La Gestion Juridique d’Entreprise (Enterprise Legal Management – ELM) assure que le département juridique interne des grandes sociétés fonctionne de manière productive, transparente, responsable, efficace et prévisible lorsqu’il traite des affaires juridiques.
Les solutions ELM connaissent une popularité croissante depuis les années 1990, et d’ici 2028, leur capitalisation boursière devrait dépasser le seuil de 1 milliard de dollars. L’ELM est devenu un élément crucial pour les pratiques juridiques au sein des entreprises, permettant de gérer efficacement les conseils internes face aux défis juridiques.
Ces outils utilisent les technologies logicielles les plus performantes et récentes, des bases de données avancées, des techniques de découverte électronique, entre autres. Étant donné que des sommes considérables sont en jeu lors des litiges importants, les entreprises ont besoin des meilleurs outils et professionnels juridiques disponibles.
Si vous êtes un représentant d’entreprise à la recherche du logiciel ELM idéal pour votre organisation, vous êtes au bon endroit. Parallèlement, si vous êtes un groupe de professionnels avec une expertise en développement juridique et logiciel et que vous cherchez à développer le prochain outil ELM majeur, nous sommes là pour vous donner de l’inspiration grâce aux solutions ELM de pointe présentées ci-dessous.
Qu’est-ce que la Gestion Juridique d’Entreprise (ELM) ?
Les grandes entreprises ont leur propre département juridique interne. La Gestion Juridique d’Entreprise est la discipline qui consiste à superviser l’administration, les opérations, les stratégies, les responsabilités et les performances de ces services juridiques d’entreprise.
L’ELM est une branche de la gestion d’entreprise et englobe un éventail de tâches telles que la gestion des coûts liés aux questions juridiques, la facturation électronique, la budgétisation d’entreprise, la gestion de la propriété intellectuelle (PI), la gestion des titres, la supervision de la conformité des processus financiers, etc.
Grâce aux technologies modernes de développement de logiciels, il est désormais possible de créer des applications robustes capables de gérer l’ensemble des aspects juridiques pour une organisation au niveau de l’entreprise. Voici quelques exemples de tâches relevant du domaine de l’ELM :
- Fusions et acquisitions
- Règlements de litiges et contentieux
- Licences de produits, services, entreprises ou propriété intellectuelle
- Gestion des marques
- Conformité et gouvernance via les normes légales
- Immobilier, réclamations, emploi, approvisionnement, etc.
Avant l’avènement des applications ELM, les entreprises utilisaient des outils distincts pour chaque tâche mentionnée, avant de rassembler les données dans un seul emplacement pour la production de rapports ou la prise de décision. Cependant, grâce aux solutions ELM, les parties prenantes de l’entreprise et les dirigeants peuvent facilement accéder à toutes les informations à partir d’un unique logiciel sécurisé, où qu’ils soient et à tout moment.
Quels défis les solutions ELM résolvent-elles ?
#1. La gestion des affaires juridiques, y compris les détails des dossiers, les documents, l’inventaire et le statut des procédures judiciaires, peut s’avérer complexe sans une application dédiée. L’ELM simplifie cette tâche et la rend plus rentable.
#2. La supervision des dépenses juridiques exige qu’une entreprise mette en place un département dédié au suivi des coûts des avocats internes, des honoraires des avocats externes, de la comptabilisation du temps, de la facturation, etc. En déployant une application de gestion juridique d’entreprise, vous pouvez réduire les coûts d’un département complet.
#3. Alors qu’un assistant juridique peut prendre plusieurs jours pour produire un rapport à présenter aux investisseurs, une application ELM peut le faire en quelques minutes. Elle peut également extraire des données d’applications tierces comme Power BI, Tableau, Excel et ODATA.
#4. La gestion et la conservation des documents juridiques, des modèles, des contrats, des signatures, etc., est une tâche fastidieuse. Les outils ELM modernes facilitent cette tâche grâce à la numérisation, la visualisation en ligne, les signatures électroniques, l’approbation en ligne et l’analyse basée sur l’intelligence artificielle (IA).
#5. Les pratiques juridiques dépendent en grande partie des références de cas précédents et de la recherche dans les ouvrages juridiques. L’ELM vous permet d’automatiser et d’améliorer le travail de recherche grâce à des modèles, des listes de contrôle, des bonnes pratiques, des bibliothèques de clauses, la prévision des performances des dossiers juridiques, etc.
#6. Les solutions ELM incluent également l’application de la conformité, la surveillance et le code de conduite de l’entreprise, ce qui vous permet d’établir facilement les règles de base sans investir beaucoup dans la définition des politiques. Les réglementations environnementales, de gouvernance, sociales, éthiques, de confidentialité et d’entreprise sont toutes accessibles à partir d’une seule application centralisée.
#7. L’un des plus grands défis pour les entreprises est d’obtenir et de défendre correctement les brevets, les marques, les droits d’auteur, les inventions et les idées novatrices. Un outil ELM vous aidera à collecter les idées, effectuer des recherches, rédiger des demandes de brevets de propriété intellectuelle, octroyer des licences et percevoir les redevances.
Voici quelques exemples d’outils ELM populaires qui peuvent aider l’équipe juridique de votre entreprise :
Plexus Gateway
Plexus Gateway est une solution ELM simple pour étendre la gestion des risques à plusieurs entités et groupes au sein de votre entreprise. Cet outil utilise diverses technologies d’automatisation pour transformer votre processus administratif et juridique manuel en un processus entièrement automatisé.
L’outil ELM comprend trois modules principaux : la gestion des contrats, l’automatisation des contrats et la gestion des affaires. Outre ces fonctionnalités clés, voici quelques-unes des fonctionnalités à valeur ajoutée :
- Intégration DocuSign
- Possibilité pour un nombre illimité d’employés d’accéder à l’outil
- Workflows d’approbation internes automatisés et numérisés
- Collaboration sécurisée avec des parties externes
- Analyse détaillée des données en quelques clics
Votre équipe interne chargée des risques, de la conformité et des services juridiques peut réduire la charge administrative et se concentrer davantage sur des éléments essentiels tels que la mise en œuvre accélérée des directives sur les risques, le respect par tous des normes de conformité, etc.
doeLEGAL
doeLEGAL est un fournisseur de services de premier plan dans le domaine de l’ELM, des solutions eDiscovery, des services de support aux litiges, des logiciels d’innovation commerciale et des outils de gestion de la propriété intellectuelle. Ascent ELM est la marque sous laquelle doeLEGAL propose des solutions de services juridiques aux entreprises.
Cette solution est fournie avec une multitude de fonctionnalités ELM, telles que :
- La gestion numérique des affaires juridiques, accessible à tous les utilisateurs possédant des identifiants spécifiques.
- L’automatisation du processus de facturation légale en utilisant des systèmes comme l’Uniform Task-Based Management System (UTBMS) et le Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES).
- La gestion des blocages légaux par le biais de calendriers, d’e-mails, de notifications, de communications avec les dépositaires, etc.
L’objectif principal du système Ascent ELM est de simplifier les opérations juridiques de l’entreprise et de réduire les coûts pour améliorer la marge bénéficiaire de votre entreprise.
Checkbox
Si votre équipe juridique interne peine à rationaliser et automatiser les flux de travail juridiques, vous devriez essayer Checkbox. Il s’agit d’un outil de création de flux de travail par glisser-déposer et sans code, conçu spécifiquement pour les processus juridiques. Il transforme radicalement le fonctionnement de votre département juridique en améliorant sa productivité et son efficacité.
Les applications prêtes à l’emploi :
- Outil intuitif et en libre-service pour la génération de documents
- Automatisation complète des flux de travail des documents et contrats juridiques
- Formulaires en ligne automatisés pour la collecte de données auprès de nombreux collaborateurs
- Automatisation de la prise de décision par la numérisation des processus d’experts et des connaissances
- Application de gestion des données pour l’enregistrement et la mise à jour des fichiers
De plus, vous pouvez créer des applications ciblées pour les affaires juridiques, la gestion des risques et la mise en œuvre de la conformité. Vous n’avez pas besoin de formation en programmation ou en codage, ni de passer des heures avec le personnel informatique à expliquer des processus juridiques complexes.
Outlaw
Êtes-vous souvent confronté à des goulots d’étranglement contractuels ? Essayez Outlaw ! Son outil de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) de haute qualité facilite la conception de flux de transactions plus intelligents. De plus, vous pouvez conclure rapidement ces accords ou contrats légaux.
Il est doté de fonctionnalités avancées telles que l’automatisation des flux de travail des contrats juridiques, la création de modèles dynamiques et l’édition intégrée. De plus, vous n’avez pas besoin d’attendre des semaines pour lancer un nouveau contrat. Avec Outlaw, cela ne prend que quelques heures.
Son nouveau système de création de contrats auto-développé vous permet de définir des modèles de logique conditionnelle sans écrire une seule ligne de code. Le moteur de création prend également en charge la recherche de contrats basée sur l’IA, les documents tiers, l’adaptabilité automatique du flux de travail et le suivi des documents contractuels.
De plus, vous pouvez intégrer l’outil à la plupart des applications professionnelles telles que Hubspot, Salesforce, Microsoft 365, SharePoint, QuickBooks, Adobe Sign et Slack.
SimpleLegal
SimpleLegal est une application cloud intelligente, intuitive, évolutive et facile à utiliser pour superviser tous les aspects de la gestion juridique d’entreprise.
Les systèmes de base de SimpleLegal sont :
- Un module de facturation électronique pour fournir une vue complète de tous les états financiers, suivre les dépenses juridiques et prévoir les besoins futurs.
- Les affaires sont au cœur de cet outil, qui utilise un module de gestion des affaires dédié pour suivre tous les problèmes juridiques externes et internes.
- Un outil de gestion des fournisseurs pour superviser les prestataires externes et améliorer leur productivité tout en appliquant les politiques de confidentialité des données.
- Un outil robuste de reporting et d’analyse, qui propose des tableaux de bord et des suggestions d’actions stratégiques.
SimpleLegal est une solution de choix pour de nombreux services juridiques.
Bodhala
Si vous dépensez des sommes considérables pour des conseillers juridiques externes et que cela impacte vos revenus, essayez Bodhala. Il combine l’apprentissage automatique (ML), l’IA et les données d’intelligence du marché pour aider l’équipe juridique de l’entreprise et les parties prenantes à prendre des décisions éclairées et à économiser de l’argent.
Par exemple, vous pouvez bénéficier de ses solutions d’analyse comparative, qui fournissent une analyse détaillée des coûts de plusieurs cabinets d’avocats externes pour un litige spécifique. De plus, le module d’analyse comparative fournit des données sur les heures, les coûts, la dotation en personnel, la documentation et les tâches associées aux questions juridiques spécifiques.
Ironclad
Ironclad est un outil basé sur le cloud qui aide les entreprises à automatiser, créer et gérer les flux de travail des processus juridiques liés aux accords et aux contrats. Il propose une plateforme en libre-service qui permet aux professionnels du droit et aux juristes de personnaliser ou de concevoir des modèles et de générer rapidement des contrats.
Ses fonctionnalités notables incluent la prévisualisation « ligne rouge », la piste d’audit, les enregistrements de contrats consultables, les signatures automatisées et un moteur de workflow de contrats. Il permet aux entreprises de réviser les accords et les contrats juridiques de manière anonyme.
De plus, les parties externes et internes peuvent collaborer sur les contrats d’approbation et examiner les pistes d’audit pour identifier les erreurs, les éléments manquants, etc., en vue des révisions. Enfin, l’outil propose des intégrations standard avec Dropbox, DocuSign, HelloSign, Google Drive, Adobe Sign et Egnyte, pour extraire ou transférer des métadonnées.
LawVu
Si vous recherchez un espace de travail juridique efficace pour l’ELM, LawVu est une option populaire. L’espace de travail LawVu fonctionne comme une source unique pour toutes les questions juridiques, avec un ensemble centralisé d’outils juridiques. Ces outils comprennent des systèmes de productivité et de collaboration spécialement conçus pour les équipes internes de conseillers juridiques au niveau de l’entreprise.
Il s’agit d’un logiciel cloud sécurisé, crypté et toujours connecté qui permet aux experts juridiques de gérer les contrats juridiques, les dépenses juridiques, les litiges, les rapports de données et les bases de connaissances.
De plus, l’outil vous assure de rester connecté aux autres applications professionnelles. Vous pouvez collaborer en toute confiance avec des outils d’échange de données tiers tels que Workshare, Slack, Okta, Microsoft 365, Teams, DocuSign et Gmail.
BRYTER
BRYTER vous aide à transformer significativement le flux de travail de vos services juridiques d’entreprise, en l’orientant davantage vers un projet en libre-service avec mode « pilote automatique », plutôt que vers un groupe de personnes qui le gèrent.
C’est la solution idéale pour personnaliser l’outil de processus juridique en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise dès le départ. Ainsi, vous évitez de perdre du temps avec les suivis d’assistance technique.
BRYTER adopte une approche basée sur une boîte à outils pour une gestion juridique d’entreprise simplifiée, avec des fonctionnalités essentielles telles que les flux de travail juridiques automatisés, les approbations de documents automatisées, la sécurité de niveau entreprise, l’intégration via des API et l’analyse de données.
Brightflag
Brightflag est une solution ELM basée sur l’IA, ainsi qu’un service juridique qui facilite toutes les opérations juridiques que votre entreprise peut vouloir gérer en utilisant une équipe juridique interne. Que ce soit pour la budgétisation, les demandes de service ou les prévisions, cette application cloud permet aux services juridiques internes de suivre et de documenter toutes les questions juridiques.
Ce n’est pas tout ! Ils peuvent également contrôler et gérer les dépenses juridiques dans la même interface utilisateur Brightflag. De plus, elle dispose d’un moteur d’intelligence artificielle en constante évolution qui peut numériser et extraire des informations pertinentes à partir de documents juridiques tels que des affidavits, des formulaires, etc.
Mitratech
Mitratech a commencé comme un système de gestion juridique sur site il y a de nombreuses années. En 2002, la société de développement de solutions logicielles juridiques a commencé à proposer des outils de gestion juridique d’entreprise complets pour les organisations de taille moyenne et les grandes entreprises.
C’est un outil riche en fonctionnalités, avec notamment :
- Gestion du cycle de vie des contrats (juridiques ou non)
- Gestion des affaires juridiques
- Automatisation du flux de travail juridique
- Gestion des dépenses
- Présentation juridique de l’entreprise
En résumé, il s’agit d’un outil de gestion juridique de bout en bout, conçu pour répondre aux besoins de procédure juridique personnalisés de votre entreprise. Quatre modules de programmation : Collaborati, TAP Workflow Automation, TeamConnect et Acuity ELM composent la solution ELM complète.
ContractPodAi
ContractPodAi L’application en ligne permet aux utilisateurs juridiques et non juridiques de l’entreprise de bénéficier d’une visibilité et d’un contrôle complets sur l’ensemble du processus juridique de l’entreprise. C’est la seule solution ELM qui vous permet de gérer plusieurs affaires juridiques à tout moment et qui dispose des ressources nécessaires pour contrôler presque tous les litiges.
Englobant tous les flux de travail juridiques, la solution cloud fournit des outils avancés et des ressources en libre-service pour aider les professionnels du droit à configurer, créer et automatiser la plupart des documents juridiques. Parmi les autres fonctionnalités notables figurent la gestion des processus métier (BPM), un référentiel intelligent, des analyses avancées, un portail de négociation avec les fournisseurs, etc.
Derniers mots
La stratégie de gestion juridique d’entreprise de votre entreprise sera toujours différente des autres. Par conséquent, vous avez besoin d’une solution ELM sur mesure, en vous concentrant sur les problèmes à résoudre et sur les difficultés que vous pourriez rencontrer à l’avenir.
Dans les sections ci-dessus, nous avons présenté quelques outils ELM de premier plan utilisés par les entreprises leaders mondiales. Vous pouvez consulter votre conseiller juridique ou le service juridique pour choisir la solution qui convient le mieux à votre entreprise.
Si vous êtes un cabinet d’avocats ou un groupe de professionnels du droit au service des petites et moyennes entreprises et que vous recherchez des logiciels fiables (technologies juridiques) pour les cabinets d’avocats, consultez notre article.