Le volet de lecture d’Outlook, également appelé volet de visualisation, affiche le texte d’un message que vous avez sélectionné, ce qui vous évite d’avoir à ouvrir le message réel pour l’utiliser. Voici comment personnaliser le volet de lecture en fonction de vos besoins.
Outlook est fourni avec plusieurs volets différents, y compris ceux que vous voyez par défaut (le volet de navigation, par exemple) et d’autres avec lesquels vous ne vous souciez peut-être pas beaucoup, comme les volets À faire et Personnes. Chacun de ces éléments est conçu pour faciliter la recherche, la visualisation et la gestion d’éléments dans Outlook. Nous allons jeter un œil à ces volets dans plusieurs articles, vous montrant comment y accéder, les utiliser et les personnaliser. Et nous commençons par le volet de lecture.
Le volet de lecture est activé par défaut. Lorsque vous cliquez sur un message dans un dossier, le volet affiche le contenu de ce message, ainsi que les commandes de base pour répondre et transférer le message.
Par défaut, Outlook affiche le volet de lecture à droite des dossiers et des messages, mais vous pouvez le modifier en accédant à Affichage> Volet de lecture.
Vos options sont de changer la position en «Bas» (donc Outlook affiche le volet de lecture sous les messages) ou «Désactivé», ce qui masque le volet de lecture. Ces options s’appliquent au volet de lecture, quel que soit le dossier dans lequel vous vous trouvez, vous ne pouvez donc pas définir un paramètre de position différent pour différents dossiers.
Si vous définissez le volet sur «Bas», vous voyez moins de messages dans le dossier, mais vous voyez plus de détails sur ce message et plus de son contenu dans le volet de lecture. C’était la vision traditionnelle avant l’avènement des moniteurs à écran large, et beaucoup de gens la préfèrent encore.
La définition du volet sur «Désactivé» maximise le nombre d’éléments que vous pouvez voir dans le dossier, mais vous ne voyez aucun contenu du courrier. C’est une option utile si vous effacez le courrier, surtout si vous l’utilisez en conjonction avec la fonction Afficher> Aperçu du message.
Dans la vue de dossier standard, l’aperçu des messages est désactivé. Cela signifie que vous ne voyez que les informations affichées dans les colonnes du dossier: À, De, Objet, Reçu, etc. Mais si vous définissez l’aperçu du message sur 1 ligne, 2 lignes ou 3 lignes, vous verrez également 1, 2 ou 3 lignes du contenu de chaque message, sans avoir besoin du volet de lecture. Certaines personnes aiment ce cadre; certains le trouvent trop encombré. Vous devrez l’expérimenter pour voir ce que vous en pensez.
Mais le volet de lecture fait plus que vous montrer le contenu de votre message. Il détermine également la manière dont Outlook marque les messages comme lus et vous permet de parcourir vos messages à l’aide d’une seule touche. Par défaut, Outlook marque un e-mail comme «lu» une fois que vous avez passé cinq secondes à le sélectionner, mais vous pouvez le modifier en accédant à Affichage> Volet de lecture et en sélectionnant «Options».
Bien sûr, dans Outlook, il existe d’autres moyens d’accéder à ces options. Vous pouvez également aller dans Fichier> Options> Courrier> Volet de lecture (ou Avancé> Volet de lecture) pour ouvrir les mêmes options.
Quelle que soit la manière dont vous choisissez, la fenêtre du volet de lecture apparaîtra.
Hors de la boîte, Outlook «Marquer les éléments comme lus lorsqu’ils sont affichés dans le volet de lecture» après cinq secondes. Vous pouvez changer ce temps en n’importe quoi de zéro (c’est-à-dire qu’il est marqué comme lu immédiatement lorsque vous le sélectionnez) à 999 secondes. Si vous voulez qu’Outlook attende plus de quelques secondes, vous pouvez préférer la deuxième option, « Marquer l’élément comme lu lorsque la sélection change. » Il s’agit d’une situation soit / ou: vous pouvez dire à Outlook de marquer les éléments comme lus après une heure donnée, ou vous pouvez indiquer à Outlook de marquer les éléments comme lus lorsque vous passez à un autre élément, mais pas les deux.
L’option suivante, «Lecture d’une seule touche à l’aide de la barre d’espace» est vraiment utile si vous aimez naviguer à l’aide du clavier. Lorsque vous atteignez un message plus long que ce que le volet de lecture peut afficher, vous pouvez appuyer sur la barre d’espace pour descendre d’une page dans ce message. Lorsque vous atteignez la fin du message, appuyez sur la barre d’espace pour passer au message suivant. Cela fonctionne bien en conjonction avec l’utilisation des flèches Haut et Bas pour naviguer dans votre dossier. Elles vous permettent de vous déplacer dans le dossier et la barre d’espace vous permet de vous déplacer dans le message sélectionné.
Enfin, il y a l’option «Activer la lecture automatique plein écran en orientation portrait». Ceci est pour les utilisateurs de tablette, et s’il est allumé, lorsque votre tablette est en orientation portrait, cliquer sur un message réduit le volet de navigation, masque le volet de lecture et affiche le message sélectionné en plein écran. Cela ne fonctionnera pas si vous sélectionnez le message à l’aide des flèches Haut et Bas ou de la barre d’espace, uniquement si vous sélectionnez le message à l’aide du trackpad / souris ou de votre doigt.
Si vous ne travaillez pas en orientation portrait et que vous voulez un peu plus d’espace d’écran pour afficher vos messages, vous pouvez passer en mode Lecture en cliquant sur l’icône en bas de la fenêtre Outlook.
Cela réduit les autres volets épinglés (Navigation, Tâches et Personnes) pour vous permettre de vous concentrer sur vos messages. Vous pouvez afficher à nouveau les volets en cliquant sur l’icône du mode normal.
Le volet de lecture peut également vous aider à lire les messages dont la police est plus petite que d’habitude, ou si, comme nous l’avons parfois fait, vous avez laissé vos lunettes de lecture à la maison. Utilisez la commande Zoom en bas du volet de lecture pour augmenter la taille du contenu (ou la réduire si elle est trop grande).
Vous pouvez également zoomer en maintenant la touche Ctrl enfoncée tout en utilisant la molette de défilement de votre souris. Cela fonctionne sur une base par message, donc si vous augmentez la taille d’un message, le niveau de zoom sur le prochain message que vous sélectionnez sera toujours de 100%.
Aucune de ces options ne fonctionne si Affichage> Volet de lecture est défini sur «Désactivé». Ils ne fonctionnent que si le volet de lecture est défini sur «Droite» ou «Bas».
Le volet de lecture est une partie simple mais fondamentale de l’application Outlook, avec de nombreuses fonctionnalités utiles pour vous aider à façonner votre expérience de lecture comme vous le souhaitez. Si vous l’avez toujours désactivé, le moment est peut-être venu de le réactiver et de voir si cela peut vous aider à rendre votre flux de travail un peu plus agréable et efficace.