Gérez votre inventaire avec précision : découvrez les codes-barres Excel et Google Sheets
Cherchez-vous à optimiser le suivi de votre inventaire et à éliminer les erreurs ? Envie d’automatiser votre système d’approvisionnement ? Les codes-barres sont la solution, et pour les créer ou les gérer, Excel et Google Sheets sont vos meilleurs alliés.
Bien que le brevet des codes-barres ait été déposé il y a plus de 50 ans par Norman Joseph Woodland et Bernard Silver, ils restent essentiels pour lire rapidement et efficacement des données concises sur les produits et les biens. Les entreprises technologiques continuent d’ailleurs de développer de nouvelles versions, en se basant sur les modèles originaux.
Aujourd’hui, les entreprises optent pour l’automatisation de la création, de l’impression et du décodage des codes-barres grâce à des outils puissants comme Excel et Google Sheets. Laissez-nous vous éclairer sur le fonctionnement des codes-barres et leurs diverses applications.
Qu’est-ce qu’un code-barres ?
Un code-barres est une représentation graphique, composée de barres et d’espaces, qui permet à une machine de lire des chiffres et des caractères.
Grâce à ces codes, les machines identifient instantanément un produit étiqueté à partir d’un inventaire informatisé ou d’une base de données de vente. Ces images sont constituées de lignes noires et d’espaces blancs, dont la largeur et la forme varient en fonction du type de code-barres, de sa norme et de sa symbologie.
Les lignes noires parallèles sont séparées par des espaces blancs, un arrangement qui rappelle le concept du code Morse, qui a d’ailleurs inspiré la création des codes-barres.
Les codes-barres contiennent généralement des chiffres et des lettres, avec une longueur de données variable en fonction de la norme. Par exemple, les systèmes Industrial 2 of 5 peuvent comporter entre 2 et 30 caractères.
Comment fonctionne un code-barres ?
Le fonctionnement des codes-barres repose sur la forme et la largeur des lignes noires parallèles. Les différentes largeurs de barres représentent généralement les chiffres 1 et 0. La combinaison des largeurs et de leur séquencement permet de représenter les chiffres de 0 à 9.
Le motif des barres noires et les données associées dépendent de la norme du code-barres.
Voici les normes de codes-barres les plus courantes :
- Code de produit universel (UPC)
- Numéro d’article européen (EAN)
- Code 39, utilisé par le département américain de la Défense
- Code 128, dédié à l’industrie B2B
- PDF417, conçu pour les cartes d’identité
Ce séquencement de barres noires est un algorithme préprogrammé, enregistré dans un système de caisse, un logiciel de suivi des stocks, etc. Il suffit alors de scanner le code-barres.
Pour la lecture, un scanner équipé d’un laser (généralement rouge ou vert) est utilisé. Le scanner contient un convertisseur optique/numérique qui interprète la lumière laser réfléchie.
Lorsque le laser est dirigé sur un code-barres, le convertisseur capte la lumière réfléchie. Un ordinateur connecté déchiffre ensuite le motif des lignes et des espaces et en extrait les données.
Codes-barres avec Google Sheets
Google Sheets est un outil web gratuit qui permet de créer des codes-barres rapidement. Pour les petites entreprises, les boutiques en ligne ou les indépendants ayant besoin d’un suivi des stocks économique, Google Sheets est une solution idéale.
Google Sheets propose les formules, les polices et les options d’impression nécessaires pour générer des codes-barres en masse.
Codes-barres avec Microsoft Excel
Si votre entreprise utilise la suite Microsoft 365 pour la gestion de documents, vous pouvez facilement utiliser Excel pour générer et imprimer des codes-barres.
Excel propose différentes polices de codes-barres, des options d’impression et des polices pour créer rapidement des codes-barres adaptés à tous les besoins.
Les codes-barres Excel
Les codes-barres Excel sont similaires à ceux utilisés par les entreprises. Cependant, ils sont créés à partir de données converties au format code-barres à l’aide de polices, de formules et d’autres fonctionnalités d’Excel. De nombreuses entreprises utilisent Excel pour créer des systèmes de codes-barres performants.
Un tel système comprend souvent :
- Une base de données des produits et de leurs numéros de suivi
- Du code VBA pour automatiser la génération de codes-barres
- Des options d’impression préformatées
- La correspondance des données avec la base de données après la lecture du code-barres
Applications des codes-barres Excel
Suivi des stocks
Les entrepôts génèrent et collent des étiquettes de codes-barres sur les articles en stock. Lors de la réception de nouveaux produits ou de l’expédition vers les points de distribution, les employés scannent les codes-barres.
Suivi des actifs
Les entreprises étiquettent leurs actifs (ordinateurs, écrans, mobilier, etc.) avec des codes-barres. Lors d’un audit, un simple scan permet de comparer les données avec la liste d’inventaire.
Traitement des factures
Les factures sont livrées avec des codes-barres. Lors du traitement et de l’enregistrement des factures, l’équipe comptable peut scanner le code-barres.
Vente au détail
Dans les commerces de proximité, les codes-barres facilitent la facturation, le suivi des stocks et la prévention du vol.
Suivi du courrier
Les codes-barres sont essentiels pour le suivi du courrier. À chaque étape du parcours, le code-barres est scanné, ce qui permet de suivre en temps réel l’acheminement.
Publipostage
Les entreprises utilisent souvent les codes-barres dans le publipostage pour envoyer des informations sur les produits aux fournisseurs ou aux clients.
Gestion du cycle de revenus hospitalier (RCM)
Le système RCM génère un code-barres lors de l’admission d’un patient. Un bracelet muni de ce code-barres est remis au patient. Le personnel scanne le code-barres lors des contrôles, des analyses, des procédures, etc., ce qui permet de gérer automatiquement le dossier du patient.
Liens hypertexte vers des pages web
Les codes-barres avancés comme les QR codes 2D sont souvent utilisés pour créer des liens vers des applications mobiles, des sites web, des portails de contenu, etc.
Avantages de l’utilisation d’Excel pour les codes-barres
Économies
La création d’un système de codes-barres automatisé avec Excel permet de réaliser des économies considérables par rapport à l’achat d’un outil dédié.
Précision
Les codes-barres Excel, lorsqu’ils sont correctement créés et étiquetés, sont très précis pour le suivi et la gestion d’articles physiques.
Facilité d’utilisation
Le personnel étant déjà familier avec Excel, il n’est pas nécessaire de former les employés sur une nouvelle application.
Disponibilité immédiate des données
Les données scannées sont instantanément disponibles dans votre fichier Excel, sans besoin d’importer des données manuellement.
Intégration
Les outils de génération de codes-barres pour Excel sont souvent compatibles avec d’autres applications Microsoft comme Word, PowerPoint et Publisher.
Comment créer des codes-barres en masse dans Excel
Télécharger et installer des polices de codes-barres
Les dernières versions d’Excel devraient contenir des polices de codes-barres. Sinon, vous pouvez en télécharger depuis des sites spécialisés. Vous pouvez également envisager d’acheter une police avec une licence commerciale.
Voici les étapes à suivre après le téléchargement :
- Décompressez le fichier et double-cliquez sur le fichier BarcodeFont.ttff.
- Cliquez sur Installer pour ajouter la police à votre système.
Créer un système de génération de codes-barres sur Excel
#1. Ouvrez Excel et créez deux colonnes : « ID Produit » et « Code-barres ».
#2. Dans la colonne « Code-barres », copiez la formule suivante :
"*"&A2&"*"
#3. Sélectionnez la cellule contenant la formule, puis choisissez « BarcodeFont » dans « Accueil » > « Police » > « Liste déroulante ».
#4. Copiez la cellule (B2) et collez-la vers le bas sur 10 à 20 lignes, en fonction de vos besoins.
#5. Saisissez ensuite les caractères (lettres et chiffres) pour obtenir un code-barres dans chaque cellule.
#6. Augmentez la taille de la police dans la colonne « Code-barres » pour obtenir des codes-barres imprimables.
Vous savez maintenant comment fonctionnent les codes-barres et comment les créer manuellement dans Excel.
Pour un suivi des stocks optimisé et évolutif, voici quelques outils et applications pour la génération de codes-barres :
TBarCode Office : TEC-IT
TBarCode Office est un complément pour Word et Excel. Vous pouvez le télécharger gratuitement et l’installer pour vos tâches de codage de barres.
Dans Word, il permet de générer des codes-barres pour le publipostage et l’impression d’étiquettes. Dans Excel, il permet la génération en masse et l’impression de codes-barres.
Ce complément est compatible avec Microsoft Office 2007 et les versions ultérieures, sur les ordinateurs Windows 32 et 64 bits. Il n’est pas compatible avec les autres systèmes d’exploitation.
Si vous souhaitez automatiser le système de codes-barres Excel avec VBA, vous pouvez télécharger le SDK TBarCode.
ActiveBarcode : complément pour Excel
ActiveBarcode est un autre complément populaire pour Excel. Une fois installé, il ajoute un menu dédié sur votre application Excel, vous donnant accès à toutes les options pour créer, modifier, automatiser et imprimer des codes-barres.
ActiveBarcode est rétrocompatible avec Microsoft Office, allant de la version 2000 aux plus récentes. Il est compatible avec les PC Windows 32 et 64 bits, mais pas avec macOS.
Les principales fonctionnalités de ce complément sont :
- Le positionnement personnalisé des codes-barres dans vos tableaux de données
- L’ajustement précis de la taille du code-barres
Le complément s’intègre facilement à différents types de tableaux Excel. Vous pouvez automatiser la génération de codes-barres en la liant à des cellules, avec mise à jour automatique lors d’un changement de données.
Logiciel de code-barres : ConnectCode
Barcode Software est une application autonome pour Windows 10 et 11, disponible gratuitement sur le Microsoft Store. Elle envoie les données de code-barres vers un fichier Excel.
Vous aurez donc besoin d’Excel pour utiliser cette application. Vous pouvez également exporter les résultats vers PDF, Word, Access et d’autres outils de conception. L’application propose 3 polices de codes-barres intégrées :
- Industriel 2 sur 5
- Codage 39
- POSTNET
Elle ne permet donc de créer des codes-barres que dans ces 3 normes, et n’est pas compatible avec les formats UPC ou EAN. Elle est donc adaptée si votre entreprise utilise ces normes spécifiques.
Générateur de codes-barres dans Excel : Tech Nitya
Le générateur de codes-barres de Tech Nitya est un complément à installer dans Excel. Il permet de générer des codes-barres en masse en un seul clic et est disponible sous différentes licences commerciales.
Si vous souhaitez un outil sous licence pour une utilisation commerciale illimitée, vous pouvez vous intéresser à cette application. Les points forts de cet outil sont :
- Une interface conviviale
- La personnalisation du code-barres
- La compatibilité avec de nombreuses normes (EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN, etc.)
- Des formats dédiés aux services postaux (SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post, etc.)
Il est compatible avec toutes les versions de Microsoft Office depuis 2007 et permet l’exportation vers Microsoft Word.
En conclusion
Les codes-barres sont des outils très utiles pour la gestion des stocks, des actifs, etc. Ils peuvent même être considérés comme un mode de communication de données, cachées aux yeux non avertis.
Que ce soit pour une utilisation professionnelle ou un loisir, vous aurez besoin de logiciels et d’outils pour automatiser la génération de codes-barres. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités d’Excel ou Google Sheets en les créant manuellement.
Si vous préférez une solution sans application commerciale, ou que vous recherchez une édition et une production rapide de codes-barres pour Excel ou d’autres tableurs, vous pouvez utiliser l’une des applications tierces présentées ci-dessus.
Si cet article vous a plu, vous trouverez peut-être intéressants les compléments Excel pour les PME et les modules complémentaires Google Sheets.