Bien que certains considèrent Excel comme l’outil de prédilection des personnes peu familières avec le codage (ou même des femmes, selon certaines blagues), il reste un allié indispensable pour de nombreux professionnels. Les experts en programmation ont leurs propres instruments, mais pour la plupart des employés, notamment ceux occupant des postes de direction, Excel demeure un outil de travail primordial. Cependant, de nombreux débutants peuvent se sentir intimidés par cet outil puissant. En réalité, une bonne maîtrise d’Excel permet de gérer des suivis temporels mis à jour automatiquement, de gérer des stocks, et même de mener des sondages. Cet article présente cinq fonctions Excel fondamentales que tout débutant devrait connaître.
Saisie Automatique et Formules à Remplissage Intelligent
La saisie de données, surtout quand elle concerne de grands ensembles, peut s’avérer longue et sujette aux erreurs humaines. C’est pourquoi Excel propose une fonctionnalité de prédiction et de remplissage automatique. Par exemple, si vous devez saisir des numéros de série ou des identifiants d’employés qui suivent une séquence, au lieu de les saisir manuellement, entrez les trois ou quatre premiers chiffres, sélectionnez les cellules concernées. Placez le curseur en bas à droite de la dernière cellule, attendez qu’il se transforme en une croix noire et faites-le glisser. Excel incrémentera automatiquement la valeur de chaque cellule. Cette astuce est particulièrement utile avec les formules. En effet, la formule s’ajustera dynamiquement pour référencer les cellules correspondantes sur chaque ligne, plutôt que d’utiliser une valeur absolue comme le feraient les formules copiées/collées.
Remplissage Instantané
Cette fonctionnalité se déclenche automatiquement pendant que vous entrez des données. Excel peut deviner et compléter le contenu d’une cellule si les mêmes données ont été saisies précédemment dans la même colonne. Validez simplement avec la touche Entrée pour obtenir le remplissage automatique.
Tri Alphabétique Intelligent
Excel permet de trier facilement les données par ordre alphabétique. Cependant, les débutants peuvent hésiter à utiliser cette option par crainte de perturber les relations entre les données des colonnes adjacentes. Imaginons que vous ayez des noms, des départements, des adresses, des numéros de téléphone et des groupes sanguins dans des colonnes différentes. Vous voulez trier les noms par ordre alphabétique tout en conservant la cohérence des informations associées (adresse, téléphone, groupe sanguin) pour chaque personne.
Vous pouvez utiliser l’option « Trier de A à Z » sans inquiétude. Excel vous demandera si vous souhaitez « étendre la sélection » pour inclure les colonnes adjacentes. De cette manière, vous pouvez trier une colonne par ordre alphabétique tout en maintenant l’intégrité des données associées dans les autres colonnes. Ce tri intelligent est adaptable à différents types de règles.
Inversion Lignes-Colonnes
Il arrive souvent que les données ne soient pas présentées sous le format idéal pour l’analyse. Les données peuvent avoir été collectées dans une mise en page qui n’est pas la plus pratique. Vous pouvez ainsi avoir besoin de transposer des données de lignes en colonnes ou inversement. Plutôt que de copier-coller chaque valeur individuellement, vous pouvez utiliser la fonction « Collage spécial » avec l’option « Transposer ».
Sélectionnez et copiez la colonne que vous souhaitez convertir en ligne. Sélectionnez la première cellule de la ligne où vous voulez coller les données. Cliquez sur la petite flèche sous le bouton « Coller » et choisissez « Collage spécial ». Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cochez l’option « Transposer » et cliquez sur « OK ».
Séparation des Prénoms et Noms
Excel 2013 intègre une fonction de remplissage automatique particulièrement efficace qui fonctionne de colonne à colonne. Prenons l’exemple d’une colonne contenant des noms et prénoms. Si vous souhaitez les séparer en deux colonnes, les anciennes versions d’Excel nécessitaient l’utilisation de fonctions de concaténation complexes.
Avec Excel 2013, il vous suffit de commencer à saisir le prénom dans la colonne suivante. Faites ceci pour les deux ou trois premières entrées et Excel « apprendra » vos critères de séparation. L’outil complètera ensuite automatiquement la colonne pour toutes les valeurs correspondantes. Appuyez simplement sur « Entrée ». Cette fonctionnalité est applicable à de nombreux types de données.
Connaissez-vous une autre astuce Excel qui simplifie votre travail ? N’hésitez pas à la partager avec nous dans les commentaires !