L’organisation d’événements à l’ère numérique
La vie est un enchaînement continu d’expériences, n’est-ce pas ?
Cependant, il n’existe aucune règle imposant que toutes ces expériences doivent se dérouler physiquement, dans des endroits surpeuplés. De nos jours, de plus en plus d’événements migrent vers l’espace numérique.
Vous êtes donc à la recherche d’un professionnel pour orchestrer votre prochaine conférence d’entreprise ? Assurez-vous d’exploiter un outil performant de gestion d’événements !
Un logiciel de gestion d’événements bien conçu peut influencer considérablement le succès de votre manifestation. Il vous assistera dans la planification, la mise en place et l’exécution de votre conférence avec une efficacité remarquable. Cet outil vous permettra d’envoyer des invitations, de gérer les confirmations de présence et de coordonner les intervenants.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’événements ?
Un logiciel de gestion d’événements est un assistant précieux pour les organisateurs, leur permettant de maîtriser divers aspects de leurs activités quotidiennes. Il facilite la planification et la mise en œuvre d’événements, de l’inscription à l’établissement de l’emploi du temps, en passant par la facturation.
Les applications de gestion d’événements offrent des solutions centralisées, allégeant ainsi la charge de travail. La plateforme peut gérer les événements et le personnel, qu’ils soient internes ou externes, en fonction de la solution choisie. De plus, ce logiciel optimise l’interaction avec les participants.
Quels sont les aspects clés de l’organisation d’un événement ?
La planification d’un événement implique une multitude de facettes.
- Planification et budgétisation : Ce processus se concentre non seulement sur l’établissement d’un budget, mais aussi sur la compréhension de la nature de l’événement.
- Sélection du lieu : Des facteurs tels que la taille, le type, l’emplacement et les commodités jouent un rôle crucial dans le choix du lieu.
- Marketing événementiel : La promotion de l’événement et la publicité auprès des publics cibles font partie intégrante du marketing.
- Gestion des bénévoles : Il est essentiel de recruter, former et programmer les bénévoles pour une gestion efficace.
- Logistique : Ce service organise le transport, l’hébergement et la restauration.
- Gestion des risques : Cette étape consiste à identifier les dangers potentiels et à mettre en place des stratégies d’atténuation.
- Service client : Garantir que chaque participant passe un moment agréable est au cœur du service client.
Fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’événements pour une expérience optimale
- Personnalisation de la planification : Les systèmes de gestion d’événements vous donnent la liberté de créer et de publier des formulaires de demande en ligne, de demander des approbations et de configurer des champs personnalisés.
- Documentation et ressources : Ces plateformes comprennent une bibliothèque de ressources et des planificateurs de documentation facilement accessibles aux utilisateurs.
- Accessibilité mobile : Pour une utilisation intuitive, les systèmes de gestion d’événements doivent être compatibles avec les applications mobiles. À l’ère du numérique, un système de gestion d’événements adapté aux mobiles est incontournable.
- Gestion et protection des données : Une solution d’événement sécurisée permet aux organisateurs de révéler ou de masquer des informations en fonction des salles, des statuts, du type d’événement ou de l’utilisateur. La sécurité des événements doit aussi avoir la possibilité de s’assurer du respect des protocoles. Les informations concernant les étudiants et les professeurs doivent être surveillées de manière sécurisée, sauvegardées régulièrement et cryptées.
- Suivi et mise à jour simplifiés des événements : Une interface intuitive vous permet de suivre et de modifier les événements sans difficulté. La modification de l’heure, de la date, du statut ou des exigences de service ne devrait pas vous obliger à annuler et à réserver à nouveau.
Maintenant que vous avez une meilleure compréhension des exigences d’un logiciel de gestion d’événements, penchons-nous sur certains des meilleurs outils disponibles.
Zoho
Zoho est un outil de gestion d’événements basé sur le cloud, conçu pour la planification, l’organisation, l’enregistrement, le suivi et la gestion des paiements pour des conférences. Ce logiciel est adapté à toutes les tailles d’entreprises, des startups aux grandes entreprises, et permet aux sponsors de concevoir des offres de parrainage attractives et de gérer les demandes. La personnalisation et l’intégration avec d’autres applications Zoho et outils tiers sont simples.
Fonctionnalités
- Automatisation des opérations pour maximiser la productivité et minimiser le travail manuel
- Analyse des données et reporting en temps réel
- Système robuste de protection des données
- Intégration avec d’autres services et applications
- Adaptabilité à la croissance de votre entreprise
Vous pouvez démarrer avec Zoho grâce à leur offre gratuite. Si nécessaire, vous pouvez opter pour un forfait payant.
Zoho est une plateforme intuitive et conviviale, combinant collaboration d’équipe, gestion de projet et service client. Attirer les chefs d’entreprise est un jeu d’enfant avec Zoho Backstage.
RSVPify
RSVPify est une plateforme de gestion d’événements cloud qui vous aide à gérer les invitations, les billets, les listes d’invités et les participants. Son tableau de bord vous offre une vue d’ensemble des événements à venir, vous permet de suivre les inscriptions et d’effectuer le suivi.
Vous avez également la possibilité de déplacer les invités vers des tables spécifiques. Cette plateforme offre une solution en marque blanche qui permet aux entreprises de personnaliser les formulaires en y intégrant leurs images, logos, thèmes et polices.
Le code QR simplifie l’enregistrement, gère les événements avec des restrictions d’âge et sécurise les informations confidentielles. Les utilisateurs peuvent gérer les plans de salle où qu’ils soient, y compris les événements principaux et secondaires, et visualiser les préférences de repas des invités.
Fonctionnalités
- Simplification du processus d’inscription grâce à des formulaires flexibles
- Vente de billets en ligne facilitée
- Gestion d’événements virtuels simple, rapide et personnalisable
- Amélioration de la visibilité de votre événement et de votre marque grâce à une puissante personnalisation
- Création de « save-the-dates », d’invitations, de mises à jour et de rappels personnalisés
Les tarifs pour une utilisation personnelle commencent à 19 $ par mois, tandis que les tarifs pour une utilisation commerciale et à but lucratif débutent à 39 $. Un plan d’entreprise mensuel commence à 5 988 $.
RSVPify est un outil de gestion d’événements complet qui vous aide à planifier, gérer et promouvoir vos manifestations. Les organisateurs d’événements et les professionnels apprécieront cette application conviviale et riche en fonctionnalités.
Cvent
Cvent est une plateforme de gestion d’événements qui aide les organisateurs à planifier et à réaliser des événements réussis. Elle permet de rationaliser les opérations événementielles telles que l’inscription, la billetterie, la recherche de lieux et les activités promotionnelles.
La plateforme facilite la logistique des événements, offre aux planificateurs des expériences attrayantes et permet de mesurer le succès des événements.
Fonctionnalités
- Cet outil aide les organisateurs d’événements à gérer tous les aspects de leurs événements
- Le suivi, l’enregistrement et l’optimisation de la participation, de l’engagement et des retours d’information sont simplifiés
- Vous pouvez promouvoir un événement de différentes manières pour un impact maximal
- Rapports de performance, informations sur les événements et assistance clientèle 24h/24 et 7j/7
- Application mobile compatible avec les appareils Android, iOS et Windows
Les informations tarifaires ne sont disponibles qu’après avoir fourni les informations d’identification (tarification basée sur un devis). La formation et la configuration initiale sont incluses.
Cvent est adapté aux organisations à but non lucratif et aux entreprises. Il est idéal pour les grands événements. Il offre d’excellentes fonctionnalités à un bon prix, ce qui est très apprécié par les organisateurs d’événements. Les concepts et mises en œuvre de gestion de données et de champs sont d’une grande qualité.
Stova
La plateforme de gestion de réunions et d’événements Stova aide les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs à gérer les différents processus liés à un événement.
Stova permet aux utilisateurs de créer des webinaires, de gérer et de personnaliser des sessions, d’ajouter des participants et de créer des rapports personnalisables. Stova s’intègre avec plusieurs applications tierces et dispose d’une API que les utilisateurs peuvent utiliser pour l’intégration avec leurs applications.
Fonctionnalités
- Excellent moyen de promouvoir des événements, de sensibiliser et de communiquer avec votre public
- Enregistrement simple et sécurisé grâce à l’enregistrement par badge et à l’entrée sans contact de STOVA
- Les stands virtuels Stova vous permettent de vous connecter directement avec les prospects de l’événement et de les transformer en opportunités de vente
- Stova permet à vos participants virtuels et en présentiel de rester connectés. Tous les événements sont gérés au même endroit
- Suivi des parcours utilisateurs pour des informations détaillées sur les indicateurs clés de votre événement.
Vous pouvez personnaliser votre tarification avec Stova selon vos besoins spécifiques.
L’interface utilisateur intuitive de Stova simplifie la planification et la coordination des événements. Vous pouvez facilement gérer les événements, collaborer avec d’autres membres de l’équipe et suivre les performances des événements.
Planning Pod
Planning Pod est un puissant outil de gestion d’événements en ligne qui centralise toutes vos informations. Il met à disposition plus de 30 outils simples d’utilisation que votre équipe peut employer pour gérer les tâches, les listes de contrôle, les calendriers, les fichiers, les enquêtes, les fournisseurs, les sponsors et les bénévoles. Cette plateforme regroupe plus de 30 outils pour simplifier et rationaliser le processus de planification des événements.
Fonctionnalités
- Création de tâches, assignation à votre équipe et suivi de leur progression
- Planification efficace des ressources et gestion de la disponibilité de votre équipe
- Synchronisation avec votre calendrier pour rester informé
- Connexion de votre équipe grâce à des outils de messagerie, de partage de fichiers et de collaboration intégrés
- Contrôle de votre activité grâce à des rapports et des analyses complètes
Planning Pod propose un forfait mensuel de base à partir de 19 $.
Ce logiciel de gestion d’événements simplifie les flux de travail des organisateurs et rend les événements plus faciles, plus rapides et plus efficaces grâce à son interface intuitive et à ses fonctionnalités puissantes.
Eventbrite
Eventbrite est un système de gestion d’événements en ligne qui permet aux utilisateurs de planifier, promouvoir et gérer des événements. Ce logiciel permet de créer, personnaliser et partager des événements en ligne, ainsi que de gérer les ventes, les inscriptions et les paiements associés à ces événements. De plus, Eventbrite propose des outils d’analyse et de reporting robustes pour suivre et évaluer les performances des événements.
Fonctionnalités
- Simplification du processus de création, de gestion et de promotion des événements
- Eventbrite fournit des analyses détaillées pour aider les utilisateurs à suivre les ventes de billets et la participation
- Le traitement des paiements intégré facilite l’acceptation des paiements et la distribution de l’argent
- Les utilisateurs peuvent promouvoir des événements via les pages d’événements et les réseaux sociaux
Vous pouvez essayer l’option gratuite proposée par Eventbrite. Les tarifs commencent à 1 % plus 0,99 $ pour le plan Essentiel, à 2,5 % plus 1,99 $ pour le plan Professionnel et à 5 % plus 4,99 $ pour le plan Premium.
Eventbrite est idéal pour les concerts, les spectacles de célébrités, les séminaires, etc. Le plan gratuit offre peu de fonctionnalités, mais l’interface conviviale et les API ouvertes le rendent d’autant plus sécurisé.
Swoogo
Swoogo vous permet de concevoir des formulaires d’inscription avec des conditions illimitées, différents types d’inscriptions et des questions personnalisées. La personnalisation de ces formulaires pour chaque événement est facile et vous pouvez les dupliquer pour d’autres événements.
Swoogo propose des intégrations gratuites, un créateur de site d’événement par glisser-déposer et des analyses natives. Ses Webhooks sortants et ses intégrations d’API facilitent l’intégration avec des ensembles d’outils marketing complexes. Vous pouvez créer des événements à l’aide du générateur glisser-déposer de Swoogo, de BYOC (apportez votre code) et du backend mobile.
Fonctionnalités
- Ajout de votre image de marque sur chaque page d’inscription grâce au générateur de formulaires par glisser-déposer
- Centralisation des informations de l’événement, du contenu, des sponsors et des opportunités de mise en relation
- Les analyses Swoogo vous donnent une image claire de l’engagement de votre public et de ce qui l’intéresse
- Le glisser-déposer (ou la possibilité d’ajouter votre propre code HTML) facilite le marketing événementiel
- Intégration gratuite avec HubSpot, Zoom, Pigeonhole, Marketo, Salesforce, etc.
Swoogo propose quatre plans. Les prix commencent avec un plan à 9 800 $ par an, un plan à trois à 15 000 $ par an, un plan à cinq à 2 400 $ par an et un plan entreprise à prix personnalisé.
Le logiciel de gestion d’événements Swoogo simplifie l’organisation, la gestion et la promotion d’événements. Il est adapté aux organisateurs de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes entreprises.
Social Tables
Social Tables vous permet de choisir votre lieu, de schématiser l’événement, de gérer les invités et d’enregistrer les participants à votre événement. Les outils gratuits vous permettent de partager une stratégie complète avec vos lieux, clients et partenaires. La gestion des visites VIP, des commandes de nourriture spéciales et des plans de tables est également facilitée.
La navigation dans les événements Social Tables est facilitée par une interface utilisateur intuitive. Vous pouvez autoriser des partenaires à utiliser votre système sans formation particulière. De plus, toutes les informations sur les événements sont stockées dans un emplacement central.
Fonctionnalités
- Plateforme simple et rapide pour créer et gérer des plans d’étage
- Maintien d’une liste de contrôle et d’une liste de tâches pour rester organisé
- Identification d’autres organisateurs et fournisseurs et établissement de relations avec eux
- Analyse des performances des événements grâce à des analyses puissantes
- Intégration possible avec des plateformes et logiciels de billetterie
Vous avez le choix entre deux plans pour leur logiciel de gestion d’événements : Free, qui comprend 150 participants, un compte et une collaboration en temps réel, et Professionnel, à partir de (199 $/mois), qui inclut 250 participants, une assistance par e-mail et deux événements.
Social Tables est particulièrement avantageux pour les organisateurs d’événements qui ont besoin de plans de salle et d’autres éléments de présentation. De nombreuses marques hôtelières internationales recommandent Social Tables. L’application facilite l’organisation, en particulier pour les entreprises de taille moyenne, avec un enregistrement et une organisation des places simplifiés.
Hopin
Hopin est une plateforme de gestion d’événements cloud qui aide les entreprises à organiser, promouvoir et coordonner des événements virtuels, hybrides et en direct. Le logiciel d’analyse Hopin permet aux organisateurs d’événements de mesurer l’engagement des visiteurs et d’interagir avec les participants grâce à des sondages et des quiz.
Le gestionnaire peut créer plusieurs types de billets, envoyer du marketing par e-mail, générer des prospects et gérer les tickets. Vous pouvez concevoir des pages de destination avec des blocs modulaires, ajouter des mises en page et des thèmes personnalisés, créer des codes promotionnels et émettre des remboursements.
En plus de Hopin, il existe de nombreuses applications avec lesquelles Hopin s’intègre, comme HubSpot CRM et Slack. Une option d’abonnement mensuel est disponible, avec une assistance par e-mail et chat.
Fonctionnalités
- Hopin propose des outils de gestion d’événements tels que l’inscription, la billetterie, la promotion et les expositions virtuelles
- Les participants peuvent regarder des flux en direct et des visioconférences où qu’ils soient
- Création d’agenda par glisser-déposer, rappels automatiques et enquêtes post-événement
- Hopin offre plus qu’une simple protection par mot de passe et une authentification à deux facteurs
- Les outils de reporting et d’analyse de Hopin permettent aux organisateurs d’événements de suivre les indicateurs d’engagement.
Hopin est livré avec un plan gratuit proposant des fonctionnalités intéressantes. Vous pouvez également essayer les plans payants à partir de 67 $ par mois, tandis que les plans d’entreprise coûtent environ 6 000 $.
Le logiciel de gestion d’événements Hopin vous aide à planifier et à gérer facilement des événements virtuels. Il propose de nombreuses fonctionnalités, telles que la billetterie et le streaming. Les organisations et les entreprises qui souhaitent organiser des événements en ligne peuvent utiliser ce service.
Bizzabo
Bizzabo est un logiciel événementiel conçu pour les moyennes et grandes entreprises. Il simplifie la planification de concerts et de collectes de fonds, permettant aux organisateurs d’événements de se concentrer sur le marketing. Il offre tout le nécessaire pour accélérer le travail et la collaboration.
Le système d’exploitation Bizzabo Experience, riche en données, aide les organisateurs d’événements à transformer les événements en réussites majeures. Bizzabo vous permet d’obtenir plus d’inscriptions aux événements. Bizzabo gère les campagnes par e-mail et les pages de destination. Il améliore également le retour sur investissement des sponsors. L’analyse post-événement est immédiate. De plus, vous pouvez créer des applications mobiles pour les événements avec Bizzabo.
Fonctionnalités
- Bizzabo centralise toutes vos données d’événement, comme les inscriptions et les profils des participants
- Bizzabo vous permet de personnaliser, de surveiller et d’optimiser les campagnes de marketing événementiel
- Les participants à l’événement peuvent utiliser les annuaires de participants et les profils personnels de Bizzabo pour réseauter en ligne
- Vous pouvez gérer tout ce qui concerne votre événement avec Bizzabo, de la planification à la budgétisation
- Les analyses avancées de Bizzabo offrent une analyse complète du comportement et de l’engagement des participants
Bizzabo propose un tarif de départ de 15 000,00 $ par an et augmente à partir de là.
Le logiciel de gestion d’événements Bizzabo facilite la création, la gestion et l’analyse d’événements. Il offre une interface utilisateur intuitive, des analyses puissantes, des formulaires d’inscription personnalisés, des campagnes d’e-mails automatisées, etc. Vous gagnez du temps et de l’argent tout en organisant de grands événements avec Bizzabo.
Ungerboeck
Ungerboeck aide les sites sportifs, les expositions, les théâtres, les organisateurs d’événements et les musées à gérer tous les aspects, des invités aux factures sans audit.
Grâce aux modules CRM et de gestion des ventes, les superviseurs peuvent gérer les campagnes promotionnelles, les communications avec les clients, les contrats et les propositions. Une entreprise peut placer des produits sur un site Web dédié à une marque et les insérer dans des agencements de stand grâce à un service d’exposition.
Les organisateurs peuvent suivre les participants à travers un large éventail d’événements, y compris des séminaires, des camps, des formations, des ateliers et des événements.
Fonctionnalités
- Facilité de création et de gestion des inscriptions aux événements grâce à ce système complet
- La billetterie automatisée permet aux clients de générer et de gérer des billets en ligne
- La planification des ressources permet aux clients de planifier le personnel, les ressources et les lieux
- Les clients peuvent accepter des paiements en ligne grâce au traitement des paiements en ligne
- Fournit des informations sur les événements des clients grâce à des analyses et des rapports
La plateforme de gestion d’événements Ungerboeck simplifie la planification et la réalisation d’événements, ce qui la rend intéressante pour quiconque souhaite gérer des événements de grande envergure.
Attendease
Attendease a été créé en 2001 sous le nom de Coverall Crew. À l’origine, il proposait l’inscription en ligne à des événements et la conception web pour les sites d’événements, et est désormais un système de gestion d’événements intégré. Que vous planifiez un grand ou un petit événement, Attendease est le logiciel de gestion d’événements idéal. Il convient parfaitement aux événements publics, privés et gratuits.
De plus, les organisateurs d’événements peuvent travailler sur plusieurs événements simultanément. Votre processus de planification d’événements peut être automatisé pour une reproductibilité et une évolutivité accrues. Vous pouvez créer une application mobile qui encourage l’engagement des participants via le partage social. Les participants bénéficient d’une expérience événementielle entièrement personnalisée, du site web à l’inscription en ligne en passant par le marketing par e-mail.
Fonctionnalités
- Attendease permet aux utilisateurs de créer des formulaires personnalisés et de gérer les informations sur les participants
- Son générateur d’agenda facilite la création et la personnalisation d’agendas pour les événements
- Les utilisateurs peuvent créer et personnaliser leurs sites d’événements grâce au logiciel de gestion d’événements d’Attendease
- Vous pouvez gérer les paiements et les billets avec le logiciel de gestion d’événements Attendease
- Les capacités d’analyse et de reporting d’Attendease fournissent des informations sur les performances des événements, la participation, etc.
Vous pouvez contacter Attendease pour obtenir des informations sur leurs tarifs.
La plateforme de gestion d’événements Attendease vous permet d’organiser des événements. Elle est rapide à mettre en place et vous donne des informations précieuses sur les performances de l’événement. Attendease est une excellente option si vous avez besoin d’une solution complète de gestion d’événements.
Accruent
Accruent est une plateforme cloud dédiée à la gestion de l’immobilier et des installations. Vous pouvez la personnaliser pour l’éducation, les soins de santé, le secteur public, la vente au détail, les services publics et l’industrie manufacturière.
La plateforme Accruent gère les demandes, rationalise la maintenance, améliore la visibilité et automatise la maintenance préventive. Accruent permet aux utilisateurs de gérer les biens et les achats en fonction des métriques d’inventaire.
Il existe des applications Accruent pour gérer la maintenance, les actifs, l’inventaire, l’espace, les déménagements, la maintenance préventive et les ordres de travail. Il existe également une fonctionnalité de planification du marché et de sélection de sites. Le service d’abonnement d’Accruent comprend une assistance téléphonique, par e-mail et en ligne.
Fonctionnalités
- Gestion facilitée de plusieurs événements grâce à des calendriers d’événements robustes
- Tableau de bord intuitif pour gérer les événements, les participants et les lieux
- Saisie des données d’un participant à l’aide d’un formulaire d’inscription personnalisé
- Envoi de campagnes d’e-mails automatisées aux participants pour les tenir informés et engagés
- Système de reporting complet pour évaluer le succès des événements et le retour sur investissement
Les prix de la plateforme de gestion d’événements d’Accruent varient de quelques centaines à quelques milliers de dollars par mois.
La plateforme de gestion d’événements d’Accruent simplifie les processus de planification et de gestion d’événements de manière efficace et rentable.
Certain
La plateforme Certain automatise et simplifie diverses tâches de planification d’événements grâce à sa solution complète de gestion et de marketing d’événements. Elle permet de créer un écosystème d’utilisateurs cohérent en intégrant des systèmes de paiement, des applications d’enregistrement et des CRM.
L’organisateur d’événements peut utiliser la plateforme Certain pour créer des sites web et des formulaires d’inscription. Le système de traitement des paiements permet aux participants de payer leur inscription. Les enregistrements sont valables non seulement pour l’événement, mais aussi pour les sessions individuelles. Vous pouvez obtenir des analyses en temps réel pour une meilleure prise de décision pour les équipes de planification, de marketing et de vente.
Fonctionnalités
- Les organisateurs peuvent personnaliser des modèles de sites web spécifiques pour répondre à leurs besoins
- Pré-remplissage de certains formulaires avec des données CRM si le domaine/URL correspond
- Pré-badgage et impression de badges à la demande si vous avez des imprimantes sur place. Les participants reçoivent des badges lorsqu’ils s’enregistrent. Vous pouvez personnaliser les champs des badges.
- Intégration de GDS pour réserver les voyages et l’hébergement lors de votre inscription.
- Lors de l’inscription, les participants peuvent rechercher des sessions par date, thème, conférencier et lieu.
Vous avez le choix entre différentes options tarifaires. Certains plans Pro coûtent environ 24 990 $ et certains plans Essentiel coûtent environ 14 990 $.
Certain est une plateforme complète de gestion d’événements qui aide les utilisateurs à gérer leurs événements de bout en bout. Elle propose des fonctionnalités telles que l’enregistrement et l’analyse des événements, et cette plateforme puissante et facile à utiliser simplifie la planification des événements.
En guise de conclusion
De nos jours, un logiciel de gestion d’événements permet d’obtenir des résultats exceptionnels et spectaculaires. Ces outils favorisent une excellente organisation des lieux et une gestion efficace.
Ce type de logiciel a un bel avenir devant lui. De plus, les fonctionnalités et capacités de chaque solution logicielle de gestion d’événements la rendent adaptée à différents types d’événements. Il est donc primordial de choisir le bon logiciel de gestion d’événements pour garantir la réussite d’un événement.
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