8 meilleurs outils de documentation de processus pour rationaliser votre processus métier

Un logiciel de documentation des processus est essentiel pour les entreprises car il fournit une feuille de route structurée permettant aux entreprises de rationaliser leurs opérations. Documenter le processus est un élément essentiel de la gestion de projet car il répond à une question importante : comment les choses seront-elles faites ?

Auparavant, les chefs de projet s’appuyaient sur l’approche manuelle pour créer une documentation de processus, mais ils peuvent désormais passer à des outils de documentation de processus à part entière qui rationalisent habilement l’ensemble du processus.

Dans ce guide, nous avons répertorié les logiciels de documentation de processus les plus réputés disponibles, mais commençons par mieux comprendre l’idée de la documentation de processus. Mais avant de commencer, voici un tableau pratique présentant les logiciels de documentation des processus que nous avons répertoriés.

Titre

Description

Explorer

Scribe

Outil d’IA pour une documentation simple des processus avec des captures d’écran.

Miro

Documentation et cartographie des processus évolutives avec intégrations.

Document360

Processus commerciaux rationalisés et gestion du changement.

Rue des processus

Modèles glisser-déposer, listes de contrôle standardisées.

Héflo

Prise en charge BPMN 2.0, téléchargement/export, éditeur WYSIWYG.

Modèles riches, collaboration en temps réel, glisser-déposer.

Partage de flux

Suivi dynamique, capture d’écran, export sous différents formats.

Profs Professionnels

Import depuis Word/PDF, aide contextuelle, multimédia.

Alors, comment fonctionne un logiciel de traitement des documents ? En termes simples, un document de processus est un guide détaillé qui explique comment effectuer une tâche. Par exemple, il explique la procédure complète de transfert de vos données des serveurs existants vers le support de stockage cloud.

Un document de processus peut prendre la forme d’un organigramme, d’un didacticiel ou simplement d’une politique. Cela implique que la documentation du processus est l’activité d’enregistrement ou de documentation du processus étape par étape d’exécution d’une tâche.

La documentation du processus s’avère bénéfique pour les membres de l’équipe, les nouveaux arrivants et même les clients lorsqu’ils ont besoin de comprendre comment effectuer un travail particulier.

Comment documenter un processus ?

La procédure de documentation du processus se décompose en les étapes suivantes :

  • Choisissez le processus que vous devez documenter et vérifiez son objectif et sa portée.
  • Décrivez les limites du processus et fournissez des réponses aux questions telles que ce qui démarre le processus et quand le processus est terminé.
  • Mentionnez les résultats du processus et les actions qui doivent être réalisées par la suite.
  • Précisez les logiciels et l’équipement requis pour effectuer le processus. Cela peut aller des plates-formes de codage à l’espace de stockage et aux serveurs cloud.
  • Réfléchissez à la façon dont le processus fonctionnera. Vous pouvez créer un processus étape par étape de la phase initiale à la phase finale.
  • Répertoriez les noms des parties prenantes, des décideurs et des employés jouant un rôle dans la documentation du processus.
  • Maintenant, transférez tous les détails dans le système de documentation du processus et assurez-vous de ne rien manquer.

Une fois que vous avez abordé ce qui précède, nous arrivons à la partie simple car vous ne pouvez pas le partager avec les membres de l’équipe, qui pourront facilement y accéder plus tard.

Importance de documenter les processus métiers

Documenter les processus métier offre de nombreux avantages à long terme. Certains des plus notables sont les suivants :

  • Processus métier cohérent – ​​Éliminez l’ambiguïté des processus afin que les employés puissent produire le résultat souhaité.
  • Réduire les erreurs opérationnelles – Supprimez les inefficacités des opérations commerciales pour améliorer la culture de travail.
  • Respectez la conformité légale – Évitez les responsabilités juridiques à l’avenir si une procédure est mal gérée sans le savoir.
  • Gestion du changement – ​​Assurez-vous que les employés peuvent facilement s’adapter aux changements apportés aux processus métier existants.
  • Minimisez le temps de formation – Réduisez le temps d’intégration des nouvelles recrues en veillant à ce qu’elles apprennent rapidement.
  • Attribuer des tâches – Assurez-vous que chaque employé a un ensemble défini de responsabilités afin que le flux de travail de l’entreprise ne soit pas perturbé.

Lorsque le processus est déjà mis sous forme de procédures, il est plus facile pour les salariés de savoir quelles sont les étapes à suivre.

Qu’est-ce qu’un logiciel de documentation des processus métier ?

Il ne fait aucun doute que la documentation des processus est une tâche complexe et qu’elle comporte des risques d’erreurs humaines si elle est effectuée manuellement. Cet énoncé du problème a conduit à l’introduction d’un logiciel de documentation des processus, qui rationalise le processus métier de création de documents, éliminant ainsi la possibilité d’erreurs. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des avantages probables que les logiciels de documentation des processus peuvent offrir.

  • Les outils en ligne permettent aux membres de l’équipe d’accéder à tous les documents des processus métier à partir d’un endroit centralisé.
  • Les fonctionnalités de stockage cloud vous permettent d’accéder à la documentation du processus en déplacement, contrairement au document manuel, qui n’est disponible que hors ligne.
  • Le logiciel vous permet de le gérer, de le mettre à jour et de collaborer en temps réel.
  • Il est également possible d’accéder aux analyses des utilisateurs, ce qui contribue en outre à améliorer la base de connaissances et à prendre des décisions éclairées.

De plus, trouver des informations est plus facile car l’outil de recherche en ligne facilite la recherche rapide des informations ou du guide dont vous avez besoin.

Caractéristiques à rechercher

Lorsque vous choisissez un logiciel de documentation de processus pour votre entreprise, vérifiez les fonctionnalités suivantes :

  • Vous devez vous assurer que le logiciel offre une expérience utilisateur agréable aux personnes non familiarisées avec de tels outils.
  • Ces plates-formes devraient être capables de représenter visuellement différents types de données et devraient également prendre en charge les liens et d’autres formes de médias.
  • Assurez-vous que la fonctionnalité de documentation des processus permet aux membres de l’équipe de collaborer en temps réel.
  • Il devrait être possible d’exporter le document de processus dans différents formats ou de le télécharger directement sur différentes plateformes.
  • Le logiciel doit prendre en charge l’intégration avec un ou plusieurs outils professionnels actuellement utilisés par votre organisation pour permettre la réutilisabilité des informations.

Cela dit, examinons quelques-uns des meilleurs logiciels de documentation de processus que nous avons essayés et que nous aimerions recommander.

Scribe

Si vous vous retrouvez souvent à répondre à des questions répétées concernant l’achèvement des tâches, nous avons une solution pour vous ! Rencontrer Scribeune méthode simple et rapide pour documenter et partager les processus liés à l’entreprise en quelques secondes.

Caractéristiques:

  • Incitez les employés et les nouvelles recrues à appréhender rapidement le processus.
  • Renforcez les programmes de formation en automatisant la documentation des processus et la création de SOP.
  • Imprégnez-vous de cohérence dans tous les processus organisationnels avec du contenu de formation à la demande.
  • Automatisez le processus de création de guides de formation pour mettre à niveau les centres d’aide et la base de connaissances.

Scribe est un outil basé sur l’IA permettant de convertir rapidement les processus numériques en un guide étape par étape sans investir des tonnes d’efforts. Tout ce que vous avez à faire est d’activer l’enregistreur Scribe et de parcourir tout le processus. Et voilà ! Votre guide étape par étape est créé automatiquement, accompagné des captures d’écran pertinentes jointes !

Miro

Des marques comme Dell, Cisco et Deloitte s’appuient sur Miro, un logiciel de documentation et de cartographie des processus facile à utiliser qui vous permet de cartographier les informations critiques liées à l’entreprise. Facilement évolutive, la plateforme permet aux membres de l’équipe de se connecter et d’optimiser les processus métier à l’aide des outils de cartographie intégrés.

Caractéristiques

  • Intégrez des processus métier et des Steam Maps dans des outils tels que Confluence, Coda et Notion.
  • Intégration Jira pour examiner le processus métier, cartographier les parcours clients et suivre des actions particulières.
  • Différents packages pour la gestion de projet, la cartographie du parcours client et la cartographie des processus métier.
  • Importez facilement des cartes de processus à partir de plateformes telles que Microsoft Visio, Draw.io et Lucidchart.
  • Riche bibliothèque de modèles pour offrir la meilleure expérience à vos clients et répondre à leurs besoins.

Miro propose des outils tels que des organigrammes, des diagrammes BPMN, la cartographie de la chaîne de valeur et des couloirs, qui vous aident à analyser des scénarios spécifiques et à améliorer l’utilisation des ressources.

De cette façon, vous pouvez visualiser les plans d’affaires et communiquer efficacement la stratégie et la transformation aux membres de l’équipe.

Document360

Vérifier Document360, qui contribue à offrir une meilleure expérience client à plus de 10 000 utilisateurs dans plus de 80 pays. Proposant des procédures opérationnelles standards, la plateforme vous permet de rationaliser les différents processus métiers pour une meilleure compréhension de vos collaborateurs.

Caractéristiques:

  • Processus opérationnel pour fournir une compréhension claire des processus commerciaux approuvés et faire connaître les rôles et responsabilités des employés.
  • Gestion du changement pour une transition fluide des processus métier obsolètes vers des processus flambant neufs.
  • Module de formation des employés pour garantir que les nouveaux employés peuvent acquérir efficacement les connaissances et améliorer leurs capacités.

Avec Document360, vous pouvez garantir que les processus métier sont clairs et cohérents, ce qui améliorera indirectement la productivité dans l’ensemble de votre organisation.

Rue des processus

Conçu pour les équipes consciencieuses, Rue des processus est un logiciel de documentation de processus populaire qui garantit l’amélioration des performances de votre équipe. Cet outil intuitif s’avère pratique lorsque vous devez documenter tous les processus organisationnels fondamentaux afin que tous les employés restent sur la même longueur d’onde.

Caractéristiques:

  • Éditeur glisser-déposer pour créer et mettre à jour les modèles en quelques minutes.
  • Listes de contrôle standardisées avec des fonctionnalités telles que les tâches d’arrêt, les approbations et les dates d’échéance dynamiques pour suivre correctement chaque processus.
  • La fonction de mise à jour automatique pour mettre à jour les listes de contrôle une fois les modifications apportées.
  • Une plateforme centralisée permet une collaboration et une recherche de documents faciles.
  • Expérience utilisateur simplifiée pour offrir un processus de formation plus rapide.

Les entreprises peuvent choisir Process Street pour documenter toutes sortes de processus métier tels que le flux de travail Git, la configuration de nouveaux clients, l’intégration des employés, les tâches quotidiennes et hebdomadaires, la sélection des candidats, la génération de factures et les processus d’audit interne.

Héflo

Doté d’un aménagement moderne et conçu par des professionnels, Héflo est un outil de documentation des processus métier qui vous permet d’effectuer les processus de telle sorte que les documents soient générés automatiquement. Grâce à Heflo, la collaboration en temps réel pour concevoir le processus métier est désormais possible en quelques clics.

Caractéristiques:

  • Prise en charge de la notation BPMN 2.0.
  • Téléchargez la documentation sous forme d’image ou exportez-la vers une autre plateforme.
  • Éditeur WYSIWYG pour formater des textes et des designs.
  • Classez les processus dans des bibliothèques de requêtes et la documentation des processus dans les en-têtes d’éléments pour une identification appropriée.
  • Définir les règles métier et les intégrations et effectuer l’optimisation dans le nouveau cycle BPM.

Vous êtes libre de modéliser, analyser, cartographier, optimiser, automatiser et documenter les processus métier et de les télécharger dans différents formats comme PDF, Word, HTML et Excel ou de les exporter au format BPMN. Grâce à la fonction de stockage cloud de Heflo, il est possible d’accéder à la documentation du processus de n’importe où et à tout moment.

Créativement

Créativement, une plateforme de gestion du travail propose des modèles de documentation des processus pour rationaliser le processus de documentation des processus métier. Cela permet de répertorier les processus métier systématiquement exécutés dans votre organisation.

Caractéristiques:

  • Riche bibliothèque de modèles personnalisables pour décrire différents processus, flux de travail d’équipe, couloirs, etc.
  • Glissez-déposez des outils pour décrire facilement des processus de documentation complexes.
  • Importez les rapports, les captures d’écran et les images nécessaires pour créer un document de processus complet.
  • Exportez tous les types de données depuis différentes plates-formes pour une récupération et une analyse faciles.
  • Liez des formes pour créer des structures de navigation dans et entre les espaces de travail afin de supprimer les incohérences.

Possédant des capacités de documentation convaincantes, le logiciel propose de riches bibliothèques de formes et des outils de création de diagrammes tels que des organigrammes, des cartes de flux de valeur, des BPMN, des cartes de processus, des cartes d’activités, etc. Avec Creately, la collaboration en temps réel est possible, ce qui est nécessaire pour prendre en charge le flux de travail des équipes interfonctionnelles pendant le processus de documentation.

Partage de flux

Choisir Partage de flux pour créer une documentation de processus intéressante et des démonstrations pour toutes les applications utilisées par votre organisation. Plus de 1 000 entreprises ont déjà créé des guides approfondis pour mettre en place des sessions de formation interactives pour leurs collaborateurs grâce à cet outil.

Caractéristiques:

  • Moteur de suivi dynamique pour capturer toutes les actions et former automatiquement un guide.
  • Capturez des écrans et des actions telles que des clics de souris ainsi que des raccourcis.
  • Brouillez toutes les données sensibles à l’aide de l’outil intégré.
  • Générez automatiquement des descriptions textuelles, y compris les noms des éléments – boutons, menus, onglets, etc.
  • Recadrez en masse des captures d’écran et des images pour éviter les tâches redondantes.
  • Exportez dans des formats tels que PDF, PPTX, DOCX, HTML, Démo interactive, PNG, RPA, SCORM, xAPI, etc.

FlowShare permettra non seulement de réduire le temps et les erreurs dues aux processus manuels, mais il permettra également à votre organisation d’adapter une procédure de documentation standard. L’application vous permet de modifier rapidement la documentation existante sans avoir à la recapturer.

Profs Professionnels

Préféré par Dell, Sony, Cisco et d’autres sociétés notables, Profs Professionnels est un logiciel de documentation de processus qui vous permet d’importer des fichiers pour créer rapidement des documents et, si nécessaire, de créer une documentation directement à partir de zéro.

Caractéristiques

  • Importez le contenu de documents Word ou PDF directement dans le document
  • Aide contextuelle pour une compréhension globale du jargon technique
  • Incluez des info-bulles, des fenêtres contextuelles et des caissons lumineux pour fournir des informations supplémentaires
  • Ajoutez des images, des vidéos et des infographies pour une meilleure explication du processus métier
  • Riche bibliothèque de polices, de designs et de thèmes pour l’esthétique et l’image de marque.

La plateforme ProProfs vous permet d’ajouter des images et des vidéos pour une meilleure explication des processus à vos employés et clients. Il est équipé de l’éditeur WYSIWYG qui vous permet de choisir parmi une gamme d’options de style et de formatage de texte.

Derniers mots

Documenter les différents processus en cours dans votre organisation est essentiel pour éviter les incohérences dans l’exécution des opérations et pour présenter une feuille de route à vos employés ainsi qu’à vos clients. Mais le plus important est de choisir le meilleur logiciel pour créer la documentation de votre entreprise, car avec le bon logiciel de gestion des processus, vous constaterez une croissance améliorée de votre entreprise.

Les plates-formes répertoriées dans ce guide ont été essayées et testées par nos soins et se sont révélées très utiles. Cependant, le choix idéal pour votre organisation dépendra uniquement de vos besoins individuels.

Ensuite, un logiciel d’automatisation de documents pour économiser des heures de travail.