Les documents ont toujours constitué un pilier essentiel pour toutes les entreprises. Avec la croissance des organisations, la documentation commerciale n’a fait qu’augmenter en volume et en complexité.
Pour une utilisation efficace, il est impératif que les entreprises classent et organisent leurs documents avec précision. Un manque d’organisation peut engendrer des difficultés pour le personnel.
Dans un environnement professionnel en constante évolution, l’existence de logiciels d’automatisation de documents représente une véritable avancée.
L’automatisation des documents est rendue possible grâce à des technologies de pointe qui transforment la manière dont les entreprises gèrent leur documentation, simplifiant ainsi les processus manuels, souvent fastidieux et chronophages.
Cependant, face à la multitude d’options disponibles, choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise peut s’avérer complexe. Les fonctionnalités varient considérablement d’un logiciel à l’autre, et certains sont plus adaptés à des profils d’utilisateurs spécifiques.
Par exemple, les besoins en automatisation de documents d’une équipe de vente diffèrent de ceux d’un cabinet juridique. Il est donc essentiel de choisir une solution adaptée aux routines quotidiennes de chaque service.
Cet article a pour objectif de vous éclairer sur les meilleurs logiciels d’automatisation de documents et de vous démontrer comment ils peuvent vous faire gagner un temps précieux.
Qu’est-ce que l’automatisation documentaire ?
L’automatisation documentaire consiste à utiliser des logiciels pour générer des documents électroniques avec une intervention humaine minimale.
Elle permet d’automatiser les flux de travail, notamment la numérisation, le stockage, l’extraction, la capture de données et la classification des documents.
Les utilisateurs créent des « modèles » au sein du logiciel d’automatisation. Ces modèles définissent comment les documents sont ajoutés, modifiés ou supprimés en fonction d’informations spécifiques.
L’automatisation documentaire peut se présenter sous deux formes principales :
- Traitement de documents : Il s’agit d’extraire des données pertinentes de divers documents, de les valider et de les transformer en informations exploitables pour l’utilisateur final. Chaque étape du cycle de vie du document est gérée.
- Production de documents : Cette approche consiste à utiliser des données déjà collectées pour générer des documents tels que des propositions, des contrats, des lettres commerciales, des factures, etc.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de l’automatisation documentaire ?
Les entreprises sont confrontées à une gestion importante de documents papier, dont le traitement inefficace peut s’avérer coûteux.
L’automatisation permet de rendre le traitement des documents plus accessible et pratique. Voici quelques raisons pour lesquelles l’automatisation est essentielle pour les entreprises :
Réduction des tâches documentaires répétitives
L’automatisation réduit le temps et l’énergie que les employés consacrent aux procédures répétitives. La numérisation, l’extraction de données, la classification, l’indexation et le stockage sont essentiels au fonctionnement de toute entreprise. L’automatisation permet de réaliser toutes ces tâches, et bien plus encore.
Traitement des documents plus rapide
L’utilisation de modèles personnalisés réduit le temps consacré à la paperasse et rationalise le processus de traitement des documents. Cela permet d’établir une procédure de documentation que tous les membres du personnel peuvent suivre, améliorant ainsi l’utilisation de leur temps et de leurs efforts.
Diminution du taux d’erreurs
Les documents créés manuellement peuvent nécessiter des copier-coller, ou contenir des erreurs qui nécessitent des corrections répétées. Cela requiert un effort humain important et engendre des retards inutiles.
Ces erreurs peuvent être éliminées ou considérablement réduites grâce à la précision de l’automatisation avancée des documents. Les modèles préconçus et les technologies basées sur l’IA facilitent la capture de données, permettant d’obtenir les informations nécessaires et d’alerter le personnel concerné en cas de données manquantes.
Réduction des coûts
Les entreprises qui automatisent la création de documents réalisent des économies importantes. L’automatisation peut réduire considérablement les dépenses, notamment celles liées à l’impression, à la création de classeurs, etc., améliorant ainsi le contrôle administratif.
Amélioration des interactions avec les clients et les partenaires commerciaux
De bonnes relations avec les employés, les fournisseurs et les clients sont cruciales pour le succès de toute organisation. Une création manuelle de documents sujette aux erreurs, aux retards et aux incohérences peut nuire au maintien de connexions positives.
L’accès à la documentation en ligne facilite et sécurise la collaboration avec les fournisseurs et les échanges avec les clients. La facilité de consultation des documents, où que l’on soit et à tout moment, favorise de meilleures interactions et contribue à créer des expériences client personnalisées.
Renforcement de la sécurité et de la confidentialité
Les systèmes d’automatisation de documents intègrent des zones de stockage numérique avec des autorisations d’accès, ce qui permet de prévenir la perte de documents et d’améliorer la sécurité des données.
Les secteurs juridique et de la santé, par exemple, peuvent protéger les données sensibles contre les fuites et les violations grâce à des logiciels d’automatisation dotés de mesures de sécurité renforcées.
En quoi l’automatisation est-elle plus efficace que le traitement manuel des documents ?
Si vous produisez régulièrement les mêmes types de documents, tels que des contrats, des factures ou des rapports mensuels, vous pouvez rencontrer les difficultés suivantes :
- La collecte manuelle de données à partir de diverses sources, la réalisation de calculs complexes et la création de visualisations pour illustrer ces données demandent beaucoup de temps et d’efforts.
- Il est difficile de s’assurer que les documents sont totalement exempts d’erreurs, même après de longues heures passées à les vérifier.
Un logiciel d’automatisation de documents permet de résoudre ces problèmes en collectant automatiquement des données provenant de plusieurs sources et en les organisant selon vos besoins.
Vous pouvez ainsi créer n’importe quel rapport en quelques secondes, tout en étant assuré de l’exactitude et de la fiabilité des informations.
Fonctionnalités clés
#1. Accès web
Dans un monde où internet est omniprésent, les utilisateurs doivent pouvoir accéder à leurs documents depuis n’importe quel endroit. Les logiciels d’automatisation de documents basés sur le web offrent un accès rapide et simple aux fichiers, ce qui est essentiel. Ils comprennent généralement :
- L’accès via des appareils mobiles pour consulter ou modifier des documents.
- Le stockage cloud pour sauvegarder les documents.
- Le partage de fichiers ou de dossiers avec d’autres utilisateurs.
#2. Glisser-déposer
La fonctionnalité glisser-déposer est un élément essentiel de tout système d’automatisation de documents. Elle permet de déplacer facilement des fichiers d’un emplacement à un autre ou même d’une application à une autre.
#3. Recherche de documents
Les utilisateurs disposent souvent d’un grand nombre de fichiers. Il est donc essentiel qu’ils puissent les retrouver rapidement en saisissant quelques lettres du terme recherché. Les logiciels d’automatisation de documents facilitent l’organisation du stockage, permettant de récupérer facilement les documents en cas de besoin.
La fonction de recherche permet aux utilisateurs de retrouver facilement des documents stockés.
#4. Gestion des versions
La gestion des versions est une autre caractéristique essentielle d’un système d’automatisation de documents. Elle permet aux utilisateurs d’accéder aux versions précédentes d’un document, de les comparer et de revenir à une version antérieure si nécessaire.
#5. Verrouillage des fichiers
Le verrouillage des fichiers est un élément crucial des logiciels d’automatisation de documents. Les utilisateurs ne peuvent pas modifier un fichier verrouillé tant que la personne qui l’a verrouillé ne l’a pas déverrouillé.
#6. Visionneuse et éditeur intégrés
Une visionneuse intégrée permet de consulter et de modifier des documents sans avoir à les télécharger ou à les ouvrir dans une nouvelle fenêtre, ce qui vous fait gagner du temps en évitant de devoir basculer entre plusieurs onglets ou applications.
Lorsque le logiciel détecte que quelqu’un d’autre modifie le fichier, il le verrouille et le déverrouille une fois les modifications terminées.
#7. Évaluation et partage
Un bon logiciel d’automatisation de documents doit permettre aux utilisateurs de partager des documents de manière sécurisée et pratique.
Il peut également intégrer un système de notation permettant aux utilisateurs d’attribuer une valeur numérique à chaque document sur une échelle prédéfinie. Cette méthode permet de suivre les documents appréciés par les employés et ceux qui nécessitent des modifications.
#8. Gestion des droits d’accès aux fichiers et dossiers
Tout logiciel d’automatisation de documents doit inclure une gestion des droits d’accès aux fichiers et aux dossiers. Vous pouvez ainsi gérer les actions que les membres de votre équipe peuvent réaliser sur les documents en leur accordant des droits d’édition ou de consultation.
#9. Liaison de documents
La liaison de documents consiste à connecter des documents, des fichiers ou d’autres sources de données, de sorte que vous puissiez y accéder à partir d’un seul endroit.
Cette fonctionnalité vous permet de lier un document à tout autre enregistrement pertinent dans le logiciel ou d’accéder à une copie depuis une autre source.
#10. Gestion intelligente du contenu
Les meilleurs systèmes doivent se mettre à jour de manière transparente sur tous les comptes et toutes les sources de données, modifier les modèles, créer des flux de travail sur mesure et appliquer des règles qui garantissent l’exactitude, la conformité et le respect de l’image de marque.
De plus, certaines plateformes offrent des capacités d’automatisation par lots, permettant aux utilisateurs de produire des centaines ou des milliers de présentations, de rapports et d’autres documents à la fois, permettant ainsi aux commerciaux de créer des documents techniques à la demande ciblant des segments de clientèle spécifiques.
Nous avons dressé une liste des solutions les plus populaires, avec un bref aperçu de leurs principales fonctionnalités, afin de vous aider à vous orienter dans la vaste gamme de logiciels d’automatisation de documents disponibles.
DocuPilot
Docupilot est un logiciel d’automatisation de documents convivial et adaptable. Vous pouvez utiliser les données disponibles et les modèles de création pour générer des documents. Le générateur de documents intégré permet de créer des modèles personnalisés.
Vous pouvez également envoyer par e-mail les documents que vous créez à l’aide de ce logiciel vers des services tels que Dropbox, Zapier et Docusign.
Fonctionnalités :
- Modèles prédéfinis : Docupilot propose des modèles que les entreprises peuvent utiliser pour établir des devis, des accords, des factures et d’autres documents.
- Intégration : Le logiciel peut être connecté à diverses sources de données, telles que les CRM, les formulaires, les bases de données en ligne, les sondages et les outils de gestion des ressources humaines.
- Sécurité : Docupilot permet de protéger vos documents par mot de passe et de les crypter, garantissant ainsi la confidentialité de vos clients et renforçant la confiance.
- Flux de travail automatisés : Docupilot simplifie les flux de travail de documents les plus complexes. Il simplifie l’ensemble du processus afin que vous n’ayez pas à saisir les données à chaque fois que vous créez un document.
DocuPilot se distingue par son coût relativement faible, ce qui le rend plus accessible.
airSlate
De la génération de flux à l’analyse des processus, airSlate est une application cloud tout-en-un capable de gérer chaque étape de l’automatisation de vos documents. C’est également un outil sans code.
L’utilisation optimale de cette application permet de réduire de moitié le travail de traitement manuel des documents.
Fonctionnalités :
- Flow Creator : L’interface utilisateur (UI) glisser-déposer de Flow Creator permet de créer une représentation visuelle du flux de travail documentaire.
- Signature électronique : Les formulaires numériques, les enquêtes, les documents et le contenu peuvent être complétés par des signatures électroniques juridiquement contraignantes.
- Sondages en ligne : Grâce à la fonction de sondages en ligne, vous pouvez créer des sondages publics, des documents de test d’applications bêta et des questionnaires.
- Automatisation robotique des processus : Vous pouvez automatiser les processus à l’aide de bots airSlate sans écrire une seule ligne de code.
De plus, airSlate dispose d’une vaste bibliothèque avec des milliers de modèles d’automatisation de documents adaptés à de nombreux secteurs.
PandaDoc
La création, la modification et la signature de documents peuvent être réalisées au même endroit avec PandaDoc.
Que vous ayez besoin d’un logiciel de signature électronique, de propositions automatisées, d’outils de vente et de marketing ou d’un traitement sécurisé des documents, PandaDoc vous fournira les outils nécessaires pour accélérer votre processus commercial et faire signer des documents en un clin d’œil.
Pour offrir une expérience de gestion documentaire fluide à travers de nombreuses plateformes numériques, PandaDoc s’intègre facilement à plus de 30 applications.
Fonctionnalités :
- Glisser-déposer : L’outil offre des options par défaut pour faire glisser et placer des éléments dans un document en fonction de la catégorie, plutôt que de la fonction des modèles.
- Signature numérique : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de signer numériquement des documents sans utiliser de papier.
- Production de documents : Les utilisateurs peuvent créer ici n’importe quel document et contrôler d’autres contenus. Ceci est particulièrement utile pour créer des contrats commerciaux, des propositions, des offres, etc.
- Archivage : Une fois que vous avez terminé de créer votre document, vous pouvez classer et enregistrer des archives.
Les clients apprécient la flexibilité des modèles de PandaDoc. Le suivi et l’analyse des documents sont également des fonctionnalités très appréciées.
Crove
Crove vous permet de concevoir et d’automatiser tous les documents de votre entreprise. Son éditeur de documents puissant vous aide à automatiser toutes vos tâches documentaires. Pour ce faire, vous pouvez ajouter des variables, des conditions logiques, des formules Excel et des signatures électroniques.
En centralisant vos opérations documentaires au sein de Crove, vous pouvez vous passer d’outils inutiles. Avec sa bibliothèque intégrée de modèles, Crove va au-delà de la simple automatisation.
Fonctionnalités :
- Calculs : Utilisez des formules mathématiques pour effectuer des calculs directement dans les champs de vos documents.
- Formulaires : Créez votre enquête, incluez une logique pour masquer ou afficher des questions et permettez à n’importe qui de créer des documents en répondant aux questions.
- Aperçu rapide : Remplissez le questionnaire et vérifiez vos documents en temps réel.
- Publication de formulaires : Publiez vos formulaires sur une URL publique. N’importe qui peut créer des documents en les utilisant, en respectant les restrictions que vous avez définies.
Crove peut être l’outil idéal si vous recherchez un logiciel d’automatisation de documents gratuit.
Documate
Documate est un logiciel d’automatisation de documents sans code, facile à utiliser, conçu pour l’assemblage de documents juridiques.
À l’origine, il a été créé par un groupe d’avocats et de spécialistes de la technologie pour aider les organisations caritatives d’aide juridique à créer des flux de travail axés sur le client.
Ce logiciel est principalement utilisé par les avocats, mais toute entreprise peut créer des documents en utilisant les fonctionnalités simples de Documate.
Fonctionnalités :
- Formulaires web : Les utilisateurs peuvent concevoir des formulaires web uniques qui saisissent des données dans des documents Word ou PDF.
- Enquête en ligne : Les utilisateurs créent une enquête, puis chargent des modèles de documents qui se connectent aux champs du formulaire d’enquête.
- Intégration : Grâce à ce programme, les utilisateurs peuvent générer des documents à partir des données saisies, distribuer les flux de travail développés ou même les intégrer dans des sites web.
Cette plateforme d’automatisation de documents convient aux professionnels et aux avocats qui souhaitent une solution sans code avec une interface utilisateur simple.
Templafy
Templafy est un logiciel d’automatisation de documents permettant aux grandes entreprises d’organiser rapidement le contenu et les actifs de l’entreprise.
Tout en améliorant l’efficacité pour les utilisateurs finaux en automatisant la création de documents, le système garantit la conformité de la marque et de la législation.
Cette plateforme est évolutive et adaptable aux infrastructures informatiques et applicatives en constante évolution utilisées par les entreprises et les organisations actuelles.
Fonctionnalités :
- Système basé sur les autorisations : Il permet aux responsables et aux équipes de conformité de gérer le contrôle qualité de tous les documents, garantissant que les membres de l’équipe n’utilisent que les informations autorisées.
- Intégration : Les employés peuvent simplifier la création de contrats, de propositions et de supports de vente dans leurs programmes de traitement de texte en utilisant les outils d’automatisation de documents de Templafy, qui sont liés aux applications Microsoft Office et Google G Suite.
- Interface d’administration : Les employés peuvent accéder à des outils de génération de documents standard grâce à la distribution centralisée de fichiers de modèles de bureau.
Templafy convient aux grandes entreprises, car son utilisation nécessite un minimum de 50 utilisateurs.
ExperLogix
Les utilisateurs professionnels peuvent rationaliser, améliorer et automatiser les processus documentaires critiques à l’aide du logiciel d’automatisation de documents complet et convivial d’Experlogix.
Fonctionnalités :
- Flux de documents : Grâce à une interface visuelle, vous pouvez créer rapidement des flux de documents qui utilisent une logique conditionnelle sans avoir besoin de coder.
- Conception de modèles : Il fournit les outils nécessaires pour créer des modèles dynamiques basés sur les données et configurer des flux de travail complexes.
- Collecte de données numériques : Les formulaires intelligents d’Experlogix sont des formulaires de collecte de données flexibles, intégrés et basés sur le web qui permettent aux utilisateurs ou aux clients de saisir et de soumettre des informations par voie électronique.
- Gestion de la sortie : Les services de documents offrent des méthodes automatisées très flexibles pour gérer de gros volumes de sorties de documents.
Le gestionnaire de contenu d’Experlogix est un référentiel sécurisé et organisé qui facilite et accélère la gestion, le stockage et la récupération des actifs numériques, y compris les formulaires et documents PDF, les logos, les images et le contenu multimédia.
Conclusion
L’utilisation d’un logiciel d’automatisation de documents est essentielle pour toute entreprise. En automatisant la création de documents similaires, vous pouvez réduire les erreurs, économiser de l’argent et éliminer les tâches fastidieuses.
Vous pouvez ensuite vous intéresser aux meilleurs outils de collaboration de documents.