12 meilleurs logiciels de réservation de salles de réunion/conférence en 2023

Oubliez l’incertitude, le stress et l’attente grâce à ces solutions logicielles de réservation de salles de réunion !

Vous avez probablement déjà vécu cette situation : vous avez besoin d’un espace calme pour une réunion rapide, mais vous perdez du temps à chercher une salle disponible ou à vérifier sa disponibilité sur Slack.

Nous sommes tous conscients de l’importance des salles de conférence pour favoriser la productivité et la réussite des employés. La première étape consiste à créer des espaces de réunion pratiques pour votre équipe. La seconde est de mettre en place un système qui garantit que ces salles sont utilisées efficacement, au profit de tous.

Grâce à un logiciel de planification de salles, vous pouvez rapidement vérifier la disponibilité des espaces et déterminer quand une salle sera libre pour vos réunions. Voici une sélection de logiciels de planification de salles pour simplifier vos réservations de salles de conférence. Une analyse plus détaillée vous est proposée ci-dessous.

Avantages d’un logiciel de réservation de salles de réunion/conférence

Voici quelques-unes des meilleures caractéristiques que peuvent proposer les salles de conférence :

• Webinaires interactifs : Les salles de conférence doivent permettre d’organiser des webinaires en direct, semi-direct et préenregistrés. Les plateformes doivent pouvoir héberger des sessions de questions-réponses modérées, des sondages, des quiz et des discussions en direct.
• Options de chat faciles : La plateforme doit offrir des fonctionnalités de chat audio, vidéo et textuel afin de faciliter la collaboration et la communication entre les participants.
• Recherche de contacts : La fonction de recherche de contacts permet aux utilisateurs de trouver les participants à la réunion et d’entrer en contact avec eux par appels audio ou vidéo individuels.
• Planificateur de réunions : Le module de gestion des réunions doit permettre aux organisateurs de créer et d’organiser des réunions, et d’en informer automatiquement les participants.
• Support client : Le logiciel de conférence de réunion doit offrir un support client 24h/24 et 7j/7 en cas de problèmes d’organisation ou de connexion à la réunion virtuelle.

Des modèles de compte-rendu de réunion à la planification automatisée, la technologie peut simplifier et optimiser le processus d’organisation des réunions. Examinons maintenant en détail les logiciels de réservation de salles de réunion/conférence qui vous aideront à vivre une expérience sans tracas.

Skedda

Skedda est un leader mondial en matière de planification d’espaces de travail. Mes tests ont confirmé qu’il permet de gagner du temps en automatisant la planification et l’organisation des espaces de travail et des salles de réunion.

La gestion des salles de conférence, des postes de travail, des installations d’entreprise et des zones de présentation est simplifiée avec Skedda. Voici comment Skedda, votre gestionnaire de salle de réunion automatisé, peut vous aider :

• Ajustements facilités.
• Diverses options de personnalisation.
• Conditions de visibilité modulables.
• Autorisations d’accès utilisateur simplifiées.
• Vue d’ensemble claire de l’occupation des bureaux pour des jours spécifiques.

Fonctionnalités :

• Améliore l’environnement de travail global, de l’enregistrement au départ.
• Permet aux organisations d’automatiser et d’optimiser les procédures de réservation complexes.
• Offre à vos utilisateurs la possibilité de réserver rapidement depuis n’importe quel appareil.
• Réputé pour son coût compétitif, sa conception conviviale, sa simplicité d’utilisation et son service client de qualité.

Il offre la meilleure gestion possible des salles de conférence, notamment une connectivité fluide à Microsoft 365 et Google Workspace. Avec Skedda et un outil de prise de notes IA, vous êtes parés pour des réunions efficaces et efficientes !

Accruent EMS

Trouver l’espace de réunion idéal sur votre lieu de travail ou sur un campus est facile grâce au système de réservation de salles en ligne de Accruent EMS.

Fonctionnalités :

• Accédez à des informations clés, telles que les dimensions de la salle et le nombre de places assises, lors des réservations.
• Profitez de la flexibilité du blocage de zones, des affichages de salles de conférence et des options de réservation mobile pour gérer les capacités des salles.
• Améliorez la sécurité et l’hygiène de votre campus ou de vos bureaux en automatisant la planification des procédures de nettoyage et de désinfection.
• Réduisez les coûts de gestion et le temps passé à réserver des réunions.
• Créez des formulaires de réservation avec des directives spécifiques, basées sur des attributs tels que le rôle ou l’ancienneté.

Ce logiciel de réservation vous permet de planifier rapidement et facilement des lieux de réunion, tels que des salles de réunion et des salles de conférence.

Parmi les fonctionnalités intéressantes qui ont retenu mon attention, citons ses panneaux d’affichage percutants, ses plans d’étage interactifs et ses analyses permettant d’améliorer la productivité, l’innovation et l’énergie globale de votre entreprise.

Envoy

Les solutions innovantes de gestion de l’espace proposées par Envoy vous permettent de profiter de davantage d’options d’espace de travail adaptées aux besoins de chaque membre de l’équipe. Imaginez que vos plus grands espaces de réunion soient régulièrement réservés par une ou deux personnes seulement. Si tel est le cas, envisagez de transformer ces espaces en plus petits lieux de réunion ou d’ajouter des modules de réunion dans toute l’entreprise afin de rendre votre espace de travail plus flexible.

Fonctionnalités :

• Des indicateurs de couleur (vert, jaune et rouge) vous aident à repérer les espaces disponibles dans chaque pièce.
• Utilisez Slack ou Teams pour recevoir des alertes d’enregistrement et des rappels au bon moment pour réserver des espaces plus petits ou des salles libres.
• Recevez des alertes instantanées par e-mail si une salle devient indisponible.
• À l’aide des fonctionnalités de localisation de l’application mobile Envoy, repérez et réservez les espaces disponibles les plus proches.
• Protégez les conversations privées en ayant la possibilité de masquer les noms des réunions.

D’après mon expérience, Envoy explore de nouvelles idées pour utiliser votre espace, soutenues par des analyses approfondies. Grâce à ces informations, vous pouvez optimiser l’utilisation de votre espace et prendre des décisions éclairées, ce qui vous permettra de faire des économies.

Robin

Robin est une des premières solutions qui vient à l’esprit quand on évoque un logiciel de réservation de salles de conférence. En utilisant le système de réservation de réunions de Robin, j’ai constaté que vous pouvez facilement réserver des salles de conférence, des bureaux, des postes de travail et d’autres espaces de travail.

Cela permet d’optimiser l’utilisation de votre espace et de repérer les zones susceptibles de nécessiter une amélioration ou une réparation.

Fonctionnalités :

• Vous pouvez rapidement identifier les salles souvent réservées et très demandées.
• Une réservation de salle de réunion effectuée à l’aide de votre canal Slack sera automatiquement mise à jour dans votre agenda Google.
• Robin fournit également des informations pertinentes sur le fonctionnement de vos salles de conférence et de vos bureaux.
• L’objectif est d’améliorer et d’optimiser votre expérience de gestion de votre espace de travail.

La facilité d’intégration de Robin avec des applications bureautiques connues telles que Slack, Zoom et Google Calendar est l’un de ses principaux avantages.

Teem

À l’instar de nombreux autres systèmes de réservation de salles de conférence, Teem est conçu pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos espaces de réunion. Grâce à la facilité de réservation dans différents espaces de travail, j’ai pu réserver facilement les salles dont j’avais besoin.

Fonctionnalités :

• Grâce à leur application mobile, vous pouvez effectuer des réservations directement depuis votre téléphone, sans avoir à vous connecter à un site web.
• À la réception, vous pouvez vous enregistrer à l’aide d’une tablette et remplir tous les documents nécessaires.
• Il propose également un système de gestion des invités sécurisé.
• Le système vous notifie instantanément par e-mail, SMS ou Slack lorsque vos invités arrivent dans le hall.

À l’extérieur de chaque salle de réunion, j’ai pu installer facilement des écrans sur tablette, ce qui a permis d’ajouter ou de supprimer des réunions en présentiel. Les plugins de calendrier de Teem facilitent votre processus de planification en simplifiant la programmation de réunions sur des plateformes comme Outlook, Office 365 et Google Calendar.

Meeting Room App

La technologie moderne facilite la planification et l’organisation des réunions professionnelles, simplifie les processus commerciaux et optimise l’utilisation des espaces de bureau. En tant que plateforme avancée de planification et de gestion des salles de réunion et de conférence, MeetingRoomApp se distingue selon mon expérience.

Fonctionnalités :

• L’éditeur Stylebook permet une personnalisation poussée et une grande variété d’arrière-plans d’applications.
• La configuration de l’identité de marque de votre entreprise est simple et rapide. Vous pouvez également utiliser le mode sombre ou ajouter d’autres effets visuels.
• Les réunions peuvent être rapidement planifiées sur le panneau à écran tactile situé à la porte de la salle de conférence.
• Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent consulter instantanément les événements professionnels sur leur smartphone dans la salle de réunion.

Son tableau de bord et sa fonction de reporting sont un outil d’analyse qui fournit des informations sur les espaces de réunion les plus utilisés et le comportement des utilisateurs.

CalendarWiz

CalendarWiz permet aux gestionnaires d’inviter des personnes à des événements et des réunions. Il leur donne également la possibilité de configurer différentes options de RSVP telles que « accepter », « peut-être » ou « refuser ».

Les membres du personnel peuvent améliorer leur logiciel de réservation de salles de conférence en utilisant des catégories avec codes couleur pour organiser les événements, les réunions et les tâches.

Fonctionnalités :

• Les administrateurs peuvent personnaliser la conception de la plateforme afin de l’adapter aux couleurs, aux logos et aux droits d’accès de leur marque.
• Les entreprises peuvent combiner la plateforme avec différentes solutions tierces grâce à l’interface de programmation d’application (API) qu’elle prend en charge.
• Des options d’abonnement mensuel et annuel sont disponibles via CalendarWiz.
• Les utilisateurs peuvent accéder à un service client performant par e-mail, chat en direct, FAQ et une documentation détaillée.

Les membres de l’équipe et les clients peuvent également suggérer des événements en fournissant des informations telles que le titre de l’événement, la catégorie, ainsi qu’un jour et une heure potentiels.

Appspace

Les employés peuvent facilement confirmer les réservations de salles de conférence, de bureaux et les attributions de ressources via Appspace.

Fonctionnalités :

• Créez un code QR pour un enregistrement sans contact physique, permettant ainsi aux visiteurs et aux invités d’accéder aux espaces prévus.
• Pour trouver l’espace de travail le plus adapté à vos besoins, utilisez des stations d’accueil intelligentes.
• Fusionnez les appareils et les capteurs IoT pour créer un espace de travail hybride privilégiant la productivité et la sécurité.
• Appspace prend en charge différents choix matériels tels que des pastilles de bureau, des kiosques interactifs ou des panneaux de salle.

Ce que j’ai apprécié sur cette plateforme, c’est que vous pouvez facilement gérer ces réservations via votre intranet, votre messagerie, Microsoft Teams ou l’application Appspace Employee dédiée. Vous avez ainsi la possibilité de planifier à l’avance, lorsque vous vous rendez au bureau ou lorsque vous y êtes déjà.

UnSpot

Avec UnSpot, vous pouvez rapidement identifier les meilleurs jours pour inviter des personnes à des réunions en salle de conférence et mieux comprendre comment les salles de réunion sont utilisées. Cela vous aide à évaluer les besoins spatiaux de votre équipe.

Fonctionnalités :

• Un système de réservation de bureaux, d’horaires de travail, d’analyse de bureau, des outils de gestion de stationnement, de navigation et des cartes interactives sont inclus dans la suite logicielle.
• Réservations rapides et faciles d’espaces de réunion à l’aide du calendrier de votre entreprise.
• UnSpot fournit des informations instantanées et en temps réel sur toutes les réservations et les salles disponibles.
• Former un employé à l’utilisation de ce service ne prend que 10 minutes.

Votre équipe aura accès à un logiciel simple d’utilisation qui simplifiera la réservation de salles de réunion via un ordinateur de bureau, une application mobile ou un écran de salle de réunion.

Condeco

Condeco offre une méthode simple pour rassembler les gens, que ce soit physiquement, numériquement ou les deux. Il simplifie la planification des réunions et s’intègre facilement à des applications populaires comme Teams et Zoom.

Fonctionnalités :

• En incluant des ajustements et des préférences, rendez vos réservations de salles de réunion plus personnalisées.
• Vous pouvez réserver rapidement des salles de conférence professionnelles et informelles, adaptées à votre style de travail.
• La plateforme vérifie automatiquement la disponibilité d’une salle à l’heure choisie.
• Trouvez rapidement les espaces de réunion disponibles en utilisant des critères tels que l’emplacement, la capacité ou les équipements.

Avec Condeco, vous pouvez rapidement sélectionner un lieu et un horaire adéquats, vérifier la disponibilité de chacun et finaliser votre réservation en quelques secondes. Fait intéressant, je pourrais utiliser diverses plateformes comme Outlook, des appareils mobiles ou le portail Web Condeco.

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Accruent

L’utilisation efficace de l’espace disponible est essentielle pour gérer un espace de coworking. D’après mon expérience, vous pouvez assurer le bien-être des clients tout en réduisant les coûts d’exploitation en utilisant le système de réservation de salles de réunion et de conférence d’Accruent.

Fonctionnalités :

• Intègre le logiciel pour améliorer la gestion de vos installations et faire des choix de maintenance éclairés.
• Utilisez un système de réservation de salles centralisé pour rationaliser les tâches de planification.
• Vous pouvez simplifier l’administration des événements en proposant un guichet unique pour des tâches telles que la facturation.
• En activant des solutions de visioconférence prêtes à l’emploi, vous pouvez connecter le personnel à distance.

Trouvez et réservez l’espace de travail idéal pour des réunions ou des tâches sur le campus ou dans votre immeuble de bureaux. La procédure de réservation proposée par le système Accruent est simple, flexible et sécurisée, et s’intègre facilement à vos flux de travail actuels.

Kadence

Chez Kadence, le travail doit vous responsabiliser au lieu de vous limiter, en permettant aux gens d’exceller dans tout ce qu’ils entreprennent. Ce logiciel de réservation de salles de conférence crée le système d’exploitation du futur du travail, en enrichissant la coordination des personnes, du temps et de l’espace afin d’aider les équipes à se sentir en confiance et habilitées à prendre les meilleures décisions.

Fonctionnalités :

• Vous pouvez facilement réserver des espaces de réunion appropriés pour des réunions imprévues, où que vous soyez.
• Invitez les visiteurs tout en sélectionnant rapidement les équipements appropriés.
• Utilisez les notifications de rappels d’enregistrement pour augmenter la disponibilité des salles.
• En quelques clics, vous pouvez réserver rapidement des salles de réunion directement depuis votre calendrier et inviter des collègues.
• Obtenez une vue d’ensemble de qui est présent ou absent du bureau grâce à des informations de réservation précises.

Avec une procédure simple pour la location de locaux et le suivi de la manière dont les collègues utilisent l’espace, Kadence est un outil très intuitif.

Fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de planification de salles

Lorsque vous choisissez un logiciel de planification de salles, assurez-vous qu’il inclut les fonctionnalités suivantes :

• Capacités de reporting intégrées : Assurez-vous que le logiciel de planification de réunions a la capacité de générer des rapports standardisés dans différents formats.
• Intégration avec des outils tiers : Le logiciel doit être en mesure de suivre les salles de réunion et l’utilisation des différentes ressources afin de réduire les coûts encourus.
• Synchronisation en temps réel : Le logiciel de réservation de salles de réunion doit disposer d’une base de données centralisée, qui doit être mise à jour en temps réel afin de fournir les dernières informations aux utilisateurs et d’éviter les conflits de planification.
• Évolutivité : Le logiciel doit être évolutif afin de répondre aux besoins de l’organisation en matière de gestion de plusieurs sites et réservations sur différents fuseaux horaires.
• Tableau de bord centralisé : Le calendrier et le tableau de bord centralisés doivent permettre de vérifier la disponibilité des salles de réunion, de visualiser les plans d’étage et les espaces des salles.
• Alertes et notifications par e-mail : Le logiciel de planification de salles que vous envisagez de choisir doit être en mesure d’informer automatiquement les personnes concernées de l’état de leur demande, de leurs factures et d’autres communications connexes.

En dehors de cela, les fonctionnalités varient en fonction de vos besoins. Ce logiciel est avant tout conçu pour vous aider à effectuer le travail plus rapidement et avec moins de stress. Les réunions étant inévitables, vous pouvez essayer les options qui correspondent à vos préférences, puis affiner les combinaisons les plus efficaces.

Conclusion

Se tenir informé des dernières avancées technologiques et en matière de gestion de bureau exige de maintenir un espace de travail efficace. Les meilleurs outils de réservation de salles de conférence que j’ai trouvés utiles pour améliorer l’expérience des réunions sont présentés dans cet article.

En fin de compte, ces technologies permettent aux organisations d’économiser du temps et de l’argent en fournissant des solutions pratiques de gestion des ressources. Ces outils permettent aux entreprises de s’assurer que chaque réunion est productive et bien organisée.

Ensuite, essayez ces modèles de compte-rendu de réunion pour une planification fluide et une exécution parfaite.