7 meilleures solutions de wiki auto-hébergées pour les petites et les grandes entreprises

L'art de l'apprentissage : au-delà des sentiers battus

Adoptez-vous toujours la méthode conventionnelle lorsque vous explorez de nouveaux horizons d'apprentissage ?

Pour ma part, c'est un grand oui !

Et je suis persuadé que beaucoup d'entre vous partagent ce point de vue.

À l'ère numérique, avec la prédominance des smartphones, des contenus vidéo et audio, il est indéniable que les livres occupent toujours une place de choix. Ils ont su évoluer avec notre temps et sont désormais disponibles sous forme numérique, notamment les livres électroniques, les bases de connaissances et la documentation produit.

Qui pourrait oublier l'omniprésence des wikis tels que Wikipédia ?

Nombre d'entre vous se tournent vers ces plateformes pour obtenir des renseignements sur leurs athlètes favoris, leurs musiciens préférés, les dernières technologies et bien d'autres domaines d'intérêt.

Saviez-vous que Wikipédia recense actuellement plus de 50 millions de pages, rédigées dans 314 langues différentes ?

Maintenant, vous le savez!

Seriez-vous intéressé par la création d'un site web similaire à Wikipédia ou d'une base de connaissances afin de guider vos clients à travers vos produits ?

Si oui, cet article est fait pour vous !

Nous allons explorer en profondeur ce qu'est un logiciel wiki, ses avantages, et nous vous présenterons quelques solutions auto-hébergées.

Qu'est-ce qu'un logiciel wiki ?

Un logiciel wiki est une solution applicative qui permet de créer, partager, modifier du contenu, ainsi que de collaborer et organiser ce contenu de manière efficace.

Il est possible de l'installer aisément sur un serveur et de l'exécuter en tant qu'application web. Le contenu généré dans cet environnement est généralement conservé dans une base de données. On peut également désigner ce type de logiciel comme un moteur wiki.

Pour les entreprises, un logiciel wiki est un outil précieux pour mettre en place une base de connaissances et une documentation produit. Cela permet aux utilisateurs de trouver les informations nécessaires sur les produits et services proposés, servant de guide essentiel pour les nouveaux clients et pour ceux qui pourraient avoir des questions récurrentes.

Applications d'un logiciel wiki

• Stockage et diffusion de connaissances et de modes d'emploi de vos produits/services.
• Wiki interne pour favoriser la collaboration au sein d'une équipe.
• Wiki de classe pour les enseignants, leur permettant de partager des supports pédagogiques et des guides avec leurs élèves.
• Génération d'idées et leur publication dans le wiki afin de permettre à la communauté de contribuer avec d'autres suggestions.
• Création de manuels d'utilisation.
• Élaboration de tutoriels et de guides pratiques.
• Regroupement de discussions par e-mail dans un format wiki.
• Utilisation comme plateforme de blogs pour les dirigeants, gestionnaires et employés.

Pourquoi opter pour un logiciel wiki ?

Les avantages sont multiples. Explorons-en quelques-uns.

Contenu facile à trouver 🔍

Les logiciels Wiki mettent à disposition des utilisateurs un moteur de recherche intégré, leur permettant de retrouver aisément des informations archivées.

Les utilisateurs peuvent donc naviguer sans difficulté dans une grande quantité de contenu. Cependant, pour une expérience optimale, il est crucial d'organiser l'information de manière claire et concise, facilitant ainsi la recherche et la lecture.

Une collaboration efficace

Un wiki favorise un environnement collaboratif où chaque membre de votre équipe a la possibilité de contribuer, de partager ses connaissances et d'améliorer le contenu global.

Contrairement à cela, les plateformes non-wiki limitent la collaboration, ne permettant qu'à l'auteur ou à l'éditeur désigné de modifier le contenu.

Contrôle de la qualité 💯

Si une erreur se glisse dans un document, d'autres membres de l'équipe ou de la communauté peuvent la rectifier immédiatement. Cela évite aux utilisateurs finaux d'être confrontés à des informations erronées qui pourraient nuire à l'image de votre entreprise.

Prise de décision décentralisée 🤔

Un wiki autorise une approche décentralisée de la gestion des documents, où les membres peuvent prendre des décisions qui seront ensuite validées. Cela se distingue d'une approche centralisée, où chaque décision nécessite l'approbation d'une autorité unique, ce qui peut être chronophage.

La théorie, c'est bien, mais passons à la pratique !

Il existe une multitude de logiciels wiki, open source ou commerciaux, que vous pouvez installer sur votre serveur. Choisissez une machine virtuelle cloud de votre choix et installez l'une des solutions ci-dessous.

Wiki.js

Wiki.js est un logiciel wiki open source puissant, doté d'une interface utilisateur intuitive qui rend la documentation agréable et accessible. Compatible avec MariaDB, PostgreSQL, MySQL, SQLite et MS-SQL Server, il fonctionne sur pratiquement toutes les plateformes. Wiki.js repose sur Node.js, ce qui garantit des performances optimales.

Il offre la possibilité de personnaliser l'apparence de votre documentation, en mode clair ou sombre. Vous pouvez rendre le wiki privé, public, ou combiner les deux, selon vos besoins. L'utilisation des ressources disponibles est optimisée, que ce soit sur une machine virtuelle haute performance ou un Raspberry Pi.

L'installation de Wiki.js est rapide, grâce à des guides pas à pas. Il dispose de nombreux modules que vous pouvez activer ou désactiver en fonction des besoins. Pour l'authentification, il propose une option intégrée, avec la récupération de mot de passe et l'auto-enregistrement.

Il permet également l'intégration de services d'authentification tiers, tels que GitHub, Google, Microsoft, Auth0, LDAP, Okta, et offre la double authentification. Son éditeur Markdown propose une barre d'outils et un aperçu en direct, un éditeur WYSIWYG facile à prendre en main pour les non-techniciens, et la prise en charge du HTML pour l'importation de pages préformatées.

Wiki.js prévoit également la migration de contenu à l'aide de WikiText, la création de tableaux et l'utilisation d'un éditeur optimisé REST/GraphQL. Il est possible de suivre les modifications du contenu, de comparer différentes versions, de restaurer une version antérieure, et même de récupérer des pages supprimées ou d'exporter des versions spécifiques. Le logiciel est disponible en plus de 40 langues et prend en charge les langues RTL.

Vous pouvez gérer les ressources multimédias, modifier les images, mettre en évidence du code, générer des diagrammes, afficher des expressions mathématiques, et ajouter des contenus audio et vidéo. Wiki.js intègre un moteur de recherche et supporte la recherche cloud, Elasticsearch, et d'autres moteurs comme Sphinx et Manticore.

Les sauvegardes de contenu peuvent être réalisées via GitHub, Azure DevOps, GitLab, DigitalOcean Spaces, Google Cloud Storage, Dropbox, Box et Google Drive.

Vous pouvez installer Wiki.js sur VM, Docker, Kubernetes, ou en utilisant les images cloud prédéfinies de DigitalOcean et AWS.

DokuWiki

Très polyvalent, DokuWiki est une solution open source connue pour sa simplicité et son efficacité en matière de documentation. Il ne nécessite pas de base de données et est apprécié par les développeurs et les utilisateurs pour sa syntaxe claire et lisible. DokuWiki se distingue également par sa facilité de maintenance, d'intégration et de sauvegarde.

Il est également doté de connecteurs d'authentification et de contrôles d'accès, le rendant particulièrement adapté à un usage professionnel. La communauté active de DokuWiki a contribué à de nombreux plugins pour des cas d'utilisation allant au-delà des fonctionnalités d'un wiki traditionnel. Il est très facile d'ajouter de nouvelles pages et de les mettre à jour rapidement.

DokuWiki a été conçu comme un outil de collaboration efficace qui conserve un enregistrement de toutes les modifications apportées. Voici quelques applications possibles :

• Manuel de logiciel
• Base de connaissances
• Carnet de notes personnel
• CMS - Intranet
• Espace de travail de projet

DokuWiki offre de nombreux avantages tels que sa facilité d'installation, la faiblesse de ses exigences systèmes, la disponibilité de nombreuses extensions, des contrôles d'accès intégrés, la prise en charge de plus de 50 langues et l'indépendance vis-à-vis des appareils. Sa configuration est simple et il met à disposition de nombreux modèles et plugins.

Si vous avez besoin de DokuWiki sur le cloud, vous pouvez vous tourner vers Kamatera qui offre une installation en un clic et la possibilité d'héberger dans 13 centres de données à travers le monde.

MediaWiki a été créé en 2002 par des experts. C'est un logiciel wiki open source et gratuit utilisé par des milliers de sites web, d'organisations et d'entreprises. Il est à la base de wikis populaires comme Wikipedia, Wikimedia Commons et Wiktionary.

MediaWiki contribue à la collecte, l'organisation et la diffusion de connaissances. Le logiciel est robuste, flexible, fiable et multilingue. Écrit en PHP, il peut être déployé facilement sur une architecture LAMP. Largement utilisé depuis des années, il est l'une des solutions wiki les plus solides disponibles sur le marché.

MediaWiki propose des fonctionnalités utiles et des options d'organisation qui en font un excellent choix pour un wiki d'entreprise. Vous avez la possibilité de personnaliser l'apparence grâce à des modèles et d'ajouter des fonctionnalités en installant des extensions.

Pour l'hébergement de MediaWiki, vous pouvez tester la plateforme A2.

XWiki

Voici une autre solution wiki open-source : XWiki, écrite en Java. Vous pouvez l'utiliser comme un wiki de première ou de deuxième génération. Les wikis de première génération sont principalement conçus pour la collaboration de contenu, tandis que les wikis de deuxième génération sont axés sur la création d'applications web collaboratives.

Les exemples de deuxième génération incluent des blogs qui partagent des informations, les organisent via des forums et des tags. Ces plateformes permettent aux participants de discuter de sujets intéressants, et de favoriser des solutions de gestion de tâches pour créer et distribuer des actions associées à des projets. XWiki dispose d'un éditeur WYSIWYG intuitif et robuste, ainsi qu'une syntaxe wiki.

Les développeurs et la communauté de XWiki mettent à disposition plus de 600 extensions, incluant des plugins, des thèmes, des skins, des macros et des applications. De la gestion à la collaboration, tout est conçu pour que votre documentation soit un succès.

BookStack

Une plateforme simple pour stocker et organiser des informations, BookStack se distingue par sa simplicité. Son éditeur de page comprend une interface facile à prendre en main, avec la fonction WYSIWYG. Vous pouvez organiser le contenu en 3 groupes : les pages, les chapitres et les livres. Tout le contenu dans BookStack est consultable dans ces trois groupes, ainsi qu'au niveau du livre.

Vous pouvez créer des liens directement à partir de n'importe quel paragraphe, assurant ainsi la cohérence de la documentation. Vous pouvez également configurer BookStack pour qu'il réponde à vos besoins, en modifiant le logo, le nom et les champs d'enregistrement. De plus, vous pouvez ajuster la visibilité du système et choisir de le rendre public ou non.

BookStack est développé en PHP à l'aide du framework Laravel, avec MySQL comme base de données. Par conséquent, les performances ne seront pas un problème, quelle que soit la machine virtuelle que vous utilisez. Outre des fonctions de liaison et de recherche puissantes, vous bénéficiez de la possibilité de trier les livres, de gérer les images et de suivre les révisions des pages.

Vous pouvez également utiliser le système d'autorisations et de rôles pour verrouiller les actions et le contenu si nécessaire. Grâce à sa communauté active, vous pouvez choisir votre langue préférée, comme le français, l'anglais, l'espagnol, l'italien, le japonais, le russe, l'allemand, le néerlandais, etc.

Vous êtes un adepte du Markdown ?

Bonne nouvelle !

BookStack le prend en charge, ainsi que des aperçus en direct de tout ce que vous écrivez dans votre documentation. Il offre également la possibilité de s'intégrer avec des fournisseurs d'authentification tels que Okta, LDAP, Google, Slack, GitHub et AzureAD.

Gollum

Si vous recherchez une interface locale et une API simple, Gollum est la solution qu'il vous faut.

Non, il ne s'agit pas du "Gollum" du Seigneur des Anneaux.

Ce Gollum-ci est une solution wiki simple, basée sur Git pour la documentation. Les pages peuvent être organisées dans des répertoires comme vous le souhaitez.

Vous pouvez également inclure d'autres contenus tels que des PDF, des en-têtes, des pieds de page, des images, etc. Les pages Gollum peuvent être écrites avec différentes balises, et toute modification apportée sera visible immédiatement. Il est également possible de visualiser et de restaurer des pages à partir de différentes versions.

Gollum est compatible avec les wikis GitHub et prend en charge des fonctionnalités telles que les diagrammes UML, les annotations avec CriticMarkup, l'affichage de formules mathématiques utilisant MathJax, les redirections, les macros, les flux RSS, les citations et BibTeX. Il fonctionne sur les systèmes de type Unix, mais vous pouvez l'utiliser sur Windows avec JRuby.

Outline

Outline est considéré comme l'une des solutions wiki les plus rapides pour les entreprises en croissance. Il permet de créer des pages attractives et riches en fonctionnalités, et est compatible avec le Markdown. Ce logiciel est développé avec Node.js et React, ce qui assure une vitesse et des performances élevées, ainsi qu'une programmation plus aisée.

Pour le stockage des fichiers, il prend en charge le stockage d'objets conforme à AWS S3.

Conclusion

Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, la mise en place d'une base de connaissances, la collaboration et la communication autour de vos produits sont désormais accessibles grâce aux solutions wiki présentées ci-dessus.

Choisissez la solution qui correspond le mieux à vos besoins et à vos attentes afin d'améliorer votre service client.

Si vous n'êtes pas prêt pour une solution auto-hébergée, il existe également des plateformes wiki hébergées que vous pouvez explorer.