Dans le déroulement de toute activité commerciale, une constante demeure : la nécessité de produire des documents.
L’ère numérique a vu les entreprises délaisser les documents physiques pour des versions électroniques hébergées dans le cloud. Cette transition a non seulement diminué la consommation de papier, mais a aussi optimisé le processus de création de documents.
Si votre activité se déroule dans le domaine juridique, de l’assurance ou bancaire, vos processus quotidiens seront encore plus tributaires de la génération de documents.
Factures, propositions, contrats, présentations client, budgets et règlements internes sont autant de documents essentiels que votre entreprise utilisera systématiquement pour mener ses opérations et communiquer avec ses clients, employés et fournisseurs.
La rapidité est essentielle pour élaborer et diffuser les documents de politique, les informations relatives aux comptes, les pièces justificatives ou toute autre communication cruciale.
Cet article explore l’importance de la génération de documents et comment elle peut contribuer à l’amélioration de l’efficacité de votre entreprise. Entrons dans le vif du sujet sans tarder !
Pourquoi un logiciel de génération de documents est-il indispensable ?
L’adoption d’un logiciel de génération de documents est devenue une nécessité pour les entreprises, et ce, pour les raisons suivantes :
Gain de temps pour votre équipe
Un système automatisé de génération de documents performant accélère considérablement les tâches telles que la conception, l’édition, la création et l’importation de documents. Cela permet de libérer les ressources humaines et de réduire le besoin de mobiliser l’équipe de développement pour concevoir et résoudre les problèmes liés au processus.
Réduction des erreurs et des omissions
L’automatisation de toutes les étapes qui impliquent une saisie manuelle de données réduit mécaniquement la probabilité d’erreurs humaines. Il en va de même pour la création de documents.
Les employés peuvent rapidement monter en compétence et produire de manière constante des documents de meilleure qualité, lorsqu’une solution conviviale pour créer des documents de haute qualité est mise à leur disposition au sein de la plateforme de vente.
Cohérence de l’image de marque
Une image unifiée et cohérente dans toutes les communications d’entreprise est primordiale pour une image de marque efficace. Cela est valable tant pour la documentation papier que pour la documentation numérique, et pas seulement pour les supports marketing.
Un système de génération de documents fiable permet aux employés de générer des documents hautement personnalisés pour des clients spécifiques tout en conservant une identité d’entreprise homogène.
Fonctionnalités clés d’un logiciel de génération de documents
Un bon logiciel de génération de documents doit proposer les fonctionnalités suivantes :
Formatage automatique et multiples options
Vous devriez pouvoir modifier rapidement n’importe quel document (police, taille, type de fichier comme PDF, Docx ou CSV) sans compromettre l’intégrité de celui-ci.
Ceci est particulièrement crucial, car de nombreux clients ont des préférences spécifiques quant au format de document qu’ils utilisent. Assurez-vous que la solution choisie propose un large éventail d’options de formatage.
Intégration facilitée
Il doit être possible de fusionner des documents provenant de diverses applications, y compris JSON et XML, et de les intégrer aux logiciels que vous utilisez quotidiennement.
Cette fonctionnalité rend la transmission de données plus fluide et rapide, et assure une production de documents finaux de qualité, sachant que chaque étape a été effectuée correctement.
Contenu dynamique
La capacité à intégrer des plages dynamiques pour structurer un document est une fonction essentielle. Pour adapter le message et atteindre le bon public, vous aurez besoin d’un outil qui permette de collecter des données pertinentes et de les inclure dans votre document.
Conformité et sécurité
Les meilleures solutions doivent offrir des protocoles de sécurité et de conformité en fonction des besoins ou du type de document. Vérifiez que la solution choisie utilise des connexions SSL sécurisées et des pare-feu robustes.
Maintenant que vous avez une idée de ce à quoi ressemble un logiciel de génération de documents performant, voici quelques-unes des plateformes les plus utilisées par les entreprises.
SmartDocuments
Commençons par SmartDocuments, une plateforme automatisée de création de documents. Elle utilise des modèles intelligents qui optimisent le flux de travail des documents et améliorent la productivité.
Elle s’intègre facilement à Microsoft Teams et SharePoint, et enregistre automatiquement les documents.
SmartDocuments peut insérer automatiquement les données clients et produits issues de SAP dans les documents, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire à leur création.
Grâce à son outil pratique SmartWizard, vous pouvez aisément créer et gérer les modèles de documents standard, y intégrer des données provenant de systèmes externes et renforcer l’identité de votre entreprise.
Ses capacités de création de documents et de gestion de modèles font de cette plateforme un outil précieux dans divers secteurs tels que le gouvernement, le droit et le recrutement, où elle réduit les délais et les risques associés à la création de documents.
Docmosis
Docmosis propose une génération de documents rapide, fiable et modulable, grâce à une approche intelligente basée sur des modèles. Cette plateforme vous permet de créer des lettres, factures, propositions, contrats, relevés et rapports personnalisés aux formats PDF et Word.
Son moteur de génération de documents auto-hébergé s’intègre facilement avec des applications logicielles personnalisées et des solutions tierces. Docmosis offre un ensemble de fonctionnalités qui rationalisent la création de structures de documents complexes.
| Utilisez Microsoft Word ou LibreOffice Writer pour vos modèles. |
| Tapez ou ajoutez des espaces réservés en texte brut pour tout contenu dynamique. |
| Ajoutez du texte, des images, des tableaux, des codes-barres ou des codes QR. |
| Intégrez des rapports personnalisables aux modèles. |
Fastdok
Fastdok est un logiciel de création de documents polyvalent, utilisé dans divers domaines tels que l’informatique, le commerce, l’éducation et les ressources humaines. Il permet de créer les documents nécessaires à ces activités.
Ce logiciel de génération de documents basé sur le cloud est rapide et facile à utiliser, et s’avère efficace pour la création de documents à des fins diverses.
La spécificité de Fastdok réside dans son processus d’automatisation. Il vous propose des documents prêts à l’emploi basés sur vos réponses à une série de questions.
Fastdok guide le processus de documentation numérique en fournissant des questionnaires ciblés, des exemples concrets et des explications pour faciliter la création de documents.
Edocgen
Edocgen offre un processus de génération de documents flexible. Il prend en charge l’automatisation des documents basée sur les données et propose une variété de modèles, allant des plus simples aux plus complexes, afin d’améliorer la productivité de votre équipe.
Ce logiciel est convivial et transforme le processus de création de documents, offrant de meilleures communications et une expérience améliorée pour vos clients.
Les principales caractéristiques d’Edocgen sont les suivantes :
| Génère des milliers de documents en masse en remplissant des données depuis diverses sources telles que JSON/XML/Excel, des bases de données, etc. |
| Crée automatiquement des formulaires Web à partir de modèles pour générer des documents. |
| Prend en charge la génération à la demande via l’API REST et le téléchargement d’instructions en temps réel. |
| Peut être déployé facilement sur site ou dans le cloud, sur Azure, GCP ou AWS. |
| Fournit des modèles de documents aux formats PPTX, Microsoft Word, PDF remplissable et Excel. |
Checkbox
Reconnu par des entreprises telles que Deloitte, KPMG et BMW, Checkbox est un logiciel de création et de gestion de documents tout-en-un puissant. Il simplifie le processus de création de documents en réduisant considérablement le temps consacré à la rédaction et à la gestion manuelle, permettant aux dirigeants de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Checkbox vérifie et corrige les erreurs en comparant le document à des modèles standardisés. Il permet également d’obtenir des informations instantanées, de suivre le statut d’approbation, de recueillir des signatures électroniques et de recevoir des résultats automatisés sur le document créé.
Cet outil facilite également les processus de négociation et de conclusion, améliorant les délais de traitement des documents et favorisant la prise de décision basée sur les données.
Docshifter
Docshifter est un logiciel d’automatisation de documents centralisé qui permet de gérer tous les documents basés sur des modèles et de les convertir au format PDF.
Cet outil est rapide, évolutif et conforme. Le processus automatisé évite le besoin de copier-coller les données dans des modèles de document, ce qui vous fait gagner un temps précieux.
Docshifter n’est pas seulement une plateforme de création de documents, c’est aussi un logiciel de conversion PDF. Il accepte de multiples formats de fichiers d’entreprise, les enrichit et les convertit en PDF. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés de Docshifter :
| Conversion PDF 10 fois plus rapide avec des coûts de licence et d’infrastructure réduits. |
| S’intègre avec les outils existants grâce à des connecteurs natifs ou via l’API REST. |
| Conception des modèles dans Microsoft Word pour réduire les coûts. |
Templafy
Templafy est l’outil idéal pour gérer toutes les activités liées aux documents de votre entreprise. La plateforme propose un ensemble de modules et de modèles qui peuvent être utilisés pour créer une solution adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Templafy offre un centre d’administration robuste qui permet aux entreprises de gérer tous les aspects du processus de création de documents commerciaux. Il facilite la gestion et la diffusion de modèles prédéfinis, de ressources documentaires, de polices et de signatures de courrier électronique.
Renforcez l’infrastructure informatique et offrez davantage de valeur avec des intégrations sécurisées aux applications existantes de contenu documentaire. Templafy propose les fonctionnalités suivantes pour répondre aux besoins individuels des entreprises :
| Une bibliothèque riche en modèles et ressources d’entreprise directement accessibles dans les applications de documents. |
| Une technologie d’automatisation intelligente qui facilite la création dynamique et précise de documents. |
| Analyse automatique des documents et présentations pour détecter les contenus obsolètes et vérifier la conformité aux règles. |
| Partage, collaboration et accès à des informations exploitables pour optimiser la performance des documents. |
Nintex
Avec Nintex, créez et partagez automatiquement tous les documents de l’entreprise tels que les contrats, les bons de travail et les factures, directement depuis Salesforce ou Office 365. Cela élimine le besoin de copier-coller les données et minimise les erreurs, assurant la diffusion de documents précis et conformes aux destinataires prévus.
Nintex vous aide à automatiser le processus de création de documents en offrant les fonctionnalités suivantes :
| Automatisez la création de documents sans coder pour améliorer l’efficacité. |
| Utilisez des modèles prédéfinis dans plusieurs langues pour créer des documents aux formats Word, Excel, PowerPoint et PDF. |
| Rationalisez le processus de révision interne et de signature des documents en automatisant leur acheminement. |
| Associez dynamiquement des données provenant de diverses sources à l’aide de modèles de documents et de solutions de stockage dans le cloud telles que Salesforce, SharePoint et Box. |
Pandadoc
Pandadoc est le logiciel idéal pour créer, envoyer et gérer des documents conformes aux normes HIPAA, FERPA et GDPR sans perdre de temps. Cet outil facile à utiliser propose de nombreux modèles de marque et thèmes personnalisés pour accélérer la création de documents importants.
Pandadoc s’efforce de simplifier le processus de création de documents tout en veillant à ce que la voix et le style de la marque soient respectés.
Il accorde une attention particulière à la créativité et aux détails. Il propose des modèles de marque et des thèmes personnalisés, ainsi que l’intégration de Canva, qui permet de faire glisser-déposer des éléments de design attrayants.
Pandadoc vous permet d’intégrer des vidéos, des GIF animés et un tableau de tarification intelligent qui donne au client la possibilité de choisir les services auxquels il souhaite souscrire.
Docs Made Easy
Propulsé par Salesforce, Docs Made Easy vous permet de créer des documents robustes, sophistiqués et dynamiques qui accélèrent le processus de création de documents au sein de votre organisation.
La plateforme permet de créer des présentations, rapports, devis, factures et bien plus encore en transférant les données d’un objet standard vers des modèles préformatés.
Docs Made Easy améliore la productivité des professionnels en leur permettant de créer des documents efficaces grâce aux fonctionnalités suivantes :
| Synchronise efficacement les données de la force de vente pour automatiser la génération de documents. |
| Extrait les données du CRM et de l’objet personnalisé et les fusionne avec des modèles préformatés. |
| Permet de diffuser et de livrer des documents professionnels rapidement et facilement en quelques clics. |
| Envoie une notification instantanée lorsqu’un client interagit avec votre document. |
Formstack
Formstack est une autre option intéressante pour automatiser le processus de génération de documents au sein de votre entreprise. Cet outil réduit le recours à la paperasserie et permet de créer des documents professionnels et esthétiquement attrayants qui peuvent être envoyés facilement où que ce soit.
Grâce à un créateur et éditeur de documents simple d’utilisation, avec prise en charge du glisser-déposer, vous pouvez créer d’innombrables documents tels que des propositions, candidatures, accords et contrats en quelques minutes. Formstack vous donne accès aux fonctionnalités suivantes :
| Ajoutez des sections conditionnelles pour afficher ou masquer du contenu selon le lecteur. |
| Générez plusieurs documents à partir d’une seule source de données. |
| Partagez les documents où vous le souhaitez ou téléchargez-les vers une autre application directement depuis l’interface Formstack. |
| Utilisez des modèles prédéfinis de la bibliothèque pour créer rapidement des documents commerciaux. |
SDocs
Enfin, nous avons SDocs, un logiciel de génération de documents basé sur Salesforce, incroyablement rapide et facile à utiliser, qui offre une sécurité fiable aux organisations. Cet outil est utilisé par de nombreuses entreprises pour améliorer l’efficacité, réduire les erreurs et supprimer les tâches fastidieuses liées aux documents.
Étant donné que SDocs est une solution native de création de documents pour Salesforce, les données ne quittent jamais l’écosystème, assurant ainsi une meilleure sécurité et une diffusion plus rapide des services. Il est également possible de modifier les paramètres de visibilité des documents pour chaque profil utilisateur et de filtrer les documents qu’ils sont autorisés à créer.
La plateforme offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour rationaliser l’automatisation des documents. Son éditeur de documents intégré est intuitif et facile à prendre en main, sans nécessité de formation supplémentaire.
Conclusion
Cet article met en lumière certains des outils de création de documents les plus performants du marché. Lors du choix d’une solution pour votre entreprise, il est recommandé d’analyser vos besoins spécifiques, puis de comparer les outils et fonctionnalités proposés par ces solutions d’automatisation documentaire.
Il est intéressant de noter que la plupart des solutions mentionnées ici proposent un essai gratuit, ce qui vous permet de vérifier si elles répondent à vos attentes.