Si votre agence collabore avec divers clients, vous êtes probablement familier avec les complexités du processus de facturation.
De la création des devis à leur soumission pour approbation, en passant par toutes les étapes intermédiaires, ces opérations financières sont souvent chronophages et peuvent s’avérer fastidieuses.
Pour optimiser votre temps, réduire les efforts et fluidifier le processus de facturation, l’adoption d’un logiciel de gestion des devis s’impose comme une solution centralisée et efficace.
Cet article vous éclairera sur la nature exacte d’un logiciel de gestion de devis et vous présentera les meilleures solutions logicielles disponibles sur le marché.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de devis ?
Un logiciel de gestion des devis est un outil qui facilite la préparation de propositions commerciales et permet de répondre promptement aux demandes d’offres. Grâce à ce type de logiciel, l’automatisation de la rédaction des propositions est possible, de même que l’intégration de champs de devis avec les données du CRM et l’accélération du traitement de la facturation.
Considérez le processus de devis comme le premier contact direct entre votre entreprise et des prospects, au-delà des échanges marketing et commerciaux initiaux. Un devis précis, détaillé et présenté dans une proposition soignée contribue à une première impression positive.
Plutôt que de passer par des échanges de courriels et de négocier les devis avec les clients, une plateforme de gestion des devis centralise toutes les conversations, offrant une vue d’ensemble claire à toutes les parties prenantes : chefs d’entreprise, responsables commerciaux et clients.
Examinons de plus près les fonctionnalités clés qu’un bon logiciel de gestion de devis devrait offrir.
Fonctionnalités du logiciel de gestion des devis
#1. Modèles professionnels
Un devis précis, complet et présenté de manière professionnelle contribue à une excellente première impression. Un logiciel de gestion des devis propose des modèles personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et produire des documents d’aspect soigné.
#2. Automatisation des processus
Simplifiez le remplissage des devis en les connectant à votre logiciel de comptabilité, garantissant ainsi des informations produits et tarifaires à jour.
#3. Diminution des erreurs
Les risques d’erreur sont plus élevés avec la création manuelle de devis qu’avec l’utilisation d’outils automatisés.
#4. Opportunités de ventes additionnelles
Les devis peuvent intégrer des options de vente incitative clairement présentées et facilement accessibles.
#5. Visibilité du cycle de vente
Soyez informé lorsqu’un client consulte votre devis pour un suivi rapide, et discutez-en directement sur la plateforme.
#6. Cycles de paiement automatisés
Un logiciel de gestion des devis évite la génération manuelle de factures répétitives pour les paiements.
Maintenant que vous avez une idée précise des fonctionnalités, examinons quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion de devis et de facturation, classés en fonction de leur popularité.
Commençons notre exploration.
SuperOps.ai
SuperOps.ai est une plateforme d’automatisation des services professionnels (PSA) conçue pour faciliter la gestion opérationnelle des entreprises. Elle intègre une fonctionnalité de gestion des devis permettant de garantir que votre proposition parvient rapidement dans la boîte de réception de votre client.
Vous pouvez aisément créer un devis en incluant tous les éléments de service nécessaires et l’envoyer à votre client via un lien dédié. Grâce à ce lien ou à un portail, vos clients peuvent approuver ou refuser un devis, simplifiant ainsi le processus. Ils ont également la possibilité d’ajouter des commentaires pour une meilleure compréhension et une communication plus claire.
Les discussions relatives aux devis se déroulent directement sur SuperOps.ai, vous permettant de centraliser les échanges avec vos clients, évitant ainsi les longues chaînes de courriels externes à la plateforme.
Scoro
Scoro est une plateforme intuitive pour la collaboration en matière de devis, facturation et suivi de projet, le tout centralisé. Elle permet à votre équipe de collaborer sur les tâches du projet, offrant une vue claire des activités en cours et terminées. Le temps passé sur les tâches peut être suivi pour une facturation précise aux clients.
Scoro simplifie la création de devis avec des modèles préétablis pour les services, des profils de clients segmentés et des tarifs multi-devises. Ces devis peuvent ensuite être personnalisés en fonction des bons de travail et convertis en PDF personnalisés en quelques clics. Les ventes de votre équipe peuvent être suivies et les objectifs de vente peuvent être définis via des tableaux de bord configurables.
Comme de nombreux outils de gestion de projet, Scoro offre une intégration avec plus de 1000 outils via Zapier. Parmi ces intégrations, on retrouve des outils de gestion de projet comme Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp, etc. Il s’intègre également facilement avec Slack, Gmail et Google Calendar pour maintenir une communication fluide.
Bitrix24
Bitrix24 est un logiciel de collaboration unifié qui gère divers aspects de la gestion, de la collaboration et de la communication d’équipe. Il s’agit d’une solution Web regroupant les diverses opérations d’une entreprise sur une seule plateforme, évitant ainsi la nécessité d’utiliser plusieurs outils SaaS. Ses fonctionnalités incluent la gestion de projet, le partage de fichiers, la gestion des ventes, des contacts, des emails, etc.
Avec Bitrix24, vous pouvez créer un nombre illimité de devis et intégrer des plateformes telles que PayPal pour accepter les paiements en ligne. Son architecture basée sur le cloud et sa nature open source facilitent l’inscription et la création de factures pour vos clients. Bitrix24 offre également une intégration avec des applications de comptabilité comme Xero, simplifiant ainsi les échanges avec les clients.
Une fois inscrit sur Bitrix24, vous constaterez la présence de nombreuses options au-delà de l’outil de facturation. Ces options vous permettent de collaborer avec différents départements de votre entreprise, comme le marketing et les ventes, la gestion des ressources humaines, etc., le tout en utilisant les outils de gestion des devis et des factures. Un million d’entreprises font confiance à cette plateforme, qui dispose également d’une application mobile pour smartphones et tablettes, qu’il s’agisse d’Android, d’iPhone ou d’iPad.
ITarien
ITarian est une plateforme de gestion informatique pour les entreprises proposant des services de gestion des tickets, de gestion des flux de travail à distance, de bureau à distance et de sécurité des terminaux.
ITarian intègre une fonctionnalité de gestion des devis qui permet de simplifier le processus de création de devis soignés. Ces devis sont connectés aux CRM pour que vos commerciaux puissent consacrer plus de temps à établir des relations avec les clients.
Il propose des modèles de devis professionnels préconfigurés qui accélèrent votre cycle de vente. Vous avez également la possibilité de remplir automatiquement les devis avec les données des distributeurs.
Hubspot
Hubspot est l’une des plateformes de marketing les plus populaires. C’est un outil CRM qui permet d’envoyer des emails gratuitement et d’enregistrer les réponses des clients dans un tableau de bord. Les utilisateurs apprécient Hubspot pour son interface de système de gestion de contenu intuitive, qui génère des formulaires pouvant être intégrés comme options d’inscription aux emails ou utilisés sur les pages de destination.
Moins connu, Hubspot propose également un logiciel de devis intégré à ses services de hub de vente. L’outil de gestion des devis de Hubspot permet de créer des devis à votre image en quelques minutes. Vous pouvez ainsi concevoir des devis qui reflètent la marque de votre entreprise rapidement après réception de la demande, vous assurant de rester présent dans l’esprit de votre acheteur.
L’outil CRM vous permet également de recueillir des signatures électroniques sur vos devis et de gérer tous les paiements au même endroit que vos transactions. Les devis de vente de HubSpot récupèrent automatiquement toutes les informations de contact et de produit associées à un enregistrement de transaction, vous épargnant ainsi de nombreuses saisies manuelles.
Onpipeline
Onpipeline est un CRM basé sur le cloud qui aide les entreprises à améliorer leurs relations clients. Le logiciel facilite la gestion des contacts, des transactions, des activités, de l’automatisation et de l’ensemble du processus de vente, pour les équipes commerciales où qu’elles se trouvent.
L’approbation des devis enregistre tous vos devis en version brouillon pour validation par la direction, quel que soit leur statut. Une fois finalisée et prête à être envoyée au client, l’offre peut être envoyée directement depuis Onpipeline en un seul clic.
Grâce à Onpipeline, les utilisateurs ont la possibilité d’ajouter des éléments à partir d’une liste de prix prédéfinie ou de créer des éléments personnalisés sans avoir à consulter la liste de prix. Ainsi, les entreprises peuvent créer des offres plus efficientes et efficaces, économisant du temps et de l’argent.
Quoter
Quoter est un outil intuitif et facile à utiliser qui accélère la création de devis. Ce logiciel basé sur le cloud est accessible à toute votre équipe sans qu’il soit nécessaire d’acquérir plusieurs licences. Vous avez accès à de nombreux modèles prêts à l’emploi que votre équipe peut configurer facilement et envoyer des devis plus rapidement.
L’une de ses caractéristiques distinctives est l’intégration de Quoter avec des plateformes tierces et des outils SaaS. Ses intégrations de flux de travail incluent Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho, etc. En tant que logiciel de devis, il propose également des intégrations comptables avec FreshBooks Classic, QuickBooks Online et Xero.
Les paiements de devis récurrents peuvent être traités efficacement dans Quoter. Une fois intégré à votre logiciel de comptabilité, vous pouvez sélectionner une passerelle de paiement pour traiter automatiquement les paiements récurrents. Quoter propose également une fonctionnalité de rappel par e-mail pour les devis en attente.
PandaDoc
PandaDoc est un logiciel de gestion des contrats de commerce électronique qui simplifie les tâches de gestion des devis, telles que la création de factures, l’obtention de signatures de clients et l’approbation des gestionnaires, le tout sur une seule plateforme. Il propose des signatures électroniques juridiquement valables, respectant ainsi le RGPD et assurant la sécurité des données.
Son logiciel de gestion des propositions est conçu pour améliorer l’efficacité de votre équipe de vente grâce à l’automatisation de la création de contrats. Vous pouvez générer des devis et des factures en quelques minutes. De plus, il est facile de modifier les descriptions de produits et de tâches, les quantités, les montants et d’ajouter des images.
PandaDoc propose plus de 750 modèles de factures dans sa galerie, vous permettant ainsi d’économiser du temps et des efforts de conception. Vous pouvez envoyer les devis aux clients et les paiements peuvent être effectués via Stripe et les cartes de crédit. Vous pouvez également configurer des rappels de suivi pour les paiements des clients après la facturation.
Derniers mots
La gestion des paiements des clients est une activité cruciale qui nécessite une attention particulière. Les chefs d’entreprise savent que cela prend du temps, et que l’équipe de vente consacre un temps précieux à la création des devis.
L’intégration d’un logiciel de gestion des devis dans le processus permet de résoudre la plupart des problèmes et de libérer du temps pour l’équipe de vente, qui peut ainsi se concentrer davantage sur la génération de ventes.
Enfin, la création de factures est essentielle et l’exploration de ces plateformes ne peut qu’avoir un impact positif sur votre entreprise.
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