreprise, et ainsi éviter les malentendus entre les employés. Pour organiser, standardiser et archiver ce plan, vous pouvez utiliser un modèle de communication pour la gestion des modifications, tel que celui proposé par Smartsheet. Ce modèle est accessible dans Google Sheets et peut être exporté au format Excel si vous utilisez des solutions Microsoft 365.
#3. Modèle de demande de modification
Une demande de changement est un document qui permet de suivre les modifications en cours au sein de l’entreprise. C’est une méthode simple pour enregistrer toutes les demandes de changement, en précisant :
- La description de la modification demandée.
- L’avantage ou la raison justifiant la demande de changement.
- Les modifications techniques nécessaires.
Vous pouvez utiliser gratuitement ce modèle de formulaire de demande de modification proposé par Jotform. Vous avez deux possibilités pour le modifier : créer un compte payant Jotform ou le modifier de manière anonyme et gratuite.
#4. Modèle de processus de contrôle des modifications
Un modèle de contrôle des modifications est similaire à un format de demande de modification, mais il est plus précis sur les modifications par rapport à l’ancien fonctionnement. Le contrôle du processus de changement se concentre sur la manière dont le changement va être mis en œuvre. Les approbateurs ont ainsi une vision complète du changement avant de donner leur accord. Vous pouvez utiliser ce modèle proposé par Miro pour créer un processus de contrôle des modifications.
Logiciels utiles pour la planification de la gestion du changement
#1. Whatfix
Si vous planifiez une gestion du changement, considérez Whatfix. C’est un outil fiable pour gérer la transformation de l’entreprise à grande échelle. Ses fonctionnalités incluent :
- Des pop-up pour diffuser des annonces directement sur les écrans des collaborateurs.
- Un système d’auto-assistance pour créer des vidéos, des liens et des flux explicatifs, permettant aux employés de se former de manière autonome.
- Un outil Beacon qui permet aux dirigeants de créer du contenu sans l’intervention de l’équipe informatique.
#2. Freshservice
Vous recherchez une gestion maîtrisée des changements informatiques ? Essayez Freshservice. Cet outil améliore le processus de déploiement des changements et minimise les impacts commerciaux. De plus, il permet d’intégrer le processus aux processus de configuration, d’incident et de gestion des actifs. Il permet de créer un flux de travail pour visualiser l’état d’avancement de la transformation en différentes phases (planification, en attente d’approbation, en attente de publication, en attente de révision, etc.).
#3. Wrike
Wrike est un outil idéal pour planifier le processus, utiliser toutes les techniques de transformation d’entreprise et les mettre en œuvre dans un environnement de travail hybride. Il offre une visibilité complète sur les techniques, les outils et le processus de gestion du changement. L’outil permet des représentations graphiques des objectifs, des flux de travail, des tâches et des personnes, qui constituent un plan de transformation.
#4. Service Desk Plus
ServiceDesk Plus vous aide à configurer les rôles, les statuts, les types et les modèles de l’ensemble du projet de gestion des changements informatiques. En cas de problèmes ou d’anomalies, vous pouvez les enregistrer dans un journal. De plus, des flux de travail automatisés vous permettent d’automatiser les tâches répétitives du projet. Enfin, les modèles incluent des mesures de gestion du changement pour évaluer la réussite de la transformation.
#5. SysAid
L’outil de gestion du changement de SysAid vous aide à piloter le processus de transformation de l’entreprise en conformité avec les directives ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Ses phases de gestion des modifications incluent des onglets de saisie de données pour les détails des modifications, l’analyse, l’approbation du CAB, la mise en œuvre, la publication, la révision, la clôture et l’historique, répondant ainsi aux exigences d’ITIL.
#6. Gestion du changement – WalkMe
WalkMe peut vous aider à mettre en œuvre intelligemment une transformation d’entreprise en calculant le budget d’investissement technologique. L’outil analyse si ce budget est suffisant pour soutenir un changement à long terme et vous évite ainsi de mener des campagnes de transformation trop fréquentes. Cet outil offre une vue complète du processus de changement et renforce l’impact de la transformation.
#7. The Change Shop
Vous pouvez choisir The Change Shop pour la planification de la gestion du changement, en bénéficiant de tarifs abordables, de technologies intégrées et d’une meilleure gestion des commentaires des employés. Toutes les fonctionnalités sont incluses dans un seul abonnement. De plus, The Change Shop a développé un outil appelé Change Simulator, qui vous permet de créer des scénarios « What-If » avant d’investir du temps, de l’argent et des efforts.
#8. Giva
Giva est un logiciel simple d’activation des modifications, qui offre un moyen facile de planifier et de suivre les modifications basées sur ITIL via un tableau de bord organisé. Il permet de créer et d’appliquer des flux de travail de contrôle des modifications pour que la direction puisse vérifier et approuver les changements. De plus, vous pouvez analyser tous les projets de transformation d’entreprise, qu’ils soient réussis ou non, via une application cloud.
#9. La boussole du changement
Si vous souhaitez un outil de présentation graphique de l’impact d’un changement planifié, essayez La Boussole du Changement. L’outil permet également de créer des informations à partir de données supplémentaires, afin d’adapter la stratégie de transformation pour un bénéfice maximal. De plus, vous pouvez déployer rapidement des modifications dans tous les services, sans perturber les opérations commerciales.
#10. Issuetrak
Issuetrak est une application avancée de gestion du changement qui augmente les chances de réussite de la transformation de l’entreprise. Elle fournit tous les outils nécessaires pour demander un changement, examiner la demande et l’approuver. L’outil propose un gestionnaire de tâches de gestion des modifications, un utilitaire de contrôle de la conformité, un flux de travail d’attribution automatique des tâches et des formulaires pour recueillir ou fournir des commentaires.
Meilleures pratiques en matière de gestion du changement
Voici quelques bonnes pratiques à suivre lors de la transformation de votre entreprise :
- Choisir des indicateurs de performance clés (KPI) pertinents et alignés sur le changement proposé.
- Documenter le « pourquoi » du changement, en s’appuyant sur des données qui font écho aux objectifs et aux intérêts des parties prenantes.
- Définir des résultats mesurables pour chaque tâche ou phase clé du plan de gestion du changement.
- Prévoir le besoin de former votre personnel.
- Documenter les attentes, les comparer aux résultats réels et utiliser ces informations pour améliorer les processus de gestion du changement futurs.
- Centraliser la communication au sein du logiciel de gestion de projet pour une collaboration simplifiée.
- Planifier des points de contrôle réguliers avec les parties prenantes et des tests aux étapes clés.
- Préparer des plans de sauvegarde pour assurer la continuité des activités.
- Évaluer les personnes responsables de la mise en œuvre du changement et confier des rôles de leadership à ceux qui ont le plus de chances de réussir.
- Relier les objectifs à des résultats concrets qui ont un impact sur les opérations quotidiennes, afin d’améliorer la compréhension et l’acceptation du changement par les employés.
Conclusion
La gestion du changement est un processus simple et linéaire si vous mettez en œuvre le bon plan. N’oubliez pas non plus l’importance de l’implication des employés. Il peut être judicieux d’utiliser des outils intelligents pour documenter, planifier et automatiser certaines étapes, comme les outils mentionnés précédemment.
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