Les entreprises, qu’elles soient grandes ou modestes, dépendent fondamentalement des accords contractuels pour leur fonctionnement. Ces contrats établissent des obligations juridiques, définissant clairement les droits et les responsabilités réciproques des parties impliquées.
L’utilisation des contrats remonte à bien avant l’avènement de l’industrialisation et de l’économie capitaliste moderne. À l’époque des royaumes et des empires, les accords déterminaient déjà les conditions des ententes, et le respect de ces termes était une exigence absolue pour toutes les parties.
Malgré les transformations considérables que le monde a connues au fil des décennies, les principes fondamentaux des contrats sont restés constants. La gestion des contrats englobe l’ensemble du processus, de la conception initiale d’un accord à son exécution effective par la partie désignée, et jusqu’à sa résiliation finale.
Compte tenu de la complexité inhérente aux contrats, la gestion contractuelle a évolué pour intégrer différentes étapes et niveaux, chacun représentant un aspect spécifique de l’accord. L’analyse des performances joue un rôle central dans ce processus, visant à maximiser l’efficacité opérationnelle et financière tout en identifiant et en atténuant les risques financiers et de réputation résultant du non-respect des stipulations contractuelles.
Principes essentiels de la gestion contractuelle
Pour assurer une gestion efficace des tâches et des personnes impliquées dans un contrat, il est impératif que l’équipe possède une compréhension précise du travail à accomplir, des ressources nécessaires et du calendrier à respecter. Cette compréhension claire est le pilier d’une gestion contractuelle réussie.
Les avantages d’une gestion contractuelle efficace
- Préservation de la qualité du travail: L’objectif principal de la gestion des contrats est de maintenir un niveau élevé de qualité dans l’exécution des tâches. Elle garantit que le travail est effectué de manière efficiente, dans les délais impartis, et que les ressources sont utilisées de façon optimale. Elle permet également d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour chaque contrat conclu, en identifiant et en minimisant les risques financiers et de réputation.
- Meilleur contrôle du projet: La gestion de projet est essentielle pour superviser les activités lors de la phase initiale d’un contrat. Elle assure que les opérations sont lancées correctement et sans encombre.
- Augmentation des revenus: Une gestion contractuelle efficace contribue à la croissance des revenus de deux façons. Premièrement, elle permet à l’entreprise de demeurer compétitive et de remporter de nouveaux contrats. Deuxièmement, la qualité accrue du travail effectué se traduit par des résultats supérieurs, justifiant ainsi des prix plus élevés.
Gestion de contrats vs. Administration de contrats
La gestion des contrats englobe l’intégralité du cycle de vie d’un accord, de sa conception à sa résiliation. L’administration des contrats, quant à elle, se concentre sur les processus intervenant lors de la phase de conception, avant la signature de l’accord. Le cycle d’administration se termine avec l’acceptation et la signature du contrat, tandis que la gestion du contrat prend le relais à partir de cette étape et se poursuit jusqu’à la résiliation de l’accord.
Les administrateurs de contrats sont chargés de vérifier que toutes les parties sont satisfaites des conditions de l’accord qu’elles ont établi ensemble. Les gestionnaires de contrats, en revanche, veillent à ce que toutes les parties respectent l’ensemble des termes et conditions contractuels.
Phases clés de la gestion contractuelle
La gestion contractuelle va bien au-delà de la simple signature de documents. Elle inclut une série d’actions structurées qui guident et développent les processus de gestion à chaque étape de l’accord. Pour ce faire, il est essentiel de maintenir la clarté et la précision dans tous les aspects du contrat.
Phase de conception
La planification est un élément déterminant dans la réussite de toute stratégie. Un gestionnaire compétent prépare toujours son projet avec soin. La phase de conception de la gestion contractuelle consiste à établir une feuille de route flexible qui tient compte des imprévus possibles.
Cette phase initiale est la première étape du processus méticuleux de gestion des contrats. Elle implique l’évaluation des besoins et des ressources de l’entreprise, ainsi qu’une réflexion approfondie sur les éléments critiques de la stratégie contractuelle. Cette approche assure la fluidité des étapes suivantes et les prépare à faire face aux imprévus. Voici les éléments clés à considérer lors de cette phase de planification :
- Les types de contrats concernés
- Les normes et standards applicables aux accords
- Les responsabilités pour chaque phase du processus
- Les conditions nécessaires à l’exécution optimale des tâches
- Les éventuels obstacles et solutions à mettre en place
- Les ressources requises pour l’application de la stratégie contractuelle
La phase de conception pose les bases pour les étapes ultérieures.
Phase de collaboration
Suite à la phase de conception, la phase de collaboration entre en jeu. Elle vise à mettre en œuvre les fondations établies pour les nouveaux contrats et à développer des accords types pour les situations courantes. Le défi principal pour les gestionnaires de contrats à ce stade est de trouver l’équilibre entre les besoins et la réduction des risques.
Cette phase est simplifiée pour les situations habituelles : les gestionnaires choisissent le type de contrat approprié et saisissent les informations nécessaires, en évitant au maximum les modifications du document contractuel. Toutefois, la tâche se complique en présence de situations plus complexes, nécessitant la création de nouveaux documents en respectant les normes et les droits. Une signature électronique conclut la phase de pré-contact pour finaliser le contrat.
Phase de signature
La phase de signature est une étape cruciale dans la gestion des contrats. C’est à ce moment que l’on cherche à concrétiser les stratégies élaborées lors de la phase de conception. On utilise souvent un logiciel de gestion des contrats pour faciliter les tâches associées. Ce logiciel permet notamment de centraliser le stockage des contrats.
Un logiciel de gestion des contrats est un outil numérique qui permet aux utilisateurs de suivre et de gérer les contrats à différentes phases de leur cycle de vie. Il offre également des fonctionnalités telles que les rappels de renouvellement, la gestion de la conformité, la capture des signatures numériques et la gestion des modèles de contrats.
Un autre aspect important de cette phase est l’intégration, qui consiste à s’assurer que toutes les parties prenantes comprennent la vision et les objectifs du contrat et qu’elles sont à l’aise avec les outils utilisés.
Après la mise en œuvre, et une fois que les deux parties ont signé électroniquement, vient l’étape de transmission, où l’on vérifie l’absence d’erreurs et de défauts dans le contrat, confirmant chaque rôle, responsabilité, échéance et objectif.
Phase de suivi
C’est durant cette phase que les objectifs énoncés dans les contrats prennent vie. Il est crucial d’être attentif aux termes de l’accord et de suivre régulièrement leur application afin de s’assurer que tout se déroule comme prévu.
Le rôle des gestionnaires durant cette phase est de garantir que tout est conforme aux termes du contrat et de mettre en place des systèmes d’alerte précoce pour identifier rapidement les problèmes éventuels.
Les gestionnaires peuvent s’inspirer de la phase de planification pour concevoir une liste de contrôle ordonnée de tous les éléments du contrat. Cela permet de ne négliger aucun aspect et de repérer rapidement les écarts entre le travail convenu et le travail réalisé.
Phase de renouvellement
La phase de renouvellement n’est pas une étape à proprement parler, mais il est essentiel d’y accorder une attention particulière après l’exécution du contrat. Les principes de cette phase doivent être appliqués à tous les niveaux du processus.
Cette phase se concentre sur la décision de renouveler ou non un contrat. Étant donné la présence de clauses de pénalités ou de défaillance, il est important de considérer la fin du contrat de manière proactive dans d’autres décisions contractuelles.
Le renouvellement implique l’évaluation des performances du contrat et la prise de décisions quant à son renouvellement ou à ses modifications éventuelles. Les parties prenantes doivent être conscientes des dates de résiliation et de renouvellement et s’assurer qu’elles ont suffisamment de temps pour réunir toutes les informations nécessaires avant de s’engager dans un nouvel accord.
Phase post-contractuelle
La phase post-contractuelle marque la fin du contrat. Elle fait suite à sa rupture. À ce stade, l’objectif est de s’assurer que tout est correctement effectué, en émettant ou en réglant les dernières factures et en archivant les documents contractuels.
De nombreux gestionnaires de contrats ont également tendance à réaliser une analyse rétrospective de leurs contrats, afin d’en tirer des enseignements pour les prochains accords. Cette analyse est une source précieuse d’informations qui contribue à améliorer les résultats des contrats futurs.
Conclusion
La valeur d’un contrat dépend autant de la qualité de sa gestion que de ses termes. Même un contrat bien rédigé ne garantit pas un résultat positif si sa gestion est défaillante. Il est donc essentiel de suivre scrupuleusement les directives afin de tirer le meilleur parti de chaque accord.
Il est également judicieux de rechercher des sources fiables de modèles de documents juridiques pour vos contrats.