3 excellentes façons d'utiliser la fonction de comptage dans Excel
Excel se révèle être un outil remarquablement puissant, facilitant l'analyse et la manipulation de vastes ensembles de données pour un nombre incalculable d'utilisateurs. Il est, à mon sens, un instrument exceptionnel, trouvant son utilité dans pratiquement tous les domaines d'activité, à l'exception peut-être des plateformes pétrolières. Récemment, nous avons publié un article soulignant cinq fonctions Excel particulièrement efficaces pour simplifier les tâches répétitives et fastidieuses. Nombre d'entre nous, surtout ceux qui gèrent des responsabilités administratives ou de gestion, sommes familiers avec de multiples fonctions qu'Excel propose. Cependant, bien que nous sachions parfois comment les employer, le contexte précis de leur application et leur potentiel pour améliorer notre efficacité ne sont pas toujours évidents. Aujourd'hui, je vais détailler trois applications de la fonction "Compter" dans Excel, une fonction d'une grande simplicité.
Lorsque je parle de la fonction "Compter", je fais référence à toutes ses déclinaisons, notamment les fonctions "NB.VIDE" et "NB.SI".
NB.VAL
Syntaxe : =NB.VAL(A1:A2)
Cette fonction sert simplement à dénombrer les cellules contenant des données dans une plage définie. On pourrait être tenté de l'ignorer, car Excel affiche déjà le nombre de cellules sélectionnées. Cependant, la fonction NB.VAL s'avère particulièrement utile pour quantifier les valeurs de chaîne. Cela peut être aussi basique que de compter le nombre d'articles énumérés dans une colonne d'inventaire de bureau délivrés à un service spécifique. Son efficacité est maximale lorsque les données dans les cellules sont distinctes.
NB.SI
Syntaxe : =NB.SI(A1:A2; "Absent")
Il s'agit d'une application conditionnelle de la fonction "Compter". Elle permet de demander à Excel de dénombrer toutes les cellules qui contiennent une valeur spécifique que vous déterminez. Cette valeur peut être un nombre, un mot ou une condition, comme "supérieur à" ou "inférieur à" une valeur numérique. La fonction NB.SI est idéale pour extraire des données quantifiées à partir d'un tableau comprenant un ensemble diversifié d'informations. Imaginez que vous deviez identifier le nombre d'employés d'un service qui étaient en retard un jour donné, et que vous ne disposiez que d'une feuille non triée avec les noms et les heures d'arrivée. NB.SI permet de repérer facilement le nombre de fois qu'une entrée spécifique vous intéresse dans un jeu de données. Elle peut être utilisée aussi bien avec des données numériques qu'alphabétiques. Ainsi, si vous souhaitez connaître le nombre de personnes dans l'entreprise qui se prénomment "Charlie", c'est la fonction à utiliser. Vous pouvez aussi utiliser des entrées génériques, limitant ainsi son utilisation à votre imagination et aux tâches que vous devez accomplir. En cas d'urgence, vous pouvez même l'utiliser pour déterminer combien d'employés ont un groupe sanguin particulier.
NB.VIDE
Syntaxe : =NB.VIDE(A1:A2)
Vous cherchez à identifier des informations manquantes et vous vous interrogez sur le niveau d'exhaustivité des données disponibles ? Essayez la fonction NB.VIDE. Elle vous permettra de visualiser le nombre de personnes qui n'ont pas fourni d'informations essentielles, si vous disposez d'une liste de fournisseurs et que vous désirez vérifier si des renseignements sont absents, ou pour détecter la présence d'entrées erronées dans votre base de données.
Utilisez-les judicieusement : La fonction "Compter" et ses dérivés peuvent sembler anodins si l'on ne considère leur utilisation qu'individuellement. Cependant, en les combinant avec d'autres fonctionnalités simples, comme le tri ou la mise en évidence, vous serez surpris par les nouvelles possibilités qui s'offrent à vous. Si vous les associez à d'autres fonctions Excel, vous vous rapprocherez du statut d'expert Excel.