Les rassemblements sans feuille de route préalable sont fréquemment la source de séances stériles. Modifions cette dynamique avec des trames d’ordres du jour conçues pour des échanges efficaces.
Alors, vous vivez en collectivité, mais n’avez jamais expérimenté des réunions sans intérêt ? Plaisantez-vous ? Nous avons tous participé à des rencontres où nos interventions étaient impossibles ou où le fil de la discussion nous échappait.
Résultat : nous revenons à nos occupations sans décision claire et avec des heures gaspillées. Fort heureusement, l’ordre du jour peut apporter des améliorations significatives à vos assemblées.
Dans cet article, je vais vous éclairer sur la nature des ordres du jour, mais aussi vous proposer les meilleurs exemples pour optimiser vos réunions. Ne perdons pas de temps et entrons dans le vif du sujet.
Quels sont les avantages de l’élaboration d’ordres du jour pour les réunions ?
Avant de plonger dans les bénéfices, définissons ce qu’est un ordre du jour. C’est un canevas ou un plan succinct partagé par l’organisateur avec tous les participants. Il permet de fixer des attentes précises, de lister les points à aborder, et bien plus encore.
Revenons à notre question : quels sont les atouts de formaliser un ordre du jour ? En voici quelques-uns :
Chacun peut participer
Le principal écueil d’une réunion improvisée est l’impossibilité pour chacun de s’exprimer. Cela peut être dû à diverses raisons : manque d’idées, ou interruption par d’autres. La donne change si vous formalisez l’ordre du jour, car cela permet à tous de comprendre le pourquoi, le comment et le quand de la réunion.
Optimisation du temps
Si l’ordre du jour n’est pas spécifiquement lié au temps, il aide à maintenir des réunions brèves et productives. Il encourage les participants à cerner les objectifs en amont, dissipant toute confusion. De plus, il évite les digressions, ce qui est un gain de temps non négligeable.
Suivi aisé des débats
Une caractéristique fondamentale d’un ordre du jour est la clarté et l’organisation des informations. Grâce à cela, les participants peuvent suivre aisément les échanges et donner leur avis au moment opportun, sachant ce qui va suivre.
Maintien d’une trace des échanges
Les réunions sont essentielles dans toute entreprise. Vous pouvez en avoir plusieurs par jour, ou parfois aucune. Mais pouvez-vous vous souvenir de chaque point et de chaque décision prise ?
La formalisation des réunions vous aide à prendre des notes de manière structurée. De plus, ces notes peuvent servir de compte-rendu à partager avec les absents.
Comment un modèle d’ordre du jour facilite-t-il l’organisation d’une réunion ?
Maintenant que vous savez ce qu’est un ordre du jour et ses avantages, vous vous demandez comment en créer un. Mais cela n’est pas aussi simple qu’un bricolage de dernière minute. Heureusement, internet a simplifié la tâche.
Ainsi, plutôt que de créer vous-même un ordre du jour, optez pour des modèles en ligne. Ces trames préconçues, qui définissent les raisons et la structure d’une réunion, présentent de nombreux avantages. Voici les principaux :
Rationalisation
Les modèles vous aident à créer un ordre du jour productif, en proposant un guide simple pour tous les participants. Ils intègrent tous les sujets et actions à aborder, ce qui évite aux participants de penser à tous les points essentiels à la dernière minute. Ils peuvent se préparer en amont grâce à la documentation.
Gain de temps
Élaborer un ordre du jour prend du temps. Il faut non seulement penser aux points essentiels, mais aussi les organiser de manière logique pour ne rien oublier.
C’est là que les modèles prennent toute leur importance. Ils contiennent déjà des données organisées et catégorisées. Il ne vous reste qu’à ajouter les points spécifiques, ce qui fait gagner du temps et permet de couvrir tous les sujets sans en perdre.
Choix multiples
Toutes les réunions ne se ressemblent pas, et donc, leurs ordres du jour non plus. Pas d’inquiétude, car de nombreuses plateformes en ligne proposent une grande variété de modèles.
Que ce soit pour une consultation individuelle ou pour une équipe, vous trouverez des modèles adaptés à vos besoins en quelques secondes. La planification de projet devient également plus simple grâce à des modèles dédiés.
Selon une étude récente, environ 83 % des employés passent jusqu’à 33 % de leur semaine de travail en réunion, et un employé moyen y consacre au moins 3 heures. Ces chiffres soulignent à quel point les réunions sont chronophages.
Ces heures peuvent également être inutiles si les réunions n’atteignent pas leurs objectifs. Il est donc essentiel d’avoir un ordre du jour bien organisé pour gagner du temps et obtenir un résultat positif. Voici quelques-uns des meilleurs modèles sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour vos prochaines réunions.
Hugo
Lorsque vous recherchez des modèles d’ordres du jour, Hugo apparaît souvent en tête. Ce n’est pas seulement dû à une bonne stratégie marketing, mais aussi à la qualité de leurs services. Hugo propose plus de 80 modèles gratuits conçus par des professionnels. Vous y trouverez des modèles pour différents types de réunions, comme des séances de brainstorming publicitaire, des réunions informelles, des procès-verbaux de réunion, etc.
Les modèles d’ordres du jour de Hugo sont compatibles avec Word et Google Docs. De plus, vous pouvez les utiliser dans Fellow. Hugo propose des modèles dans 13 catégories différentes, dont des modèles pour des réunions agiles, des entretiens individuels, etc.
Hugo offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires : prise de notes, préparation collaborative des ordres du jour, synchronisation des calendriers, etc. De plus, l’interface est très intuitive, ce qui permet une prise en main rapide.
Hugo est gratuit, mais une version premium offre des fonctionnalités supplémentaires.
Canva
Canva est une application populaire que beaucoup d’entre nous utilisent au quotidien. Mais saviez-vous qu’elle peut aussi vous aider à créer un ordre du jour parfait ? Si ce n’est pas le cas, maintenant vous le savez.
Canva est une application puissante avec de nombreux modèles : invitations, publications sur les réseaux sociaux, etc. Mais les modèles d’ordres du jour sont la cerise sur le gâteau. Canva propose des dizaines de modèles gratuits, faciles à utiliser, à modifier et à imprimer.
Vous y trouverez des modèles formels et informels. De plus, Canva propose des modèles de présentation d’ordre du jour personnalisables, pour rendre vos réunions encore plus authentiques et productives. L’interface étant déjà connue, la prise en main est simple.
Asana
Vous cherchez des modèles d’ordres du jour qui répondent à tous vos besoins professionnels ? Asana peut vous aider. Ce site gratuit rend vos réunions plus productives et stimulantes.
L’interface est conviviale et les modèles d’ordres du jour sont excellents. Ils allègent votre tâche, car ils incluent tous les sujets essentiels à aborder en réunion.
Asana propose des modèles de base et avancés, structurés en fonction du type de réunion. Que ce soit pour un lancement de projet, un brainstorming d’équipe, une réunion d’entreprise ou tout autre type de rencontre, Asana facilite votre travail en quelques secondes.
Smartsheet
Smartsheet est un site web gratuit qui offre plusieurs modèles d’ordres du jour. Son classement précis et complet facilite vos recherches.
Vous y trouverez différents types de modèles, tels que des modèles classiques, de conférence, informels, de conseils d’administration, etc.
Outre ses nombreux modèles, Smartsheet offre des fonctionnalités supplémentaires : collaboration en temps réel, flux de travail automatisé, meilleure visibilité, etc. En somme, Smartsheet est un assistant de réunion parfait.
Trello
Trello est une plateforme web et une application populaire et fiable. Trello est souvent considéré comme un chef de projet parfait. Il vous aide à organiser les tâches, à gérer les projets, etc. En termes de modèles, Trello propose de nombreux modèles d’ordres du jour faciles à utiliser et à personnaliser.
De plus, Trello permet aux utilisateurs de télécharger des images et des documents pour gérer leur travail plus efficacement. Vous pouvez également collaborer directement avec les membres de votre équipe pour partager l’ordre du jour et ainsi gagner du temps.
Miro
Trouver une plateforme qui réponde à tous vos besoins professionnels est un défi. Miro regroupe toutes ces fonctionnalités. C’est un site gratuit qui propose divers modèles d’ordres du jour, ainsi que des outils performants.
Le modèle principal de Miro est l’ordre du jour de réunion d’équipe. Il inclut toutes les informations essentielles, permettant ainsi de prendre des décisions éclairées. Ce modèle vous aide à examiner les progrès, à partager les mises à jour pertinentes du projet, à reconnaître les contributions individuelles, etc.
Ce modèle est très puissant et peut être facilement personnalisé pour d’autres services, comme les campagnes marketing, la planification de sprint, etc.
Atlassian
Si vous cherchez un modèle d’ordre du jour efficace, votre recherche peut s’arrêter ici. Atlassian est un site gratuit qui propose plusieurs types de modèles. Il est particulièrement connu pour son modèle d’ordre du jour de réunion informelle.
Les réunions informelles sont considérées comme les plus critiques dans une entreprise. C’est pourquoi ce site vous offre les meilleurs modèles d’ordres du jour, avec une approche transparente et communicative.
Ce modèle d’Atlassian inclut tous les sujets à aborder. Des objectifs aux projets d’équipe, il ne laissera aucun élément de côté. Ce modèle d’ordre du jour est productif et complet, et toute entreprise devrait l’envisager.
Conclusion
Les réunions sont essentielles pour une organisation. Elles permettent aux membres de l’équipe de connaître leurs objectifs, leur situation actuelle, leurs projets, etc. Mais quel est l’intérêt de passer des heures en réunion si les participants repartent en se demandant à quoi elle a servi ?
C’est pourquoi il est important pour une entreprise d’utiliser des modèles d’ordres du jour. Dans ce blog, nous avons évoqué quelques-uns des meilleurs modèles qui peuvent rendre vos réunions productives et stimulantes.
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