L’adage populaire affirme : « Le temps, c’est de l’argent. »
Et je ne saurais être plus d’accord !
Dans un monde aussi rapide et compétitif, chaque seconde a son importance. Que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, la gestion efficace du temps est un facteur déterminant. Elle impacte de nombreux aspects importants de notre existence.
Cette logique s’étend naturellement à la gestion d’une entreprise ou d’une organisation. Une maîtrise du temps peut influencer de manière significative le taux de réussite d’une entité. Plus une équipe est productive, plus le potentiel de gains est élevé, et c’est une évidence.
C’est la raison pour laquelle, aujourd’hui, les organisations modernes accordent une grande attention à la gestion et à l’utilisation optimales du temps. Elles privilégient les outils permettant de mesurer le temps qu’un employé consacre à une tâche spécifique.
Faut-il réellement opter pour le suivi du temps des employés ?
Le suivi du temps est généralement considéré comme un outil de mesure de la productivité. Il permet d’évaluer l’efficacité d’un individu dans l’accomplissement de son travail. Les responsables peuvent ainsi améliorer les processus et réduire les coûts, en se basant sur ces données, pour maximiser les profits.
Selon une étude de Harvard Business Review, l’économie américaine perd environ 50 millions d’heures chaque jour, ce qui représente une perte de 7,4 milliards de dollars. Ces pertes peuvent être attribuées à de nombreuses distractions telles que les réseaux sociaux, les discussions informelles avec des collègues, la lecture des actualités, et bien d’autres.
Le suivi du temps respecte d’ailleurs la loi de Parkinson, selon laquelle le travail s’étend de manière à occuper tout le temps qui lui est imparti.
Il est fort probable que vous en ayez déjà fait l’expérience. Par exemple, si vous donnez deux jours à un employé pour une tâche qui nécessite cinq heures de travail, il est probable que celui-ci utilisera les deux jours entiers pour la compléter. Les gens ont tendance à penser qu’ils ont besoin de plus de temps, et même s’ils peuvent effectuer une tâche plus rapidement, ils continuent à la peaufiner jusqu’à la date limite.
De plus, le suivi du temps est devenu essentiel, particulièrement dans le cadre de la gestion d’une équipe à distance. Il est difficile de surveiller chaque employé en continu et il est contre-productif de multiplier les appels vidéo ou téléphoniques.
Quelle est donc la solution ?
C’est là qu’interviennent les outils de suivi du temps. Ils sont spécialement conçus pour résoudre ces problèmes et maintenir un niveau élevé de productivité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi du temps ?
Il s’agit d’un outil informatique qui permet de suivre le temps passé par un employé sur une tâche spécifique, en fournissant des rapports et des statistiques.
L’objectif principal de ces logiciels est d’accroître la productivité et de limiter les pertes de temps. Initialement utilisé principalement dans le secteur des services, le suivi du temps s’est étendu à tous les types d’entreprises, quelle que soit leur taille ou leur domaine d’activité.
Aujourd’hui, grandes entreprises, agences et même indépendants utilisent ces logiciels pour optimiser leur productivité durant leurs heures de travail.
Comment ces outils sont-ils utiles ?
Le suivi du temps permet de mesurer le temps réellement consacré à une tâche par rapport au temps initialement prévu. En analysant les facteurs qui influencent la performance, il devient possible d’agir pour améliorer l’efficacité.
Comprendre quand, où et comment le temps est dépensé ⁉️
Un logiciel de suivi du temps offre une vision précise de la manière dont vos employés utilisent leur temps. Si des écarts sont constatés, il devient possible d’en discuter avec eux, de fixer des priorités et de leur apporter un soutien adapté.
Augmenter les profits 📈
En suivant le temps de manière précise, vous pouvez identifier les activités les plus rentables et celles qui le sont moins. Cela permet d’ajuster les budgets et de redéfinir les priorités des tâches.
De plus, les responsables peuvent utiliser le temps nécessaire pour réaliser une tâche comme base pour établir les prix pour leurs clients. Le suivi du temps encourage également les employés à rester engagés et productifs, en leur permettant de mieux planifier et organiser leur travail au lieu de fonctionner de manière aléatoire.
Communiquer sur l’avancement 🚧
Tout le monde peut faire des erreurs ou connaître un ralentissement. Si un employé ne parvient pas à terminer une tâche dans le délai imparti, il peut le signaler à ses supérieurs en utilisant le suivi du temps.
Favoriser la discipline
Le suivi du temps encourage la responsabilité et la discipline, en incitant les employés à accomplir les tâches dans les délais fixés.
Il est temps d’explorer quelques-uns des meilleurs logiciels de suivi du temps disponibles sur le marché, qui peuvent aider votre équipe à optimiser sa productivité, à rationaliser vos projets et à les mener à bien dans les délais.
DeskTime
Optimisez la productivité de vos équipes et suivez l’évolution de vos projets avec DeskTime, une solution simple et sécurisée.
Ce logiciel facilite la gestion de vos projets et de vos factures. Il permet de planifier les congés et les vacances de manière centralisée. De plus, DeskTime permet de surveiller facilement les arrêts maladie, les activités quotidiennes et de comprendre l’évolution du flux de travail.
Vous pouvez personnaliser les rapports, les envoyer à vos clients pour plus de transparence et les télécharger à tout moment. Il s’intègre avec des applications telles qu’Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello et GitLab.
DeskTime assure une sécurité des données de haut niveau grâce au chiffrement, aux pare-feu, à la certification du centre de données selon les normes ISO 27001 et 9001, à la protection des identifiants et des mots de passe, et au stockage des données sur des serveurs de niveau 3.
Autres fonctionnalités incluses :
- Captures d’écran automatiques et suivi du taux d’activité
- Suivi des URL et des applications
- Calcul des coûts
- Suivi du titre des documents
- Suivi de projets
DeskTime propose également une assistance dédiée par e-mail et par chat.
Bonsai
Bonsai est une suite d’outils conçus pour les professionnels indépendants, incluant un excellent outil de suivi du temps.
Cet outil vous permet de définir un tarif horaire personnalisé pour chaque projet et de facturer vos clients en un seul clic. Vous avez également la possibilité d’arrondir le temps pour faciliter les calculs.
L’un des points forts de Bonsai est le suivi du temps pour l’ensemble de votre équipe, qui fournit un récapitulatif du nombre total d’heures travaillées et du montant facturable.
Bonsai est une solution multiplateforme disponible sur macOS, iOS, Android et en tant qu’extension de navigateur pour Chrome.
Il n’existe pas de version gratuite illimitée, mais vous pouvez profiter d’une période d’essai gratuite de 14 jours.
Les abonnements incluent des outils de facturation, de comptabilité, de gestion des tâches, de planification fiscale, et plus encore.
RescueTime
Le logiciel primé de suivi du temps de RescueTime vous aide à récupérer votre temps précieux et à le convertir en heures productives.
RescueTime effectue un suivi automatique du temps sans aucune saisie manuelle. Il vous invite à ajouter le temps passé hors ligne en un clic, vous offrant ainsi une vue d’ensemble de votre emploi du temps.
La fonctionnalité FocusTime permet de bloquer les applications et les sites web distrayants durant les heures de travail. RescueTime s’intègre avec des applications comme Google Calendar, Slack, et bien d’autres. Il fonctionne sur macOS, Windows, Android, iOS et Chrome.
Vous pouvez essayer ce logiciel gratuitement pendant 14 jours pour évaluer son potentiel.
Teamdeck
Gérez le travail de votre équipe avec les feuilles de temps et le logiciel de suivi du temps de Teamdeck. Il permet de suivre les heures facturables pour l’ensemble des départements de votre organisation, ainsi que pour différents projets. De plus, il vous donne la possibilité de comparer les heures prévues d’un projet avec les feuilles de temps réelles, pour anticiper les dépassements budgétaires.
Teamdeck permet de suivre la performance de votre équipe et de comparer les estimations aux réalisations. Il facilite la création de rapports à partir des feuilles de temps en calculant les indicateurs clés de performance (KPI).
De plus, Teamdeck est idéal pour gérer la charge de travail de votre équipe. C’est un outil idéal pour les agences de création, les éditeurs de logiciels, les équipes produit, et les services financiers.
Le logiciel est gratuit pour un maximum de deux utilisateurs. Au-delà, le coût est de 3,99 $ par membre et par mois. Vous pouvez bénéficier d’un essai gratuit de 7 jours.
Timecamp
Le logiciel de suivi du temps Timecamp, puissant mais simple à utiliser, est idéal pour de nombreux secteurs d’activité, entreprises et professionnels.
Mettez fin à la microgestion et responsabilisez vos employés grâce à Timecamp. Ils peuvent suivre eux-mêmes leurs activités en sachant qu’ils seront tenus responsables en cas de pertes de temps.
Il peut analyser automatiquement les noms de domaine des applications et les classer en différentes catégories. Des rapports pertinents aident à mesurer la rentabilité et à suivre les budgets. La fonctionnalité de facturation permet de distinguer le temps facturable et non facturable.
Oubliez les pointages fastidieux et les feuilles de temps, car cet outil automatise ces tâches en un clic. Timecamp s’intègre avec plus de 100 applications, dont Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar et Xero.
Timecamp est disponible à partir de 5,25 $/mois avec une facturation annuelle.
Time Doctor
Non, il ne s’agit pas du Seigneur du Temps, Docteur Who !
Time Doctor est un outil de suivi du temps qui aide à améliorer instantanément la productivité et la concentration de votre équipe. Les rapports quotidiens et les feuilles de temps présentent des données pour chaque moment de la journée, vous permettant de mieux comprendre la productivité tout au long de la journée. Vous pouvez vous fixer un objectif et tenter de le dépasser.
Son tableau de bord intuitif permet de suivre le temps passé sur les différentes tâches, les clients et les distractions. Time Doctor est entièrement personnalisable, vous permettant d’utiliser uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Suivez l’utilisation d’applications ou de programmes spécifiques, ainsi que le temps passé par les employés sur certains sites web. Vous saurez instantanément si un employé passe trop de temps sur YouTube ou Facebook. De plus, Time Doctor permet de prendre des captures d’écran des moniteurs des employés afin d’identifier les distractions, les inefficacités et les pertes de temps.
Les clients peuvent également avoir accès à des rapports et des captures d’écran. L’outil permet de calculer automatiquement les salaires et de gérer la paie des employés. Le logiciel est compatible avec Windows, Android, Mac, Linux, iPhone et Chrome.
Il s’intègre avec GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce et Zoho. Time Doctor envoie des alertes lorsque les employés utilisent des applications non professionnelles ou restent inactifs. Il permet également de suivre le temps de pause.
Time Doctor est disponible à partir de 10 $/mois, sans engagement.
Harvest
Le suivi du temps est simplifié grâce à l’interface conviviale de Harvest. Créé en 2006, ce logiciel est utilisé par plus de 50 000 entreprises à travers le monde.
Harvest compile les données brutes des feuilles de temps en un résumé, vous permettant d’évaluer la performance de votre équipe. Les rapports visuels permettent de suivre les projets et les tâches.
Transformez vos dépenses et votre temps facturable en factures professionnelles, transmettez-les à vos clients et recevez vos paiements en ligne en toute simplicité. Forecast, une application associée, permet de planifier votre temps de travail. Ces informations peuvent ensuite être exploitées dans Harvest pour mieux gérer vos projets.
Vous pouvez bénéficier d’un essai gratuit de 30 jours pour évaluer l’efficacité du logiciel.
Toggl
Toggl est un logiciel de suivi du temps très simple d’utilisation.
Un simple clic permet de démarrer le suivi d’une tâche et de suivre les tâches précédentes. Les applications Toggl Desktop et le bouton Toggl vous rappellent si vous avez oublié de démarrer le suivi. L’outil détecte également les périodes d’inactivité, vous aidant à ne pas oublier de stopper le minuteur.
Toggl s’intègre avec plus de 100 applications populaires. Il vous permet de saisir manuellement le temps passé après une semaine ou une journée de travail, et de transformer les événements de votre calendrier en entrées de temps.
Filtrez les informations de suivi du temps et exportez les rapports dans différents formats de fichiers, notamment PDF, CSV et Excel. Son tableau de bord de projet est clair et facile à comprendre, et permet d’identifier les problèmes de manière précoce.
Attribuez des tarifs facturables à vos projets, et assurez-vous d’être payé équitablement. Toggl synchronise vos données en temps réel, quel que soit l’appareil que vous utilisez.
TMetric
Évitez les rapports de temps fastidieux et choisissez TMetric comme outil de gestion du temps pour votre entreprise. Avec plus de 20 ans d’expérience, TMetric fournit d’excellents services aux entreprises du monde entier.
TMetric permet de suivre vos tâches à la minute près, et d’analyser en profondeur votre productivité. Définissez un budget par tâche, suivez les dépenses de développement et obtenez une vue claire de vos revenus.
TMetric facilite la gestion des employés, qu’ils soient sur site ou à distance. L’outil permet de surveiller les jours travaillés, les présences, les heures supplémentaires, les niveaux d’activité, les heures facturables, et bien plus. Créez des factures professionnelles et précises.
TMetric s’intègre avec les applications que vous utilisez fréquemment. Il propose une version gratuite pour les équipes de cinq membres maximum, et des options payantes pour plus de fonctionnalités.
BeeBole
BeeBole propose un suivi du temps flexible et simple, qui s’adapte à tous les types d’entreprises. Il permet de suivre le temps mensuel, hebdomadaire ou quotidien, et de gérer les congés et les absences.
Vous pouvez verrouiller les entrées de temps, et utiliser le logiciel depuis plusieurs navigateurs et appareils. BeeBole s’intègre avec les logiciels de facturation et les ERP via son API. Il prend également en charge l’intégration avec Office 365 et Google Suite via son application Google Sheets. 
Bénéficiez d’un meilleur contrôle grâce au flux d’approbation, à l’accès de gestion et aux rappels automatisés. Son tableau de bord est personnalisable, et permet de générer des rapports sur les présences, les heures facturables, les budgets et les marges. Vous pouvez exporter, auditer et imprimer les rapports à tout moment.
Pour assurer la sécurité, BeeBole utilise un cryptage 256 bits, des sauvegardes quotidiennes, des mots de passe chiffrés, des pistes d’audit et des serveurs sécurisés.
L’application BeeBole Timesheet est approuvée par la DCAA et conforme au RGPD. Elle est disponible en plusieurs langues, dont le français, l’anglais, l’espagnol, l’allemand, l’italien, le néerlandais, le polonais et le portugais. BeeBole garantit une disponibilité de 99,9 %, et propose une période d’essai gratuite de 30 jours.
Workpuls
Améliorez votre productivité en choisissant Workpuls.
Gérez vos projets facilement, grâce à un tableau Kanban clair. Identifiez les sites web et les applications que les employés utilisent fréquemment lors de leurs projets. Workpuls propose également des captures d’écran, qui peuvent servir de preuves de travail.
Suivez les employés en temps réel, enregistrez automatiquement les présences et analysez la productivité grâce à des rapports pertinents. L’outil vous permet d’accéder à des données remontant jusqu’à deux ans. Vous pouvez également choisir de recevoir des rapports par e-mail chaque jour, semaine ou mois. 
Workpuls permet de saisir le temps manuellement, d’étiqueter la productivité des sites web et des applications, et de gérer les factures de manière précise, afin d’assurer la rentabilité. Vous pouvez permettre à vos clients d’accéder aux données de leurs projets, afin qu’ils puissent suivre leur avancement.
Vous pouvez stocker vos données dans le cloud ou sur vos serveurs locaux. Workpuls utilise l’infrastructure de Google Cloud pour sécuriser vos données.
Hubstaff
Améliorez votre productivité grâce au suivi du temps des employés via Hubstaff.
Son tableau de bord riche en fonctionnalités permet d’analyser les heures des employés, de gérer le temps facilement, et d’afficher des feuilles de temps détaillées. Grâce au GPS de Hubstaff, vous pouvez connaître la localisation de vos employés, ainsi que leurs heures de travail. Les applications mobiles Android et iOS peuvent activer ou désactiver le suivi automatiquement, grâce à la fonctionnalité de géorepérage.
Vous pouvez envoyer des rappels à vos équipes lorsqu’ils accèdent à des sites web improductifs. Hubstaff propose des captures d’écran optionnelles, vous permettant de contrôler les écrans des employés et de vous assurer que tout est fait correctement.
Suivez les taux de rémunération et les heures de travail, afin d’établir la paie. Fixez des limites de temps ou de budget, et recevez des alertes lorsque ces limites sont atteintes.
Clockify
L’application de suivi du temps Clockify est efficace pour maintenir votre productivité tout au long de la journée.
Ce logiciel gratuit est illimité en termes d’utilisateurs, de suivi et de projets. Vous pouvez l’utiliser sur votre ordinateur de bureau ou sur votre mobile de manière transparente. Démarrez et arrêtez le minuteur à tout moment, et saisissez les heures manuellement.
Accédez à votre feuille de temps hebdomadaire en quelques secondes, consultez le temps total ou l’activité d’une journée, et ajoutez des notes. Son tableau de bord permet d’identifier rapidement les activités sur lesquelles vos équipes ont passé le plus de temps. Des graphiques visuels permettent de visualiser l’argent et le temps dépensés.
Filtrez les rapports par utilisateur, activité ou jour, exportez les rapports en Excel, CSV ou PDF, et partagez-les avec vos clients via un lien. Invitez votre équipe à enregistrer les présences, définissez des autorisations et fixez des tarifs par utilisateur.
Timely
Automatisez le suivi du temps et la prise de notes grâce à Timely, pour une plus grande précision.
Enregistrez votre travail et le temps passé sur différentes applications. Laissez ensuite l’IA générer des feuilles de temps avec une grande précision. La planification synchronisée et le tableau de bord en temps réel permettent de visualiser le travail de chaque membre de l’équipe.
Obtenez une vue d’ensemble des heures enregistrées, des heures manquantes, des activités, de la capacité hebdomadaire, et plus encore. Gérez vos projets en visualisant et en planifiant les ressources en un seul endroit.
Vous pouvez suivre vos budgets et créer des rapports pour analyser l’utilisation du temps. Timely n’utilise pas de captures d’écran invasives, pour garantir la confidentialité de vos données. L’outil prend en charge de nombreuses intégrations et permet de suivre la localisation.
TrackingTime
TrackingTime est une application de feuilles de temps facile à utiliser, qui vous aide à enregistrer le nombre total d’heures travaillées, et à afficher l’état de vos projets en temps réel, afin de mesurer la productivité.
L’outil offre une grande flexibilité pour la budgétisation des projets, la gestion de la paie, la facturation client et l’analyse du travail. TrackingTime est compatible avec plusieurs applications, telles que Todoist, Smartsheet, Trello et Microsoft Teams.
Conseils supplémentaires pour encourager les équipes à suivre leur temps
- Soyez transparent avec vos employés. Expliquez-leur clairement dès le départ les raisons du suivi du temps et les avantages qu’ils peuvent en tirer, pour eux-mêmes et pour l’entreprise.
- Rendez le processus simple et facile pour eux, afin qu’ils ne se sentent pas dépassés. Automatisez le processus en utilisant un outil intuitif.
- Établissez des directives claires, sans confusion, car l’accomplissement des tâches est important, mais leur réalisation correcte l’est encore plus.
- Tout le monde au sein de l’équipe doit suivre les mêmes directives, qu’il s’agisse des employés ou des responsables. Si les employés voient leurs responsables suivre leur temps, cela est perçu comme une pratique positive.
- Recueillez les commentaires de vos équipes concernant leur expérience du suivi du temps. Tenez compte de leurs difficultés, apportez votre aide et soyez ouvert aux suggestions.
Conclusion
La gestion du temps n’est pas une tâche facile. Elle exige de la détermination, de la persévérance et un objectif clair. En utilisant un logiciel de suivi du temps, vous pouvez simplifier le processus pour votre équipe, afin qu’elle soit plus productive et disciplinée. C’est une situation gagnant-gagnant pour tout le monde.