Il n’est plus nécessaire de signer manuellement vos contrats pour qu’ils soient juridiquement valides. La signature numérique, offerte par des outils comme Zoho Sign, permet de gagner du temps, de l’argent et d’éviter de nombreux désagréments.
Dans un monde où le papier tend à disparaître, la transition vers les signatures numériques est une évolution logique. Plus rapides et pratiques, elles sont également plus écologiques.
Bien que de nombreuses solutions de signature numérique soient disponibles, il est important de choisir un outil fiable tel que Zoho Sign, reconnu pour son efficacité et son accessibilité financière.
Qu’est-ce qu’une signature numérique ?
Une signature numérique est une méthode permettant de confirmer l’authenticité et l’intégrité d’un document, d’un logiciel ou d’un message numérique. Elle repose sur la cryptographie pour protéger le contenu contre toute modification ou usurpation d’identité. Les signatures numériques sont légalement reconnues dans de nombreux pays, y compris aux États-Unis.
Pourquoi opter pour la signature numérique ?
Économies de temps et d’argent
Le processus manuel de gestion des documents pour signature implique la rédaction, l’impression, la numérisation et l’envoi, souvent avec des délais de plusieurs semaines pour le retour des documents signés. La signature numérique simplifie ce processus et réduit considérablement les coûts et les délais.
Efficacité et sécurité renforcées
La signature numérique représente une alternative sécurisée aux signatures traditionnelles sur papier, en éliminant la nécessité d’imprimer, de numériser et d’envoyer physiquement des documents, réduisant ainsi les risques de falsification.
Une accessibilité accrue
La signature numérique est particulièrement adaptée aux échanges de documents à distance et internationaux, permettant aux parties de signer des documents en toute sécurité, quel que soit leur emplacement, et améliorant l’efficacité globale des opérations.
Une image d’entreprise positive
L’utilisation du papier pour les signatures a un impact environnemental. En adoptant les signatures numériques, vous contribuez à réduire cet impact et à projeter une image plus respectueuse de l’environnement.
Une validité juridique reconnue
Dans de nombreux pays, les signatures numériques ont la même valeur légale que les signatures manuscrites. Elles garantissent l’authenticité et l’intégrité des documents juridiques, tels que les contrats et les transactions électroniques, et sont donc recevables devant les tribunaux.
Une intégrité garantie
La signature numérique assure l’intégrité des documents numériques grâce à des algorithmes cryptographiques qui génèrent une empreinte unique (valeur de hachage). Toute modification du document se traduit par une nouvelle empreinte, révélant ainsi la falsification.
Automatisation des processus
Les signatures papier exigent une coordination et un suivi manuel pour assurer une signature correcte et la confidentialité des données. Les signatures manuelles sont sujettes aux retards, aux erreurs et aux non-conformités. La transition vers la signature numérique permet d’automatiser les processus, de les standardiser et d’éliminer les erreurs.
Comment Zoho Sign facilite la signature numérique
Si vous utilisez encore la méthode traditionnelle du stylo et du papier pour les documents commerciaux, il est temps d’adopter Zoho Sign. Cet outil simplifie la signature et la gestion des documents commerciaux en toute sécurité, de n’importe où dans le monde, en quelques clics.
Cette application de signature numérique complète permet de se passer du processus fastidieux de signature manuelle. Elle garantit l’obtention de documents juridiquement valides, infalsifiables et inviolables après signature. De plus, elle permet de vérifier l’identité du signataire et de signer des documents en conformité avec les lois en vigueur.
Examinons à présent les principales fonctionnalités de Zoho Sign.
Simplicité de signature et d’envoi
Zoho Sign simplifie la signature et l’envoi de documents pour signature numérique. Il suffit de télécharger le document, d’ajouter les destinataires, de définir les champs du formulaire et d’envoyer. Pour signer, le destinataire ouvre le lien reçu par e-mail, entre un code de vérification si nécessaire et signe le document.
Gestion fluide des documents
La gestion des documents sur cette plateforme est intuitive. Il est facile de vérifier l’état d’un document et de prendre les mesures nécessaires. Zoho Sign permet également un suivi complet des opérations, offrant un historique détaillé des actions effectuées sur un document et un certificat de réalisation pour les documents sans tâche en attente.
Modèles de documents réutilisables
La fonctionnalité de modèles de Zoho Sign permet d’éviter de créer de nouveaux documents à chaque fois. Avec les plans Professionnel et Entreprise, il est possible de créer des modèles de contrats de vente, d’embauche et de politiques de médias sociaux, par exemple, à réutiliser.
Ces modèles peuvent être consultés et modifiés selon les besoins, en changeant de propriétaire, en créant un SignForm (uniquement disponible pour les administrateurs) ou en supprimant des modèles. Ils sont conservés jusqu’à leur suppression manuelle.
Envoi groupé de documents
Zoho Sign permet d’envoyer un ou plusieurs documents à plusieurs destinataires simultanément grâce à la fonction d’envoi en masse. Cette fonction, disponible avec le plan Entreprise, est idéale pour les services des ressources humaines qui doivent faire signer une nouvelle politique par tous les employés.
Intégration avec Open AI
Les abonnés payants de Zoho Sign utilisant des centres de données américains et une clé API OpenAI générée par l’utilisateur peuvent utiliser ChatGPT et l’intégration OpenAI via l’assistant IA de Zoho, Zia. Vos données sont partagées avec Open AI pour diverses finalités, notamment le résumé de documents.
AES et QES
Les utilisateurs de tous les plans payants et des centres de données américains peuvent obtenir des certificats AES (Advanced Electronic Signature) via TrustFactory, basé en Afrique du Sud. Les utilisateurs doivent s’enregistrer auprès de TrustFactory et configurer cette intégration pour accéder à cette fonctionnalité.
Zoho Sign collabore également avec Uanataca SA, fournisseur de services de vérification d’identité basé dans l’UE. Grâce à cette collaboration, les abonnés au plan Entreprise peuvent signer des documents via QES (Qualified Electronic Signature).
Applications mobiles Zoho Sign
Si vous êtes souvent en déplacement, les applications mobiles Android et iOS de Zoho Sign sont disponibles. Elles permettent de signer, suivre et envoyer des documents, ainsi que de gérer des modèles, avec la même efficacité que sur ordinateur.
API Zoho Sign
Zoho Sign propose également des API pour intégrer la signature numérique à vos propres applications. Des exemples de code sont disponibles pour faciliter l’implémentation dans votre langage de programmation favori.
Ces API sont flexibles, évolutives et s’implémentent en quelques minutes. Tous les documents signés via les API sont juridiquement recevables, garantissant un niveau de sécurité élevé grâce au protocole OAuth 2.0.
Intégration avec les plateformes courantes
Zoho Sign s’intègre à plusieurs outils commerciaux et de communication populaires, notamment Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents et Integromat.
Génération de rapports
Les administrateurs peuvent accéder à des rapports détaillés générés par Zoho Sign pour tous les documents signés et envoyés via leur compte. Des filtres permettent de trier les rapports par type de document, statut (terminé, rappelé, refusé, expiré), validité et historique des activités.
Les rapports par défaut couvrent les 30 derniers jours, mais des rapports hebdomadaires et mensuels sont également disponibles. Ils peuvent être téléchargés au format CSV.
Tarification de Zoho Sign
Les utilisateurs individuels peuvent opter pour le plan gratuit de Zoho Sign, qui permet de signer cinq documents par mois. Pour des besoins plus importants, les plans Standard, Professionnel et Entreprise sont disponibles, à partir de 10 $/utilisateur/mois.
Un essai gratuit de 14 jours permet de tester toutes les fonctionnalités du plan Entreprise. Un plan d’API simple et transparent à la carte est également proposé.
Conclusion
La signature numérique simplifie la signature de documents à distance et renforce la sécurité contre la falsification. Ce processus écologique et traçable élimine le recours au papier.
Zoho Sign est une solution abordable permettant de créer des documents et de les envoyer pour une signature rapide. Les petites et grandes entreprises, ainsi que les utilisateurs individuels, peuvent profiter de cet outil pour la gestion de leurs documents juridiques.
Les entreprises peuvent également explorer d’autres applications Zoho, telles que Zoho Assist et Zoho Payroll.