L’arrivée d’un nouvel employé est une étape cruciale, et un processus d’accueil mal organisé peut laisser une impression négative durable. En effet, l’intégration dans une nouvelle structure peut être déstabilisante pour les professionnels.
Pour créer une expérience positive dès le départ et fluidifier l’intégration, les entreprises s’appuient de plus en plus sur des logiciels performants dédiés à l’accueil des employés.
Ces solutions logicielles sont conçues pour aider les entreprises à optimiser la gestion des documents, à simplifier le processus d’intégration et à éliminer les tâches répétitives, afin de maintenir la motivation des nouvelles recrues.
Les avantages d’un logiciel d’intégration du personnel
Un processus d’intégration désordonné ne génère pas seulement du stress chez les nouveaux arrivants, il est également révélateur d’une culture d’entreprise déficiente, d’une communication inefficace et d’une gestion administrative perfectible. Opter pour un logiciel d’intégration simplifie non seulement l’accueil des collaborateurs et des nouvelles embauches, mais offre également de nombreux avantages :
- Il permet de créer une excellente première impression et renforce la culture d’entreprise.
- Il offre une expérience personnalisée, diminuant l’anxiété des nouvelles recrues.
- Il réduit le coût lié au turnover du personnel.
- Il assure la conformité avec les exigences du lieu de travail.
- Il rationalise l’ensemble du processus d’intégration.
- Il améliore la productivité des nouveaux employés.
- Il automatise les tâches afin d’optimiser les flux de travail des ressources humaines.
Fonctionnalités clés d’un logiciel d’intégration des employés
Avant de choisir un système d’intégration pour votre entreprise, voici un aperçu des fonctionnalités indispensables à rechercher :
Interface intuitive : Le logiciel doit proposer une interface agréable et facile à utiliser, tant sur le plan esthétique que pratique. La prise en main doit être rapide, et la conception intuitive, pour faciliter l’intégration des nouvelles recrues.
Intégrations : Le système doit être compatible avec les logiciels déjà utilisés par votre entreprise, afin d’assurer une transition en douceur et l’accès à tous les outils nécessaires à une intégration réussie.
Automatisation du flux de travail : Un bon logiciel d’intégration doit automatiser les processus, en éliminant les étapes redondantes. Les ressources humaines pourront ainsi superviser l’intégration dans tous les services, en s’assurant de la cohérence du processus.
Autonomie pour les employés : Les nouvelles recrues doivent pouvoir saisir leurs informations personnelles et professionnelles, gérer leurs documents et trouver des réponses à leurs questions en toute autonomie.
Technologie Cloud : Le logiciel doit fonctionner dans un environnement de travail à distance, afin que les nouveaux employés et les personnes impliquées puissent y accéder facilement, où qu’ils soient.
Maintenant, explorons quelques-unes des solutions logicielles d’intégration les plus populaires sur le marché afin de trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise.
Freshteams
Freshteams, proposé par Freshworks, est un outil performant qui permet de personnaliser l’expérience d’intégration des nouvelles recrues. Il réduit considérablement le temps nécessaire à l’intégration en automatisant un grand nombre de tâches, telles que la communication par e-mail, le partage de documents, la collecte d’informations, etc.
Fonctionnalités :
- Liste de contrôle d’intégration pour assigner les tâches.
- Kit de bienvenue pour envoyer tous les documents et guides en un seul clic.
- Modèles d’e-mails personnalisables pour automatiser l’envoi d’e-mails.
- Intégration avec Signeasy et DocuSign pour la signature sécurisée des formulaires et documents.
- Suivi des tâches à accomplir dans le cadre du processus d’intégration.
Coassemble
Coassemble offre des formations d’intégration de qualité, accélérant ainsi le processus d’apprentissage et augmentant l’impact positif sur l’entreprise.
Ce système aide les entreprises à créer des parcours d’intégration attrayants, sans nécessité de codage ou de connaissances en design. Ses puissantes fonctionnalités analytiques permettent d’obtenir des informations précieuses et de mesurer l’impact sur l’activité.
Coassemble est doté d’un large éventail de fonctionnalités permettant de réduire le temps d’intégration de près de 41 % :
Fonctionnalités :
- Modèles d’accueil pour les nouvelles recrues.
- Liste de contrôle d’intégration pour le nouveau personnel.
- Formation des responsables en charge de l’intégration des nouveaux collaborateurs.
- Modèles de cours pour intégrer les nouveaux stagiaires.
- Plus de 30 écrans de cours pour présenter l’intégration de manière interactive.
Innform
Innform propose des fonctionnalités d’intégration simples et personnalisables, qui permettent de gagner du temps en automatisant le processus d’accueil des nouveaux membres de l’équipe. L’intégration peut être adaptée aux besoins de chaque embauche, en attribuant automatiquement des parcours de formation spécifiques.
Les outils d’automatisation d’Innform vous permettent de contrôler l’attribution des parcours d’intégration à des collaborateurs ou à des groupes spécifiques. Il est également possible de créer vos propres parcours, en y intégrant divers éléments de formation tels que des cours, des quiz, des appels et des documents.
Fonctionnalités :
- Tableau de bord centralisé pour suivre et gérer la progression de l’intégration.
- Expérience d’intégration personnalisable.
- Parcours d’apprentissage proposant automatiquement des cours et des quiz.
- Prise en charge multilingue pour traduire automatiquement les cours d’intégration.
- Intégration avec Zoom pour l’enregistrement de formations vidéo.
- Rappels pour les administrateurs et les nouveaux employés concernant les tâches, les cours et les quiz.
Factohr
Factohr automatise le processus d’intégration afin d’offrir une expérience d’accueil percutante et de promouvoir une culture d’entreprise positive. Cette solution permet aux équipes des ressources humaines de gagner en efficacité en pré-définissant les documents à envoyer par e-mail. Elle permet également d’envoyer des liens d’invitation aux nouvelles recrues pour qu’elles téléchargent elles-mêmes les documents nécessaires.
Fonctionnalités :
- Création de lettres et de documents personnalisables.
- Création et attribution d’outils aux recrues, et génération de rapports.
- Création et téléchargement de rapports sur l’expiration des documents, les inventaires et les informations détaillées sur les documents.
- Rappels pour les candidats concernant les événements importants.
- Création de comptes d’employés à partir des informations des candidats, afin de minimiser le temps d’intégration.
BambooHR
BambooHR permet de réduire le temps consacré aux formalités administratives afin de se concentrer sur l’expérience des nouvelles recrues. Les packages de pré-intégration automatisent les signatures électroniques et les autres processus de collecte de documents.
En garantissant un processus d’intégration organisé et efficace, BambooHR contribue à améliorer la rétention des employés.
Fonctionnalités :
- Personnalisation des modèles d’intégration en fonction des postes, des services, des lieux, etc.
- Mise en place de tâches d’intégration pour maintenir l’engagement et la productivité des nouveaux employés dès le premier jour.
- Gestion de la base de données des employés et réduction du temps consacré à la paperasse.
- Configuration d’e-mails de bienvenue et de listes de contrôle informatiques pour les recrues.
ScribeNow
Optez pour ScribeNow pour une intégration fluide et une augmentation de la productivité de vos nouveaux employés. Les fonctionnalités de gestion automatisée des connaissances convertissent instantanément n’importe quelle tâche en guide étape par étape, assurant une réalisation plus rapide.
La bibliothèque centrale de Scribe permet aux nouvelles recrues d’accéder à une base de connaissances, de trouver des réponses aux questions fréquentes et de limiter les sollicitations individuelles.
Fonctionnalités :
- Prise en charge de la documentation et du partage instantané.
- Solution Cloud indépendante de toute plateforme.
- Personnalisation du texte, des astuces et annotations de capture d’écran.
- Intégration avec la plupart des bases de connaissances, wikis et outils.
Trakstar
Utilisée par des entreprises telles que Forbes et Pepsico, Trakstar est une solution moderne pour optimiser les performances et la gestion de l’intégration. Ce logiciel innovant supprime les processus manuels et vous permet de prendre des décisions éclairées afin d’attirer, fidéliser et engager vos collaborateurs.
Trakstar s’intègre facilement avec les outils SIRH et de productivité les plus utilisés, simplifiant les flux de travail et éliminant les tâches inutiles.
Fonctionnalités :
- Gestion des performances pour les évaluations, les enquêtes et le suivi des objectifs.
- Automatisation de l’inscription, de la diffusion de contenu et du développement des compétences.
- Simplification du processus de recrutement grâce à un module de suivi des candidatures collaboratif.
- Tableau de bord centralisé pour obtenir des informations précieuses sur l’analyse du travail et identifier les tendances et les opportunités.
Note de l’auteur
Il ne fait aucun doute que les logiciels d’intégration sont un excellent moyen d’offrir une expérience d’accueil positive à vos nouvelles recrues, sans les submerger de tâches et de paperasse dès leurs premiers jours de travail.
Les outils d’intégration présentés ci-dessus aideront les équipes des ressources humaines à gérer et à suivre le processus d’intégration, et à poser des bases solides pour une culture d’entreprise forte. Le logiciel le plus adapté à vos besoins sera celui qui répond le mieux aux exigences de votre entreprise. Comparez les fonctionnalités et les prix des différentes solutions afin de faire le meilleur choix.
Vous pouvez également vous intéresser à d’autres solutions de SIRH afin d’optimiser toutes vos tâches administratives.