Microsoft Outlook, figure parmi les vétérans des clients de messagerie de bureau. Sa robustesse et ses fonctionnalités avancées, comme les règles de messagerie, le positionnent comme un outil de choix pour de nombreux utilisateurs. L’évolution d’Outlook au fil des ans s’est traduite par des changements significatifs, tant au niveau des fonctionnalités qu’au niveau de l’interface utilisateur. En effet, l’interface d’Outlook 2016 diffère notablement de celle d’Outlook 2010 ou 2007. Ces modifications ont entraîné un déplacement de certains contrôles et boutons, ce qui peut parfois rendre difficile la localisation de certaines options. Par exemple, les versions précédentes d’Outlook permettaient de désactiver l’enregistrement des emails envoyés. Dans Outlook 2016, cette option a été déplacée et n’est plus accessible directement via le ruban. Voici comment désactiver l’enregistrement des emails envoyés dans Outlook 2016.
Pour commencer, lancez Outlook et allez dans le menu « Fichier », puis cliquez sur « Options ». Dans la fenêtre « Options Outlook » qui s’ouvre, sélectionnez l’onglet « Courrier ». Vous y trouverez une multitude de paramètres modifiables. Faites défiler la liste jusqu’à atteindre le groupe de paramètres intitulé « Enregistrer les messages ».
Dans ce groupe, trois options gèrent l’enregistrement des éléments envoyés. La première, « Enregistrer automatiquement les éléments qui n’ont pas été envoyés après autant de minutes », est conçue pour les messages qui échouent à l’envoi ou qui mettent trop de temps à partir. Dans ces situations, il est judicieux de sauvegarder automatiquement le message. Vous pouvez ajuster le délai afin qu’Outlook attende plus longtemps avant d’enregistrer un message en cours d’envoi.
La deuxième option, « Enregistrer les messages transférés », vous permet de contrôler si les emails transférés sont également enregistrés. En désélectionnant cette option, vous éviterez l’enregistrement des emails transférés dans le dossier « Éléments envoyés ». L’email original reste toutefois dans votre boîte de réception. L’enregistrement d’un message transféré crée en quelque sorte un doublon, l’intérêt principal de sauvegarder un message transféré étant de conserver une trace écrite complète de la correspondance.
La troisième option, « Enregistrer des copies des messages dans le dossier Éléments envoyés », est celle qui nous intéresse le plus. Pour désactiver l’enregistrement des emails envoyés dans Outlook 2016, il suffit de décocher cette case. Cette action n’affectera en aucun cas l’enregistrement des messages transférés.
Cette nouvelle méthode de gestion de l’enregistrement des emails est, il faut l’avouer, moins pratique que celle des anciennes versions d’Outlook. Auparavant, vous pouviez choisir, pour chaque email envoyé, s’il fallait ou non l’enregistrer. Cette option demandait quelques clics mais elle était présente. Désormais, cette option de désactivation arrête d’enregistrer tous les emails envoyés, sans possibilité d’intervention de l’utilisateur au cas par cas.
Si vous souhaitez enregistrer un message envoyé, vous devez réactiver cette option. L’inconvénient est qu’il vous faudra alors enregistrer tous les messages, même ceux qui ne présentent pas d’intérêt. Le seul avantage est que vous pouvez au moins désactiver l’enregistrement des messages transférés.