9 meilleures alternatives SharePoint pour la gestion du contenu et du travail

Microsoft SharePoint est un outil largement utilisé pour la collaboration, la gestion de documents et le travail d'équipe. Toutefois, si vous êtes à la recherche d'une solution qui pourrait mieux correspondre à vos besoins, il existe plusieurs alternatives à SharePoint que vous pouvez envisager.

SharePoint s'est rapidement imposé comme un leader en matière de collaboration et de gestion de contenu. Initialement, les grandes entreprises étaient les principales utilisatrices de SharePoint, car elles pouvaient supporter le coût des abonnements classiques ou d'Office 365.

Cependant, l'essor du cloud et du SaaS a profondément modifié cet environnement. Aujourd'hui, les entreprises de toutes tailles peuvent se permettre des applications pour la gestion du travail et du contenu. Par conséquent, SharePoint n'est plus la seule option pour les intranets ou la collaboration en matière de contenu.

Vous trouverez ci-dessous quelques alternatives populaires à SharePoint si vous recherchez une solution plus performante pour la gestion de contenu dans le cloud et une plateforme de travail collaboratif.

Pourquoi explorer des alternatives à SharePoint ?

La principale raison qui pousse à rechercher une alternative à SharePoint est la transition imposée par Microsoft vers un SharePoint moderne, et la possible mise hors service des versions 2013, 2016 et 2019 de SharePoint classique 👋. Selon une discussion sur Microsoft Learn, cela pourrait survenir après 2026. Néanmoins, il sera toujours possible d'utiliser le logiciel.

Si Microsoft déprécie SharePoint classique, il ne fournira plus de mises à jour ou de services de support. Si votre équipe informatique est experte en SharePoint, vous pourrez continuer à l'utiliser après la date de fin de vie prévue en 2026.

Il est donc préférable d'anticiper et de rechercher un outil alternatif pour la collaboration d'équipe et le partage de documents. De plus, disposer de plus de temps pour faire votre choix vous permettra de prendre une meilleure décision, car, après tout, les logiciels doivent faciliter le travail, surtout pour ceux qui travaillent à distance.

Autres raisons d'envisager une alternative à SharePoint

#1. L'installation d'un intranet SharePoint, d'un système de gestion de contenu et d'interfaces de travail collaboratif nécessite souvent l'intervention d'experts ou d'agences spécialisées, ce qui représente un coût 💵 !

#2. SharePoint est inclus comme outil gratuit avec Microsoft 365 Business Basic, ainsi que des offres d'abonnement plus complètes. Toutefois, même ce plan de base coûte 6 $/utilisateur/mois, facturé annuellement par Microsoft. Par conséquent, si vous êtes une petite ou moyenne entreprise, ou si vous avez un budget limité pour les applications professionnelles, vous souhaiterez peut-être opter pour une solution plus économique.

#3. Vous recherchez peut-être une solution simple que tous vos employés peuvent utiliser sans avoir à suivre une longue formation, ce qui n'est pas le cas de SharePoint.

#4. Naviguer entre les versions classiques et modernes de SharePoint peut s'avérer compliqué. Il n'est pas rare de voir des utilisateurs prendre des notes pour se souvenir de l'emplacement des documents, des listes, des paramètres, des bibliothèques, etc. dans SharePoint.

#5. Bien que Microsoft ait grandement amélioré SharePoint classique pour en faire une version moderne basée sur le cloud, des problèmes persistent au niveau de l'interface utilisateur. Il arrive que certains boutons, la barre supérieure ou le logo de l'entreprise ne s'affichent pas avant plusieurs actualisations.

#6. Bien que de nombreuses options de personnalisation semblent disponibles, elles restent limitées par les contraintes imposées par Microsoft. Si vous avez besoin d'une application de collaboration avec une automatisation complexe et personnalisée, SharePoint pourrait ne pas être le meilleur choix.

#7. Les performances de SharePoint en matière d'automatisation reposent sur Power Automate, qui nécessite des compétences pointues. Les alternatives à SharePoint utilisent souvent l'approche "Si-Ceci-Alors-Cela" (IFTTT), plus simple à comprendre et à mettre en œuvre.

Fonctionnalités à considérer lors du choix d'une alternative

Avant de choisir une alternative à SharePoint, assurez-vous que l'outil de collaboration documentaire que vous choisissez possède les fonctionnalités suivantes :

#1. Collaboration simplifiée au sein de l'application, avec un accès basé sur les rôles pour les documents, les fichiers, les flux de travail, les projets, etc.

#2. Liens partageables pour la collaboration interne et externe.

#3. Liens publics pour les espaces de travail, les tableaux de bord et les vues ne nécessitant pas de comptes dans l'outil de collaboration.

#4. Intégration facile, voire sans code, avec diverses applications métier tierces pour étendre les fonctionnalités du système de gestion de contenu.

#5. L'outil doit proposer des modèles prédéfinis pour la gestion de contenu et de travail.

#6. L'application ne doit pas être rigide, mais suffisamment flexible pour permettre aux utilisateurs de créer des bibliothèques de contenu personnalisées, des automatisations de flux de travail et des tableaux de bord de projet.

#7. Des options de recherche de contenu basées sur les métadonnées devraient être disponibles.

#8. Si l'outil permet de créer une base de connaissances, cela constituerait un avantage supplémentaire.

Maintenant que vous êtes conscients de la nécessité d'une alternative à SharePoint, examinons quelques applications de collaboration et de gestion de contenu qui se distinguent par leurs performances.

Caractéristiques notables du produit : Confluence : Collaboration de contenu, documentation, alternative pour le travail à distance. Google Workspace : Suite d'outils professionnels tout-en-un avec de multiples applications. MangoApps : Alternative abordable à SharePoint avec fonctionnalités préconfigurées. Box : Création de contenu collaborative, cas d'utilisation étendus, sécurisée. Helpjuice : Création de bases de connaissances et intégration avec le service client. Jostle : Plateforme de réussite des employés basée sur le cloud avec un intranet convivial. Document360 : Plateforme pour la création de bases de connaissances en libre-service en ligne. Workplace : Plateforme de communication, de collaboration et d'intranet d'entreprise. ONLYOFFICE : Suite bureautique collaborative avec édition de documents en temps réel.

Confluence

Confluence est un logiciel de collaboration de contenu et de documentation développé par Atlassian. Il se présente comme une alternative à SharePoint, offrant une option aux équipes souhaitant un outil de travail à distance simple d'utilisation. Il est spécialement conçu pour la création et la gestion de contenu.

Confluence facilite la création et l'organisation de documents, de notes de réunion, de plans de projets, de code logiciel, de maquettes, etc.

De plus, Confluence est simple à utiliser, ce qui permet aux employés de l'adopter sur leurs appareils mobiles et ordinateurs sans avoir à suivre une formation approfondie.

Cette application cloud de gestion de contenu permet la collaboration en temps réel, ce qui permet aux équipes de modifier et de réviser le contenu ensemble. De plus, les pages, les tableaux blancs et les espaces partagés publiquement sont facilement accessibles comme sur une application web, sans avoir besoin d'ouvrir un compte.

Elle propose de nombreuses intégrations avec d'autres outils populaires, ce qui augmente sa polyvalence. Les intégrations les plus courantes comprennent Salesforce, Invision, Box, Slack, Teams, etc.

Outre la gestion du contenu et du travail, Confluence propose un contrôle de version, garantissant que toutes les modifications et révisions sont suivies. Par conséquent, si un contenu n'est pas satisfaisant après une modification, vous pouvez revenir instantanément à la dernière version connue.

Tarification de Confluence : À partir de 5,75 $/utilisateur/mois | Offre gratuite également disponible

À lire aussi : Confluence Vs. SharePoint

Google Workspace

Google Workspace est une suite d'outils professionnels tout-en-un qui propose une large gamme d'applications pour faciliter votre travail sur les projets techniques et créatifs.

Les applications clés que vous utiliserez souvent pour créer, partager et stocker du contenu sont Gmail, Meet, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search et Apps Script.

Pour étendre les fonctionnalités de votre abonnement Google Workspace, vous pouvez utiliser des outils tels que Voice, Meet et AppSheet. AppSheet est la dernière nouveauté de Google qui vous permet de créer des applications web partageables en interne et en externe sans avoir à coder.

Pour la sécurité et la gestion du lieu de travail, les responsables ou les administrateurs informatiques peuvent utiliser des applications Google telles que Admin, Endpoint, Work Insights et Vault.

Presque toutes les applications Google qui permettent de créer des textes, des images, des pages web, des diaporamas, etc. intègrent également un système de contrôle de version. Cela vous permet de restaurer l'ancien contenu si nécessaire.

Tarification de Google Workspace : À partir de 6 $/utilisateur/mois/facturation annuelle | Offre gratuite disponible

À lire également : Google Workspace Individuel : tout ce que vous devez savoir

MangoApps

MangoApps est une alternative abordable à SharePoint. Elle offre la plupart des fonctionnalités de SharePoint.

Par exemple, on retrouve des sites intranet, des bases de connaissances, des portails de communication pour les employés, un système d'apprentissage et de développement des employés (LMS), un portail de feedback des employés, des sites d'engagement pour toute l'organisation, des communautés de clients professionnels et des portails de self-service pour les clients.

Ce ne sont là que des fonctionnalités prédéfinies. En utilisant vos propres compétences techniques et créatives et les outils MangoApps tels que les flux de travail, les wikis, la liste de tâches, la gestion des tâches, les espaces de travail de projet, les pages et les API ouvertes, vous pouvez créer des flux de travail personnalisés sans limite et sans coût supplémentaire.

Vous et vos employés pouvez commencer à créer des projets fonctionnels et des bibliothèques de contenu sur MangoApps avec collaboration en quelques heures après votre inscription à l'outil. Elle offre une courbe d'apprentissage bien plus courte que SharePoint.

Tarification de MangoApps : À partir de 12 $/utilisateur/mois | Essai gratuit de 14 jours disponible

Box

Box est une plateforme cloud spécialement conçue pour toutes les entreprises cherchant à créer du contenu de manière collaborative, en utilisant par exemple un tableau blanc numérique comme Box Canvas. De plus, vous pouvez créer des processus d'approbation et de consommation de contenu avec Box Relay, son outil d'automatisation des flux de travail.

Box a démontré son efficacité dans des secteurs tels que la finance, les sciences de la vie, le gouvernement, la santé, le commerce de détail, les associations à but non lucratif, les médias, le divertissement, l'éducation et les services professionnels.

Vous pouvez appliquer les fonctionnalités de gestion de contenu et de collaboration de Box dans des départements tels que les ressources humaines, le service juridique, les ventes, le marketing, les finances, etc.

La plateforme met l'accent sur la cybersécurité et la protection des données. Elle bénéficie d'ailleurs d'excellents antécédents en matière de conformité aux normes gouvernementales et sanitaires pour le stockage de données. Box Content Cloud est certifié conforme aux réglementations internationales telles que GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS, etc.

Tarification de Box : À partir de 20 $/utilisateur/mois | Offre gratuite disponible

Helpjuice

Helpjuice vous aide à créer des bases de connaissances en ligne qui s'intègrent parfaitement aux logiciels de service client comme Freshdesk.

La suite logicielle de la base de connaissances intègre des fonctionnalités telles que la création et la mise en forme de contenu, la création de rapports et d'analyses, la personnalisation des sites web, les moteurs de recherche de type Google et les nombreuses intégrations avec les applications professionnelles.

Son outil de création de contenu propose de nombreuses options d'annotation et de mise en forme de texte, telles que la mise en forme du texte, l'intégration d'images, de vidéos, de réponses interactives, etc. Vous pouvez configurer une logique au sein de la base de connaissances afin qu'elle puisse afficher des articles d'aide ou des instructions de dépannage en fonction des entrées de l'utilisateur.

Vous pouvez également collaborer sur le contenu de la base de connaissances en temps réel dans l'outil d'édition en partageant des liens avec d'autres créateurs. Un système de contrôle de version fiable permet de restaurer du contenu supprimé. Le portail de la base de connaissances est également personnalisable pour respecter les bonnes pratiques de référencement, afin que les utilisateurs puissent trouver vos articles d'aide en effectuant une recherche sur Google.

Tarification de Helpjuice : À partir de 30 $/utilisateur/mois (minimum 4 utilisateurs) | Essai gratuit de 14 jours disponible

Jostle

Jostle est une plateforme cloud axée sur le bien-être des employés, qui offre à chaque membre de l'organisation une expérience intranet conviviale. Alors que de nombreuses personnes considèrent SharePoint comme une solution complexe, Jostle possède une interface simple, accessible, rationnalisée et visuellement attrayante.

Ses fonctionnalités, telles que les fils d'actualités, les outils de reconnaissance des employés et les forums de discussion, aident les employés à se sentir intégrés grâce à la communication. Les employés peuvent également partager leurs idées et interagir avec leurs collègues en utilisant les fonctionnalités de réseau social de cette application.

Un organigramme et un annuaire des employés permettent aux utilisateurs de trouver et de contacter facilement leurs collègues.

Vous pouvez également intégrer Jostle à Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube et WordPress.

Tarification de Jostle : À partir de 75 $/personne/mois | Offre gratuite également disponible

Document360

Document360 est une plateforme qui permet de créer une base de connaissances en libre-service en ligne pour vos employés. Elle peut servir à rédiger des procédures standard pour certaines équipes et de la documentation privée pour les clients.

Vous pouvez créer, organiser et publier des articles et de la documentation de la base de connaissances sur cette plateforme conviviale et facile à rechercher. Même les débutants peuvent écrire et modifier des articles en utilisant des outils intuitifs. Le contrôle de version de Document360 permet de suivre les modifications et de gérer l'historique des documents.

De plus, vous bénéficiez de fonctionnalités telles que des modèles et un branding personnalisables, des analyses et des rapports intégrés, la prise en charge multilingue et l'intégration.

Tarification de Document360 : À partir de 149 $/projet/mois | Offre gratuite également disponible

Workplace

Workplace par Meta est une plateforme de communication et de collaboration d'entreprise qui s'est imposée comme une alternative populaire à SharePoint, en proposant notamment un intranet. Sa bibliothèque de connaissances permet de créer, stocker et partager vos fichiers pour que les autres puissent y accéder et les retrouver facilement.

Lorsque vous utilisez cette bibliothèque pour partager toutes vos ressources clés, vous pouvez gérer les autorisations d'accès aux fichiers pour vous assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles. Une fonction de recherche permet également de trouver rapidement et facilement les fichiers recherchés.

Elle propose de nombreuses intégrations, notamment avec SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet, TaskList, etc. On retrouve également d'autres fonctionnalités telles que les groupes, la vidéo en direct, le fil d'actualités, le centre de sécurité et les statistiques.

Tarification de Workplace : À partir de 4 $/personne/mois

ONLYOFFICE

Si vous êtes une startup et que vous trouvez l'abonnement à SharePoint trop onéreux, vous pouvez utiliser ONLYOFFICE. Cette suite bureautique collaborative propose une offre gratuite pour les startups permettant de créer, modifier et gérer divers types de fichiers tels que des documents, des feuilles de calcul et des présentations.

Sur cette plateforme, plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même document en temps réel, et toutes les modifications sont visibles instantanément par tous les utilisateurs.

Elle dispose également de fonctionnalités de gestion de documents telles que le suivi de l'historique, le contrôle de version et les commentaires, qui facilitent l'organisation et la catégorisation des fichiers par les utilisateurs.

Une intégration transparente avec des services de stockage dans le cloud tels que Box, Dropbox, OneDrive et Google Drive permet de stocker et d'accéder facilement aux fichiers importants. Les intégrations supplémentaires comprennent SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom et AWS.

En outre, ONLYOFFICE protège les données sensibles de votre organisation avec des fonctionnalités de sécurité et permet aux administrateurs de gérer les autorisations d'accès de tous les utilisateurs.

Tarification de ONLYOFFICE : À partir de 8 $/utilisateur/mois

Conclusion

Vous connaissez maintenant les meilleures applications de collaboration de contenu et de travail qui peuvent facilement remplacer vos projets et bibliothèques de contenu SharePoint. De plus, tous ces outils Software-as-a-Service (SaaS) proposent des options de tarification évolutives, ce qui vous permet de commencer avec un petit investissement et d'augmenter progressivement lorsque vos besoins augmentent.

Si vous ne disposez pas d'outil de gestion de contenu, de travail et de projet et que vous souhaitez en acquérir un, il serait judicieux d'étudier l'une des alternatives à SharePoint présentées ci-dessus avant de vous engager avec les abonnements coûteux de Microsoft 365.

Si vous avez déjà un abonnement Microsoft 365, vous n'avez pas besoin de migrer immédiatement vers l'une de ces alternatives à SharePoint, en interrompant vos activités. Vous pouvez effectuer cette transition progressivement pour maintenir le bon fonctionnement des flux de travail de l'entreprise.

Vous pouvez maintenant consulter notre article sur le meilleur CMS sans tête open source pour le développement d'applications.