Un système de gestion financière (SGF) a pour vocation de connecter, de générer, de rapporter et de conserver les diverses transactions liées aux mouvements de fonds au sein d’une organisation.
L’objectif principal de tout logiciel financier pour une entreprise est de suivre les flux monétaires, tant ceux qui entrent que ceux qui sortent, impliquant l’entreprise elle-même, ses fournisseurs et ses clients. Il soutient les trésoriers et les responsables financiers dans la gestion de ces flux de ressources. Ainsi, toute entreprise, quelle que soit sa taille, a besoin d’une solution de comptabilité basique pour enregistrer les opérations de débit et de crédit.
Pourquoi une entreprise aurait-elle besoin d’un logiciel de gestion financière ?
Pendant de nombreuses années, on a cru qu’un outil complet de gestion financière n’était indispensable que pour les grandes entreprises et les multinationales. Cette perception a cependant évolué, car de nombreux fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS) proposent désormais des SGF performants, disponibles sur site ou dans le cloud, à des tarifs accessibles aux entreprises de toutes tailles.
Aujourd’hui, les PME se tournent également vers des SGF évolutifs pour plusieurs raisons :
#1. Un SGF, qu’il soit en ligne ou hors ligne, peut vous aider à éliminer les erreurs financières telles que les paiements d’impôts excessifs ou insuffisants, les erreurs de paie, les paiements incorrects aux fournisseurs, etc. Cela permet à votre entreprise d’éviter le gaspillage et d’investir dans ses opérations.
#2. Les SGF standards sont généralement dotés d’un système de reporting et d’analyse avancé. La direction peut ainsi générer des rapports pertinents sur les revenus de l’entreprise en quelques clics, montrant aux investisseurs l’évolution de la croissance passée, présente et future sur les produits et les marchés.
#3. Les PME ont besoin d’un logiciel de gestion financière pour une meilleure transparence et une plus grande visibilité des données dans tous les départements. Sans cela, la direction devrait se fier à des suppositions et risquerait de perdre le contrôle sur les flux financiers sortants.
#4. Les fournisseurs de SGF mettent constamment à jour leurs outils en fonction des changements des normes comptables et des codes fiscaux au niveau mondial. Vous n’avez donc pas besoin d’une équipe de comptables dédiée pour intégrer manuellement les dernières modifications fiscales ou les nouvelles pratiques comptables dans votre système.
Fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion financière
Il ne suffit pas de choisir n’importe quel SGF disponible en ligne. L’outil doit proposer les fonctionnalités et caractéristiques standard pour garantir un retour sur investissement. Voici les fonctionnalités indispensables à rechercher dans un SGF performant :
#1. Un module de comptabilité générale pour gérer les comptes fournisseurs (CP), la paie, les comptes clients (CC), le grand livre, etc.
#2. Un SGF devrait également inclure un outil dédié pour la gestion de la trésorerie, des revenus et des flux de trésorerie.
#3. Des fonctionnalités de budgétisation, de planification et de prévision sont également nécessaires dans votre plateforme SGF.
#4. Pour assurer la conformité de votre entreprise avec toutes les lois locales et internationales, des outils de gouvernance, de gestion des risques et de conformité sont indispensables au sein d’un SGF.
Voici une sélection des meilleurs outils de gestion financière disponibles pour les petites et moyennes entreprises (PME).
Workday
Workday est une marque reconnue pour ses applications professionnelles. Sa solution de gestion financière est l’un de ses outils les plus prisés. Les PME utilisent cet outil pour se concentrer davantage sur l’analyse et la planification des opérations financières que sur leur simple traitement. De plus, Workday actualise fréquemment ses outils et fonctionnalités, permettant ainsi aux entreprises de rester compétitives.
L’outil SGF de Workday utilise des technologies de pointe pour le traitement des données, comme l’apprentissage automatique, la modélisation des données d’objets et l’informatique en mémoire, afin de détecter les anomalies dans les transactions financières. L’outil est également capable de fournir des recommandations pertinentes et intelligentes, basées sur vos processus métier et vos finances.
En conséquence, grâce au système financier de Workday, vous consacrerez moins de temps à la gestion des opérations et des processus. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur des aspects commerciaux tels que le marketing et les ventes, afin d’améliorer la génération de revenus.
Causal
Causal est un outil de tableur simple, qui rappelle Excel, mais sans sa complexité. Votre équipe comptable et financière peut l’utiliser pour réaliser des calculs financiers complexes comme la planification de scénarios, la prévision de données et la modélisation de données. De plus, l’outil permet la visualisation intuitive et interactive des données via du texte, des tableaux et des graphiques personnalisables.
Vous pouvez également intégrer Causal à des sources de données d’entreprise, comme les logiciels de comptabilité, les ERP et les bases de données hébergées. Cela permet à vos équipes d’extraire des données de ces sources et d’intégrer des données en direct ou des données historiques dans les rapports d’activité.
Par conséquent, ce produit convient aux start-ups, aux organisations à but non lucratif, aux entreprises de cryptomonnaie, aux équipes financières et aux équipes marketing.
Sage Intacct
Depuis 1999, Intacct est un fournisseur de services de premier plan, proposant des outils SGF basés sur le cloud, conçus sur mesure pour les petites et moyennes entreprises. De plus, l’entreprise a été pionnière dans la fusion de la finance et de la comptabilité avec la technologie cloud, rendant ainsi les outils SGF accessibles en ligne, de partout.
Elle est également la source de référence pour les applications financières de pointe pour l’AICPA (American Institute of Certified Public Accountants).
Sage a acquis Intacct en 2017 et a renommé l’outil SGF Sage Intacct. Il est devenu un composant essentiel de Sage Business Cloud. Le nouveau SGF est doté de modules spécifiques comme les « Core Financials », « Advanced Functionality », « Dashboards & Reporting » et « Billing », pour répondre à tous les besoins des PME à l’échelle mondiale.
Xero
Xero est un outil comptable sophistiqué qui permet aux petites et moyennes entreprises de saisir des factures, d’envoyer des devis et des factures aux clients, de numériser des reçus avec Hubdoc, de rapprocher des opérations en masse, etc.
Vous pouvez également vous abonner à des modules complémentaires, comme la gestion des dépenses, l’analyse et le suivi de projet, afin de transformer cet outil de comptabilité en un SGF puissant. De plus, il offre des fonctionnalités intégrées telles que le suivi du financement de projets, la gestion des contacts, le stockage sécurisé de fichiers et la gestion des stocks.
Xero rassemble toutes les fonctionnalités comptables et financières nécessaires pour permettre aux PME de gérer efficacement leur activité et d’atteindre leurs objectifs de rentabilité. Avec plus de 20 fonctionnalités, le tableau de bord Xero vous donne un aperçu complet des finances de votre entreprise.
Ce tableau de bord regroupe les relevés de trésorerie, les soldes de compte, les rapprochements bancaires, les factures impayées et les indicateurs commerciaux spécifiques au même endroit, vous permettant de suivre la santé financière de votre entreprise.
Kissflow
Kissflow est plus qu’une simple solution de gestion financière. Il s’agit d’un outil unifié qui permet à votre équipe financière de réaliser tout ce qu’un outil ERP ne peut pas faire. Par exemple :
- Donner des autorisations aux projets et achats respectant les directives financières internes et externes. Avec ce système de règles,
- Vous n’aurez jamais de retard dans un achat légitime, tout en évitant le gaspillage et les achats inutiles.
- Sécurisez les données commerciales sensibles des employés via un accès aux outils basé sur les rôles et sur le principe du besoin d’en connaître.
- Rassemblez toutes les données financières et opérationnelles dans un tableau de bord simplifié afin de prendre des décisions plus éclairées.
De plus, l’interface utilisateur graphique (GUI) et les éléments visuels de Kissflow permettent aux PME de personnaliser l’application aisément en fonction des produits et services qu’elles proposent.
FinancialForce
FinancialForce est un autre nom bien connu dans le domaine de la gestion financière, de la planification et de l’analyse pour les entreprises. Son ERP SGF a été développé sur la plateforme de développement Salesforce, basée dans le cloud.
Grâce à sa programmation logicielle intelligente, FinancialForce ERP offre une vue complète de l’entreprise, centrée sur le client. De plus, en tant qu’ERP SGF unifié, il rassemble l’interface utilisateur et le back-end dans un espace centralisé, évitant ainsi toute confusion dans le flux de travail des employés.
Par conséquent, la direction peut accéder à des données consolidées pour prendre des décisions importantes, tandis que les employés de base peuvent effectuer leurs tâches efficacement. De plus, en choisissant FinancialForce, vous bénéficiez non seulement d’un SGF, mais aussi de toute une gamme d’outils d’entreprise, notamment :
- PSA ou solutions d’automatisation des services professionnels
- Solutions de gestion des stocks
- Systèmes de facturation
- Systèmes de gestion comptable et financière
Votre équipe comptable, financière et de direction aura donc toujours accès aux données en temps réel liées aux opérations et aux clients.
AccountsIQ
AccountsIQ est un outil de comptabilité basé dans le cloud qui rend le traitement, la collecte et le reporting des données financières agréables et sans erreur. Il offre des outils simples, mais sophistiqués pour la budgétisation, l’automatisation de la consolidation, le dépôt de formulaires de TVA numériques, l’audit et la gestion des flux de trésorerie.
L’équipe de développement d’AccountsIQ a conçu le produit en tenant compte des besoins des entreprises comportant plusieurs départements travaillant en silos. Cette organisation peut s’avérer financièrement défavorable pour les petites et moyennes entreprises.
Ainsi, avec cet outil SGF, diverses entités de votre entreprise, comme les ressources humaines, la paie, les comptes clients, les comptes fournisseurs, les achats, les services et les stocks, seront regroupées au même endroit.
AccountsIQ comprend 250 modèles de rapports, tableaux de bord, ensembles de rapports de gestion, liens Power BI et compléments Excel. De plus, l’outil est doté d’une structure de codage BI personnalisable à 6 dimensions et d’un grand livre général à 3 niveaux. Au final, toutes ces fonctionnalités vous permettent d’utiliser l’outil SGF pour l’analyse comparative des performances et la création de rapports précis pour tous les secteurs d’activité.
Gestion financière NetSuite
Si vous avez besoin d’un outil SGF qui intégrera facilement les processus de vente, de back-office et de service de votre entreprise, vous pouvez essayer Gestion financière NetSuite. Ses capacités éprouvées et complètes de gestion financière amènent toute entreprise au-delà des outils comptables traditionnels.
Le logiciel financier NetSuite vous aide à :
- Clôturer rapidement et sans erreur les livres et registres financiers
- Bénéficier de fonctionnalités robustes de gestion des dépenses
- Gérer les revenus de manière structurée et traçable
- Obtenir une vue globale et en temps réel de la santé financière de l’entreprise
L’outil étant basé dans le cloud, les employés et les dirigeants peuvent accéder aux données nécessaires à distance. Il n’est pas nécessaire d’installer de logiciel autonome, toutes les tâches pouvant être effectuées à partir d’une application Web légère.
Il comprend tous les modules et outils nécessaires pour la comptabilité, la facturation, la budgétisation, la planification, les rapports financiers, les rapports sur les revenus, etc.
En guise de conclusion
Le logiciel de gestion financière est un outil essentiel du système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Un SGF, intégré à l’ERP, rassemble les données financières et opérationnelles dans un système logiciel central auquel les décideurs et les gestionnaires de l’entreprise peuvent se référer.
Vous pouvez commencer par choisir l’un des outils mentionnés ci-dessus pour gérer les finances de votre entreprise. Ces outils vous aideront également à numériser votre entreprise, améliorant la gestion des données financières tout en vous assurant de respecter les normes internationales.