Le suivi des dépenses consiste à enregistrer avec précision l’utilisation de vos fonds.
À quelle fréquence effectuez-vous le suivi de vos dépenses ?
Quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement ? Cela peut paraître fastidieux au début, mais vous en saisirez l’utilité au fil du temps.
La bonne gestion de nos finances est primordiale, et cela commence dès l’université. Pour certains, cela commence même plus tôt. De nos jours, une seule facture médicale imprévue peut mettre des personnes en difficulté financière.
Un suivi mensuel et annuel est conseillé tant pour les professionnels que pour les particuliers.
L’importance du suivi des dépenses
- Optimisation des habitudes de dépenses : Le suivi précis de vos dépenses vous permettra d’identifier, de réduire ou d’éliminer les dépenses superflues. Cela vous permettra également d’allouer vos ressources financières là où elles sont nécessaires.
- Éviter les gaspillages : Un suivi rigoureux des dépenses vous aidera à contrôler les achats impulsifs en vous incitant à établir un budget mensuel. Respecter ce budget est une stratégie financière judicieuse à long terme.
- Maîtriser ses finances : Si vous êtes constamment endetté, cela est probablement dû à un manque de maîtrise de vos dépenses. Le suivi de celles-ci vous donnera la liberté d’investir votre argent dans des projets productifs.
Imaginez que vous soyez parti faire du shopping avec des amis pendant le week-end. Vous vous êtes aperçu que vous aviez acheté des articles dont vous n’aviez pas réellement besoin, par simple pression sociale. Au lieu de cela, investir cet argent dans votre développement personnel en achetant un livre de développement personnel ou en vous inscrivant à un cours de loisirs aurait pu être beaucoup plus bénéfique.
Pourquoi le suivi des dépenses est-il essentiel en entreprise ?
Il est crucial pour les petites et moyennes entreprises de surveiller de près leurs dépenses. De plus, il est impératif de distinguer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles, car une entreprise est une entité juridique distincte. Votre entreprise est peut-être votre passion, et elle doit être traitée comme telle, car :
- Protection juridique : Votre entreprise a droit à une protection légale que vous, en tant qu’individu, pourriez ne pas avoir. Si vous mélangez vos dépenses personnelles et professionnelles, vous vous exposez à des risques en cas de litige. Vos biens personnels pourraient être en jeu.
- Préparation fiscale : Plus besoin de chercher des factures et des reçus éparpillés dans votre bureau ou votre voiture. De plus, lors de déplacements professionnels, vous pouvez déduire certaines dépenses. Certains frais d’entreprise sont non imposables et peuvent être déclarés comme frais de réunion. Le travail de vos comptables sera également facilité car ils pourront facilement distinguer les éléments imposables de ceux qui ne le sont pas.
- Calcul précis des profits : Vous pourrez déterminer avec exactitude vos bénéfices sans avoir recours à des estimations. Cela permettra de maintenir un budget sain en ayant une vision claire des dépenses.
L’utilisation d’applications de suivi des dépenses professionnelles est une solution pratique. Ces applications vous aident à conserver un enregistrement précis de vos dépenses en suivant les reçus et les factures. Certaines sont directement connectées à vos comptes bancaires, ce qui vous fait gagner du temps en évitant la saisie manuelle.
Découvrons ensemble quelques-unes des meilleures applications de suivi des dépenses pour votre entreprise.
Zoho Expense
Zoho offre l’une des meilleures applications de suivi des dépenses. Son interface utilisateur est intuitive et offre un large éventail de fonctionnalités. Zoho s’assure qu’aucun reçu n’est égaré et les stocke numériquement. Vous pouvez également transférer automatiquement vos reçus par e-mail. Zoho vous permet de saisir vos dépenses en différentes devises, même si votre entreprise est à l’étranger.
Vous pouvez créer une page de dépenses personnalisée et permettre à vos employés d’y enregistrer leurs propres frais. Si votre entreprise implique de nombreux déplacements, Zoho permet un suivi précis de vos frais kilométriques, vous aidant ainsi à contrôler vos coûts.
Compatible avec toutes les plateformes, y compris Android et iOS, Zoho propose une version d’essai gratuite de 14 jours pour les débutants.
Wallester
Wallester est une plateforme populaire pour le suivi des dépenses d’entreprise. Elle propose une solution complète pour tous les aspects de la gestion des dépenses, tels que le suivi, l’enregistrement, le partage des méthodes de paiement, la configuration de nouvelles méthodes de paiement, et bien plus encore.
Vous pouvez émettre des cartes de paiement virtuelles pour vos employés afin de faciliter leurs dépenses professionnelles, à tout moment et en tout lieu. Son système de notification vous tient informé des activités de dépenses en temps réel.
De plus, vous pouvez autoriser de petits retraits d’espèces pour remplacer la caisse du bureau, qui est souvent peu sécurisée et peu pratique.
En tant que dirigeant ou actionnaire, vous pouvez prendre des décisions en temps réel concernant les achats et les dépenses en désactivant la carte de votre côté. Il est également possible de créer des cartes virtuelles pour des projets spécifiques et de partager l’accès avec plusieurs membres de l’équipe.
Les développeurs travaillent sur une nouvelle fonctionnalité de suivi et de téléchargement à l’épreuve des dépenses. Ce système rappellera régulièrement aux employés de télécharger les reçus, les factures et autres documents justificatifs.
L’outil de suivi des dépenses Wallester fonctionne en ligne via les navigateurs Web et les appareils mobiles et propose actuellement des essais gratuits. N’hésitez pas à l’essayer pour déterminer s’il convient à votre entreprise.
Precoro
Precoro est une solution idéale pour les entreprises qui souhaitent une vue complète sur leurs dépenses. Ce logiciel de gestion des dépenses offre un aperçu détaillé des dépenses opérationnelles et assure une utilisation rationnelle du budget.
Vous pouvez automatiser le flux de travail d’approbation avec ce logiciel, ce qui vous fera gagner du temps et améliorera votre efficacité. Le suivi des factures, des reçus et des demandes de remboursement devient simple et rapide avec cette plateforme. Vous pouvez même intégrer Precoro à votre logiciel de comptabilité pour une synchronisation des données bidirectionnelle.
Ce logiciel vous permet de créer des règles de dépenses pour ne jamais dépasser votre budget. Son tableau de bord en temps réel est parfait pour visualiser vos dépenses globales. De plus, les entreprises peuvent obtenir des rapports détaillés par catégorie.
Pour un flux de travail transparent, vous pouvez l’intégrer à QuickBooks, Xero, NetSuite, Amazon Business Punch-in et Slack. Le modèle tarifaire est clair et accompagné d’un essai gratuit de 14 jours.
Divvy
Divvy est une solution de gestion des dépenses tout-en-un pour votre entreprise. La plateforme possède des fonctionnalités uniques qui la rendent adaptée à tous les types d’entreprises. Avec Business Credit, vous pouvez accéder à des financements pour tous vos besoins. Demandez une ligne de crédit en quelques minutes et commencez à dépenser avec les cartes Divvy.
La gestion des dépenses devient très simple car vous pouvez catégoriser chaque achat effectué avec les cartes Divvy en quelques clics. Il n’est donc pas nécessaire d’établir manuellement des rapports de dépenses.
Une fois que vous avez établi votre budget avec Divvy, vous pouvez bénéficier d’un suivi et d’un contrôle en temps réel pour maîtriser totalement vos budgets.
Le meilleur aspect de ce logiciel de suivi des dépenses est qu’il est entièrement gratuit, sans frais cachés. De plus, vous pouvez obtenir autant de cartes physiques et virtuelles que nécessaire pour vos employés. Les récompenses offertes par Divvy en font un choix encore plus judicieux.
Oubliez les notes de frais traditionnelles et adoptez ce système moderne de suivi des dépenses.
Pleo
Pleo est une fintech qui simplifie la gestion des dépenses des entreprises grâce aux cartes Pleo : cartes de crédit et de débit. Organisez vos dépenses en quelques clics.
Pleo s’intègre à vos outils de comptabilité. Vous pouvez définir des limites de dépenses, les personnaliser à tout moment et obtenir des recommandations pour une gestion optimale des dépenses. De plus, chaque paiement effectué avec votre carte Pleo est immédiatement notifié et enregistré.
Pleo est une application incontournable pour les petites et moyennes entreprises et propose trois gammes de prix. Pleo vous libère des tâches administratives quotidiennes et fastidieuses afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.
FreshBooks
FreshBooks est une application de suivi des dépenses professionnelles qui facilite la gestion des dépenses des petites et moyennes entreprises. En connectant votre compte bancaire et votre carte de crédit, votre compte est mis à jour quotidiennement.
FreshBooks a la particularité d’extraire les informations requises à partir de l’image que vous téléchargez d’une facture ou d’un reçu. Vous pouvez également stocker vos reçus dans Freshbooks afin d’avoir tous les documents nécessaires pour la période fiscale. Lors d’un projet, votre équipe peut suivre ses dépenses et vous pouvez également superviser ces dépenses.
L’application vous permet de suivre votre productivité quotidienne où que vous soyez. Vous pouvez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise car tout est automatisé.
Les tarifs sont abordables pour différents forfaits, mais l’application est un investissement judicieux sur le long terme, quel que soit le prix.
Mint
Mint vous donne une vue d’ensemble de votre situation financière. Mint vous propose des solutions personnalisées et adapte votre expérience de dépenses et de suivi des dépenses.
Tous vos paiements de factures et vos dépenses mensuelles peuvent être intégrés dans Mint avec d’autres applications. Vous êtes ainsi sûr de ne manquer aucun paiement et de savoir où va votre argent.
L’application vous permet de définir votre budget et s’assure que vous le respectez en vous envoyant des notifications en temps opportun en cas de dépassement. Elle vous donne également des recommandations pour économiser de l’argent et atteindre vos objectifs financiers plus rapidement.
Le processus de création de compte est sûr et sécurisé et est disponible sur tous les appareils.
Expensify
Expensify permet à ses utilisateurs de conserver un enregistrement d’un nombre illimité de reçus. En synchronisant vos comptes avec Expensify, vous réduirez considérablement votre charge de travail lors de la période fiscale. Vous pouvez également définir des taux d’imposition personnalisés pour une politique de dépenses spécifique.
Le téléchargement manuel de vos dépenses est obsolète. Ici, toutes vos factures et reçus sont numérisés automatiquement en un seul clic. De plus, si vous souhaitez simplifier davantage le processus, vous pouvez opter pour une carte Expensify au lieu de conserver des reçus.
Vous pouvez tester la version gratuite, car elle est facile à utiliser et vous aide à mieux contrôler vos dépenses professionnelles. Expensify vous aide également à suivre vos coûts lors d’un déménagement, à la maison ou au bureau.
Bench
L’application Bench fonctionne comme votre comptable virtuel. Bench associe un logiciel performant à l’expertise humaine. Elle cible principalement les petites entreprises et les entrepreneurs qui ont besoin de préparer leurs états financiers.
Une équipe d’experts s’occupe de tout et vous n’êtes contacté qu’en cas de besoin. La comptabilité est effectuée mensuellement afin que votre entreprise soit fiscalement prête. L’équipe d’experts dédiée est réactive et fiable.
L’application vous permet de vous concentrer sur votre activité sans vous préoccuper des aspects fiscaux. C’est l’un des meilleurs logiciels disponibles. Les prix sont abordables et une version d’essai est proposée pour une meilleure prise en main.
Shoeboxed
Shoeboxed est une application qui offre des services de numérisation. L’objectif est de numériser les reçus physiques en limitant les erreurs humaines. Elle prend également en charge l’intégration d’autres applications pour faciliter le flux de travail.
L’application gère les déclarations de revenus, le stockage des reçus et des factures numérisés, et fournit des rapports de dépenses. L’archivage numérique de vos documents importants est pratique en cas de besoin urgent.
Avec cette application, vous pouvez créer une liste en ligne de votre équipe et la mettre à jour régulièrement. Shoeboxed est compatible avec Android et iOS. Sa fonction de suivi kilométrique est particulièrement utile pour les déplacements professionnels avec un budget limité.
Dext
Dext est une application de suivi des dépenses professionnelles qui vous permet de réduire l’utilisation du papier. Elle simplifie la gestion des chiffres et des documents en passant au numérique.
Dext extrait les informations essentielles et les stocke en mémoire lors du téléchargement de factures, de reçus ou de notes de frais. Dext affiche une précision de plus de 95% lors du classement des documents, vous faisant gagner du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur votre activité.
Téléchargez vos données depuis n’importe où et à partir de n’importe quel appareil. L’application offre plus de 30 intégrations pour optimiser votre flux de travail. Dext est conçue pour être facile à utiliser. Vous pouvez profiter d’une version d’essai gratuite pour évaluer si elle convient à votre entreprise.
Concur
Concur vous aide à évoluer professionnellement, car l’application s’améliore constamment et ajoute de nouvelles fonctionnalités. Vous pouvez personnaliser l’application en modifiant les paramètres selon vos besoins.
Vous pouvez calculer le retour sur investissement de votre entreprise avec une grande précision. Un tableau de bord intuitif vous permet de consulter toutes vos dépenses sur une seule page. Vous pouvez modifier vos budgets et les contrôler à tout moment et en tout lieu.
Vous pouvez consulter une démonstration de l’application, qui est très simple d’utilisation. Concur vous permet de prendre des décisions financières éclairées grâce à des données solides. C’est une ressource précieuse pour les petites entreprises et les jeunes startups.
Certify
Certify fournit des informations pertinentes sur la gestion des dépenses. Cet outil facilite la création et la gestion des rapports et le traitement des remboursements. Il suffit de télécharger une photo de vos dépenses et le rapport est généré automatiquement.
C’est une solution idéale pour les entreprises internationales, car elle est disponible dans plus de 60 langues et 140 devises. Vous pouvez intégrer vos cartes de crédit professionnelles et vos politiques de dépenses à l’application et personnaliser chaque élément en fonction de votre budget.
Certify prend en charge l’intégration de nombreuses applications, afin d’optimiser votre flux de travail. L’application est compatible avec tous les appareils et offre des performances fluides et une grande satisfaction utilisateur.
MMC Receipt
MMC Receipt est une application de suivi des dépenses et de numérisation des reçus. L’application numérise rapidement les factures et les reçus en plusieurs devises avec une grande précision.
Le téléchargement de reçus et le nombre d’utilisateurs sont illimités. Vous n’avez pas à vous soucier de l’espace de stockage, car l’application dispose d’un stockage cloud illimité.
La mise en place d’une fonction d’approbation en plusieurs étapes donne un avantage supplémentaire à votre entreprise. L’application évalue la qualité des données saisies avant leur exportation, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées.
Vous pouvez également consulter la version de démonstration pour mieux comprendre les fonctionnalités de l’application et tester sa version gratuite.
Everlance
Everlance fait de la gestion d’entreprise une priorité en automatisant un maximum de tâches. En quelques clics, vous pouvez organiser et gérer vos dépenses. Personnalisez vos dépenses personnelles et professionnelles sur cette plateforme pour simplifier votre gestion fiscale.
Le transfert de données est sécurisé et l’organisation du stockage dans le cloud est simple. Connectez plusieurs cartes de visite simultanément pour gagner du temps dans la gestion des dépenses. Les suggestions concernant les déductions fiscales sont une fonctionnalité particulièrement intéressante. Vous pouvez optimiser votre situation fiscale grâce à des informations exactes et opportunes.
L’équipe de support client est disponible sept jours sur sept pour répondre à vos questions. Vous pouvez essayer la version gratuite qui offre déjà de nombreuses fonctionnalités. Vous pouvez même créer votre propre modèle personnalisé en fonction de vos besoins.
Wave
Wave s’attache à soutenir les petites entreprises pour qu’elles atteignent leur plein potentiel. Wave propose un logiciel simple d’utilisation, sécurisé et performant pour gérer vos dépenses.
Wave vous permet également de suivre vos profits et pertes en temps réel et vous prépare pour la saison fiscale. Le logiciel est gratuit et utilisable sans limites ni frais cachés.
Une connexion internet est le seul prérequis pour accéder à l’application. Wave est compatible avec tous les appareils et est relativement facile à utiliser. Le transfert de données entre différentes applications et sites Web est accessible à distance.
Veryfi
Veryfi aide les petites entreprises à se développer plus rapidement. L’application offre de réels avantages à ses utilisateurs et un fort potentiel de croissance.
Ici, vous pouvez estimer les coûts de vos projets ou les dépenses professionnelles avant le début du projet. Les données sont saisies automatiquement dans l’application et aucun travail manuel n’est requis. Vous pouvez consulter le rapport mensuel à tout moment et en tout lieu, car il est accessible 24h/24 et 7j/7.
L’application est compatible avec tous les appareils et toutes les plateformes. Vous pouvez synchroniser votre e-mail avec Veryfi pour simplifier la récupération des factures et des reçus. Veryfi offre de nombreuses autres fonctionnalités et est utilisée dans divers secteurs d’activité.
Conclusion
Il est révolu le temps où il fallait trouver un comptable pour préparer les déclarations de revenus. Tout ce dont vous avez besoin est une application de suivi des dépenses professionnelles. Cependant, choisir la bonne application pour que votre entreprise se développe et gère efficacement ses coûts est essentiel. L’utilisation de ces applications vous fera gagner un temps précieux et vous permettra de vous concentrer sur votre activité et votre famille.
Voici quelques outils pour faciliter la gestion des ressources et la gestion d’Active Directory et d’Office 365 pour votre entreprise.