Un formulaire de rédaction d’email typique affiche les champs « À », « De » et « Objet ». On y trouve aussi souvent deux autres options : « Cc » et « Cci ». Ces deux derniers ne sont pas indispensables ; il est tout à fait possible d’envoyer un message sans les compléter. D’ailleurs, ils sont parfois dissimulés dans l’interface par défaut.
« Cc » et « Cci » : Comprendre leur Fonctionnement
Les zones « Cc » et « Cci » permettent d’ajouter une ou plusieurs adresses électroniques. Quand un message est expédié, tous les destinataires listés dans les champs « À », « Cc » et « Cci » le reçoivent.
L’abréviation « Cc » signifie « Copie Carbone », tandis que « Cci » est l’acronyme de « Copie Carbone Invisible ». L’expression « copie carbone » trouve son origine dans le monde matériel, une époque où le papier carbone était couramment utilisé. Ce papier, imprégné d’encre, se glissait entre deux feuilles. En écrivant sur la feuille supérieure, le texte était automatiquement reproduit sur la feuille inférieure grâce au papier carbone.
Il est crucial de comprendre que les champs « Cc » et « Cci » n’engendrent pas l’envoi de messages distincts. C’est le même message, la même conversation, qui est partagée avec tous les destinataires.
« Cc » contre « Cci » : La Différence Clé
Les adresses email inscrites dans le champ « Cc » sont visibles par l’ensemble des destinataires du message. Ainsi, si vous ajoutez un contact en « Cc », les personnes figurant dans le champ « À » pourront voir toutes les adresses incluses en « Cc ».
À l’inverse, les adresses email figurant en « Cci » sont dissimulées à tous. Elles sont « invisibles » ou « cachées ». Le champ « Cci » est idéal lorsque vous désirez envoyer un email à un destinataire principal, tout en incluant d’autres personnes dans la boucle sans que le destinataire principal en soit notifié.
Les Usages Recommandés du Champ « Cc »
Il n’existe pas de règles gravées dans le marbre concernant l’utilisation des champs « Cc » et « Cci ». Néanmoins, il est essentiel de respecter certaines pratiques pour maintenir de bonnes relations professionnelles. Enfreindre ces règles pourrait engendrer des tensions.
Le champ « Cc » est approprié lorsque :
- Vous souhaitez tenir une personne informée sans pour autant attendre de réponse de sa part.
- Vous estimez que le contenu du message pourrait intéresser cette personne ultérieurement.
- Vous désirez inclure un supérieur commun.
- Vous souhaitez informer votre supérieur et celui de l’autre personne, particulièrement lorsque vous collaborez entre différents services ou départements. Ceci est pertinent si la direction exige un suivi de l’attribution des tâches entre services.
Il est préférable de ne pas utiliser le « Cc » :
- Pour informer un supérieur sans que cela soit nécessaire.
- Dans le but de documenter votre propre travail.
- Pour argumenter ou prouver un point de vue.
Cas d’Usage Abusif du « Cc » :
Il est déconseillé d’abuser du champ « Cc » en ajoutant des personnes non concernées. Toutefois, si vous anticipez qu’un collègue pourrait négliger une demande, il est acceptable d’inclure un supérieur dans le message pour inciter à l’action. De même, si votre supérieur exige une preuve de votre activité, l’utilisation du champ « Cc » se justifie.
Les Usages Appropriés du Champ « Cci »
L’utilisation du champ « Cci » revient à « chuchoter » à une personne en particulier. Il convient donc de l’utiliser avec prudence. Lorsqu’une adresse est ajoutée en « Cci », personne ne peut identifier les autres destinataires. Cette pratique est comparable à l’enregistrement d’une réunion à l’insu des participants.
Le champ « Cci » doit être employé avec parcimonie et discernement. Il existe des situations où son utilisation s’impose, et la nécessité devient alors évidente. En dehors de ces cas, privilégiez l’usage du champ « Cc ».
Conclusion
Le champ « Cci » est volontairement dissimulé, afin que son utilisation soit invisible pour les autres destinataires. À l’inverse, le champ « Cc » est apparent, et son utilisation sera immédiatement perçue. Les destinataires sont donc en mesure de savoir s’ils ont été ajoutés en copie ou en copie invisible. Veillez à ce que les personnes que vous ajoutez en « Cci » ne cliquent pas par erreur sur « Répondre à tous ».