13 solutions de gestion des dépenses pour les petites et grandes entreprises
Optimisation des Dépenses d'Entreprise : Guide des Logiciels de Gestion
Un système de gestion des dépenses est essentiel pour toute entreprise souhaitant maîtriser ses finances. Il offre un contrôle accru, une visibilité claire sur les flux monétaires, une conformité aux réglementations et une documentation rigoureuse, permettant ainsi de réduire les coûts, d'éviter les gaspillages et de garantir des paiements rapides aux fournisseurs et aux employés.
Les entreprises allouent des budgets pour des activités variées, telles que les assurances, l'achat de matériel et le réapprovisionnement des stocks. Cependant, lorsque les dépenses ne sont pas surveillées, des pertes budgétaires peuvent survenir, impactant négativement les marges bénéficiaires.
Plus une entreprise se développe, plus ces problèmes ont tendance à s'amplifier, mettant en danger sa rentabilité. C'est pourquoi, quelle que soit leur taille, les entreprises se dotent d'outils de gestion des dépenses afin de suivre de près les sorties d'argent et de respecter les budgets alloués.
Qu'est-ce que la Gestion des Dépenses ?
La gestion des dépenses englobe l'ensemble des processus visant à gérer les achats et les paiements effectués par l'entreprise. L'objectif principal est de comptabiliser chaque euro dépensé et de s'assurer d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible.
Une politique de gestion des dépenses efficace doit automatiser et intégrer toutes les étapes liées aux dépenses, de l'approvisionnement jusqu'au règlement du fournisseur. Cette approche rigoureuse assure que les approvisionnements se déroulent comme prévu par les parties prenantes et garantit le paiement des fournisseurs, sous-traitants et autres tiers dans le respect des accords contractuels.
Pourquoi la Gestion des Dépenses est-elle Importante ?
Une gestion des dépenses bien structurée apporte les avantages suivants :
- Efficacité opérationnelle : L'automatisation des processus de suivi des dépenses réduit les erreurs et les tâches chronophages, souvent rencontrées lorsque ces tâches sont confiées manuellement aux employés.
- Réduction des risques et des coûts : L'outil fournit des informations détaillées sur le produit acheté, le fournisseur et les coûts associés, permettant ainsi d'éviter les achats non autorisés et de négocier de meilleurs tarifs.
- Collaboration améliorée : Un processus standardisé, appuyé par une application numérique, favorise une meilleure collaboration entre les équipes internes et les partenaires externes.
- Productivité accrue : En libérant les employés des tâches répétitives, ils peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée pour l'entreprise.
Découvrez ci-dessous une sélection des meilleurs outils de gestion des dépenses, conçus pour vous aider à contrôler vos finances et à optimiser vos investissements :
Airbase
Airbase est une solution complète adaptée à divers types d'entreprises, allant des startups aux grandes entreprises. Elle propose un ensemble de fonctionnalités avancées pour le contrôle, l'audit et la surveillance des dépenses.
Le module de gestion des reçus, par exemple, facilite la conformité, l'attachement aisé des reçus, les transferts via e-mails dédiés ou depuis d'autres appareils. Airbase propose également des alertes de détection de fraude et le partage sécurisé des informations des cartes virtuelles.
Spendesk
Spendesk se distingue par ses nombreuses fonctionnalités intuitives, ses intégrations et sa technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). Cet outil permet d'automatiser les dépenses récurrentes et de faire correspondre les notes de frais avec les factures, ce qui se traduit par un gain de temps considérable.
Spendesk offre également une grande flexibilité aux entreprises, qui peuvent personnaliser l'outil en fonction de leurs besoins spécifiques. Il est possible d'attribuer des cartes de débit à des employés pour des dépenses précises, ou d'utiliser des cartes de crédit virtuelles à usage unique.
De plus, Spendesk propose des notifications push pour la validation des paiements, l'intégration avec les outils de comptabilité, un aperçu clair des dépenses et un tableau de bord complet.
Coupa
Coupa est une autre solution de gestion des dépenses d'entreprise (BSM) basée sur le cloud. Elle permet de gérer les dépenses dans divers domaines tels que les paiements, la chaîne d'approvisionnement, les achats et la trésorerie. Coupa propose une approche structurée avec trois niveaux d'outils.
Le premier niveau, les "Applications", regroupe les modules essentiels tels que l'approvisionnement, la facturation, les notes de frais, la gestion des contrats, l'analyse des dépenses, etc.
Le deuxième niveau, la "Plateforme BSM", se concentre sur la confidentialité, la sécurité des données, les intégrations, l'accès au cloud et l'interface utilisateur.
Enfin, le troisième niveau, la "Communauté d'affaires Coupa", offre des fonctionnalités comme un réseau d'entreprise ouvert, l'avantage Coupa et l'IA communautaire.
Emburse
Emburse propose des outils de gestion des dépenses adaptés aux entreprises de toutes tailles, des startups aux grandes multinationales. Ses solutions incluent la gestion des dépenses, les comptes fournisseurs, l'automatisation des achats, les paiements, l'audit, la gestion des voyages et des tableaux de bord de données.
Emburse met à disposition des cartes virtuelles via sa plateforme, notamment avec son outil "Emburse Spend". Ces cartes s'intègrent facilement aux logiciels utilisés par les équipes comptables et financières, tels qu'Emburse Chrome River et Emburse Certify. Des produits comme "Emburse Go" aident également les gestionnaires de voyages à suivre de près les dépenses de leurs collaborateurs.
L'approche modulaire d'Emburse est un atout majeur, car elle permet d'adapter la solution aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Par exemple, "Emburse Tallie" est idéal pour les PME, tandis qu'"Emburse Certify" est plus adapté aux entreprises basées aux États-Unis. Enfin, "Emburse Chrome River" convient parfaitement aux grandes entreprises internationales. Des géants tels que Microsoft, Nike et Estée Lauder utilisent les solutions d'Emburse.
Mesh Payments
Mesh Payments est un autre outil performant pour contrôler vos dépenses. Sa fonctionnalité "Spend Insights" fournit des analyses détaillées en temps réel. L'application mobile affiche les opportunités d'économies, les prévisions de dépenses, etc.
Le module "Spend Controls" envoie des alertes en temps réel, permet de limiter les dépenses, de supprimer les abonnements et de bloquer les paiements de fournisseurs en un seul clic. Mesh Payments offre également d'autres fonctionnalités comme l'optimisation des dépenses, des rapports en temps réel et l'automatisation des flux de paiement.
Ramp
Ramp structure son système de gestion des dépenses en 4 modules principaux : "Start", "Scale", "Streamline" et "Save". Le module "Start" offre des outils pour gérer plusieurs cartes, les paiements de factures, le suivi des dépenses en temps réel et une comptabilité précise.
Le module "Scale" permet d'appliquer les politiques d'entreprise en matière de dépenses. Vous pouvez définir des règles et contrôler les dépenses pour garantir le respect de ces directives.
Le module "Streamline" propose des workflows pour l'automatisation de la gestion des dépenses et s'intègre avec d'autres outils d'entreprise (plus de 1000 intégrations). Enfin, le module "Save" vous aide à faire correspondre les reçus, à catégoriser les dépenses, et vous fournit des informations sur les économies potentielles.
Brex
Brex vise à améliorer les processus financiers des entreprises, tout en respectant les politiques de dépenses. En facilitant la soumission de notes de frais précises pour les employés et la vérification des dépenses pour les équipes comptables, Brex contribue à instaurer une culture de discipline financière.
Brex propose des solutions de gestion des dépenses d'entreprise telles que les cartes de crédit, les comptes professionnels, le suivi des dépenses et des intégrations. Il offre également la gestion des dépenses pour l'abonnement "Brex Empower".
Workday
Workday, reconnu pour sa gestion du capital humain, propose également une solution simple et stratégique de gestion des dépenses. Son interface intuitive permet de gérer les dépenses à partir d'une plateforme centralisée.
L'interface utilisateur est divisée en trois onglets principaux : "Source to Pay", "Inventaire" et "KPI". Le module "Source to Pay" fournit des informations sur les dépenses des fournisseurs, les dépenses gérées et non gérées, les performances des fournisseurs et le traitement des factures. Workday est accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.
PayEm
PayEm met l'accent sur l'automatisation de la gestion des dépenses d'entreprise. Il centralise les abonnements des fournisseurs et les abonnements SaaS, vous évitant d'acquérir des logiciels distincts pour chaque type de dépense.
PayEm permet de créer et d'émettre des cartes de crédit virtuelles pour différents fournisseurs, en attribuant un point de contact pour chaque dépense. Cette stratégie s'applique également aux abonnements logiciels.
De plus, PayEm offre un contrôle total sur les dépenses, permettant ainsi de réduire les gaspillages en supprimant les applications inutiles ou les anciens comptes d'employés.
Teampay
Teampay est une application cloud qui permet aux équipes financières de visualiser les dépenses de l'ensemble de l'entreprise. Les parties prenantes ont un aperçu en temps réel des dépenses quotidiennes et peuvent limiter rapidement les dépenses si nécessaire.
Son interface conversationnelle permet aux employés de bénéficier d'une assistance en temps réel de l'équipe financière, pour les questions relatives aux achats ou aux approbations de transactions. Vous obtenez des données en temps réel sur les dépenses, sans avoir à attendre la facture mensuelle.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE est une solution connue pour ses fonctionnalités "Source-to-Pay", qui centralisent toutes les dépenses de l'entreprise en un seul endroit. Vous pouvez gérer les dépenses indirectes et directes avec un seul outil.
JAGGAER ONE offre des analyses de données avancées grâce à l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation robotique des processus (RPA). Vous pouvez ainsi obtenir des informations exploitables pour améliorer la gestion des dépenses, comme la création d'un catalogue d'approvisionnement pour l'ensemble de l'entreprise.
RealPage
RealPage vous aide à améliorer la rentabilité et la productivité en simplifiant la gestion des fournisseurs, des factures et des achats. C'est bien plus qu'un simple outil de suivi des dépenses.
RealPage regroupe les données sur les dépenses et les revenus de tous vos portefeuilles commerciaux et vous fournit des informations précieuses pour des approvisionnements intelligents. Il automatise les bons de commande et leurs processus d'approbation, avec un flux de données en temps réel vers un tableau de bord central.
Concur Expense
Concur Expense, une solution de gestion des dépenses de SAP, vous aide à automatiser la gestion des dépenses de l'entreprise en reliant plusieurs transactions "Source-to-Pay".
L'outil est bénéfique pour les employés et les employeurs. Les employés peuvent, par exemple, déposer leurs notes de frais depuis leur mobile. Concur vérifiera automatiquement les dépenses et enverra des notifications pour une approbation rapide.
Conclusion
En optant pour un logiciel de gestion des dépenses, vous pouvez identifier et combler les pertes financières insidieuses et ainsi protéger les marges bénéficiaires de votre entreprise. Vous pouvez également envisager d'utiliser un outil de suivi des dépenses si votre entreprise doit effectuer des remboursements réguliers aux employés ou aux fournisseurs.