Google Agenda facilite l’organisation d’événements grâce à son système d’invitations intelligentes. Il permet d’intégrer des liens vers des plateformes de visioconférence telles que Zoom ou Google Meet, de recueillir les réponses des invités et de diffuser automatiquement les mises à jour de l’événement à tous les participants.
Gestion d’un événement dans Google Agenda
La création d’un événement sur Google Agenda est accessible à tous, mais c’est l’organisateur qui a la maîtrise de la liste des participants. Il peut également rendre l’événement public via une option de publication dédiée. Un aspect important à considérer est la flexibilité, car les événements peuvent être modifiés, que ce soit l’heure, des informations importantes ou encore l’annulation pure et simple.
Procédure pour annuler un événement
L’annulation d’un événement Google Agenda est aussi simple que sa création. Lorsque vous annulez, vous avez la possibilité d’indiquer la raison de cette annulation à tous les invités.
Voici comment procéder :
1. Ouvrez votre Google Agenda.
2. Repérez dans le calendrier la date de l’événement que vous souhaitez annuler.
3. Cliquez sur l’événement concerné.
4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’icône de suppression (la corbeille).
5. Saisissez le motif d’annulation de l’événement dans le champ prévu à cet effet.
6. Cliquez sur « Envoyer ».
L’événement sera alors annulé et tous les participants en seront notifiés.
L’envoi d’un email pour informer de l’annulation est optionnel. Si vous ne le faites pas, vos invités ne seront pas avertis, sauf si vous utilisez un autre moyen de communication. De plus, les rappels configurés pour l’événement seront automatiquement désactivés. Les événements supprimés sont stockés dans la « Corbeille » pendant une période de trente jours, ce qui vous laisse le temps de les restaurer si nécessaire.
Récupération d’un événement supprimé
Si vous avez supprimé un événement par erreur, Google Agenda vous offre la possibilité de le récupérer facilement. Voici la procédure à suivre :
1. Accédez à Google Agenda.
2. Cliquez sur l’icône des paramètres (l’engrenage).
3. Dans le menu, choisissez « Corbeille ».
4. Passez votre curseur sur l’événement que vous souhaitez récupérer.
5. Cliquez sur le bouton de restauration (la flèche) pour rétablir l’événement.
Conclusion
Les invitations Google Agenda sont souvent préférées à celles d’Outlook en raison de leur accessibilité. En effet, tout utilisateur possédant un compte Google (Gmail) a automatiquement accès à Google Calendar, ce qui n’est pas le cas pour Outlook. Par conséquent, les invitations Google Agenda sont plus facilement acceptées. De plus, la synchronisation avec les clients de messagerie bureautiques (comme Outlook) ou les applications mobiles (comme Calendrier sur iOS) est assurée, à condition que le compte Google ait été intégré à ces plateformes. La compatibilité de Google Agenda avec de nombreux outils de calendrier en fait une solution de choix.