Microsoft Excel représente une solution logicielle accessible et performante pour la gestion, le suivi et l’analyse des données, adaptée à tous les secteurs d’activité et à toutes les entreprises.
Pourquoi l’utilisation d’Excel est-elle devenue indispensable pour toutes les organisations ?
Microsoft Excel est sans doute l’une des applications les plus utilisées à l’heure actuelle. C’est un outil extrêmement adaptable qui se prête à une multitude de tâches. Que vous soyez un professionnel, un étudiant ou simplement quelqu’un qui cherche à mieux maîtriser ses finances, Excel est un atout précieux à avoir à portée de main.
Excel est devenu un outil incontournable pour les petites et grandes entreprises, notamment en raison de sa capacité à traiter des données, à gérer des macros et à organiser des classeurs.
Il offre des plateformes idéales pour l’enregistrement de données, le suivi financier et la création de rapports, ainsi que pour la conception de graphiques et de diagrammes.
Outre sa flexibilité et sa facilité d’utilisation, Excel est également proposé à un prix abordable. Son usage est varié, allant de l’établissement de budgets au suivi des ventes.
De plus, il intègre des tableaux croisés dynamiques, des outils graphiques et Visual Basic pour Applications, un langage de programmation de macros. Ce tableur est largement disponible sur les systèmes d’exploitation Microsoft Windows, Mac OS X, iOS et Android.
Voici quelques raisons essentielles qui justifient la nécessité d’Excel pour chaque entreprise :
- Dans le domaine financier, il est utile pour structurer les listes de ventes des clients, élaborer des budgets et réaliser des analyses de stocks.
- Pour les entreprises de commerce électronique, il permet d’identifier les tendances et de classer les informations en catégories pertinentes.
- Il facilite les tâches de gestion des ressources humaines, telles que la classification des heures travaillées et l’organisation des profils et des dépenses des employés.
- Ses autres applications incluent la création de calendriers de contenu, la collecte de données sur les consommateurs, la facturation, le suivi et l’administration des stocks.
- Sa capacité à s’intégrer aisément à d’autres flux de données et outils d’automatisation le rend unique. Par exemple, Zapier permet de connecter des milliers d’applications populaires à Microsoft Excel.
Excel est essentiel pour tous ceux qui travaillent dans un secteur où le traitement de données tabulaires est requis. Maîtriser Excel simplifiera vos tâches, que ce soit en entreprise, en tant que professionnel ou enseignant.
En résumé, Excel est une compétence précieuse pour quiconque souhaite gérer des données, tracer des graphiques, effectuer des analyses, réaliser des prévisions, etc. Il est crucial pour les chefs d’entreprise qui cherchent à améliorer leur efficacité et leur productivité, mais il est également un atout considérable pour tous les professionnels.
Qu’est-ce qu’une formule Excel ?
Les formules Microsoft Excel sont utilisées pour effectuer des calculs, des opérations mathématiques et d’autres formes de traitement de données.
Dans Excel, une formule manipule un ensemble de données de cellules pour obtenir un résultat spécifique. Les formules produisent toujours une réponse, même si elle est incorrecte. Elles permettent de réaliser des calculs allant des opérations de base aux calculs mathématiques les plus complexes.
Excel vous permet également de traiter des variables de date et d’heure et d’effectuer de nombreuses autres opérations telles que le calcul de moyennes et de pourcentages pour un groupe de cellules.
Cet article vous présentera quelques-unes des formules et des raccourcis Excel les plus courants pour vous aider à effectuer vos tâches rapidement et simplement.
Examinons de plus près certaines des formules Microsoft Excel les plus utilisées.
MATRICIELLE
Une formule Excel dite MATRICIELLE est utilisée pour effectuer des calculs complexes, souvent impossibles à réaliser manuellement.
Elle peut être appliquée de diverses manières, mais sa fonction première est d’être une entrée pour les calculs dans une plage de cellules Excel.
Il existe deux catégories principales de formules matricielles : celles qui retournent un tableau de valeurs et celles qui retournent une seule valeur. Les formules MATRICIELLES sont indispensables pour quiconque souhaite exploiter au mieux les capacités d’Excel et peuvent être utilisées pour effectuer un large éventail de calculs différents.
Exemple de matrice à cellule unique :
Comme illustré ci-dessous, la formule matricielle multiplie les actions de la cellule C3 à G3 et leurs prix de la cellule C4 à G4. Enfin, elle additionne ces résultats pour obtenir une valeur totale de 14400.
Cette formule est un exemple de formule matricielle à cellule unique, car elle n’occupe qu’une seule cellule.
Excel utilise le signe égal (=) pour commencer les formules dans sa syntaxe standard, ce qui simplifie cette procédure. Vous pouvez intégrer n’importe quelle fonction Excel dans vos formules matricielles.
Les utilisateurs peuvent tirer parti des fonctions matricielles du tableur Excel pour effectuer divers calculs. Pour plus d’informations sur l’utilisation des matrices, vous pouvez consulter la documentation de Microsoft.
MOYENNE
La fonction MOYENNE d’Excel est utilisée pour calculer la moyenne arithmétique d’une série de données. La moyenne d’une ligne ou d’une colonne est obtenue en additionnant toutes les valeurs numériques et en divisant le résultat par le nombre de valeurs numériques.
Prenons un exemple pour faciliter la compréhension :
Illustrons comment trouver le cours moyen de l’action dans le tableau Excel ci-dessous.
Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la moyenne, accédez au menu Somme automatique dans le coin supérieur gauche d’Excel et choisissez MOYENNE, comme indiqué dans l’image ci-dessous.
La formule pour calculer la moyenne de toute la ligne sera ajoutée, affichant la réponse dans la cellule appropriée, comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez également regarder une vidéo explicative de Microsoft pour comprendre la fonction Moyenne.
NB
Dans Excel, la fonction NB est généralement utilisée pour compter le nombre de cellules contenant des nombres dans un tableau donné.
En d’autres termes, elle permet de déterminer le nombre de cellules qui contiennent des valeurs numériques dans une plage spécifique.
Par exemple, vous pouvez entrer la formule =NB pour compter les nombres entre D4 et D8 (D4:D8). La fonction NB renvoie quatre, car la plage contient quatre cellules avec des valeurs numériques, comme le montre l’exemple ci-dessous :
La formule NB permet de quantifier des données. Pour plus d’informations sur l’utilisation de la fonction NB, vous pouvez consulter une vidéo de Microsoft.
DATE
La fonction Excel DATE permet de combiner des années, des mois et des jours spécifiques provenant d’autres cellules pour construire des dates.
Elle est utile pour modifier dynamiquement les dates dans une feuille de calcul Excel en fonction d’autres informations.
La syntaxe standard de la formule est =DATE (année, mois, jour). L’image ci-dessous montre comment la formule DATE fonctionne dans Microsoft Excel.
Vous pouvez modifier le format de date à l’aide de l’option Format de cellule, comme illustré dans l’image ci-dessous.
DIVISION
En réalité, Excel n’a pas de symbole DIVISION spécifique. Pour effectuer une division, il suffit d’utiliser la barre oblique (/). C’est l’une des formules les plus simples d’Excel.
Prenons un exemple pour illustrer comment fonctionne la fonction DIVISION d’Excel.
La formule =D/10 sera utilisée pour diviser les valeurs de la colonne D par 10, comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez appliquer cette formule à toutes les cellules en faisant glisser le coin de la cellule E4 vers les autres cellules.
La formule de division sera =C4/D4, comme indiqué ci-dessous, pour diviser les nombres de la cellule C4 par les nombres de la cellule D4.
Vous pouvez reproduire les résultats dans autant de cellules que vous le souhaitez en faisant glisser le coin de la cellule.
SI
La commande SI est une fonction Excel très souvent utilisée. Elle permet d’effectuer des comparaisons logiques entre des valeurs et de renvoyer des résultats. Il est possible d’évaluer du texte et des valeurs à l’aide de la fonction SI.
La fonction SI peut être utilisée pour des opérations mathématiques avec des fonctions logiques telles que ET et OU, en plus de la comparaison. Elle peut également être utilisée pour l’évaluation des erreurs.
De plus, vous pouvez imbriquer différentes fonctions SI afin de réaliser de multiples comparaisons.
La fonction SI dans Excel réalise un test logique et renvoie une valeur ou un texte pour un résultat VRAI ou FAUX.
Sa syntaxe standard est SI (test logique, valeur si vrai, valeur si faux).
Examinons le tableau Excel pic1 ci-dessous pour comprendre la fonction SI :
L’objectif est d’identifier les élèves qui ont obtenu une note supérieure à 50 et de les marquer comme « Réussite », tandis que ceux ayant obtenu moins de 50 seront enregistrés comme « Échec ».
L’instruction SI, comme le montre l’image 1 ci-dessous, compare les scores des élèves de la colonne D avec le nombre 50. Si le score est supérieur à 50, il est marqué comme « Réussite », sinon, il est marqué comme « Échec ». Les résultats sont inscrits dans la colonne de résultat.
Image 1
Voici un autre exemple de la manière dont une instruction SI peut être utilisée dans la gestion de projet ou les ventes :
L’objectif est de trouver les projets qui respectent ou dépassent le budget dans le fichier Excel ci-dessous.
La formule SI est ajoutée à la colonne E. Elle détermine si un projet respecte ou dépasse le budget en comparant son coût réel de la colonne D avec son coût budgété de la colonne C. Le résultat est affiché dans la colonne E.
De nombreuses entreprises utilisent la fonction SI pour calculer les échéanciers de remboursement de la dette, établir des calendriers d’amortissement, évaluer les inexactitudes des données, suivre les budgets, organiser les données, etc.
GAUCHE, STXT et DROITE
Pour extraire un caractère, un mot ou un nombre spécifique d’une cellule Excel, utilisez les commandes GAUCHE, STXT et DROITE.
Voici une brève démonstration de la méthode.
Exercice – Extrayez le prénom du nom complet à l’aide de la fonction GAUCHE
La syntaxe de la fonction GAUCHE est =GAUCHE (texte, num_caractères)
Comme le montre le tableau Excel ci-dessous, notre exemple utilise =GAUCHE(B4,3), et le prénom Sam est extrait et inséré dans la cellule D4. Le chiffre 3 représente le nombre de caractères à extraire à partir de la gauche.
Si vous souhaitez extraire des noms et des numéros à l’aide de la fonction SI, vous devez être très attentif lors de la saisie des numéros de début et de fin ; vous ne pouvez pas simplement dupliquer la formule dans les cellules ci-dessous et obtenir le résultat souhaité.
Comme le prénom Ricky comporte cinq lettres, votre formule sera =GAUCHE(B5,5) si vous souhaitez extraire le prénom de la cellule B5.
Voyons maintenant comment utiliser la fonction STXT pour extraire le deuxième nom du nom complet.
La syntaxe de la fonction STXT est =STXT (texte, no_départ, no_caractères)
Dans notre tableau Excel ci-dessous, le deuxième nom est Derling, qui se trouve dans la cellule B4. La formule sera donc
=STXT(B4,5,11).
Le D de Derling commence au 5ème caractère, tandis que le G de Derling se termine au 11ème caractère. Les nombres 5 et 11 sont utilisés dans la formule. Le mot Derling est extrait et inséré comme deuxième nom dans la cellule E4.
Vous devez également être vigilant lors de la mention des numéros de début et de fin dans cette fonction. Vous ne pouvez pas copier et coller la formule pour la reproduire dans d’autres cellules.
Enfin, nous allons extraire le numéro d’extension de la colonne C à l’aide de la fonction DROITE.
La syntaxe de la fonction DROITE est =DROITE (texte, num_caractères)
Consultez le tableau Excel ci-dessous pour voir comment fonctionne la fonction DROITE.
La formule sera =DROITE(C4,2).
Le nombre 2 représente l’emplacement de fin de l’extension à partir de la droite. Comme le montre l’image ci-dessous, l’extension 88 sera supprimée et placée dans la cellule F4.
N’oubliez pas que, pour éviter toute erreur, le numéro de position doit correspondre exactement.
Pour extraire rapidement des informations d’une vaste base de données, telles que des contacts, des adresses, des listes, etc., utilisez les fonctions GAUCHE, STXT et DROITE.
MULTIPLICATION
Une autre opération simple d’Excel consiste à multiplier des nombres à l’aide du symbole astérisque (*).
Vous savez déjà que les formules Excel commencent toujours par le signe égal (=). Examinons un exemple pour comprendre la formule de multiplication.
Par exemple, si vous entrez la formule = 11*5 et appuyez sur Entrée, la cellule affichera le résultat 55.
Voici un autre exemple.
Si vous souhaitez multiplier le nombre de la colonne C par un nombre de la colonne D, la formule sera = C5 * D5, comme indiqué dans le tableau Excel ci-dessous.
Si vous faites glisser le coin de la cellule E5 vers d’autres cellules, la formule sera automatiquement appliquée à toutes et le résultat sera affiché correctement.
La formule de multiplication commencera par PRODUIT si vous souhaitez multiplier des nombres spécifiques d’une colonne, comme illustré dans l’image suivante.
La fonction PRODUIT peut également être utilisée pour mentionner des cellules séquentielles séparées par deux-points (:), comme illustré dans l’image 1.
Image 1
Il existe plusieurs manières d’utiliser la fonction de multiplication d’Excel.
La formule pour multiplier une seule constante par une colonne entière est =C5$D$5, comme illustré dans le tableau Excel ci-dessous.
L’exemple ci-dessous multiplie tous les nombres de la colonne C par la constante 8 de la colonne D.
Les symboles dollar ($) indiquent à Excel que la référence à D5 est « absolue », ce qui signifie que la référence sera toujours D5 lorsque vous copierez la formule dans une autre cellule.
POURCENTAGE
La fonction POURCENTAGE d’Excel est utilisée pour déterminer les pourcentages de diverses données, y compris les pourcentages de réponses correctes à un examen, les prix de remise basés sur les remises en pourcentage, la différence en pourcentage entre deux nombres, etc.
Le pourcentage est calculé comme la proportion pour cent dans les procédures mathématiques. Pour cela, on divise le numérateur par le dénominateur et on multiplie le résultat par 100.
Excel calcule les pourcentages en divisant les données et en les convertissant en pourcentages à l’aide du raccourci clavier Ctrl+Maj+%, ou en utilisant le signe de pourcentage (%) qui se trouve dans le groupe Nombre de l’onglet Accueil, comme le montre l’image ci-dessous.
Examinons l’exemple ci-dessous pour mieux comprendre le fonctionnement des pourcentages :
L’objectif est de déterminer le pourcentage d’élèves qui ont obtenu un certain nombre de points sur 100 dans quatre matières.
Comme indiqué ci-dessous, la colonne I contient les notes obtenues par les élèves et le total des notes (100 points par matière x 4) est présenté dans la colonne J.
Examinons maintenant le processus de calcul du pourcentage.
Le pourcentage est calculé à l’aide de la formule suivante.
= I5/J5 (Notes obtenues / Total des notes)
Cette formule est ajoutée à la colonne K du tableau Excel et les résultats sont présentés ci-dessous ; cependant, nous avons besoin de pourcentages plutôt que de décimales.
Allez dans l’onglet Accueil, sélectionnez le groupe Nombre comme indiqué dans l’image ci-dessous, puis cliquez sur le signe de pourcentage (%) ou appuyez sur CTRL+MAJ+% pour convertir ces décimales en pourcentages. Dans l’image Excel ci-dessus, la colonne L affiche les résultats du calcul.
Il est important de se familiariser avec le formatage des cellules pour comprendre les décimales dans la fonction POURCENTAGE. Consultez la page de Microsoft pour un aperçu.
RANDOMISER
Dans Microsoft Excel, il n’existe pas de fonction précise pour la RANDOMISATION d’éléments de liste.
La fonction ALEA produit des nombres aléatoires qui serviront de base pour randomiser votre liste en fonction de l’ordre croissant et décroissant.
Placez la fonction ALEA dans la colonne à côté de la liste à RANDOMISER. Ensuite, triez ces nombres aléatoires par ordre croissant ou décroissant, ce qui modifiera l’ordre de votre liste.
Vous pouvez supprimer la colonne contenant la fonction ALEA une fois que vos éléments ont été randomisés, car vous n’en avez plus besoin.
Prenons l’exemple ci-dessous pour mieux comprendre le fonctionnement de la fonction ALEA.
Placez le curseur à côté de votre liste de colonnes, puis tapez =ALEA().
Comme vous pouvez le voir dans l’image ci-dessous, cette fonction insérera un nombre aléatoire dans la cellule. Si vous déplacez le coin de la cellule, elle affichera tous les nombres aléatoires jusqu’en bas de votre liste.
Allez dans l’onglet Accueil, cliquez sur Trier et filtrer, puis choisissez Trier du plus grand au plus petit ou Trier du plus petit au plus grand pour randomiser la liste.
Comme le montre l’image ci-dessous, les éléments de votre liste sont désormais aléatoires. Vous pouvez supprimer la colonne contenant la fonction ALEA une fois que votre liste a été générée de manière aléatoire.
SOUSTRACTION
Les tâches les plus simples dans Microsoft Excel sont l’addition et la soustraction de nombres.
Entraînons-nous à soustraire les valeurs d’une colonne des valeurs d’une autre colonne.
La formule commence par le signe égal (=), sélectionne la cellule à soustraire, entre le signe moins (-) et sélectionne la cellule suivante.
La formule de soustraction sera reproduite dans toutes les cellules si vous faites glisser le coin de la cellule E4.
Vous pouvez même soustraire un seul nombre à une plage de nombres.
Examinons l’exemple ci-dessous pour mieux comprendre.
La formule sera =C5-$D$5, comme indiqué dans le tableau Excel ci-dessous. Vous pouvez saisir cette formule dans la colonne adjacente. En déplaçant le coin de la cellule E5, vous pouvez copier cette formule dans d’autres cellules.
SOMME
Dans Excel, la fonction SOMME additionne plusieurs nombres, ajoute un seul nombre à une plage de nombres, ajoute des nombres d’une colonne à une autre, etc.
Voyons comment ajouter des nombres à partir de cellules alternatives.
La formule de somme commence par le signe égal (=), comme indiqué dans le tableau Excel ci-dessous.
Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez afficher les totaux, puis commencez par ajouter un signe égal (=), choisissez la cellule que vous souhaitez ajouter, suivie d’un signe plus (+), et faites de même autant de fois que vous le souhaitez. Après avoir appuyé sur Entrée, vous obtiendrez la somme des nombres alternés, comme indiqué ci-dessous.
Voyons comment utiliser la méthode AutoSum pour additionner tous les nombres d’une seule colonne. C’est, là encore, l’une des formules les plus simples de Microsoft Excel.
Utilisons le même exemple que précédemment et additionnons tous les nombres en même temps.
Tous les numéros sélectionnés seront automatiquement additionnés en allant dans l’onglet Accueil, dans la zone d’édition et en sélectionnant Somme automatique, comme indiqué dans l’image ci-dessous.
SOMME.SI
Dans Excel, la fonction SOMME.SI additionne les nombres qui répondent à des critères spécifiques.
Par exemple, si vous souhaitez additionner les nombres supérieurs à 11 dans une plage de nombres, vous pouvez utiliser la fonction SOMME.SI.
Voyons maintenant comment effectuer ce calcul.
Définissez la plage de cellules et la condition pour l’addition ; dans ce cas, nous souhaitons additionner uniquement les valeurs supérieures à 11.
Comme on peut le voir dans l’exemple ci-dessous, la formule pour réaliser cette opération est =SOMME.SI (C4:C10, « >11 »).
Vous pouvez également utiliser SOMME.SI pour additionner des nombres en fonction d’une condition de texte. C’est une formule très flexible que vous pouvez utiliser pour l’intégrer dans n’importe quelle feuille Excel en fonction des circonstances.
SUPPRESPACE
La fonction SUPPRESPACE supprime les espaces supplémentaires au début ou à la fin d’une chaîne de caractères.
La formule SUPPRESPACE commence généralement par un signe égal (=), suivi des informations sur la cellule et de la touche Entrée.
=SUPPRESPACE (C7)
Comme le montre l’image ci-dessous, la fonction SUPPRESPACE supprime les espaces de début, les espaces excessifs et les espaces de fin de la cellule C7.
Lors du formatage d’une feuille Excel volumineuse, la fonction SUPPRESPACE est pratique car il suffit de spécifier la plage de cellules pour supprimer les espaces supplémentaires.
RECHERCHEV
La recherche manuelle serait très longue, surtout si le classeur est volumineux. Pour trouver un élément dans un grand tableau ou une plage de cellules, la fonction RECHERCHEV est très utile.
Elle est utilisée pour localiser le numéro, le texte, etc. d’un élément dans une plage spécifique.
Consultez cet exemple pour comprendre comment fonctionne la fonction RECHERCHEV.
Les noms des étudiants et les informations sur leurs résultats aux tests sont inclus dans le fichier Excel ci-dessous.
L’objectif est de trouver le statut du résultat de Margaret Adleman, dont le numéro est 3.
L’équation pour effectuer cette action est
=RECHERCHEV(G5, B4:E9,4, FAUX)
- Comprenons les détails de la syntaxe :
- G5 : cette cellule contient le terme de recherche ou le numéro que vous souhaitez localiser dans le grand tableau ou le classeur.
- B4:E9 : il s’agit de la plage de tableau dans laquelle RECHERCHEV effectue sa recherche.
- 4 : indique à la fonction RECHERCHEV de renvoyer la valeur de la quatrième colonne du tableau sur la même ligne.
FAUX : renvoie une erreur si la correspondance n’est pas trouvée.
Comme le montre le tableau ci-dessous, la fonction RECHERCHEV a identifié le statut de résultat de Margaret Adleman comme « Échec » dans la cellule G6.
Si vous disposez d’Excel 365 ou d’Excel 2021, utilisez RECHERCHE, une version améliorée de RECHERCHEV. La fonction RECHERCHE présente des avantages supplémentaires, notamment la possibilité d’effectuer une recherche dans n’importe quelle direction et de fournir des correspondances exactes par défaut. De plus, elle est plus simple et plus pratique à utiliser.
Que sont les raccourcis Excel ?
Les raccourcis Excel peuvent rationaliser votre travail et vous permettre d’effectuer des tâches rapidement et efficacement sans avoir à passer constamment par le menu.
Lorsque vous travaillez avec une base de données importante, les raccourcis Excel peuvent être très utiles. Vous pouvez accéder rapidement aux fonctionnalités dont vous avez besoin en quelques frappes de clavier.
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