Les responsables du support client doivent répondre à des centaines de questions chaque jour. Les applications de réponse prédéfinies peuvent rendre leur travail rapide et facile.
La plupart des requêtes que l’équipe d’assistance reçoit quotidiennement sont similaires. Taper manuellement les réponses à ces questions est une tâche contre-productive. Cependant, les utilisateurs peuvent générer des réponses prédéfinies aux questions fréquemment posées et les stocker dans des outils de réponse prédéfinis pour une utilisation instantanée.
Laissez-nous explorer plus sur la réponse en conserve, y compris leurs avantages et les meilleurs outils qui offrent ce service.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une réponse standardisée ?
Beaucoup de gens confondent réponse standardisée et réponse automatique. Alors que les réponses automatiques sont robotiques et impersonnelles, les réponses standardisées sont descriptives et personnalisées.
Ce sont des réponses prédéterminées aux requêtes fréquemment posées. Les réponses standardisées sont toujours utiles et personnalisées, de sorte qu’elles ne semblent pas générées par la machine pour les clients.
Comment les réponses standardisées fonctionnent-elles avec la FAQ/le wiki de votre entreprise ?
Les réponses standardisées et le wiki de l’entreprise, les FAQ et la base de connaissances de dépannage doivent être synchronisés. Il devrait y avoir un système automatisé pour injecter des étapes de dépannage spécifiques ou des informations générales dans un espace réservé dans la réponse standardisée.
Si vous n’utilisez pas d’espaces réservés pour le texte, les réponses prédéfinies s’accumuleront. Il sera difficile pour les agents du service client de gérer une si longue liste de réponses prédéfinies. Pour résoudre ce problème, certains services ou outils de verbiage scripté proposent des syntaxes.
Lorsqu’un personnel d’assistance saisit certains codes abrégés ou syntaxes dans une console de messagerie ou de chat, l’outil crée automatiquement le script. L’outil extrait également des informations d’assistance d’une base de connaissances, d’une FAQ ou d’un wiki de l’entreprise.
Lier l’outil de réponses prédéfinies à la base de connaissances de l’entreprise vous aide également à fournir des procédures pas à pas ou des étapes de dépannage mises à jour. Sinon, vous devrez mettre à jour manuellement tous les scripts de support.
Avantages de l’utilisation des réponses standardisées
#1. Gain de temps
Une réponse standardisée garantit que vous n’avez pas à taper les réponses aux questions fréquemment posées. Comme les responsables du support client peuvent répondre rapidement aux questions courantes avec ces réponses, ils peuvent se concentrer sur des tâches plus productives dans le temps gagné.
#2. Gestion transparente
Les fournisseurs de service client peuvent facilement gérer un grand nombre de clients à l’aide d’applications de réponse prédéfinies. Si vous travaillez pour un fournisseur de services Internet, le prix des forfaits disponibles est une question que vous vous posez peut-être fréquemment.
Au lieu de répondre à tout le monde avec la même réponse en tapant, vous pouvez facilement faire ce travail en collant la réponse standardisée dans la fenêtre de discussion.
#3. Clients satisfaits
Les clients veulent une résolution instantanée de leurs problèmes. S’il y a un retard dans la réponse, vous risquez de les perdre au profit de vos concurrents. En utilisant des réponses standardisées, vous pouvez répondre à leurs questions et vous assurer qu’ils restent fidèles à votre entreprise.
#4. Augmentez le taux de conversation
Les réponses standardisées vous aident également à convertir un prospect en client en répondant rapidement et avec succès à ses questions. Parfois, un client potentiel pose une question unique et le personnel d’assistance a beaucoup à faire.
Dans cette situation, ils peuvent répondre aux questions faciles avec les réponses prédéfinies et utiliser le temps pour répondre à la requête unique. Ainsi, vous pouvez convertir ce prospect en client et améliorer votre taux de conversion.
Voici quelques-unes des meilleures applications de réponse en conserve.
bureau d’écriture
La saisie répétitive peut être frustrante et fastidieuse pour le personnel d’assistance à la clientèle. Bureau de type est une plate-forme simple qui les aide à s’en débarrasser en leur permettant de créer et de gérer des réponses prédéfinies cohérentes.
De plus, cet outil multilingue peut être intégré à tous les sites Web et applications utilisés par votre entreprise, notamment Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk et Linkedin.
Si vous choisissez d’utiliser typedesk, votre équipe aura le pouvoir de répondre aux requêtes des clients de manière cohérente. En conséquence, les clients et les prospects bénéficieront d’une expérience améliorée lorsqu’ils contacteront votre service d’assistance.
Cet outil est également livré avec la fonction Dossiers d’équipe qui vous permet de partager et de synchroniser instantanément toutes les réponses prédéfinies avec chaque membre de l’équipe. De plus, les responsables du support peuvent rendre chaque réponse standardisée unique en utilisant des variables.
Freshdesk
Le but du service client est de répondre aux questions des clients, et Freshdesk vous permet de le faire de manière transparente. Vous pouvez engager avec les clients une conversation significative sur différents canaux à l’aide de cette application de réponse prédéfinie.
Cette suite omnicanal offre une solution d’assistance complète axée sur la fourniture rapide d’un service client exceptionnel. Il comprend de manière proactive les exigences des clients et y répond avec le support le plus intuitif.
Comme vous devez effectuer moins de tâches répétitives, vous gagnez du temps et vous l’investissez dans quelque chose de plus fructueux. Cette plate-forme unifiée fournit la base de connaissances et l’automatisation du flux de travail pour répondre rapidement aux demandes des clients.
Grâce à Freshdesk, vous pouvez également vous connecter avec les clients via leur canal de communication préféré et changer de mode de manière transparente à tout moment.
Intentions sociales
Êtes-vous fatigué de basculer entre plusieurs outils de messagerie et de chat ? Ensuite, il est temps d’utiliser Social Intents, l’une des meilleures applications de réponse en conserve. Grâce à cette solution, vous pouvez discuter avec les visiteurs de votre site directement depuis l’application de collaboration que vous utilisez déjà en équipe.
Le logiciel de chat en direct est une application populaire qui fonctionne sur Microsoft Teams, Slack et Webex. Comme vous n’avez pas à quitter l’application existante, vous pouvez répondre instantanément aux demandes de renseignements et satisfaire les clients.
Social Intent vous permet d’utiliser des réponses prédéfinies pour aider les clients avec des temps de réponse rapides et établir des relations avec les clients. Ses déclencheurs proactifs de chat en direct sont également utiles pour engager les visiteurs du site Web. De plus, l’application prend en charge la collaboration avec tous les membres de l’équipe pour résoudre les problèmes des clients.
HappyFox
HappyFox est un système de ticket d’assistance tout-en-un pour un support client plus rapide et de meilleure qualité. Il vous aide à réduire le chaos et à organiser votre processus d’assistance grâce à des fonctionnalités telles qu’un puissant système de tickets d’assistance et une base de connaissances en libre-service.
Vous pouvez répondre plus rapidement aux requêtes courantes et fréquentes à l’aide de son outil d’assistance prédéfini. Outre l’ajout de modèles de réponse, cette application effectue des actions de ticket telles que la modification du statut et l’ajout de balises.
Lorsque vous êtes sur le point de répondre à un ticket, toutes les actions prédéfinies disponibles vous seront visibles. En outre, il est possible de rechercher des actions prédéfinies particulières, puis de les appliquer. Cette plate-forme prend également en charge la création d’actions prédéfinies spécifiques à une équipe.
HappyFox prend également en charge l’intégration avec de nombreuses applications professionnelles, notamment MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier et Twitter.
Croustillant
Les scénarios commerciaux modernes exigent que les entreprises se connectent avec les clients et mènent instantanément. Croustillant est une plateforme de messagerie multicanal qui vous permet de le faire. Il se compose d’une liste d’outils sophistiqués à l’aide desquels vous pouvez réaliser une révolution axée sur le client pour votre entreprise et débloquer une hypercroissance grâce à des conversations avec eux.
Cette plate-forme est livrée avec une fonctionnalité nommée Shared Inbox. Il centralise vos conversations à partir de différents canaux, tels que les e-mails, les messageries, les SMS, le chat en direct et Twitter DM. Par conséquent, il devient possible de fournir le meilleur service client grâce à une collaboration sans effort.
Crisp prend également en charge un hub central pour une base de connaissances. Vous pouvez le combiner avec des chatbots et des chats en direct pour améliorer l’expérience client avec des réponses en temps réel.
Utiliser la réponse
Utiliser la réponse est un logiciel de support client multicanal qui réduit considérablement le temps de réponse et améliore l’expérience client. La plate-forme est une suite entièrement évolutive et personnalisable qui vise à aider votre équipe de support.
À l’aide de cet outil, vous pouvez gérer sans effort plus de 10 canaux d’assistance tels que le courrier électronique, le chat en direct, la messagerie, les forums communautaires et les médias sociaux. Sa notification automatisée et l’attribution des requêtes facilitent la tâche de tous les responsables du support client.
De plus, UseResponse vous fournit des analyses et des rapports avancés concernant les performances de votre processus de support client. Avec un outil de suivi des notes du personnel et un SLA, l’outil peut offrir un meilleur service client. De plus, les utilisateurs peuvent intégrer cette application à d’autres outils, tels que Google, Salesforce, Jira et Zapier.
Klutch
Êtes-vous fatigué de chercher dans les documents et les disques pour trouver la bonne réponse au bon moment ? Utilisation Klutch pour stocker toutes les réponses rapides et les guides dans une seule base de connaissances de l’entreprise.
Désormais, vous n’avez plus besoin de passer du temps à chercher les réponses appropriées ou de taper les mêmes réponses pour des questions répétitives. Accédez aux réponses prédéfinies appropriées à partir de n’importe quel appareil et répondez avec cela.
Vous pouvez même écrire un email en un clic à vos clients. De plus, cette plate-forme vous permet de stocker des extraits et des liens fréquemment utilisés. Les utilisateurs peuvent accéder à cet outil depuis l’application de bureau, Chrome, Edge et n’importe quel appareil mobile.
EngageBay
EngageBay peut vous fournir les meilleures réponses prédéfinies utiles pour les services clients tels que le service d’assistance et les e-mails. Surtout lorsque vous recevez des centaines de questions de service similaires, ces réponses prédéfinies peuvent vous faire gagner du temps et vous aider à vendre plus.
Ainsi, votre service client verra un coup de pouce et deviendra plus productif en vendant plus de produits en moins de temps.
Pour une meilleure connexion client, vous pouvez également essayer les outils de personnalisation rapide. Les fonctionnalités de personnalisation feront ressembler les réponses prédéfinies à des réponses fraîchement tapées et personnalisées.
Pour améliorer l’efficacité de l’entreprise, EngageBay promeut les fonctionnalités d’automatisation. Définissez simplement les conditions des requêtes des clients et l’outil répondra avec des réponses personnalisées et prédéfinies.
Vous n’avez pas besoin d’être un expert en technologie pour utiliser cet outil en raison de ses raccourcis et icônes intuitifs. De plus, les utilisateurs peuvent écrire n’importe quelle réponse et la marquer facilement comme en conserve pour une utilisation ultérieure.
Conclusion
Lorsqu’il y a un volume élevé de requêtes, les applications de réponse prédéfinies peuvent vous fournir les solutions les plus simples. En plus de répondre rapidement, ces applications rendent votre équipe d’assistance productive et convertissent plus de prospects.
Si vous souhaitez également créer une base de connaissances pour votre entreprise, vous pouvez essayer ces plateformes pour créer une base de connaissances.
