Une chose est cohérente dans vos opérations commerciales : l’exigence de génération de documents.
À l’ère de la technologie, les entreprises sont passées des documents papier aux fichiers électroniques basés sur le cloud qui non seulement réduisent la consommation de papier, mais rationalisent également le processus de génération de documents.
Vos processus de travail quotidiens dépendront encore plus de la génération de documents si vous travaillez dans les secteurs du droit, de l’assurance ou de la banque.
Les factures, les propositions, les contrats, les présentations aux clients, les budgets et les déclarations de politique interne sont des documents cruciaux sur lesquels votre entreprise s’appuiera toujours pour gérer ses opérations et communiquer avec les clients, le personnel et les fournisseurs.
Vous devrez travailler rapidement pour préparer et livrer des documents de politique, des divulgations de compte, des documents judiciaires et d’autres communications cruciales.
Dans cet article, nous expliquerons pourquoi la génération de documents est essentielle et comment elle peut vous aider à accroître l’efficacité de votre entreprise. Alors commençons tout de suite sans plus tarder !
Table des matières
Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de génération de documents
L’utilisation d’un logiciel de génération de documents est devenue vitale pour les entreprises pour les raisons suivantes.
Votre équipe bénéficiera du gain de temps
La conception, l’édition, la création et l’importation de documents ne sont que quelques tâches accélérées par un excellent système de génération de documents automatisé. Cela libère des ressources humaines critiques et réduit le besoin de contraindre l’équipe de développement à créer et à dépanner le processus.
Élimine les erreurs et les omissions
L’automatisation de toutes les procédures comprenant de nombreuses étapes de saisie manuelle des données réduit automatiquement la probabilité d’une erreur humaine. Il en va de même pour la création de documents.
Les employés apprennent plus rapidement et peuvent produire régulièrement des documents de meilleure qualité lorsqu’une solution conviviale pour créer des documents de haute qualité est proposée au sein de la plateforme de vente.
Votre image de marque devient cohérente
Une apparence et une sensation uniformes dans toutes les communications d’entreprise sont essentielles pour une image de marque efficace. Cela vaut pour la documentation papier et électronique de votre entreprise, pas seulement pour les supports marketing.
Les employés peuvent produire une sortie hautement personnalisable pour un client spécifique tout en conservant une image d’entreprise cohérente à l’aide d’un système de génération de documents sonores.
Fonctionnalités du logiciel de génération de documents
Un bon logiciel de génération de documents inclut les fonctionnalités suivantes :
Formatage automatique et formatage multiple
Vous pouvez modifier rapidement n’importe quel document pour modifier la police, la taille ou le type de document (PDF, Docx, CSV), et cela ne compromettra pas l’intégrité du document.
Comme de nombreux clients ont des préférences spécifiques quant au type de format de document qu’ils utilisent, il s’agit d’une fonction cruciale. Assurez-vous que la solution que vous sélectionnez offre un large éventail de choix de formatage.
Intégration simplifiée
Vous pouvez rapidement fusionner des documents à partir de nombreuses applications différentes, y compris JSON et XML, et les intégrer à d’autres programmes que vous utilisez fréquemment.
En conséquence, le routage des données devient plus superficiel et plus rapide, et il est plus facile de produire un produit fini en sachant que tout a été fait correctement.
Contenu dynamique
L’un des éléments cruciaux d’un outil de création de documents est la possibilité de combiner des plages dynamiques pour créer votre document. Pour personnaliser le message si nécessaire et atteindre le bon public, vous devez opter pour un outil permettant de collecter les données correctes et de les inclure dans votre document.
Conformité et sécurité
Les meilleures solutions offriront le choix de protocoles de sécurité et de conformité selon les besoins ou par document. Assurez-vous que la solution que vous avez choisie utilise des connexions SSL sécurisées et des pare-feu fiables et dignes de confiance.
Maintenant que vous savez à quoi ressemble un logiciel de génération de documents sophistiqué, vous trouverez ci-dessous une liste de certaines des plates-formes de génération de documents les plus utilisées par les entreprises.
Documents intelligents
Commençons par SmartDocuments, une plate-forme de création de documents automatisée qui permet la mise en œuvre de modèles intelligents capables d’innover le flux de travail des documents, améliorant ainsi la productivité.
Il peut être facilement intégré à Microsoft Teams et Sharepoint et enregistre automatiquement le document.
SmartDocuments est capable d’insérer automatiquement les données client et produit de SAP dans les documents, ce qui réduit considérablement le temps.
À l’aide de l’outil pratique SmartWizard, vous pouvez facilement créer et gérer les modèles de documents standard, insérer les données de systèmes externes et renforcer l’identité de votre entreprise.
Grâce aux capacités de création de documents et de gestion de modèles, la plate-forme trouve son utilisation dans différents secteurs tels que le gouvernement, le droit et le recrutement pour réduire le temps et les risques liés à la création de documents.
Docmose
Docmosis fournit un processus de génération de documents rapide, fiable et évolutif en utilisant l’approche intelligente basée sur des modèles. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de la plateforme pour créer des lettres, des factures, des propositions, des contrats, des relevés et des rapports personnalisés aux formats PDF et Word.
Il est équipé d’un moteur de génération de documents auto-hébergé qui s’intègre avec succès aux applications logicielles personnalisées et aux applications tierces. Docmosis fournit une multitude de fonctionnalités pour rationaliser le processus de création de structures de documents complexes.
- Utilisez Microsoft Word ou LibreOffice Writer pour les modèles de documents.
- Tapez ou ajoutez des espaces réservés en texte brut pour tout le contenu dynamique.
- Ajoutez du texte, des images et des tableaux, un code-barres, un code QR, etc.
- Ajoutez des rapports personnalisables aux modèles.
Fastdok
Fastdok est un logiciel de création de documents polyvalent qui trouve son utilisation dans divers secteurs, notamment l’informatique, les affaires, l’éducation, les ressources humaines, etc., pour créer les documents nécessaires.
Ce logiciel de génération de documents basé sur le cloud est rapide et facile et s’avère efficace pour créer des documents à des fins différentes.
La particularité de Fastdok est son processus d’automatisation qui vous présente des documents prêts à l’emploi basés sur la liste des questions auxquelles vous répondez.
Fastdok guide le processus de documentation numérique en fournissant un ensemble de questionnaires ciblés, un ensemble clair d’exemples et des explications dans le but de vous aider à générer les documents de la manière la plus simple possible.
Edocgen
Edocgen fournit un processus de génération de documents flexible en prenant en charge l’automatisation des documents basée sur les données et en offrant une gamme de modèles simples à complexes pour améliorer la productivité de l’équipe.
Ce logiciel de génération de documents est convivial et garantit de transformer le processus de création de documents, offrant de meilleures communications et une meilleure expérience aux clients.
Les principales caractéristiques d’Edocgen sont les suivantes :
- Il génère des milliers de documents en vrac en remplissant les données de plusieurs sources telles que JSON/XML/Excel, des bases de données, etc.
- Génère automatiquement des formulaires Web à partir de modèles pour créer des documents.
- Prend en charge la génération à la demande à l’aide de l’API REST et télécharge les instructions en temps réel.
- Il peut être facilement déployé sur site ou dans le cloud pour s’exécuter sur Azure, GCP ou AWS.
- Fournit des modèles de documents aux formats PPTX, Microsoft Word, PDF remplissable et Excel.
Case à cocher
Reconnu par des noms tels que Deloitte, KPMG et BMW, Checkbox est un puissant logiciel de création et de gestion de documents tout-en-un qui facilite le processus fastidieux de création de documents en réduisant efficacement le temps passé à rédiger et à gérer manuellement les documents, permettant à la direction de se concentrer sur des travaux plus importants liés à la stratégie.
La case à cocher examine et élimine les erreurs, le cas échéant, dans le document en le validant par rapport aux modèles standardisés. La case à cocher vous permet également d’obtenir des informations instantanées, d’afficher le statut d’approbation, d’obtenir des signatures électroniques et de recevoir des résultats automatisés concernant le document que vous venez de créer.
L’outil facilite également le processus de négociation et de connexion, améliorant le délai d’exécution du document et aidant à prendre des décisions basées sur les données.
Docshifter
Docshifter est un logiciel d’automatisation de documents centralisé qui permet de gérer tous les documents basés sur des modèles et de les convertir au format PDF.
L’outil est rapide, évolutif et conforme, et le processus automatisé élimine le besoin de copier-coller les données dans les modèles de document et enregistre votre précieux.
Docshifter n’est pas seulement une plateforme de création de documents ; c’est aussi un logiciel de conversion PDF qui prend en entrée plusieurs formats de fichiers de l’entreprise, enrichit les fichiers et les convertit en PDF. Certaines des fonctionnalités célèbres de Docshifter sont les suivantes :
- Conversion PDF 10 fois plus rapide avec des coûts de licence et d’infrastructure réduits
- Peut s’intégrer aux outils existants à l’aide de connecteurs natifs ou de l’API Rest
- Concevez les modèles dans Microsoft Word pour réduire les coûts.
Modèle
Templafy est l’outil que vous devez déployer pour gérer l’ensemble des activités liées aux documents de votre entreprise. La plate-forme propose un ensemble de modules et de modèles qui peuvent également être utilisés pour concevoir une solution qui répond aux besoins de votre entreprise.
Templafy offre un centre d’administration robuste pour les entreprises afin de gérer tous les aspects du processus de création de documents commerciaux. Il facilite la gestion et la distribution de modèles prédéfinis, de ressources documentaires, de polices et de signatures de courrier électronique.
Renforcez les infrastructures informatiques et offrez plus de valeur avec des intégrations sécurisées aux applications de contenu de documents existantes. Templafy fournit l’ensemble de fonctionnalités suivant aux entreprises pour répondre aux besoins individuels des entreprises :
- Une riche bibliothèque de modèles et de ressources d’entreprise dans les applications de document.
- Technique d’automatisation intelligente pour aider à la création dynamique et précise de documents.
- Analysez automatiquement les documents et les présentations pour découvrir le contenu obsolète et vérifier la conformité aux règles.
- Partagez, collaborez et accédez à des informations exploitables pour optimiser les performances des documents.
Nintex
Passez à Nintex pour créer et partager automatiquement tous les documents liés à l’entreprise tels que les contrats, les bons de travail et les factures directement depuis Salesforce ou Office 365. Cela permet d’éliminer le besoin de copier-coller les données et de minimiser les erreurs, fournissant ainsi des documents précis et conformes à les destinataires visés.
Nintex vous aide à automatiser le processus de création de documents en proposant les fonctionnalités suivantes :
- Automatisez la création de documents sans écrire de code pour améliorer l’efficacité.
- Utilisez des modèles prédéfinis dans différentes langues pour créer des documents aux formats de fichier Word, Excel, PowerPoint et PDF.
- Rationalisez le processus de génération de révision interne et de signature de documents en automatisant l’acheminement des documents.
- Associez dynamiquement des données de n’importe quelle source à l’aide de modèles de documents et de solutions de stockage dans le cloud telles que Salesforce, SharePoint et Box.
Pandadoc
Pandadoc est le logiciel sur lequel vous devez compter pour créer, envoyer et gérer des documents conformes aux normes HIPAA, FERPA et GDPR sans perdre beaucoup de temps. Cet outil de bricolage propose des tonnes de modèles de marque et de thèmes personnalisés pour accélérer le processus de création de documents importants.
Pandadoc s’efforce de simplifier le processus de génération de documents tout en veillant à ce que la voix et le style de la marque soient conservés.
Il accorde une attention particulière à la créativité et aux détails et propose donc des modèles de marque et des thèmes personnalisés, ainsi que l’intégration de Canva qui vous permet de glisser-déposer facilement des éléments de conception époustouflants.
Pandadoc vous permet d’intégrer des vidéos éblouissantes, des GIF animés et un tableau de tarification intelligent qui donne au client le pouvoir de choisir les services auxquels il souhaite s’inscrire.
Documents simplifiés
Propulsé par Salesforce, Docs Made Easy vous permet de créer des documents robustes, sophistiqués et dynamiques qui accélèrent le processus de création de documents dans votre organisation.
La plate-forme vous permet de créer des présentations, des rapports, des devis, des factures, des contacts et bien plus encore en transférant des données d’un objet standard vers des modèles préformatés.
Docs Made Easy améliore la productivité des professionnels en leur donnant le pouvoir de créer des documents efficaces à l’aide des fonctionnalités suivantes.
- Synchronise avec élégance les données de la force de vente pour automatiser la génération de documents.
- Extrait les données du CRM et de l’objet personnalisé et les fusionne avec des modèles pré-formatés.
- Transporte et livre en toute transparence des documents d’aspect professionnel rapidement et facilement en quelques clics.
- Soyez averti instantanément lorsqu’un client interagit avec votre document.
Formstack
Formstack est une autre option à vérifier pour automatiser le processus de génération de documents pour votre organisation. L’outil minimise les exigences de la paperasserie pour créer des documents professionnels et esthétiquement attrayants qui peuvent facilement être envoyés pratiquement n’importe où.
Grâce au simple créateur et éditeur de documents prenant en charge le geste de glisser-déposer, vous pouvez créer d’innombrables documents, tels que des propositions, des candidatures, des accords et des contacts, en quelques minutes. Formstack vous permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes :
- Ajoutez des sections conditionnelles pour afficher ou masquer le contenu pour le spectateur.
- Générez plusieurs documents à partir d’une seule source de données.
- Partagez les documents n’importe où ou téléchargez-les vers une autre application directement depuis l’interface Formstack.
- Utilisez des modèles prédéfinis de la bibliothèque pour concevoir rapidement des documents commerciaux.
SDocs
Enfin, sur la liste, nous avons SDocs, un logiciel de génération de documents incroyablement rapide et facile basé sur Salesforce qui offre une sécurité fiable aux organisations. L’outil est utilisé par plusieurs entreprises pour améliorer l’efficacité, réduire les erreurs et éliminer le travail fastidieux lié aux documents.
Étant donné que SDocs est une solution de création de documents native pour Salesforce, les données ne quittent jamais l’écosystème, garantissant ainsi plus de sécurité et une livraison plus rapide des services. Il est également possible de modifier les paramètres de visibilité des documents des profils d’utilisateurs et de filtrer les documents qu’ils sont autorisés à créer.
La plate-forme est dotée de toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour rationaliser le processus d’automatisation des documents. L’éditeur de documents intégré est convivial et simple à utiliser et facile à utiliser sans nécessiter de formation supplémentaire pour effectuer les tâches.
Conclusion
L’article met en lumière certains des outils de création de documents robustes disponibles sur le marché. Lorsque vous en optez pour un pour votre organisation, il est préférable d’analyser les exigences de votre entreprise, puis de comparer les outils et fonctionnalités offerts par ces outils d’automatisation de documents.
Fait intéressant, la plupart des options répertoriées ici offrent un essai gratuit que vous pouvez utiliser pour comprendre si elles livrent ou non la promesse.
