Une messagerie électronique surchargée peut considérablement nuire à votre productivité. Apprenez à organiser vos courriels pour une boîte de réception propre et efficace.
Les courriels sont devenus un outil de communication incontournable, tant dans le cadre professionnel que personnel. Cependant, cet outil peut rapidement devenir une source de distraction si votre boîte de réception est envahie par des courriels promotionnels et des newsletters que vous n’ouvrez jamais.
Cela peut nuire à votre efficacité, car vous aurez du mal à retrouver un courriel important et perdrez un temps précieux à chercher.
Pour éviter ces désagréments, il existe quelques astuces simples à suivre. Si vous souhaitez apprendre à nettoyer votre boîte de réception Gmail, Outlook ou Yahoo, poursuivez votre lecture !
Comment nettoyer votre boîte de réception manuellement
Si vous avez un peu de temps devant vous, vous pouvez essayer ces méthodes manuelles pour vous débarrasser des courriels indésirables ou obsolètes.
Suppression des anciens courriels
Vous souvenez-vous du nombre de personnes que vous avez contactées lorsque vous étiez à la recherche d’un emploi il y a cinq ans ? Probablement pas. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de conserver ces échanges dans votre boîte de réception.
La plupart des utilisateurs n’ont pas besoin de conversations par courriel qui datent de 5 à 10 ans. Il est donc judicieux de supprimer ces courriels afin de maintenir une boîte de réception claire et ordonnée. De plus, si vous recevez de nombreux courriels chaque jour, la suppression des anciens vous aidera à éviter de saturer l’espace de stockage de votre compte de messagerie.
Pour supprimer les courriels datant de plus de 5 ans, utilisez la fonction de recherche avancée. Indiquez l’année souhaitée et vous pourrez ainsi supprimer tous les courriels antérieurs, ne conservant que les plus récents et pertinents.
Filtrer les courriels par mots-clés
Parfois, il ne suffit pas de supprimer les courriels datant d’une certaine période. Il peut être nécessaire de les filtrer à l’aide de mots-clés spécifiques.
Imaginez que vous ayez reçu des centaines de propositions de travail en conception web au cours des dernières années, alors que vous avez changé de profession.
Dans ce cas, recherchez les courriels contenant des mots-clés tels que « conception web » et « projets freelance ». Les résultats de cette recherche peuvent être déplacés dans la corbeille.
Archivage et utilisation de dossiers
En complément des méthodes précédentes, vous pouvez également archiver certains courriels ou les classer dans des dossiers distincts. Le dossier d’archivage est souvent méconnu. Il permet de déplacer rapidement les courriels hors de votre boîte de réception.
Si vous n’êtes pas certain de vouloir supprimer certains courriels, car vous pourriez en avoir besoin ultérieurement, l’archivage est une excellente solution. Ils ne seront plus visibles dans votre boîte de réception mais resteront accessibles en cas de besoin.
Vous pouvez également créer des dossiers thématiques pour les courriels qui ne nécessitent pas d’attention immédiate. Par exemple, vous pouvez configurer un dossier pour les notifications de réseaux sociaux ou les newsletters de votre banque. Vous pourrez les consulter quand vous aurez du temps.
Si les méthodes manuelles vous semblent insuffisantes ou trop chronophages, vous pouvez faire appel à des outils spécialisés.
SaneBox
Il peut être frustrant de chercher un message urgent au milieu de centaines de courriels non lus. SaneBox a été conçu pour vous aider à maintenir votre sérénité. L’outil analyse les en-têtes de vos courriels pour les classer par ordre d’importance et vous proposer un résumé.
Les courriels moins urgents sont placés dans un dossier nommé « SaneLater », que vous pouvez consulter ultérieurement. Pour déterminer quels courriels sont importants et lesquels ne le sont pas, SaneBox analyse l’historique de vos réponses et d’autres données pertinentes.
L’application crée également un dossier spécifique pour stocker toutes les newsletters, afin que vous puissiez les lire à votre convenance. SaneBox propose également un mode « Ne pas déranger » qui permet de placer les nouveaux courriels entrants dans un dossier distinct. Cette application est compatible avec tous types de comptes de messagerie, y compris Gmail, Office365 et iCloud.
Si vous ne souhaitez pas vous désabonner de certaines listes de diffusion, mais que vous ne souhaitez plus recevoir leurs courriels dans votre boîte de réception, vous pouvez les placer dans le dossier SaneBlackHole.
Clean Email
Clean Email est une solution idéale si vous recherchez une méthode simple et efficace. L’outil vous permet de désencombrer votre boîte aux lettres en vous désabonnant facilement de tous types de courriels. Son algorithme sophistiqué regroupe intelligemment les courriels similaires, ce qui vous permet de vous désabonner en masse.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez organiser vos courriels de manière rapide et efficace. L’application affiche tous vos abonnements dans un tableau de bord unique, ce qui vous permet de supprimer ceux dont vous n’avez plus besoin en un minimum de temps et d’efforts.
Outre Gmail, Clean Email est compatible avec Yahoo, Outlook, Office 365 et d’autres clients de messagerie basés sur IMAP. L’application propose une interface intuitive et facile à utiliser. De plus, la confidentialité de vos données est assurée.
Grâce à sa fonction de nettoyage automatique, vous pouvez paramétrer des règles et des actions qui seront appliquées automatiquement à vos nouveaux courriels, comme l’archivage des anciens ou le marquage des notifications de réseaux sociaux comme lues. Vous pouvez également utiliser Clean Email pour supprimer les anciens courriels et bloquer les expéditeurs indésirables.
Unroll.me
Si vous en avez assez de supprimer les courriels d’abonnement un par un, Unroll.me peut vous aider. L’application identifie tous les courriels d’abonnement et vous en affiche une liste instantanément, ce qui vous permet de vous désabonner en un seul clic. Vous pouvez également bloquer certains expéditeurs et les empêcher de vous envoyer des courriels.
Après avoir supprimé les courriels indésirables de votre liste d’abonnements, vous pouvez regrouper vos abonnements préférés dans un courriel de synthèse. Cette fonctionnalité, nommée « Rollup », conserve tous vos abonnements dans un dossier spécifique nommé Unroll.Me.
Ces courriels ne figureront plus dans votre boîte de réception principale, mais vous pourrez y accéder à tout moment dans ce dossier dédié. De plus, Unroll.me organise automatiquement vos abonnements par catégories pour faciliter leur recherche.
Compatible avec le protocole IMAP, Unroll.me prend en charge Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com, Hotmail, AOL Mail, Windows Live et iCloud.
Mailstrom
Mailstrom offre une approche transparente pour nettoyer votre boîte de réception et ne conserver que les courriels essentiels. Au lieu d’utiliser l’intelligence artificielle pour deviner vos préférences, l’application se base sur vos actions et vos choix.
Mailstrom regroupe les courriels similaires afin que vous puissiez les traiter par lots. L’application n’impose aucune méthode de gestion spécifique et vous laisse libre de choisir celle qui vous convient. Ses outils robustes vous aideront à atteindre une boîte de réception vide en douceur.
Vous pouvez rapidement vous désabonner des listes de diffusion indésirables. La fonction de blocage en un clic vous permet d’ajouter une couche de protection supplémentaire contre le spam et d’empêcher les courriels indésirables d’encombrer votre boîte de réception.
Si vous supprimez accidentellement des courriels avec Mailstrom, pas de panique. L’application propose une fonction « Annuler » qui vous permet de revenir en arrière.
Mailstrom est compatible avec la plupart des fournisseurs de messagerie, dont Gmail, Outlook, Yahoo, Verizon, AOL et d’autres clients IMAP. L’application utilise également les meilleures pratiques en matière de sécurité des données, y compris le cryptage avancé.
Triage
Triage est une application salvatrice pour ceux qui ont du mal à gérer leur boîte de réception à cause des courriels promotionnels. L’objectif de Triage n’est pas de remplacer votre service de messagerie, mais de le désencombrer pour une expérience plus agréable.
Les courriels nouveaux et non lus apparaissent sur l’application sous forme de cartes. Vous pouvez glisser une carte vers la gauche pour archiver définitivement le courriel, ou vers la droite pour le conserver dans votre boîte de réception. Vous pouvez également lire l’intégralité de la conversation ou envoyer une réponse rapide directement depuis les cartes.
Comme tout se passe sur votre appareil, vous n’avez pas à vous soucier de la sécurité de vos données. L’application prend également en charge le mode sombre. Triage est uniquement disponible pour les utilisateurs d’iPhone et nécessite une autorisation pour accéder à votre compte iCloud afin de stocker des métadonnées, telles que votre compte et vos préférences.
Actuellement, Triage prend en charge Gmail, Fastmail, iCloud Mail et d’autres services de messagerie IMAP. Cependant, l’application ne permet pas de traiter plusieurs courriels simultanément.
Cleanfox
Saviez-vous que vous pouviez réduire votre empreinte carbone en vous désabonnant de newsletters ? C’est possible ! Cleanfox est une application qui vous permet de ne plus recevoir les newsletters et les courriels dont vous ne voulez plus.
En vous désabonnant, vous contribuez à réduire les émissions de carbone liées au marketing par courriel que vous n’auriez jamais ouvert. Cleanfox ne se contente pas de nettoyer les anciens courriels inutiles. L’outil veille également à ce que vous receviez moins de courriels similaires à l’avenir.
Si vous vous demandez comment Cleanfox traite vos données, voici ce que vous devez savoir. Son algorithme traite les courriels de confirmation de commande, de retour et les newsletters.
En plus de savoir comment nettoyer votre boîte de réception Gmail, vous devez connaître la manière dont vos données sont gérées. La plateforme respecte le RGPD et ne vend pas les données des utilisateurs à des fins publicitaires ou de profilage. Cependant, elle utilise les informations compilées à des fins statistiques pour que le service reste gratuit pour les utilisateurs.
SubscriptionZero
Les utilisateurs qui souhaitent regrouper toutes leurs newsletters dans un résumé unique peuvent utiliser SubscriptionZero. Cet outil web peut être utilisé avec tous les comptes Microsoft et Google, comme Gmail (gratuit et Google Workspace), Outlook.com, Office 365, Hotmail et MSN.
Avec SubscriptionZero, vous n’avez plus besoin de parcourir votre boîte aux lettres pour trouver les newsletters et les courriels commerciaux indésirables. Contrairement à de nombreux fournisseurs de services de nettoyage de courriels qui demandent l’accès à votre boîte aux lettres, SubscriptionZero n’a pas besoin de cela.
SubscriptionZero fonctionne comme un lecteur en ligne où vous pouvez lire, archiver et mettre en évidence vos newsletters. Vous pouvez également l’utiliser pour transférer les newsletters existantes vers une adresse électronique spécifique.
Avec SubscriptionZero, vous pouvez vous abonner à toutes les newsletters que vous souhaitez sans partager votre adresse électronique avec des tiers. Ainsi, vous protégez votre adresse électronique du spam. De plus, l’application bloque automatiquement les newsletters que vous continuez de recevoir, malgré votre désabonnement.
Leave Me Alone
Si vous êtes à la recherche d’une solution pour nettoyer votre boîte de réception Gmail, essayez Leave Me Alone. Il s’agit d’une application efficace de désabonnement de courriels, qui accorde une grande importance à la confidentialité des données des utilisateurs.
L’outil vous permet de visualiser tous vos abonnements au même endroit et de choisir ceux dont vous souhaitez vous désabonner. Après la suppression des courriels indésirables, l’application combine les courriels restants de vos newsletters dans un résumé qui vous est envoyé quotidiennement ou hebdomadairement, selon vos préférences.
De plus, Leave Me Alone filtre les courriels commerciaux et le spam pour ne laisser atteindre votre boîte de réception que les courriels d’expéditeurs de confiance. L’outil est compatible avec de nombreux clients de messagerie, dont Gmail, Yahoo, Outlook, AOL, iCloud, Fastmail et d’autres services IMAP.
Facile à utiliser, Leave Me Alone ne s’adresse pas seulement aux particuliers. Les grandes équipes peuvent également l’utiliser pour maintenir une boîte de réception propre. L’application propose un mode « Ne pas déranger » qui empêche la réception de courriels en dehors des heures de travail.
Unsubscriber
Vous en avez assez de supprimer manuellement les courriels indésirables ? Unsubscriber vous permet de nettoyer votre boîte de réception en un clin d’œil. Connectez simplement l’outil à votre compte de messagerie et il identifiera tous vos abonnements. Vous pourrez ensuite vous désabonner de ceux qui ne vous intéressent plus.
De plus, Unsubscriber identifie les courriels qui devraient être archivés. Après votre confirmation, l’outil nettoie automatiquement votre boîte de réception et met en évidence les conversations importantes.
La plateforme assure qu’elle ne vend pas les données des utilisateurs à des tiers ou à des agences de marketing. Vous pouvez donc l’utiliser en toute tranquillité.
Conclusion
Que vous utilisiez vos courriels à des fins personnelles ou professionnelles, il est probable que votre boîte de réception soit encombrée de courriels promotionnels. Certaines personnes peuvent rester productives même avec une boîte de réception pleine de messages non lus, tandis que d’autres ont du mal à se concentrer dans ces conditions.
C’est pourquoi beaucoup cherchent des méthodes efficaces pour nettoyer leur boîte de réception Gmail. Maintenant que vous connaissez les différentes méthodes manuelles et automatisées, cela ne devrait plus être un problème.
Pour protéger votre boîte de réception du spam, il est également recommandé d’utiliser des outils de filtrage et de protection anti-spam.