Microsoft Planner est une application intuitive, cependant certaines de ses fonctionnalités les plus avantageuses restent parfois méconnues. Si vous vous contentez de créer et de déplacer des tâches, voici six astuces pour optimiser votre utilisation de Planner et en exploiter tout le potentiel.
Personnaliser les notifications de tâches
Si vous avez déjà synchronisé Planner avec votre compte Outlook, vous recevez probablement déjà des notifications concernant les échéances. Toutefois, si ce n’est pas le cas ou si vous souhaitez être notifié lors de l’attribution de nouvelles tâches, sachez qu’il existe une option de notification supplémentaire.
Pour y accéder, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage « Paramètres », située en haut à droite de l’interface de Microsoft Planner, puis sélectionnez l’option « Notifications ».
Un panneau dédié aux options de notifications s’ouvrira. Vous pourrez alors choisir vos préférences de notification, puis confirmer votre choix en cliquant sur « Enregistrer ».
En sélectionnant l’option « Quelqu’un m’assigne une tâche », vous serez alerté par email, via Microsoft Teams (si vous utilisez cette plateforme) et par notifications push sur votre appareil mobile (si vous avez installé l’application mobile, que nous aborderons plus loin). Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile lorsque vous collaborez avec une équipe, même si elle est constituée de seulement deux personnes.
Si vous n’avez pas encore relié Planner à votre compte Outlook, l’option « Une tâche qui m’est attribuée est en retard, à échéance aujourd’hui ou dans les 7 prochains jours » vous avertira par email si vous accusez un retard dans vos tâches. Cette option peut être très pratique pour ceux qui ont des difficultés à respecter les délais, en revanche elle peut s’avérer contre-productive pour ceux qui pourraient se sentir démotivés par ces rappels incessants.
Nous privilégions les systèmes qui encouragent la productivité, nous préférons donc la première option de notification, mais le choix final reste une question de préférence personnelle.
Ajouter des plans à vos favoris
Lorsque vous commencez à utiliser Planner, vos plans s’affichent par défaut dans la section « Plans récents » de la barre latérale.
Si vous n’avez qu’un ou deux plans, cette méthode est tout à fait appropriée. Cependant, si vous avez de nombreux plans, et plus particulièrement dans un environnement professionnel où vous pouvez être ajouté à des plans de manière inattendue, la section « Plans récents » peut rapidement devenir difficile à gérer.
Pour pallier ce problème, vous pouvez ajouter des plans à la section « Favoris » de la barre latérale. Cette fonctionnalité vous permet de choisir les plans que vous souhaitez afficher, ce qui facilite la recherche de vos plans importants.
Pour transférer un plan vers la section « Favoris », il suffit de cliquer sur l’icône en forme d’étoile à côté du nom du plan.
Votre plan sera alors instantanément déplacé dans la section « Favoris » de la barre latérale.
Pour retirer un plan de vos favoris, cliquez à nouveau sur l’icône étoile, et il réapparaîtra dans la section « Plans récents ».
Modifier le regroupement des tâches
Par défaut, vos tâches sont regroupées en fonction des compartiments que vous utilisez : « À faire », « En cours », « Terminé », et tout autre compartiment que vous avez créé. Cependant, il existe d’autres façons de regrouper vos tâches. Planner vous permet notamment de les organiser en fonction de leurs propriétés, telles que la date d’échéance, la personne assignée, la priorité, etc.
Pour modifier le mode de regroupement, cliquez sur le bouton « Regrouper par compartiment », situé en haut à droite de l’interface.
Sélectionnez une propriété différente pour regrouper vos tâches, et elles seront automatiquement réorganisées. Par exemple, si vous choisissez « Priorité », vos tâches seront réparties dans de nouveaux segments correspondant à chaque niveau de priorité.
Pour revenir à l’affichage de vos tâches dans les compartiments d’origine, cliquez simplement sur « Regrouper par » et choisissez « Compartiment ».
Cette fonctionnalité est très pratique pour visualiser vos tâches par ordre chronologique ou, si vous travaillez en équipe, par personne assignée, afin de voir qui est surchargé et qui a moins de travail. Si vous utilisez le système d’étiquettes colorées pour suivre l’avancement d’un projet, vous pouvez afficher toutes les tâches relatives à ce projet en regroupant par étiquette.
Filtrer les tâches selon des critères spécifiques
Le regroupement est une méthode d’organisation de vos tâches, mais vous pouvez aussi les filtrer pour n’afficher que celles qui vous intéressent. Dans le cadre d’un travail d’équipe, cette fonctionnalité est utile pour afficher uniquement vos tâches, ou celles qui sont associées à une étiquette spécifique.
Pour filtrer les tâches, cliquez sur « Filtrer » en haut à droite.
Cliquez sur l’une des propriétés proposées pour choisir une valeur de filtrage. Par exemple, nous allons filtrer sur la valeur « Urgent » de la propriété « Priorité ».
Le plan affichera alors uniquement les tâches dont la priorité est « Urgent ».
Vous pouvez appliquer simultanément autant de filtres que vous le souhaitez, ce qui vous permet par exemple d’afficher uniquement les tâches urgentes avec une étiquette jaune attribuées à Jeanne et dont l’échéance est la semaine prochaine.
Si les propriétés de filtrage ne sont pas suffisamment spécifiques, vous pouvez également filtrer sur des mots-clés présents dans les titres des tâches.
Cette option affichera toutes les tâches dont le titre contient le mot-clé saisi. Pour supprimer le filtre, cliquez à nouveau sur « Filtre », puis sélectionnez le bouton « Effacer ».
Plus votre agenda contient de tâches, plus la fonction de filtrage devient précieuse.
Générer des statistiques sur votre plan
Si vous êtes un responsable qui doit rendre compte du travail de son équipe, vous savez l’importance des statistiques. Planner fournit des graphiques basiques qui vous aident à comprendre l’état actuel de votre plan afin de faciliter la création de rapports.
Pour accéder aux graphiques, cliquez sur « Graphiques » en haut du plan.
Vous obtiendrez alors quelques représentations visuelles de l’état actuel du plan.
Plus bas dans la page, vous trouverez également une analyse des tâches par priorité et par destinataire. Ces graphiques sont utiles jusqu’à un certain point, mais ils ne sont ni particulièrement détaillés ni personnalisables. Si vous souhaitez des statistiques plus poussées, vous devez exporter votre plan vers Excel, où vous pourrez créer vos propres graphiques, ou utiliser un outil comme Power BI pour automatiser le traitement des données.
Pour exporter votre plan, cliquez sur les trois points situés en haut du plan, puis sélectionnez « Exporter le plan vers Excel ».
Cela créera une feuille de calcul contenant une capture instantanée des données relatives au plan et aux tâches, que vous pourrez ensuite utiliser pour créer des représentations visuelles à l’aide de l’outil de votre choix.
Installer l’application mobile Planner
Si vous souhaitez consulter vos plans lors de vos déplacements, vous aurez besoin de l’application mobile Planner. Microsoft a simplifié son obtention sans avoir à passer par votre boutique d’applications. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le lien « Get The Planner App » situé au bas de la barre latérale.
Un panneau s’ouvrira, vous permettant de saisir votre numéro de téléphone. Microsoft vous enverra alors un lien de téléchargement vers l’App Store correspondant. Si vous ne souhaitez pas utiliser votre numéro de téléphone ou s’il s’agit d’une tablette sans numéro de téléphone, vous pouvez saisir votre adresse email.
Installez l’application comme vous le feriez habituellement, et vous pourrez désormais garder un œil sur votre travail sans avoir à transporter votre ordinateur portable.