En optant pour un bureau virtuel auprès de l’une des plateformes listées ci-dessous, vous pouvez bénéficier de tous les atouts et avantages d’un espace de bureau traditionnel.
La location d’un local physique peut parfois s’avérer complexe pour les micro, petites, moyennes entreprises et les travailleurs indépendants. Il est nécessaire de verser un loyer mensuel fixe, susceptible d’augmenter chaque année, et ce, uniquement pour une adresse professionnelle et une boîte postale.
Si vous exercez vos activités en ligne, mais que vous avez besoin d’une adresse commerciale pour la facturation, les impôts et les exigences réglementaires, vous vous demandez peut-être s’il existe une alternative à la location d’un bureau physique. La réponse est oui ! Vous pouvez opter pour un abonnement à un bureau virtuel.
Continuez votre lecture pour en apprendre davantage sur les espaces de bureaux virtuels, leurs fonctionnalités essentielles et certaines des meilleures solutions disponibles actuellement.
Solutions de travail à distance et hybrides dans le monde post-pandémique
Durant la pandémie de Covid-19, les entreprises ont dû renvoyer leurs employés chez eux afin de télétravailler en raison des confinements mondiaux. Les développeurs de technologies de l’information ont repensé les outils de travail en ligne au cours des deux années de pandémie (2020-2021).
Les entreprises ont ainsi assisté à l’essor d’applications telles que Zoom, Slack, Asana, Teams, Google Workspace, Google Meet, les applications de tableau blanc, etc.
Les entreprises ont également constaté que le télétravail permettait de réduire les coûts d’investissement liés aux espaces de bureau, aux installations de travail, aux services de restauration, aux salles de sport, etc. De plus, les employés sont devenus plus actifs et productifs en travaillant à distance.
Tous les problèmes de sécurité ont également été résolus grâce à des solutions robustes de sécurité des terminaux, des applications de gestion des identités et des accès, la virtualisation des postes de travail, etc.
Après la pandémie, les entreprises n’ont pas simplement rappelé tous leurs employés sur le lieu de travail, mais ont adopté un modèle de travail hybride.
Dans ce modèle, certains employés travaillent à domicile tandis que d’autres se rendent au bureau. Tous les employés restent connectés grâce aux espaces de travail en ligne de Google, Microsoft, Facebook, etc.
Diverses sociétés de technologie de l’information ont développé une nouvelle gamme de produits commerciaux afin de servir les entreprises numériques de nouvelle génération, tels que les bureaux virtuels, les assistants de bureau virtuels, les adresses de réexpédition de courrier, la messagerie vocale pour les lignes fixes professionnelles, etc.
Les startups et les entreprises numériques modernes peuvent obtenir l’ensemble de ces services dans un forfait unique et abordable pour répondre à tous les besoins de conformité réglementaire et aux exigences de la clientèle.
Qu’est-ce qu’un bureau virtuel ?
Ces services administrés fournissent à votre entreprise une adresse physique distincte de votre domicile. Vous pouvez bénéficier de services de type bureautique, tels qu’un service de réponse téléphonique, une adresse postale, la réexpédition du courrier, la visioconférence et l’accès à des salles de réunion.
Certains fournisseurs de bureaux virtuels proposent occasionnellement des services d’accueil de conférences dans un espace de travail physique.
Grâce à ces services, vous n’avez plus à vous soucier des tracas liés aux baux, aux contrats de location, aux services de conciergerie, aux loyers mensuels, etc.
Les petites entreprises et les startups recourent à ces services pour réduire les coûts d’exploitation et les frais généraux, ce qui leur permet de se concentrer sur les revenus de l’entreprise plutôt que sur des tâches non productives.
Fonctionnalités essentielles des fournisseurs de bureaux virtuels
#1. Adresses professionnelles
Le fournisseur de services doit vous proposer des adresses professionnelles qui ne sont pas sur liste noire pour l’enregistrement des entreprises et les impôts.
#2. Boîte aux lettres et réexpédition du courrier
Le prestataire doit prendre en charge l’ensemble du courrier physique entrant et le réexpédier à votre domicile.
#3. Lignes fixes professionnelles et répondeurs virtuels
Il devrait y avoir un numéro de téléphone officiel que vos clients et prospects peuvent composer. Ces appels ne doivent pas rester sans réponse. Une réceptionniste, qu’elle soit physique ou virtuelle, devrait pouvoir y répondre.
#4. Pas de blocage du fournisseur
Il ne devrait pas y avoir de verrouillage complexe du fournisseur ni de frais cachés. Le fournisseur doit être en mesure de vous offrir plus de ressources si vous envisagez de développer votre entreprise.
#5. Internet haut débit
Si le fournisseur propose un espace de coworking pour des rencontres occasionnelles, il doit être doté d’une connexion internet haut débit pour répondre aux besoins des nombreux appareils pouvant être connectés.
#6. Équipement audio-vidéo pour les conférences
Vous aurez également besoin de systèmes audiovisuels pour les espaces de travail virtuels hybrides, que ce soit pour des réunions en personne ou à distance.
#7. Outils de site web et de chat en ligne
Il est souhaitable que le fournisseur propose également des services d’enregistrement de site web, d’hébergement et de chat en direct pour accompagner la croissance de votre entreprise.
#8. Espaces pour événements et réunions
Si vous avez besoin d’organiser des réunions d’actionnaires, des réunions clients, des conférences, etc., le fournisseur doit être en mesure de les accueillir.
#9. Services d’impression et de numérisation
L’espace de bureau hybride devrait également être doté de services d’impression à la demande avec des outils de gestion d’impression, car les entreprises ne peuvent pas conclure d’affaires sans imprimer de contrats.
Découvrez ci-dessous quelques solutions de bureaux en ligne populaires que vous pouvez envisager pour votre prochaine entreprise :
Bureau virtuel InCitySpace
Seattle est la ville d’affaires la plus dynamique de l’État de Washington, aux États-Unis. De nombreuses entreprises étrangères souhaitent avoir une adresse à Seattle pour bénéficier d’un renforcement de l’identité de marque, d’avantages fiscaux et d’un statut plus élevé. De plus, l’utilisation d’une adresse à Seattle, une adresse commerciale américaine, vous permet d’ouvrir des comptes courants d’entreprise.
InCitySpace Virtual Office peut répondre à vos besoins en matière d’adresse commerciale virtuelle à Seattle. ICS propose de véritables adresses postales, et non pas des adresses virtuelles que les autorités ne peuvent pas vérifier.
ICS possède les licences nécessaires pour exercer ses activités aux États-Unis, vous êtes donc automatiquement conforme à toutes les lois nationales et fédérales.
Bureaux virtuels Alliance
Alliance Virtual Offices est l’un des leaders du secteur. Il propose des bureaux en ligne avec de véritables adresses dans les principaux pays où les entreprises souhaitent s’établir.
Il vous suffit d’indiquer le lieu où vous souhaitez ouvrir votre bureau virtuel et Alliance vous propose une variété de choix à des tarifs mensuels ou annuels abordables.
Les caractéristiques notables d’Alliance sont les suivantes :
- Services de réception en direct
- Une adresse commerciale virtuelle aux États-Unis
- Numéros de téléphone fixes virtuels
- Espaces de coworking pour événements et occasions spéciales
- Réservation de salles de réunion
- Plus de 1200 sites internationaux avec plus de 4000 salles de réunion dans le monde
WeWork
WeWork révolutionne le concept du bureau virtuel. L’entreprise propose des espaces de travail à la location pour des heures, des jours, des semaines ou des mois, selon vos besoins. Et il ne s’agit pas seulement d’espaces de travail. Ses espaces de coworking incluent l’internet, le téléphone, les équipements de réunion, les services d’impression, etc.
Les caractéristiques notables de WeWork sont les suivantes :
- Bureau dédié dans un bureau partagé
- Bureaux privés
- Bureaux de type suite avec commodités privées
- Bureaux sur un étage entier
- Abonnements mensuels à l’espace de coworking
WeWork est également populaire auprès des employés du numérique, car l’entreprise offre une bande passante dédiée, un accès VPN, un accès LAN, une couverture Wi-Fi, etc. De plus, tous ses services informatiques s’accompagnent de mesures de sécurité de niveau entreprise.
Kumospace
Kumospace fait passer les bureaux en ligne à un niveau supérieur en offrant un environnement visuel permettant de créer un bureau dans un espace virtuel. Vous pouvez voir qui travaille grâce à une architecture en forme de plan d’étage. L’environnement contient des bureaux, des chaises, des cloisons et tout ce que l’on trouvait dans votre ancien lieu de travail. Toutefois, tout est hébergé sur le cloud.
Les collègues se rencontrent par le biais de leurs avatars dans l’interface visuelle. La fonctionnalité Mouvement permet de voir si un collègue est à son bureau. Les autres fonctionnalités notables de Kumospace sont les suivantes :
- Audio spatial pour plusieurs conversations, comme dans un environnement de travail physique
- Partage de documents via des liens rapides
- Jeux à distance, tels que les heures de bureau
- Partage d’écran avec les collègues
- Tableaux blancs pour le brainstorming
- Fontaines à eau virtuelles
Clevver.io
Clevver.io vous permet de créer une entreprise entièrement à partir d’Internet et d’obtenir une adresse commerciale dans 50 pays à travers le monde. À ce jour, il s’agit du fournisseur de services de bureau et de bureau en ligne le plus complet que nous ayons examiné.
Il propose des services de constitution de sociétés, de comptes bancaires, de fiscalité, de comptabilité, de boîtes aux lettres numériques et bien d’autres.
Bureau intelligent
Que vous soyez propriétaire d’une grande ou d’une petite entreprise, Intelligent Office propose des solutions commerciales virtuelles pour vous aider à gérer votre entreprise de manière plus efficace et rentable. Choisissez les bureaux virtuels adaptés à vos besoins et regardez votre entreprise prospérer grâce à une image professionnelle.
L’entreprise vous permet de disposer d’une adresse virtuelle prestigieuse pour recevoir du courrier où que vous soyez. Vous pouvez également utiliser un service de réponse téléphonique pour une meilleure interaction avec les clients. De plus, les entreprises peuvent ajouter un assistant virtuel formé à leur équipe pour prendre en charge leurs activités.
Regus
Avec Regus, les entreprises peuvent rendre leur présence commerciale visible dans le monde entier. Choisissez l’un de leurs bureaux virtuels situés dans les grandes villes et présentez votre entreprise de manière professionnelle.
Outre une adresse virtuelle, vous pouvez bénéficier des services de réexpédition du courrier et de réponse téléphonique, inclus dans l’offre.
Les caractéristiques notables de Regus comprennent :
- Adresse professionnelle instantanée
- Réceptionniste professionnelle
- Réexpédition du courrier sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ponctuelle
- Numéro de téléphone professionnel local ou national
- Service de réceptionniste professionnel
- Bureau à la demande ou espace de coworking
- Soutien administratif
Opus VO
Opus VO est une plateforme qui propose tous les services commerciaux dont vous avez besoin à un prix abordable. Vous pouvez choisir parmi plus de 650 emplacements aux États-Unis, notamment Atlanta, Beverly Hills, Chicago, Brooklyn, Los Angeles, New York et Miami. Les principales fonctionnalités d’Opus VO sont les suivantes :
- Adresse postale professionnelle
- Numéro de téléphone de l’entreprise
- Transfert d’appel premium
- Numéro de fax de l’entreprise
- Réceptionniste en direct
- Messagerie vocale convertie en e-mail
- Service de fax vers e-mail
- Création de crédit commercial
De plus, vous pouvez profiter de fonctionnalités telles que l’envoi de SMS, le numéro vert et le pont de conférence audio moyennant des frais supplémentaires.
virtualoffice.team
Virtualoffice.team est un espace de travail numérique dédié aux équipes distribuées. Cette plateforme permet d’améliorer la communication et l’esprit d’équipe, même si tous vos coéquipiers travaillent à distance. Les équipes entièrement à distance ou hybrides peuvent bénéficier de cette plateforme.
Vous pouvez concevoir votre espace de bureau virtuel et placer votre bureau où vous le souhaitez. Il est facile de communiquer et de collaborer avec les autres, comme dans un vrai bureau. De plus, vous pouvez rencontrer vos collègues dans la salle de réunion virtuelle et inviter des participants en quelques secondes.
Davinci virtuel
Souhaitez-vous accéder à des milliers de bureaux virtuels dans différentes parties du monde ? Davinci Virtual est une solution qui offre tout ce que vous attendez d’une adresse professionnelle.
L’entreprise vous permet de disposer d’un bureau virtuel avec une véritable adresse postale, ce qui contribue à faire bonne impression auprès de vos clients. Choisissez parmi 5 500 sites commerciaux pour les licences commerciales, l’enregistrement et l’inscription à l’annuaire Internet.
Vous pouvez utiliser la même adresse pour la réception du courrier commercial, que le personnel conservera en toute sécurité en vue d’un enlèvement ou d’une réexpédition. Les entreprises peuvent également faire figurer leur nom sur le répertoire du hall d’entrée pour renforcer leur crédibilité.
De plus, les locaux peuvent servir à des réunions d’affaires, car ils sont équipés d’une connexion Internet haut débit, de tableaux interactifs, de projecteurs LCD, d’écrans plasma et de nombreux autres outils de présentation.
Bureaux virtuels Stark Office Suites
Grâce aux bureaux virtuels de Stark Office Suites, vous pouvez créer une image intelligente et réussie pour votre entreprise ou votre profession. Que vous souhaitiez établir une présence commerciale ou réduire le coût d’un espace de bureau permanent, cette solution de bureau virtuel est là pour aider votre entreprise à passer à la vitesse supérieure.
En optant pour ce service, vous pouvez choisir parmi les meilleures adresses commerciales à Westchester, Long Island, Midtown Manhattan et dans le Connecticut. La solution proposée par cette entreprise comprend une adresse postale, un espace de bureau et une réceptionniste personnelle.
Si nécessaire, votre entreprise peut également utiliser Stark Office Suites pour organiser des réunions ou des conférences. Pour les personnes toujours en déplacement, l’entreprise offre un service de réceptionniste qui assure des tâches telles que l’accueil, le filtrage et le transfert des appels.
Bureau virtuel Servcorp
Le bureau virtuel de Servcorp vous permet de gérer votre entreprise depuis l’un de ses 150 sites dans le monde. Les lieux les plus prisés sont New York, Washington, DC, Chicago, Houston, Londres, Paris, Berlin, Tokyo et Osaka.
Dès que vous optez pour cette solution, vous obtenez instantanément une adresse et un numéro de téléphone à votre nom.
Vous pouvez utiliser cette adresse prestigieuse pour l’enregistrement de votre entreprise et comme adresse postale. Les courriers reçus à cette adresse seront réexpédiés à l’endroit de votre choix.
Des réceptionnistes dédiés, une messagerie vocale interactive 24h/24, 7j/7 et des services sécurisés de télécopie vers e-mail font partie des fonctionnalités supplémentaires proposées par cette solution.
Si vous avez besoin de réaliser des tâches administratives courantes comme l’impression, des secrétaires sont disponibles à la demande pour répondre à vos besoins. De plus, l’entreprise donne accès à des espaces de réunion, de visioconférence, de salles de conférence, de salons de coworking équipés du Wi-Fi et de bureaux privés.
Conclusion
Après avoir lu cet article, vous devriez avoir découvert une liste pertinente de solutions de bureaux virtuels auxquelles vous pouvez faire confiance. Consultez ces sites Web pour obtenir des démonstrations, des essais gratuits et pour discuter de vos besoins avec leurs équipes commerciales.
Ces solutions proposent toutes les fonctionnalités standard que doit avoir un fournisseur de lieu de travail virtuel.
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