L’essor des Systèmes de Gestion des Visiteurs
Les systèmes de gestion des visiteurs (VMS) connaissent une popularité grandissante, car les organisations sont incitées à renforcer leurs dispositifs en réponse aux risques accrus liés à la santé, à la sécurité et aux normes de conformité.
Selon une étude de marché, le secteur mondial des systèmes de gestion des visiteurs devrait passer d’une valeur de 1,1 milliard de dollars en 2021 à 2,3 milliards de dollars en 2026.
Cette progression est attribuable à plusieurs facteurs, notamment une sensibilisation accrue à la sécurité, une préférence pour les solutions sans papier et la nécessité de respecter les réglementations. Cette tendance s’est particulièrement intensifiée après la pandémie de Covid-19, qui a bouleversé les modes de fonctionnement des entreprises.
Les technologies et les systèmes de sécurité ont évolué pour s’adapter aux pratiques de travail numériques et aux nouveaux contextes mondiaux post-COVID.
Un système de gestion des visiteurs peut accompagner les organisations dans leur adaptation aux changements tout en assurant une expérience optimale pour les visiteurs, tant au niveau des services, des produits, que de l’accueil.
Examinons plus en détail ce logiciel et comment il peut être bénéfique pour vous.
Qu’est-ce que la gestion des visiteurs ?
La gestion des visiteurs englobe les procédures de suivi et de contrôle des personnes qui entrent et sortent de vos locaux. Qu’il y ait ou non un agent d’accueil, une gestion rigoureuse des visiteurs est essentielle pour la sûreté de vos employés et de votre entreprise.
Au-delà de la qualité de vos produits, services et de votre service clientèle, une gestion efficace des visiteurs contribue à laisser une impression positive. Cela améliore l’image de votre marque et sa notoriété, et encourage les visiteurs à revenir.
Mais qui sont exactement ces visiteurs ? Il peut s’agir de :
- Vendeurs et prestataires de services
- Participants à des réunions professionnelles
- Professionnels des secteurs réglementaire ou d’audit
- Candidats à des entretiens d’embauche
- Courriers et messagers
- Personnes en quête d’informations
- Livreurs
En outre, les employés qui travaillent à distance et visitent occasionnellement les locaux font également partie de cette catégorie. Il arrive aussi que des visites inopinées surviennent.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des visiteurs ?
Un système ou un logiciel de gestion des visiteurs (VMS) est un outil permettant de suivre et de gérer les personnes qui entrent et sortent des locaux d’une entreprise. Il comprend divers processus pour réguler le flux de visiteurs, de leur arrivée à leur départ, en vue d’assurer la meilleure expérience possible tout en garantissant la sécurité de chacun et la conformité aux réglementations.
Les entreprises de toutes tailles peuvent adopter un logiciel de gestion des visiteurs, et pas uniquement les grandes structures. De plus, le VMS s’avère efficace dans de multiples secteurs, notamment la défense et l’aérospatiale, l’automobile, la chimie, les services et fournitures aux entreprises, les biens de consommation, la distribution, la santé, l’informatique, l’électronique, l’ingénierie, et bien d’autres.
Il existe plusieurs types de VMS :
- Gestion des visiteurs en libre-service : Un kiosque est utilisé pour l’enregistrement. Les visiteurs attendent, renseignent leurs informations et soumettent les documents requis pour obtenir un badge.
- VMS administré par le personnel : Les employés d’une organisation surveillent et contrôlent les visiteurs grâce au logiciel.
- VMS informatisé : Il s’agit d’un système centralisé permettant à l’entreprise de contrôler les visiteurs. Il peut recueillir des données en temps réel et automatiser les tâches manuelles pour une meilleure expérience.
- VMS en mode SaaS : Un logiciel tiers sert à surveiller et contrôler les visiteurs des entreprises de toutes tailles. Les entreprises n’ont pas à gérer l’infrastructure, et le coût est abordable, le fournisseur de services s’en chargeant.
Pourquoi un système de gestion des visiteurs est-il nécessaire ?
Les systèmes de gestion des visiteurs sont indispensables pour les organisations afin de surveiller et de gérer les visiteurs, en particulier en période de crise mondiale, comme ce fut le cas avec la pandémie de Covid-19. Ils facilitent l’adaptation aux nouveaux défis et assurent la sécurité de tous.
Bien que les webinaires et les vidéoconférences soient courants, les réunions en face à face sont toujours d’actualité. De nombreuses entreprises sont désormais ouvertes et accueillent des visiteurs, veillant à la prise en compte de chacun et garantissant la sécurité ; les systèmes de gestion des visiteurs sont donc cruciaux.
Voici quelques avantages du VMS :
Amélioration de l’expérience visiteur
Une expérience positive pour les visiteurs renforce la réputation de votre marque et encourage davantage de visites. Si les visiteurs repartent satisfaits de leur passage dans vos locaux, ils vous choisiront de préférence à vos concurrents. Un VMS peut faciliter cette démarche en permettant une gestion fluide sans désagrément pour les visiteurs.
Fluidification du processus d’accueil
Grâce à un bon VMS, l’ensemble du processus, de l’accueil au départ, est géré avec efficacité. Le logiciel permet au personnel de traiter les visiteurs en fonction du motif de leur visite. Il facilite également la gestion des réunions, assurant leur déroulement à l’heure et évitant l’attente dans le hall.
Sécurité et suivi sans contact
Un logiciel VMS permet un suivi et une gestion sans contact des visiteurs, assurant la sécurité de chacun au sein de l’établissement. Vous pouvez ainsi mieux vous prémunir contre les risques sanitaires, tels que le COVID ou d’autres maladies infectieuses. De plus, le logiciel contribue à la protection de votre entreprise face aux risques liés à la propriété intellectuelle, à la sécurité au travail, etc.
Conformité
Le VMS vous permet d’enregistrer des données importantes collectées auprès des visiteurs, telles que leurs informations personnelles, pièces d’identité, documents médicaux. Cela simplifie leur gestion et assure un suivi pour éviter les risques de non-conformité, par exemple en lien avec le RGPD, HIPAA, etc.
Suivi des employés
Au-delà de la gestion des visiteurs, le logiciel vous aide à suivre les activités de votre personnel. Cela optimise leur productivité et leur permet de se concentrer sur les aspects importants. Les risques pouvant être internes ou externes, le contrôle du personnel contribue à limiter les menaces.
Si vous souhaitez bénéficier de ces avantages, voici quelques-uns des principaux fournisseurs de VMS sur le marché :
iLobby
iLobby est un leader mondial dans le domaine de la gestion des visiteurs en entreprise, adopté par des aéroports internationaux, de grandes banques, des entreprises du Fortune 500 et des entités gouvernementales pour gérer, surveiller et suivre les visiteurs.
La numérisation des documents d’identité avec photo à l’aide d’un scanner dédié ou d’une caméra intégrée garantit une identification précise. La vérification instantanée des visiteurs via une base de données de listes de surveillance (interne ou tierce) permet de signaler ou de refuser l’accès aux personnes indésirables.
En cas d’urgence, iLobby alerte chaque employé et fournit une liste des personnes présentes sur le site afin de faciliter les opérations de décompte. Il automatise les procédures complexes de validation, de surveillance et de sélection pour répondre aux exigences de conformité, de sûreté, de sécurité et de confidentialité sur l’ensemble des sites.
Le système permet de filtrer les visiteurs, les sous-traitants, les employés, les visiteurs récurrents, ainsi que les différents types de visites (entretiens, réunions, événements, livraisons, etc.). Il permet de sécuriser l’entreprise en vérifiant l’identité des personnes présentes, en rationalisant le processus d’enregistrement, en automatisant la conformité et la sécurité, et en contrôlant l’accès physique.
iLobby permet d’informer les visiteurs sur les documents juridiques (responsabilité, décharges, NDA) et de recueillir leurs signatures numériques. De plus, il est possible de stocker tous les documents juridiques en toute sécurité dans un seul emplacement afin de pouvoir les télécharger au besoin. Des rapports personnalisés peuvent être créés en quelques clics et consultés via le tableau de bord ou exportés.
Soyez toujours prêt pour les audits en gardant une trace des documents signés et d’autres données. iLobby s’intègre à des outils tels que Skype Entreprise, Google Hangouts, Slack, aux systèmes d’appels vocaux, aux annuaires d’utilisateurs (Azure Active Directory, Cisco, identités Google, etc.), à l’authentification unique Okta, Onelogin, aux CRM, à la messagerie et au calendrier, aux lecteurs, aux contrôles d’accès, et bien d’autres.
iLobby propose un essai gratuit ou un abonnement à partir de 199 $/mois.
Envoy Visitors
Offrez une expérience inédite à votre personnel et aux visiteurs de votre entreprise grâce à Envoy Visitors. Sécurisez votre espace de travail et gagnez du temps. Vérifiez qui visite, pourquoi et quand, et restreignez l’accès aux personnes ne répondant pas à vos critères.
De plus, contribuez à la salubrité de votre lieu de travail grâce à des options d’enregistrement sans contact. Il n’est plus nécessaire de solliciter les employés pour le suivi des documents signés ou des badges manuscrits. Toutes les informations sont centralisées sur un tableau de bord, avec possibilité de télécharger certains documents.
Faites bonne impression lors de l’arrivée des invités en envoyant des instructions, en vous informant sur leur expérience et en leur offrant un enregistrement fluide sur iPad. Vous pouvez également enregistrer et stocker toutes les données en toute sécurité afin de rester conforme à la réglementation.
Lors des audits, exportez rapidement les données nécessaires pour un examen sans difficulté. De plus, créez de multiples options d’enregistrement avec différents types de questions pour connaître le motif de chaque visite. Vos employés reçoivent également des notifications instantanées et automatiques à l’arrivée des invités.
Filtrez chaque visiteur en définissant des critères spécifiques et en vérifiant son apparition sur des listes de surveillance internes ou tierces. Obtenez également des rapports et des analyses sur le volume de visiteurs et exportez rapidement les données en quelques clics. Vous pouvez également inviter vos invités à signer des documents juridiques (décharges, NDA) sur l’iPad.
De plus, créez des badges personnalisés ou permettez aux visiteurs d’imprimer automatiquement des badges lors de leur enregistrement. Demandez aux invités de prendre une photo afin que leur hôte puisse les accueillir en toute confiance. Vous pouvez également créer un lieu de travail sain et sécurisé, surveiller le bureau, obtenir des données pour travailler plus intelligemment et assurer la concentration de votre personnel.
Bénéficiez de fonctionnalités limitées avec le forfait gratuit ou choisissez le forfait le mieux adapté à votre entreprise à partir de 99 $/mois/emplacement.
Greetly
Greetly est une plateforme simple et conviviale de gestion des visiteurs pour assurer la sécurité de votre lieu de travail. Au lieu d’une réceptionniste traditionnelle, utilisez cette plateforme entièrement personnalisable qui s’intègre à des CRM et applications de messagerie populaires.
L’outil veille à ce que le bon membre du personnel soit notifié dès que l’invité a terminé son enregistrement. Quelle que soit votre position, vous êtes alerté instantanément de l’arrivée de vos invités afin de pouvoir réagir rapidement.
Greetly s’efforce de rendre l’interface plus accessible aux visiteurs et facile à utiliser à la réception. Cette philosophie est également appliquée aux autres fonctions de l’interface. Vous pouvez terminer la configuration en quelques minutes et être prêt à l’utiliser immédiatement.
L’outil peut refléter l’image de votre entreprise grâce à des flux de travail d’enregistrement entièrement personnalisables. Il collecte toutes les données des visiteurs et les rationalise afin de leur offrir la meilleure expérience. Vous pouvez également personnaliser l’interface d’accueil en fonction de vos besoins et de ceux de vos clients et laisser Greetly vous assister.
La sécurité est un élément important de toute réception et Greetly imprime instantanément les badges avec photos, détails et autres informations pertinentes des visiteurs. Greetly propose une démo gratuite et vous accueille avec un guide étape par étape pour vous lancer.
Les plans payants commencent à 79 $/mois par emplacement.
Sign In App
Sign In App est conçu pour les lieux de travail modernes, assurant des enregistrements sûrs et intelligents. Ce logiciel peut être utilisé pour la gestion des visiteurs, l’enregistrement des sous-traitants et du personnel, ainsi que pour la réservation des salles de réunion. Il inclut Spaces, un module complémentaire pour la réservation flexible et intelligente de salles de réunion et de bureaux.
La plateforme vous aide à optimiser votre personnel et à gérer efficacement la capacité. Vous pouvez également permettre à vos visiteurs de s’enregistrer via leur smartphone, grâce à un scanner de code QR. Vos invités n’ont pas besoin d’installer d’application distincte ; l’enregistrement sans contact est sécurisé et entièrement personnalisable pour différents secteurs d’activité.
De plus, concevez un questionnaire pour chaque groupe de visiteurs en créant des questions à choix multiples. Répondez aux exigences de l’entreprise en matière de santé, de confidentialité ou de sécurité en réduisant le temps d’enregistrement. Le système offre également un contrôle complet sur les données.
L’application d’enregistrement équilibre le stockage des informations nécessaires et essentielles pour la sécurité et les rapports, tout en préservant la confidentialité des visiteurs. Elle est conçue pour évoluer avec de nouvelles fonctionnalités et améliorer l’expérience des visiteurs. Bénéficiez de fonctionnalités avancées telles que les visiteurs préenregistrés, l’enregistrement du personnel, la gestion des sous-traitants, l’application compagnon, les messages, les politiques, les NDA, les champs de données personnalisés, etc.
Vous bénéficiez également des avantages de la liste d’évacuation, des sites multiples, des langues, des événements, des livraisons, de l’écran d’accueil, des intégrations, des badges personnalisés, des notifications et bien d’autres. Personnalisez le forfait dont vous avez besoin ou profitez d’un essai gratuit de 15 jours. Si vous le trouvez utile, passez à un abonnement payant à tout moment.
Proxyclick
Permettez à vos visiteurs, sous-traitants et employés de revenir sur site en toute sécurité tout en respectant leur vie privée et en restant conforme à la réglementation mondiale grâce à Proxyclick. La réservation de bureaux simplifie l’accueil des employés sur le lieu de travail.
Vos employés peuvent choisir où, avec qui et quand ils s’assoient dans des espaces prédéfinis. Vous avez une visibilité complète sur qui travaille et où chacun est assis. Cela vous aide à organiser le lieu de travail de manière sûre, accueillante et efficace.
De plus, vous pouvez explorer le volume et la portée des possibilités avec les systèmes avancés. Intégrez les outils que vous et votre équipe maîtrisez pour une implémentation fluide. C’est le seul VMS avec une attestation de confidentialité ISAE 3000 Type 1 complète, ce qui inspire confiance.
Le système prend en charge 30 millions de visites sur 7 000 sites, vous permettant de compter davantage sur votre équipe. Vous pouvez évoluer avec ce VMS, qui offre un nombre illimité d’hôtes, de kiosques et de visiteurs. Accédez à une large gamme de fonctionnalités pour améliorer l’expérience de chaque visiteur, rationaliser l’accueil et sécuriser les actifs.
Les fonctionnalités incluent la réservation de bureaux et d’employés, les flux de visiteurs, des tableaux de bord puissants, des flux intelligents pour les visiteurs et les employés, des intégrations premium, une sécurité avancée, des services d’entreprise, un accompagnement client, et bien d’autres. De plus, vous pouvez assurer la sécurité de vos employés et visiteurs grâce à un programme de prévention du COVID-19.
Contrôlez vos visiteurs et employés avant leur arrivée, partagez des consignes de sécurité, autorisez l’accès via un QR code, restez en sécurité et flexible et limitez les risques sanitaires. Choisissez un forfait adapté à vos besoins à partir de 100 $/mois par emplacement.
WhosOnLocation
Assurez la sécurité de vos sous-traitants, visiteurs et employés grâce aux contrôles de bien-être, à la recherche des contacts, à l’enregistrement sans contact, et bien d’autres fonctionnalités, que ce soit hors site ou sur site avec WhosOnLocation. Il s’agit d’une solution complète qui gère les préinscriptions, l’identification des visiteurs, la recherche des contacts, les alertes de sécurité et la sensibilisation à la politique des visiteurs.
Gérez la conformité aux avis de danger des sous-traitants, la gestion de l’accueil dans différents sites et le suivi des présences. Vous pouvez également gérer les autorisations et la présence des employés pour assurer la sécurité et les profils des sites. Toutes ces fonctionnalités sont appuyées par des données et rapports puissants.
L’outil permet un enregistrement sans contact et facile afin de suivre chaque employé travaillant seul. Bénéficiez également de fonctionnalités d’urgence telles que l’auto-vérification, les rapports d’évacuation et de rassemblement, les informations et la collaboration, ainsi que les appels nominaux manuels. Limitez l’accès aux employés, sous-traitants et visiteurs qualifiés et autorisés pour sécuriser vos installations.
WhosOnLocation vous aide à filtrer les visiteurs, sous-traitants et employés pour réduire le risque d’intrus ou de visiteurs non autorisés. Assurez-vous également que les personnes présentes sur site sont autorisées et ont effectué un examen médical.
Les tarifs s’adaptent à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Gérez l’ensemble du processus à un prix de départ de 599 $/an par emplacement.
Traction Guest
Offrez à votre organisation un outil unique pour gérer, piloter et sécuriser l’ensemble des opérations liées aux visiteurs grâce à Traction Guest. Traction Guest assure la sécurité de vos sites, la conformité des processus et la sûreté des employés, garantissant une productivité maximale pour chaque interaction.
Il aide les visiteurs et les employés à trouver leur entrée et leur emplacement, à valider ou scanner leur pièce d’identité, à rencontrer leur hôte et à choisir leur langue. De plus, vous pouvez suivre les personnes présentes sur le site afin de maintenir les protocoles de sécurité et d’urgence. Collectez également les données nécessaires pour respecter les normes de conformité.
Mettez en avant votre marque en accueillant les visiteurs afin de créer une expérience positive et un impact visuel qui rend chaque visite mémorable et productive. Un seul système configurable vous permet de répondre à vos besoins de localisation mondiale, tels que les autorisations, les langues et les données.
Choisissez un forfait adapté à votre organisation à partir de 115 $/mois/iPad.
Pronestor Visitor
Pronestor Visitor propose une plateforme sécurisée pour la gestion des visiteurs. Cette solution novatrice vous offre une vue d’ensemble des visiteurs passés, présents et futurs. Elle vous permet également de suivre les réunions et les réservations grâce à des notifications automatisées.
Pronestor Visitor vous aide à envoyer des instructions à vos visiteurs et à leur fournir une carte d’embarquement à scanner avec leur téléphone pour l’enregistrement. Des rapports précis vous permettent de savoir qui est où et qui rencontrer. L’outil peut également gérer plusieurs points d’entrée sur différents sites simultanément. De plus, vous pouvez informer vos visiteurs des directives lors de l’inscription ou avant les réunions.
Cette plateforme vous offre une vue à 360 degrés des activités de l’organisation. Vous pouvez associer des retours d’expérience et des données pour améliorer la disponibilité de vos installations, un facteur essentiel pour la productivité. De plus, la plateforme permet à vos invités et à votre entreprise de rester en bonne santé et en sécurité.
SwipedOn
Créez un système d’enregistrement pour les employés et les visiteurs accessible, sécurisé, simple et rationalisé avec SwipedOn. Il vous permet de bénéficier d’un environnement de travail flexible grâce à une gestion complète du lieu de travail.
SwipedOn vous aide à transformer votre lieu de travail en remplaçant les anciens registres par une solution de gestion des visiteurs simple, moderne et élégante. Vous bénéficiez de nombreux avantages, tels qu’un enregistrement sans contact pour les employés et les visiteurs.
Vous accédez à des fonctionnalités telles que les outils de suivi des contacts, les notifications instantanées, l’impression de badges d’identification, les accords numériques, un tableau d’entrée et de sortie des employés, la gestion des évacuations et des questions de filtrage avec alertes. Les visiteurs peuvent s’enregistrer directement en scannant un code QR avec leur téléphone, sans contact physique. Cela permet de protéger votre entreprise et votre personnel contre les maladies infectieuses.
De plus, vous pouvez facilement gérer les registres de sécurité et de santé, les politiques COVID-19, les accords de confidentialité, etc. SwipedOn est utilisé dans divers secteurs tels que l’éducation, la construction, le secteur maritime, le tourisme, le co-working et bien d’autres. De plus, SwipedOn s’engage à planter un arbre pour chaque nouveau client.
Découvrez encore mieux la plateforme grâce à des options complémentaires telles que la restauration, les livraisons et les SMS illimités. Pour une gestion optimale de votre personnel et de vos visiteurs, vous pouvez connecter SwipedOn à des outils tels que Microsoft Active Directory ou Azure Active Directory.
Vous bénéficiez également de l’absence de frais d’installation, de la recherche facile de contacts, des outils de filtrage des visiteurs et de l’enregistrement sans contact dans tous les forfaits. Modernisez la réception des visiteurs à partir de 49 $/mois pour un seul emplacement.
Conclusion 👨🏫
Les systèmes de gestion des visiteurs sont de plus en plus sollicités par les entreprises de tous secteurs et de toutes tailles. Ces logiciels vous permettent d’offrir une expérience visiteur exceptionnelle, tout en répondant aux besoins de sécurité, de sûreté et de conformité de votre organisation.
Dans un second temps, vous pouvez explorer les meilleurs logiciels de suivi du temps pour votre équipe.