Que vous vous efforciez de gérer les finances de votre entreprise, vous devez savoir où va votre argent. Par conséquent, avoir un scanner de reçus est la meilleure chose que l’on puisse opter.
Les reçus de tous les produits ou produits que vous achetez dans les magasins ont tendance à être égarés, que ce soit dans un océan de documents ou dans un fouillis de papiers. D’autre part, les papiers physiques sont plus susceptibles d’être endommagés ou détruits.
La conversion de vos reçus et papiers imprimés en fichiers numériques peut résoudre ces problèmes, et un scanner de reçus est un outil idéal pour cette tâche. Certains scanners de reçus offrent des services Internet vous permettant d’organiser et de récupérer vos reçus où que vous soyez.
Cet article explique ce que vous devez savoir sur les scanners de reçus. Alors, sans plus tarder, commençons.
Table des matières
Que sont les applications de scanner de reçus ?
Les applications de numérisation de reçus vous permettent de prendre des photos de vos reçus physiques et de les transformer en copies numériques que vous pouvez facilement obtenir à partir d’un stockage cloud partagé. Avant d’aller plus loin, apprenons ce que fait un scanner de reçus.
Une application de scanner de reçus est une application pour smartphone qui permet à votre personnel de capturer des reçus à l’aide de leurs téléphones portables. Pour économiser de la paperasse, les entreprises ont commencé à utiliser des scanners de reçus pour les coûts d’entreprise associés à un logiciel OCR (Optical Character Recognition).
Votre entreprise a besoin d’un logiciel de numérisation de reçus ?
Vous devez examiner la valeur des reçus de lecture pour votre entreprise. Le moyen le plus évident de décider si votre entreprise doit disposer d’une application de numérisation de reçus consiste à examiner la fréquence et la complexité du système de remboursement de votre organisation.
Examinez les données passées sur les dépenses des entreprises et l’engagement des employés. Demandez à vos employés s’ils pensent que cela les aidera.
Plus important encore, parlez avec le personnel des finances, car ce sont eux qui traitent quotidiennement les remboursements et les problèmes liés aux dépenses. L’application scanner de reçus peut bénéficier à tout le personnel de l’entreprise en réduisant la quantité de documentation manuelle nécessaire à la gestion des données de remboursement et de coûts.
Avantages de l’utilisation d’une application de numérisation de reçus
L’ancienne technique de remboursement prend du temps à la fois pour les employés et pour votre personnel financier. La procédure est également vulnérable à plusieurs bévues. Il sera difficile pour les employés d’obtenir le remboursement de leurs dépenses s’ils perdent leurs reçus.
C’est là que l’utilisation d’une application de numérisation de reçus peut vous aider. Il permet à votre personnel de soumettre rapidement leurs reçus au format numérique. Les algorithmes de reconnaissance optique des caractères de l’application éliminent les erreurs humaines pouvant survenir lors de la saisie directe des données des reçus.
Un scanner de reçus pour votre entreprise peut également aider votre service financier. Avec les reçus numériques, ils n’auront pas à harceler les employés pour soumettre des demandes de reçus.
Les scanners de reçus sont disponibles dans diverses configurations, allant du physique (scanners informatiques et mobiles) au numérique (par exemple, applications et logiciels en ligne). Cependant, parce que cet outil est un investissement, vous devez apprendre les aspects essentiels que les meilleurs offrent avant d’en acheter un.
Voici une liste des principales caractéristiques à rechercher dans un scanner de reçus. Vous n’aurez peut-être pas besoin de tous, mais suivez ces conseils pour choisir celui qui vous convient le mieux.
Caractéristiques d’un scanner de reçus
Il est bien connu que chaque entreprise a des exigences uniques en matière de suivi des recettes commerciales. Lorsque vous choisissez une application, assurez-vous qu’elle répond aux besoins de votre entreprise. Avec de nombreuses alternatives disponibles sur le marché aujourd’hui, il peut être difficile de choisir.
Voici un bref aperçu des éléments essentiels à prendre en compte lors du choix d’une application de gestion des reçus.
Adaptabilité
Vous pouvez avoir besoin d’un scanner de reçus portable lorsque vous devez surveiller les rapports de dépenses et les reçus des travailleurs ou des sous-traitants. Cela pourrait prendre la forme d’un scanner portable.
La taille du scanner est également importante pour la portabilité. Optez pour un gadget suffisamment léger et petit pour tenir confortablement dans une mallette ou un sac.
Disponibilité en ligne
Un scanner de reçus qui peut être mis à disposition en ligne, comme la mobilité, est pratique. Vous serez en mesure de vous connecter très rapidement au logiciel de comptabilité, ce qui accélérera votre processus. En conséquence, vous pourrez récupérer vos reçus à tout moment et de n’importe où.
Espace de stockage et sécurité
Que vous choisissiez un stockage cloud physique ou numérique, vous devez tenir compte des limites de votre scanner de reçus. Souhaitez-vous numériser des reçus sur une base quotidienne ou hebdomadaire ? Ne l’utiliserez-vous que dans de rares cas ou l’utiliserez-vous toute l’année ? Cela peut vous aider à déterminer la quantité de stockage dont vous aurez besoin pour votre logiciel de numérisation de reçus ou sur un lecteur externe.
Ne négligez pas la sécurité de l’installation de stockage que vous sélectionnez. Vous voudrez vous assurer que tous les reçus et documents sont protégés par plus d’un niveau de protection.
Les reçus et documents traditionnels peuvent être physiquement endommagés ou détruits, mais les enregistrements numériques peuvent se retrouver entre de mauvaises mains si les précautions de sécurité appropriées ne sont pas adoptées.
La rapidité
L’une des tâches les plus désagréables qu’une entreprise puisse entreprendre consiste à numériser les reçus des relevés de dépenses. En règle générale, les gens aiment terminer cette corvée le plus tôt possible, et un scanner de reçus ultra-rapide peut aider. Certains scanners peuvent capturer une image de vos documents en aussi peu que 7,5 secondes. Ceci est utile pour numériser plusieurs reçus à la fois.
Formats de fichiers
Vos reçus peuvent être formatés dans un format spécifique en fonction de l’utilisation que vous en faites. Un comptable fiscaliste peut exiger que vous numérisiez ou téléchargiez tous vos reçus au format PDF, mais votre programme de dépenses professionnelles n’accepte que les photos JPEG. Vérifiez les formats de fichiers acceptés par votre scanner de reçus, afin de ne pas avoir à les modifier après les avoir numérisés manuellement.
Exportabilité
Enfin, assurez-vous que votre scanner couvre toute votre routine après avoir numérisé vos reçus. Allez-vous les garder sur le cloud ? Les enverrez-vous à quelqu’un d’autre ? Votre scanner de reçus doit être capable de transférer sans effort des papiers numérisés.
Recherchez les meilleures applications de scanner de reçus sur le marché maintenant que vous connaissez les fonctions essentielles d’un scanner de reçus. On y va avec la liste des meilleurs.
Reçus soignés
Neat Receipts est un outil d’organisation intelligent et un scanner portable. Vous pouvez numériser des reçus, des cartes de contact et des documents lors de vos déplacements à l’aide du scanner mobile Neat Receipts, car le logiciel détecte, récupère et organise les données pertinentes.
Fonctionnalités
- Le scanner portable NeatReceipts est suffisamment léger et compact pour se glisser dans une mallette, un sac à dos ou un bagage à main. Il ne nécessite pas non plus d’alimentation secteur. Connectez-le via USB à votre ordinateur et vous êtes prêt à partir.
- Votre ordinateur peut l’alimenter via USB.
- Neat scanne et extrait les données de tout ce que vous numérisez, ce qui se traduit par des ressources numériques.
- Avec les données de reçu, vous pouvez créer des rapports fiscaux ou de dépenses, exporter vers Excel ou synchroniser plus rapidement des contacts à l’aide d’Outlook ou du Carnet d’adresses.
- Il offre un essai gratuit de 30 jours de NeatCloud, qui vous permet de synchroniser et de sauvegarder les fichiers Neat et de les afficher depuis n’importe quel navigateur ou appareil mobile.
De plus, tant que vous êtes abonné à NeatCloud, vous recevrez NeatCare, qui fournit une assistance supplémentaire et une assurance contre les dommages accidentels pour votre NeatDesk.
Dext
Dext prépare et rassemble votre documentation avec une précision de 99 %, puis la traite immédiatement dans votre logiciel comptable. Il vous permet d’investir plus de temps dans des activités qui produisent de la valeur.
Fonctionnalités
- Dext Prepare est une solution délicieusement simple pour organiser et numériser tous vos documents.
- Soumettez un reçu, une facture ou un relevé bancaire, et Dext collectera les informations que vous souhaitez et les transmettra à votre système comptable. Vous obtiendrez les chiffres précis dont vous avez besoin au lieu d’avoir à vous asseoir et à les saisir physiquement.
Dext Prepare capture et traite les principales données du marché avant de les publier dans votre système comptable. L’emploi du temps de votre équipe est libéré pour des tâches plus vitales et vous avez l’assurance que vous faites affaire avec les meilleurs.
Boîte à chaussures
Si vous recherchez un stockage fiable pour les reçus fiscaux numériques, alors ShoeBoxed serait une application de scanner de reçus idéale. Cela vous aidera à faciliter la gestion de vos reçus.
Fonctionnalités
- Simplifiez les tâches quotidiennes de comptabilité.
- Explorez les fonctionnalités et les outils conçus pour les petites entreprises, les comptables et les aides-comptables.
- Vous pouvez transformer vos reçus en données extraites, vérifiées par l’homme, catégorisées, organisées, consultables et modifiables auxquelles vous pouvez accéder quand et où vous le souhaitez.
En plus de cela, vous pouvez créer des rapports de dépenses complets qui incluent des images de vos reçus et exporter, partager ou imprimer vos données pour faciliter la préparation ou le remboursement des impôts.
Dépense facile
Easy Expense extrait des informations essentielles telles que le fournisseur, la division, les taxes, la somme et le type de paiement à l’aide d’un puissant traitement d’image et de l’IA.
De plus, ce scanner de reçus surveille sans effort les dépenses des cartes de crédit et des comptes bancaires. Easy Expense s’intègre à vos comptes bancaires pour scanner jusqu’à 18 mois de transactions pour les coûts et les déductions fiscales.
Fonctionnalités
- Fonctionne hors ligne, ce qui le rend idéal pour une utilisation en déplacement.
- Le moyen le plus rapide de capturer, recadrer et suivre les reçus
- Ne perdez jamais un reçu grâce à la synchronisation automatique avec le cloud.
- Catégorisation automatique intelligente pour maximiser les déductions
- Examen groupé des transactions
En utilisant Easy Expense, vous pouvez synchroniser entre les utilisateurs en temps réel grâce aux autorisations des utilisateurs. Vous pouvez facilement limiter qui peut voir les informations pertinentes.
Gestion des dépenses
De la numérisation illimitée des reçus et de la surveillance du kilométrage au remboursement le lendemain, un outil de suivi des coûts comme la gestion des dépenses peut vous aider à gérer votre système comptable.
Fonctionnalités
- Le suivi et l’organisation des reçus lorsque vous voyagez ou travaillez à distance peuvent être difficiles et entraîner parfois la perte des reçus.
- Vous pouvez numériser les reçus sans restriction, enregistrer votre kilométrage, les envoyer par e-mail pour approbation et faire d’autres choses.
Lorsqu’il est combiné avec la fonction SmartScan, vos reçus sont instantanément numérisés et récupérés, ce qui vous fait gagner du temps et de l’énergie.
Reçus intelligents
Smart Receipts transforme votre téléphone en un scanner de reçus et un générateur de rapports de dépenses ! Il collecte les informations de réception et vous permet de créer des rapports PDF et CSV que vous pouvez envoyer à vos comptes de messagerie.
Fonctionnalités
- Des rapports professionnels peuvent être créés à la fois pour votre suivi budgétaire et les exigences de votre travail à l’aide de rapports PDF, CSV et ZIP entièrement configurables.
- Smart Receipts vous permet de choisir parmi plus de 20 types de données par défaut différents (tels que les dates, les prix, les taxes, les catégories de reçus, les remarques, les options de paiement, etc.).
Cette fonctionnalité peut être utile pour vous aider à créer le document idéal, vous épargnant d’innombrables heures de travail et vous permettant de vous concentrer sur des choses qui sont plus vitales pour vous.
Forfaits
L’application Foreceipts est la solution idéale de gestion des reçus, avec plus de 500 000 propriétaires d’entreprise, travailleurs indépendants, agences et indépendants dans le monde qui l’utilisent.
Fonctionnalités
- Prenez des images de vos reçus papier ou envoyez-vous vos reçus numériques. L’application Foreceipts numérisera instantanément les données de vos reçus et les saisira dans votre livre. Vous pouvez également ajouter des revenus en scannant vos factures.
- Partagez vos rapports de dépenses Excel ou PDF avec votre comptable ou utilisez-les pour déposer vos impôts. Chacune de vos photos de reçus est stockée, vous êtes donc protégé en cas d’audit.
Ils ont établi des catégories de dépenses d’entreprise pour les États-Unis et le Canada, de sorte que votre rapport de dépenses de fin d’année répondra correctement aux exigences de déclaration de revenus. Vous pouvez également modifier les catégories selon vos besoins.
Très fi
L’application de capture et d’extraction de données OCR la plus rapide et la plus sûre au monde pour les reçus, les factures et les factures est ici. Débarrassez-vous de la saisie de données et de la comptabilité ; gagner des heures chaque semaine. Veryfi récupère les fournisseurs, les paiements, les totaux, les taxes et même les éléments de ligne en quelques secondes.
Fonctionnalités
- L’API OCR de Veryfi extrait, catégorise et améliore toutes les informations des enregistrements d’achat des consommateurs non organisés, des factures et des factures jusqu’aux éléments de ligne (données d’achat au niveau du SKU) à grande échelle, supprimant ainsi le besoin de scripts ou d’humains dans la boucle.
- L’API Veryfi OCR vous offre l’une des plateformes d’extraction de données OCR (Optical Character Recognition) et ICR (Intelligent Character Recognition) les plus influentes et les plus sophistiquées disponibles de nos jours.
Ces fonctionnalités vous permettront de surpasser vos concurrents et d’offrir à vos utilisateurs les meilleurs services possibles sur l’ensemble du marché.
Comment choisir l’application de reçu la plus appropriée ?
Garder les reçus bien organisés est l’un des moyens les plus simples d’éviter le stress de la saison des impôts. Les outils que nous avons mentionnés le rendent accessible sans avoir besoin de conserver des centaines de petits bouts de papier.
Tenez compte de vos besoins individuels en tant que pigiste ou propriétaire d’entreprise chaque fois que vous en acceptez un. Pensez aux éléments suivants :
- Combien de personnes supervisez-vous ?
- Combien de clients vous occupez-vous ?
- Combien d’achats commerciaux effectuez-vous chaque mois ?
- À quelle fréquence et où vous déplacez-vous pour le travail ?
Selon votre situation, vous aurez peut-être besoin de plusieurs outils pour personnaliser votre système de suivi des reçus.
Conclusion
Vous devez garder une trace de vos dépenses de bureau organisées afin de ne pas perdre le droit d’être remboursé pour celles-ci. Si vous ne le faites pas, l’argent ne sera pas disponible avant le prochain cycle de paiement.
Ainsi, de nombreux types de logiciels différents peuvent être utilisés comme scanners de reçus. Chacun facilite ce processus en offrant de meilleures fonctionnalités et services. Alors, terminons. Les principales applications de numérisation de reçus répertoriées ci-dessus valent la peine d’être utilisées. Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devriez vous en procurer un !
Vous pouvez également explorer certains des meilleurs logiciels de suivi/gestion des dépenses pour les propriétaires de petites et moyennes entreprises.